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時(shí)間管理是領(lǐng)導者的必修課
作為組織系統管理的有效工具，EAP的服務(wù)內容之一就是提升管理者的時(shí)間管理能力，提倡科學(xué)的時(shí)間管理，幫助管理者和企業(yè)共同發(fā)展。
什么是時(shí)間管理?
所謂時(shí)間管理，是對金錢(qián)的管理、對效益的管理。而對于管理者來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理的關(guān)鍵就是對事件的控制，即用最短的時(shí)間或在預定的時(shí)間內把每一件事情都能夠控制得很好。
正如俗話(huà)所說(shuō)，“用腳走不通的路，用頭可以走得通”。“時(shí)間守恒定律”也認為：一件工作，用“腳”的時(shí)間越少(體力勞動(dòng))，則需要用“頭”的時(shí)間必定越多(腦力勞動(dòng))。也就是說(shuō)，為了使一線(xiàn)工人、機械操作員以及一般員工的工作變得更容易，管理者就必須更加重視自身對工作的安排與籌劃。
英國博物學(xué)家赫胥黎曾這樣形容時(shí)間：“時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是24小時(shí)，同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是24小時(shí)。”顯然，管理者應該比員工擁有更多的時(shí)間，這是管理者角色所承擔的義務(wù)，也是一個(gè)管理者必備的時(shí)間意識。
研究表明，普通人的24小時(shí)通常是這樣的：人們一般每8分鐘就會(huì )受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，每天50～60次。平均每次打擾用時(shí)大約是5分鐘，總共大約4小時(shí)，且50%～80%的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。而假如一個(gè)人每天自學(xué)1小時(shí)，每周7小時(shí)，每年365小時(shí)，3～5年就可以成為專(zhuān)家。
那么，需要比常人爭取更多時(shí)間的管理者，一天的時(shí)間通常是怎樣度過(guò)的呢?
事實(shí)上，身為管理者總有許多時(shí)間被耗用在無(wú)貢獻的工作上，當管理者在組織中的地位越高，所承受的時(shí)間壓力也就越大。在EAP的服務(wù)工作中，不少管理者都深受無(wú)效時(shí)間的打擾：工作會(huì )議不斷，而工作任務(wù)只能靠加班;工作時(shí)總會(huì )出現各種意外情況，隨時(shí)處于“救火”狀態(tài)而無(wú)法專(zhuān)注工作;忙了一天，卻一無(wú)所獲;等等。顯然，管理者常常因瑣事和突發(fā)事件而浪費太多時(shí)間，同時(shí)又因缺乏時(shí)間的連貫性和自主性，導致了工作效率下降、時(shí)間壓力更大。
管理者的時(shí)間使用誤區
一項國際調查表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達10倍以上。而之所以會(huì )有這么大的差別，最主要的原因就是前者存在很多時(shí)間使用誤區。
一般來(lái)說(shuō)，管理者最典型的時(shí)間使用誤區包括：
(1)因沒(méi)有制訂計劃而導致時(shí)間浪費;
(2)因不好意思拒絕他人的托付而導致時(shí)間浪費;
(3)因拖延而導致時(shí)間浪費;
(4)因不速之客的干擾而導致時(shí)間浪費;
(5)因電話(huà)的干擾而導致時(shí)間浪費;
(6)因會(huì )議過(guò)多與過(guò)長(cháng)而導致時(shí)間浪費;
(7)因文件滿(mǎn)桌、雜亂無(wú)章而導致時(shí)間浪費;
(8)由上下班交通及商務(wù)旅行而導致的時(shí)間浪費;
(9)由中餐所導致的時(shí)間浪費;
(10)因“事必躬親”而導致時(shí)間浪費;
(11)因與秘書(shū)或下屬間缺乏溝通、協(xié)調而導致時(shí)間浪費;
(12)由上司所導致的時(shí)間浪費。
上述的這些誤區不僅浪費了有效時(shí)間，更嚴重的是，將時(shí)間被動(dòng)分割和零碎化。事實(shí)上，管理者的絕大部分工作都需要相當多的整塊時(shí)間。如果每一次所花費的時(shí)間少于這個(gè)界限，事情就做不好，所花的時(shí)間就是浪費，再做就得從頭開(kāi)始。每一位管理者，尤其是高層管理者，要想讓工作有效就必須能將時(shí)間整塊地運用。如果將時(shí)間分割開(kāi)來(lái)零星使用，縱然總時(shí)間相同，所產(chǎn)生的效果和帶來(lái)的收益也截然不同。
