2017最新office辦公軟件使用技巧大全

　　很多女生想要做文員的工作，但是，有部分女生對辦公軟件并不是很熟，有的甚至都連基本的操作都不會(huì )。因此，yjbys小編為大家分享office軟件辦公的使用技巧，希望對大家使用辦公軟件有幫助!

　　1. 同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔

　　有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費時(shí)又費力，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了

　　2. 巧妙設置文檔保護

　　在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開(kāi)一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒(méi)必要，但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了，不錯吧。等回來(lái)時(shí)，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

　　3. 編輯長(cháng)文件更輕松

　　相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(cháng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內容復制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì )出錯。其實(shí)只要將鼠標移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當位置，發(fā)現鼠標指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區會(huì )被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開(kāi)頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。

　　4. 給WPS文檔添加水印

　　先用作圖軟件(畫(huà)筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行)，然后打開(kāi)需要添加水印的WPS文檔，執行“格式→頁(yè)面背景→設置”命令，打開(kāi)“設置背景”對話(huà)框，切換到“圖片”標簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進(jìn)行適當設置后確定，就可以為文檔設置上水印了。

　　5. 在金山文字中快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”

　　在用金山文字2002處理文檔時(shí)，一個(gè)最常用的操作就是設置頁(yè)面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開(kāi)“水平(垂直)標尺”打開(kāi)，然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，對頁(yè)面進(jìn)行設置了。

　　6. 在Excel中插入拼音

　　在我們使用Excel時(shí)，常常會(huì )遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開(kāi)Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話(huà)框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。

　　7. 取消“自作聰明”的超級鏈接

　　當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì )自動(dòng)為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì )啟動(dòng)IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì )覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì )轉變?yōu)槌�級鏈接了�?/p>

　　8. 巧設Word啟動(dòng)后的默認文件夾

　　Word啟動(dòng)后，默認打開(kāi)的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設置，我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序將會(huì )彈出“選項”的對話(huà)框;(2)在對話(huà)框中，選擇“文件位置”標簽，同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開(kāi)“更改位置”對話(huà)框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認文件夾就是用戶(hù)自己設定的文件夾。

　　9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首

　　作為語(yǔ)文老師，在用Word編制練習時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開(kāi)“符號”對話(huà)框，在“符號”標簽下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會(huì )發(fā)現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類(lèi)漢字都是以該類(lèi)漢字的偏旁部首開(kāi)始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。

　　10. 改變WPS Office 2000啟動(dòng)后的默認紙張和字號

　　1.進(jìn)入WPS Office 2000，選擇“文件→頁(yè)面設置”，將“紙張規格”設置為16開(kāi)或B5，并根據需要設置好紙張邊距，回車(chē)確定。

　　2.字體字號可根據自己的寫(xiě)作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。

　　3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類(lèi)型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱(chēng)，單擊“確定”。然后退出WPS Office。

　　4.再次進(jìn)入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱(chēng)，單擊對話(huà)框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進(jìn)入WPS Office后，紙張就變?yōu)?6開(kāi)或B5、字體字號也變?yōu)槟闼�需要的了�?/p>

　　11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格

　　先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著(zhù)選中整個(gè)表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。

　　12. 巧存Word文檔中的圖片

　　有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì )發(fā)現在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì )驚喜地發(fā)現，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著(zhù)。

　　13. 在金山表格2002中為數值自動(dòng)添加單位

　　在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設置一下，就可以讓系統自動(dòng)添加：選中相應的單元格(區域)，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，在“格式”標簽中，選中“格式類(lèi)別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵后，即可將數字后面自動(dòng)加上所設置的單位。

　　14. PowerPoint的特殊播放模式

　　在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì )處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。

　　15. 在Word XP中巧輸分數

　　啟動(dòng)Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現“域”對話(huà)框，在“請選擇域類(lèi)別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開(kāi)關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數制作就完成了。

