時(shí)間管理的四十條原則
1、預料。事先有所準備的活動(dòng)一般來(lái)說(shuō)比事后補救的活動(dòng)更為有效。小洞不補，大洞吃苦。避免發(fā)生意外的最好辦法就是預料那些可能發(fā)生的意外事件，并為這制訂應急措施。我們假定，如果事情要出錯，那就無(wú)法避免。
2、不切實(shí)際的時(shí)間預算。管理人員往往對完成任務(wù)所需要的時(shí)間抱樂(lè )觀(guān)態(tài)度。他們也往往希望別人能夠比實(shí)際可能的要更快一點(diǎn)完成任務(wù)。所以有了墨菲的第二定律：“每件事情做起來(lái)都比原來(lái)想象的要多花費時(shí)間�！笨梢�(jiàn)，管理人員易于自己接受和期望別人做出不切實(shí)際的時(shí)間預算。
3、實(shí)現的可能性。預期事件出現的可能性直接伴隨實(shí)現它的有計劃的努力而增加。
4、緊急任務(wù)專(zhuān)制。管理人員常常處于緊急任務(wù)與重要任務(wù)互相擠的狀態(tài)中。緊急任務(wù)要求立即行，就使他們沒(méi)有時(shí)間去考慮重要任務(wù)。管理人員就是這樣不知不覺(jué)地被緊急任務(wù)所左右，并承受著(zhù)時(shí)間的無(wú)休無(wú)止的重壓，這使他們急視了擱置重要任務(wù)所帶來(lái)的更為嚴重的長(cháng)期的后果。
5、危機管理。管理人員往往低估問(wèn)題，不善預料問(wèn)題的復雜性，或是遇到所有問(wèn)題都反應過(guò)度，仿佛碰到危機。這種危機管理和消防式工作的傾向往往造成過(guò)分憂(yōu)慮，削弱判斷力，導致倉促決策和浪費時(shí)間與精力。
6、選擇忽略。對各種問(wèn)題和需求的反應要切合實(shí)際，并要受制于情況的需要。有些問(wèn)題如果你置之不理，它們消失了。通過(guò)有選擇地忽略那些可以自行解決的問(wèn)題，大量的時(shí)間和精力就可以保存起來(lái)，用于更有用的工作。
7、計劃。絕大多數難題都是由未經(jīng)認真思考慮的行動(dòng)引起的。在制訂有效的計劃中每花費1小時(shí)，在實(shí)施計劃中就可能節省3——4小時(shí)，并會(huì )得到更好的結果。如果你沒(méi)有認真作計劃，那么實(shí)際上你正計劃著(zhù)失敗。
8、每日計劃。每日計劃對于有效地利用個(gè)人的時(shí)間是必不可少的，它應該于前一天下午或當天開(kāi)始時(shí)制訂出來(lái)，并與近期的目標和活動(dòng)相一致。
9、機動(dòng)性。安排個(gè)人時(shí)間的程度上應有機動(dòng)性，以便于應付個(gè)人無(wú)法控制的力量�？傊�，時(shí)間安排不要過(guò)滿(mǎn)，也不要過(guò)松。
10、問(wèn)題分析。不區分問(wèn)題的原因和現象，結果必然丟失實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，而把精力和時(shí)間耗費在表面的問(wèn)題上。
11、選擇余地。在任何特定的情況下，都應當能夠提供一些可供選擇的可行性解決辦法，否則，就會(huì )減少選擇最有效行動(dòng)方向的可能性。
12、猶豫不決。在需要做出決策的時(shí)候，很多管理人員毫無(wú)理由地躊躇不決.猶預不定.或拒絕做出決策。猶預不決也應該被視為一種決策——下決心不解決問(wèn)題。
13、目標。較有效的結果一般是通過(guò)對既定目標的刻意追求來(lái)達到的，而不是依靠機會(huì )。目標管理的基本概念就來(lái)源于這個(gè)已被證實(shí)的原則。
14、優(yōu)先次序。應該按照優(yōu)先次序對各項任務(wù)進(jìn)行時(shí)間預算或分配。不同的是很多管理人員花費時(shí)間的數量往往與他們任務(wù)的重要性成反例。