時(shí)間的“80/20法則”
20世紀初期，意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會(huì )學(xué)家維弗利度・帕累托提出了“80/20法則”，即在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(20%)，而不重要的因子則占多數(80%)，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時(shí)間管理上，就是：20%的工作時(shí)間會(huì )帶來(lái)所有效益的80%。也就是說(shuō)，處理最重要事務(wù)的20%的時(shí)間，將會(huì )帶來(lái)80%的成效;而如果將工作花費在瑣碎的多數問(wèn)題上，就算花了80%的時(shí)間，也只能取得20%的成效。“出色”地完成無(wú)關(guān)緊要的工作是最浪費時(shí)間的。
所以，科學(xué)的時(shí)間管理，不僅需要停止浪費時(shí)間的行為，更要有清楚的任務(wù)規劃和管理意識。在控制時(shí)間總量的前提下，把高效的時(shí)間用到高效的工作中，進(jìn)而把20%的時(shí)間持續擴大化。
科學(xué)的時(shí)間管理方法
EAP建議：作為管理者，在正式投入繁忙的工作前，首先列一個(gè)清單，看看這一天都要做些什么，計劃好這一天要完成的工作。在列清單的過(guò)程中，注意要把工作按照重要性和緊急程度兩個(gè)標準進(jìn)行劃分，并對四種不同性質(zhì)的工作采用不同的策略：
�、倬o急而且重要的工作：指處理危機性事件、完成有期限壓力的工作等。一般包括員工未按時(shí)到崗、設備出故障、產(chǎn)品質(zhì)量出現問(wèn)題、與客戶(hù)洽談業(yè)務(wù)等。管理者對這類(lèi)燃眉之急的事一般都不會(huì )馬虎，必須花上整天的時(shí)間來(lái)處理，直到解決為止。 �、谥匾痪o急的工作：包括遠景規劃、產(chǎn)品創(chuàng )新、人才培養、組織協(xié)調等。這類(lèi)事務(wù)看起來(lái)一點(diǎn)都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務(wù)。如果不在這類(lèi)事務(wù)上花最多的時(shí)間，管理者就是“不務(wù)正業(yè)”。
�、劬o急但不重要的工作：包括批閱日常文件、工作例會(huì )、接打電話(huà)、不速之客來(lái)訪(fǎng)等。只有在優(yōu)先完成重要工作后，再來(lái)考慮這類(lèi)事件。這類(lèi)事務(wù)也需要管理者趕快處理，但不宜花去過(guò)多的時(shí)間。
�、懿痪o急也不重要的工作：包括可不去的應酬、冗長(cháng)而無(wú)主題的會(huì )議等。對于這類(lèi)事務(wù)，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會(huì )它，會(huì )出現什么情況呢?”如果答案是“什么事都沒(méi)發(fā)生。”那就應該立即停止做這些事。
經(jīng)過(guò)對大量?jì)?yōu)秀管理者的研究和EAP的實(shí)戰經(jīng)驗發(fā)現，遵照“80/20法則”可以實(shí)現工作時(shí)間的最優(yōu)分配：在工作過(guò)程中，重要且緊急的工作大概占20%～25%的時(shí)間，重要但不緊急的工作約占65%～80%的時(shí)間，不重要但緊急的工作要花費15%的時(shí)間，不重要也不緊急的工作僅占1%的時(shí)間。具體操作方法為：
首先著(zhù)手做最重要的工作
一般而言，管理者每天都必須處理許多事務(wù)。因此，不少管理者錯誤地認為，他們可以先處理好最次要的事，這樣不僅容易，也可以激勵自己，最后才著(zhù)手解決最重要的工作。其實(shí)，這是一種很不經(jīng)濟的時(shí)間利用方法。
因為，經(jīng)過(guò)一天的忙碌，管理者大都已經(jīng)疲憊不堪，不僅很難有足夠的精力來(lái)考慮工作，時(shí)間也不會(huì )很多，因此把重要的工作拖到最后來(lái)干，想把它做好都很難。而從心理學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，管理者這樣做的根本原因，是因為內心深處有畏難情緒，因此才回避最重要的工作。作為一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先著(zhù)手最重要的工作，用足夠的時(shí)間精力來(lái)處理它，并把它辦好。