　　16. 快速輸入大寫(xiě)數字

　　由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數字(特別是財務(wù)人員)，但由于大寫(xiě)數字筆畫(huà)大都比較復雜，無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫(xiě)數字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數字”命令，接著(zhù)會(huì )出現如圖所示的對話(huà)框，選擇“壹，貳，叁”項，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話(huà)框中輸入數字。

　　17. 巧設WPS Office的表單域外形

　　WPS Office中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線(xiàn)，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對幾種表單域外形進(jìn)行設置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。

　　插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處于保護狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態(tài)。請注意此時(shí)文字輸入的光標仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會(huì )有一個(gè)外形選擇項�，F在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。

　　當然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設置。經(jīng)筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。

　　18. 在Excel中快速輸入特殊符號

　　報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě)，“零零”是中文數字的大寫(xiě)，而“二”是中文數字的小寫(xiě)，它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細摸索，筆者發(fā)現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號。打開(kāi)中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數字上，按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵，中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。

　　19. WPS Office中用文字框巧分欄

　　在工作中，經(jīng)常會(huì )用到頁(yè)面分欄設置，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿(mǎn)足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱(chēng)，這時(shí)系統設置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。

　　1.首先設置好分欄數，然后打開(kāi)“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標變?yōu)槭�字形，用鼠標在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。

　　2.用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然后在“邊線(xiàn)端點(diǎn)”中將“邊線(xiàn)風(fēng)格”設為空線(xiàn)。

　　3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。

　　4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。

　　20. 幻燈片播放速度隨意設

　　用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫(huà)”的“速度”只有5個(gè)選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫(huà)需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫(huà)的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫(huà)，點(diǎn)擊右側的小三角，選中“計時(shí)”項，然后在彈出的對話(huà)框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長(cháng)不能超過(guò)60小時(shí))。

　　21. 在Excel中快速輸入大寫(xiě)數字

　　在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開(kāi)Shift鍵，然后輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫(xiě)數字了。另外，財會(huì )人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬(wàn)”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。

　　22. 在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫(huà)”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開(kāi)Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開(kāi)的“對象”對話(huà)框中，選擇“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開(kāi)的“瀏覽”對話(huà)框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話(huà)框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì )兒，插入點(diǎn)就會(huì )出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。

　　23. 讓Excel啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)工作簿

　　用戶(hù)可自定義默認工作簿，以便每次啟動(dòng)Excel時(shí)，均可自動(dòng)打開(kāi)此工作簿。方法是：自定義一個(gè)新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶(hù)名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤(pán)符而定。

　　24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標點(diǎn)符號

　　在輸入中文過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到一些英文單詞或句子，此時(shí)許多人會(huì )將中文輸入法切換為英文輸入法來(lái)輸入英文。這樣一來(lái)，標點(diǎn)符號也成英文的了，輸入標點(diǎn)符號時(shí)，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法呢?當然有。Office2000為用戶(hù)提供了12組輸入中文標點(diǎn)符號的快捷鍵(詳見(jiàn)附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點(diǎn)符號，省去了來(lái)回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點(diǎn)符號的中英文方式看似一樣，其實(shí)是有區別的。

　　25. 為Word添加小助手

　　我們在使用Word2000進(jìn)行文檔處理時(shí)，經(jīng)常使用工具欄中的“字數統計”功能來(lái)了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息，非常方便�？墒呛芏鄷r(shí)候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時(shí)可以通過(guò)在工具欄上添加“屬性”的方法，來(lái)快速查看文檔的詳細信息。

　　1.單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開(kāi)自定義設置窗口。2.在自定義設置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類(lèi)別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。3.雙擊“屬性”項并將它拖動(dòng)到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。

　　當我們在Word中需要查看某個(gè)文檔的詳細信息時(shí)，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那么文檔的創(chuàng )建時(shí)間、修改時(shí)間、文檔大小、創(chuàng )建人等詳細信息就會(huì )出現了，也可以根據自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。

　　26. 找回Word中的菜單欄

　　首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然后在“類(lèi)別(G)”列表框中拖動(dòng)滾動(dòng)條，找到“內置菜單”單擊。這時(shí)我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動(dòng)手一個(gè)個(gè)地把它們拖回去吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話(huà)框。

　　27. 彩色Excel表格顯示打印兩不誤

　　如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區域打印出來(lái)的效果可能會(huì )不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進(jìn)行如下設置：

　　1.在“文件”菜單中，單擊“頁(yè)面設置”命令。

　　2.單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時(shí)間。

　　3.單擊“確定”按鈕。

　　現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來(lái)仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱(chēng)心如意，感覺(jué)不錯吧!

　　28. 在演示文稿中使用繪圖筆

　　利用Powerpoint進(jìn)行文稿演示時(shí)，當演示者需要對某部分內容進(jìn)行講解標注時(shí)，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動(dòng)鼠標即可在演示文稿中書(shū)寫(xiě)或繪畫(huà)。通過(guò)“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書(shū)寫(xiě)的內容會(huì )在再次演示時(shí)自動(dòng)擦除。

　　29. Word也能“自動(dòng)求和”

　　編輯Excel工作表時(shí)，相信大家對常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕情有獨鐘。其實(shí)，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動(dòng)求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來(lái)，其方法是：

　　1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。

　　2.選擇“命令”選項，在“類(lèi)別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動(dòng)求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。

　　3.關(guān)閉“自定義”對話(huà)框。

　　現在，把插入點(diǎn)置于存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕，則Word將計算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時(shí)，上方求和優(yōu)先。

　　30. WPS Office 2002配置工具有妙用

　　安裝完WPS Office 2002后，在開(kāi)始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個(gè)“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒(méi)有太注意它，其實(shí)它還挺有用的。點(diǎn)擊它后彈出配置工具的對話(huà)框，里面有三個(gè)按鈕：第一個(gè)是“設置文件關(guān)聯(lián)”，它用于設置是否默認使用WPS Office來(lái)打開(kāi)Word、Excel、Powerpoint文件，是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個(gè)是“恢復系統默認設置”，它用于取消WPS Office打開(kāi)Microsoft Office文件的關(guān)聯(lián)，恢復成原來(lái)的關(guān)聯(lián);第三個(gè)是“修復WPS Office”，用于修復軟件或其他一些不正常的情況。

　　31. 巧用“選擇性粘貼”使行列互換

　　假如A1-A10單元格中有不同的內容，現在需要將這些內容分別排列在A(yíng)1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來(lái)在同一列中的內容重新排列在一行中。難道要一個(gè)一個(gè)單元格去復制粘貼嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“復制”命令;接著(zhù)單擊B1單元格，再單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，彈出對話(huà)框，選擇其中的復選項“轉置”，點(diǎn)擊確定。這時(shí)你會(huì )看到B1、C1....K1單元格中已有了A1-A10單元格中的內容，將A列選中，在右鍵菜單中刪除，此時(shí)行列轉換工作就完成了。

　　32. 在窗口中播放PPT幻燈片

　　通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過(guò)程中與其他窗口進(jìn)行配合，以增強演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動(dòng)該模式的方法是：打開(kāi)PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時(shí)，幻燈片將在PPT窗口進(jìn)行播放，這樣你就可以拖動(dòng)、最小化和改變這個(gè)窗口的大小了。

　　33. 預覽時(shí)可編輯文檔

　　當你使用Word2000/2000的預覽功能時(shí)，如果還要編輯文檔，這時(shí)候不必回到視圖模式，只要點(diǎn)一下放大鏡圖標，這時(shí)候就會(huì )自動(dòng)進(jìn)入編輯模式，你可以對文檔進(jìn)行任意編輯。這個(gè)技巧對編輯文檔非常有用!特別是調整封面、拖動(dòng)一些表格等�？梢赃咁A覽，邊編輯，既方便又準確。