每天留些“機動(dòng)時(shí)間”
在管理過(guò)程中，有的管理者容易犯這樣的錯誤：用各種活動(dòng)把一天的時(shí)間表排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，以致沒(méi)有一點(diǎn)“機動(dòng)時(shí)間”處理可能出現的各種突發(fā)事件。比如，公司網(wǎng)絡(luò )系統突然斷網(wǎng)、員工操作出現事故，或突然被安排其他工作等。這些都是不可預料的。而一旦發(fā)生，就必須馬上處理。如果出現這種情況，管理者就不得不放棄計劃中的工作，來(lái)處理這些突發(fā)事件，而計劃中尚未完成的工作，就只能加進(jìn)明日的工作表中。
因此，管理者在安排時(shí)間時(shí)一定要給自己留出15%～20%的“機動(dòng)時(shí)間”。即使沒(méi)有發(fā)生突發(fā)事件，管理者也可利用“機動(dòng)時(shí)間”處理一些較次要的問(wèn)題;或與員工聯(lián)絡(luò )一下感情;也可休息一會(huì )，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對明天的挑戰。
將工作分派下去
在工作過(guò)程中，有時(shí)會(huì )出現這種現象：有的管理者工作能力很強，可他們卻過(guò)得很累。說(shuō)到原因，其實(shí)很簡(jiǎn)單，因為他可能扛著(zhù)部門(mén)一半的工作，凡事都日理萬(wàn)機，親歷親為。俗語(yǔ)“巧媽媽養出笨女兒”，說(shuō)的就是這個(gè)道理。
其實(shí)仔細分析，如果部門(mén)中所有的事情都必須要領(lǐng)導過(guò)目審批，他自然就沒(méi)有時(shí)間做其他事情，而只能整天就泡在一堆瑣事中了。當然，授權并不等于不管，管理者還是要在執行過(guò)程中加以及時(shí)監督與指導。
同時(shí)心理學(xué)研究也發(fā)現，人在成長(cháng)過(guò)程中，接觸的信息量越大，能力越強。也就是說(shuō)，員工工作的過(guò)程，其實(shí)也是他們不斷成長(cháng)的過(guò)程。雖然我們也許沒(méi)有察覺(jué)，但其實(shí)我們每天都會(huì )學(xué)到一些東西。因此，適當地授權員工，不僅可以增強他們對工作的控制感，提高自信心，也能將管理者從諸多的煩瑣事務(wù)中解放出來(lái)，從而有精力處理和應對更重要的工作和問(wèn)題。
把屬于自己的時(shí)間“最大化”
“為什么時(shí)間總是不夠用?”很多管理者都曾有過(guò)這樣的困惑?為什么?因為，他們沒(méi)有把屬于自己的時(shí)間“最大化”。
所謂時(shí)間“最大化”，是指工作中專(zhuān)門(mén)抽出一段時(shí)間，并消除所有可能干擾工作的因素以讓自己專(zhuān)心地處理工作。舉一個(gè)例子，如果你總是被各種不必要或不重要的電話(huà)、會(huì )議所騷擾而不得不打斷自己的工作。要做到時(shí)間“最大化”，你可以嘗試這兩個(gè)方法：
第一，建議每天至少留給自己2小時(shí)的閉門(mén)時(shí)間，拒絕接待任何一個(gè)人，并充分利用這2小時(shí)做最重要的事。
第二，學(xué)會(huì )過(guò)濾。領(lǐng)導者必須學(xué)會(huì )時(shí)間過(guò)濾，比如哪些事是必須做的，哪些是可做可不做的，哪些可以丟棄不做，當有了一個(gè)比較清晰的劃分后，就可以騰出時(shí)間做該做的事，也不會(huì )感到時(shí)間不夠用。
從小處著(zhù)手
從小處著(zhù)手，可以體現在工作中的方方面面。比如，有不重要的客戶(hù)拜訪(fǎng)，可以站著(zhù)談話(huà)，這樣可以直入主題，而不給坐下的機會(huì )，自然沒(méi)有喝茶聊天、噓寒問(wèn)暖造成的時(shí)間浪費;再比如，壓縮開(kāi)會(huì )時(shí)間，規定每次會(huì )議不超過(guò)半小時(shí)，且一般在下午4點(diǎn)左右人易疲勞且工作狀態(tài)低谷的時(shí)候開(kāi)會(huì )。同時(shí)，只要主要人員開(kāi)會(huì )，以結果導向為主，不要在會(huì )議中闡述過(guò)多細節。因為一旦過(guò)分追逐細節，就將會(huì )導致時(shí)間的大量浪費!
人們常說(shuō)：一年之計在于春，一天之計在于晨。作為企業(yè)的中流砥柱，如果能合理規劃、高效利用大到一年、小到一天的時(shí)間。相信，無(wú)論是員工、管理者還是企業(yè)都將蒸蒸日上，越走越好。
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