　　34. 在WPS 2002中調用Word公式編輯器

　　要在WPS 2002中調用Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經(jīng)安裝了Word軟件，且加載了“公式編輯器”。打開(kāi)WPS 2002，點(diǎn)擊“插入”菜單，選擇“OLE對象”命令，打開(kāi)“插入對象”對話(huà)框，選中“新建”選項后，在“對象類(lèi)型”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接調用Word中的“公式編輯器”輸入公式。

　　35. 輕松保存Office XP的用戶(hù)個(gè)性化設置

　　在“開(kāi)始/程序”中找到“Microsoft Office工具”，啟動(dòng)其中的“用戶(hù)設置保存向導”。再點(diǎn)擊“下一步”按鈕，程序立即搜索已安裝Office組件。然后選擇“保存本機的設置”，再點(diǎn)擊“下一步”按鈕。接著(zhù)程序提供給你兩種保存方式：“將設置保存到Web”和“將設置保存到文件”。選擇后一項，并用“瀏覽”按鈕選擇保存的路徑。最后點(diǎn)擊“完成”按鈕，程序在保存路徑中生成一個(gè)后綴名為OPS的文件。這個(gè)文件包含的就是用戶(hù)的設置信息。要恢復設置時(shí)，啟動(dòng)軟件，選擇“將原先保存的設置恢復應用到本機上”，接著(zhù)指定設置信息文件的路徑，點(diǎn)擊“完成”就恢復了。

　　36. 在Word中快速“粘貼”

　　在Word 2000/2002中要進(jìn)行粘貼操作時(shí)，最常用的是按“粘貼”或按快捷鍵Ctrl+V。其實(shí)還有另一種方法更方便。執行菜單命令“工具→選項”，在打開(kāi)的對話(huà)框中單擊“編輯”選項，單擊“用INS鍵粘貼”前的復選框，之后再單擊“確定”按鈕來(lái)關(guān)閉該對話(huà)框即可。以后再需要執行粘貼操作時(shí)，只要按一下鍵盤(pán)上的INS鍵(即Insert鍵)就能快捷實(shí)現粘貼了。

　　37. 快速轉換英文字母的大小寫(xiě)

　　在Word 2000/XP中編輯文檔時(shí)，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫(xiě)轉換為大寫(xiě)，或由大寫(xiě)轉換為小寫(xiě)，遇到這種情況大家可能都是先將原來(lái)的單詞或句子刪除，然后用大寫(xiě)字母或小寫(xiě)字母重新輸入一遍。其實(shí)不用這么麻煩，只要把光標定位到句子或單詞的字母中，然后同時(shí)按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時(shí)如果原來(lái)的英文字母是小寫(xiě)的，就會(huì )先把句子或單詞的第一個(gè)字母變?yōu)榇髮?xiě)，再按一次快捷鍵，現在可以發(fā)現整個(gè)句子或單詞的字母都變?yōu)榇髮?xiě)了，再按一次就變回小寫(xiě)，每按一次快捷鍵字母的變化依此類(lèi)推。

　　38. 在Excel中快速輸入小數

　　利用Excel處理數據時(shí)，經(jīng)常會(huì )要輸入一些小數，有時(shí)一整列都是小數，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來(lái)試試這個(gè)辦法：點(diǎn)擊“工具/選項”，在彈出的的“選項”對話(huà)框中選擇“編輯”選項，然后選中“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”的復選框，并在“位數”框內設定小數點(diǎn)的位數。這樣當你輸入小數時(shí)就不用再輸入小數點(diǎn)了，它會(huì )將你輸入的數字根據設置的小數點(diǎn)位數自動(dòng)轉化為小數!如設置位數是1位，輸入123就自動(dòng)變?yōu)?2.3了。

　　39. 鎖定Word表格標題欄

　　Word 2000/XP提供給用戶(hù)一個(gè)可以用來(lái)拆分編輯窗口的“分割條”，位于垂直滾動(dòng)條的頂端。要使表格頂部的標題欄始終處于可見(jiàn)狀態(tài)，請將鼠標指針指向垂直滾動(dòng)條頂端的“分割條”，當鼠標指針變?yōu)榉指钪羔樇?ldquo;雙箭頭”后，將“分割條”向下拖至所需的位置，并釋放左鍵。此時(shí)，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分，這就是兩個(gè)“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對表格進(jìn)行編輯操作，而不用擔心上面窗格中的表格標題欄會(huì )移出屏幕可視范圍之外了。要將一分為二的兩個(gè)“窗格”還原成一個(gè)窗口，可在任意點(diǎn)雙擊“分割條”。

　　40. 給Access數據庫文件瘦身

　　當你用Access 2000/XP建立數據庫文件時(shí)，會(huì )發(fā)現還沒(méi)錄入多少數據，數據庫文件的體積已經(jīng)達到了數百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當然是肯定的。請選擇“工具”→“選項”命令，在彈出的“選項”窗口中選擇“常規”選項，將“關(guān)閉時(shí)壓縮”復選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。這樣，在錄入數據后，保存并退出Access時(shí)，你會(huì )發(fā)現文件的體積會(huì )減少許多。

　　41. 快速打印Word XP的快捷鍵列表

　　單擊“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“宏”命令。彈出宏設置窗口，在“宏的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項。在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“運行”按鈕。這時(shí)彈出“命令列表”對話(huà)框，單擊“當前菜單和快捷鍵設置”單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會(huì )看到Word XP自動(dòng)創(chuàng )建了一個(gè)新文檔，里面就是所有Word XP的快捷鍵信息。最后只須單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可打印出來(lái)以備查詢(xún)。

　　42. 公式的顏色也能變

　　如果是在Word2000/XP中，那么用公式編輯器先編輯好一個(gè)公式，選中它，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”中的“陰影設置”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然后再次點(diǎn)擊“陰影設置”按鈕中的“陰影設置”選項，彈出“陰影設置”工具欄。點(diǎn)擊最右側“陰影顏色”倒三角，打開(kāi)調色板，選擇合適的顏色。然后用中間的四個(gè)按鈕，小心調整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會(huì )變成你想要的了。

　　如果是在Pwerpoint 2000/XP中，那么在選中公式之后，點(diǎn)擊“顯示圖片工具欄”中的“重新著(zhù)色”工具，打開(kāi)“圖片重新著(zhù)色”對話(huà)框，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。

　　43. 禁止自動(dòng)運行“宏”

　　某些時(shí)候我們需要臨時(shí)禁止自動(dòng)運行“宏”，那么你不必再去修改有關(guān)的宏設置，只需在啟動(dòng)Word XP或Excel XP時(shí)按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動(dòng)Word XP或Excel XP，請先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程序按鈕，然后立即在啟動(dòng)時(shí)按下Shift鍵。

　　44. 壓縮Word 2002文檔中的圖片

　　通常情況下，圖文混排的Word文檔一般都比較大，若要減小文件的體積，可以利用Word 2002提供的圖片壓縮功能來(lái)實(shí)現。先打開(kāi)圖文混排的Word文檔，選擇“視圖”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點(diǎn)擊“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓縮圖片”窗口時(shí)，你可以根據實(shí)際需要來(lái)指定是壓縮文檔中所選定的圖片還是壓縮文檔中所有的圖片，將“壓縮圖片”復選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。注意：在“文件”菜單的“打開(kāi)”或“另存為”對話(huà)框中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以打開(kāi)“壓縮圖片”窗口;另外支持混排文檔圖片壓縮的還有Excel和PowerPoint。

　　45. 讓任務(wù)窗格快速啟動(dòng)

　　在使用Word 2002的時(shí)候，經(jīng)常要使用到任務(wù)窗格，要讓任務(wù)窗格快速啟動(dòng)，具體的設置方法為：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單，選擇“自定義”菜單命令，打開(kāi)“自定義”設置窗口。在“自定義”設置窗口中，單擊下面的“鍵盤(pán)”按鈕。然后在彈出的“自定義鍵盤(pán)”設置窗口中，選擇“類(lèi)別”下面的列表框中的“視圖”，在其右邊“命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤(pán)順序”下面的“請按新快捷鍵”中，敲入你設置的快捷鍵，比如敲入“Ctrl+P”，然后單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務(wù)窗格設置了快捷鍵，需要打開(kāi)時(shí)，只要按下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會(huì )迅速地出來(lái)了。當不需要時(shí)，再按一下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會(huì )消失了。

　　46. 明白Word中文字下劃線(xiàn)的含義

　　我們在用Word2000/XP編輯文檔時(shí)，常常會(huì )碰見(jiàn)有的字下面有紅線(xiàn)、綠線(xiàn)及藍線(xiàn)或紫線(xiàn)，有的是波浪線(xiàn)，有的是下劃線(xiàn)。它們分別代表什么呢?Word具有自動(dòng)檢查拼寫(xiě)及語(yǔ)法的功能，能夠對用戶(hù)輸入的文字信息進(jìn)行一定的智能檢查。紅色波浪線(xiàn)表示拼寫(xiě)可能錯誤，綠色波浪線(xiàn)表示語(yǔ)法可能有錯誤。藍色下劃線(xiàn)表示超級鏈接，紫色下劃線(xiàn)表示使用過(guò)的超級鏈接。Word2000/XP還會(huì )自動(dòng)檢查電子郵件頭中的姓名，并將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個(gè)名字與輸入的內容相匹配，則會(huì )在輸入內容的下面出現下劃線(xiàn)。

　　47. WPS處理Word文件時(shí)不能讀出圖片的解決

　　用WPS Office處理Word文件時(shí)，有時(shí)格式會(huì )和原來(lái)的設置有些差別，嚴重時(shí)一些圖片讀不出來(lái)。怎么解決這個(gè)問(wèn)題呢?只要在用Word 2000/XP處理文件時(shí)，將“工具/選項”中的快速保存選項取消就可以了。以前保存好的通過(guò)上面的方法另存一下就可以了

　　48. 在Word中用剪貼板的內容進(jìn)行替換

　　先將要替換的對象復制到剪貼板，打開(kāi)“編輯”菜單下的“替換”，在出現的“查找內容”框中輸入要被替換的文字，將光標移入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高級”按鈕)，在菜單中選擇““剪貼板”內容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最后根據需要，單擊“替換”或“替換全部”就可以了。

　　49. 制作不受母版模式影響的文字鏈接

　　在Powerpoint中，有時(shí)我們要利用一些文字做幻燈片之間的鏈接，但是系統會(huì )自動(dòng)地套用母版的一些顏色設置，那樣在使用中有時(shí)會(huì )顯得很不協(xié)調。為此，我們可以在文字之上加一個(gè)無(wú)填充色、無(wú)邊框色的矩形，然后選中矩形，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“動(dòng)作設置”進(jìn)行鏈接就可以了。這樣，用來(lái)作鏈接的文字點(diǎn)擊后就再也不會(huì )改變顏色了。

　　50. 讓“@”減輕你的數據錄入工作量

　　在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP打印機]”、“[EPSON打印機]”之類(lèi)的重復文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕數據的錄入工作量：選擇需要的單元格區域，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”，單擊“數字”選項，在“分類(lèi)”框中單擊“自定義”，在“類(lèi)型”框中輸入“[@打印機]”(@為半角字符)，單擊“確定”按鈕。之后，在這些單元格中，當你輸入“HP”后，該單元格將會(huì )顯示為“[HP打印機]”。

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