15、最后時(shí)限。給自己規定最后時(shí)限并實(shí)行自我約束，持之以恒就能幫助管理人員克服優(yōu)柔寡斷.猶豫不決和拖延的弊玻
16、集中。在人們有組織的努力中，少數關(guān)健性的努力通常能夠產(chǎn)生絕大部分結果。這條原則也稱(chēng)為帕萊托原則，即20/80定律。有效的管理人員總是把他們的努力集中在能夠產(chǎn)生重大結果的那些“關(guān)鍵性的少數活動(dòng)上”。
17、平等分配。任何人都沒(méi)有足夠的時(shí)間，然而每一個(gè)人又擁有自己的全部時(shí)間。這就是著(zhù)名的“時(shí)間悖論”。時(shí)間是一種被相等地分配給所有人的資源。
18、錯誤的感覺(jué)。管理者的時(shí)間很少花費在他自己想要花費的地方。這種想法捉弄了時(shí)間的所有者，使他錯誤地認為，他的時(shí)間正用于應該用的地方，而不是用于實(shí)際用的地方。
19、時(shí)間分析之必要。每日活動(dòng)記錄至少持續1周，每15分鐘填寫(xiě)寫(xiě)1次，這作為有效時(shí)間分析的基礎是必要的。這種活動(dòng)至少每半年應該重復1次，以免恢復低劣的時(shí)間管理方式。
20、效能與效率。假如執行的是錯誤的任務(wù)，或者把任務(wù)放在錯誤的時(shí)間執行，以及毫無(wú)目的行動(dòng)，無(wú)論效率怎樣高，最終都將導致無(wú)效的結果。效率可以理解為正確地做工作。效能可以理解為正確地做正確的工作。所謂有效的活動(dòng)，就是指用最少的資源，包括時(shí)間，來(lái)得到最大的效果。
21、活動(dòng)與效果。管理人員往往忽視目標，或者忘記預期的效果，而把精力全部集中在活動(dòng)上。終日忙忙碌碌漸漸成為他們的目標。這些管理人員趨向于活動(dòng)型而不是效果型。他們不是去支配工作，而是往往被工作所左右。他們把動(dòng)機誤作成就，把活動(dòng)誤作效果。
22、最佳效果。用最小的努力獲得最大的收益，這就是最佳效果。
23、拖延。應該馬上做出的決策延期去做，應該付諸的行動(dòng)一再推遲，久而久之，就養成了拖延的習慣，使你失去時(shí)間.錯過(guò)機會(huì ).增加最后時(shí)限的壓力和產(chǎn)生各種危機。
24、完整的下屬工作。管理人員授權時(shí)應該把完成一項“完整任務(wù)”所要求的責任和權力同時(shí)授出。這樣做既節省了時(shí)間，得以使自己去做更為得要的工作；也使自己身國的工作者更樂(lè )意接受分配的工作，并提高了整個(gè)組織的效能。
25、習慣。管理人員往往成為自己各種習慣方式的受害者。他們易于沿襲自己所管理的那些組織中的老的習慣作法。要打破這些根深蒂固的舊習慣是非常困難的，需要不斷地進(jìn)行自我約束的訓練。
26、工作膨脹。工作易于擴張，以充分利用所有可以利用的時(shí)間。
27、實(shí)施和連續。實(shí)施時(shí)間計劃，使之連續不斷，是每天進(jìn)行有效時(shí)間管理的必要的基矗
28、接受。管理人員應該有勇氣去改變那些能夠被改變的事物……甘心情愿去按受那些無(wú)法改變的事物……尋求智慧去認識那些不同的事物。
29、授權。應該把決策權授予能夠做出準確判斷和便于獲取有關(guān)事實(shí)的盡可能低的層次。
30、上交問(wèn)題。管理人員往往喜歡下屬依賴(lài)他們解決問(wèn)題，這樣不知不覺(jué)地助長(cháng)了下屬上交問(wèn)題，這樣不知不覺(jué)地助長(cháng)了下屬上交問(wèn)題的傾向。他們這樣做的原因可能是無(wú)意識地訓導下屬：“不經(jīng)過(guò)我的同意，什么也不要做”的結果。
31、例行公事。所有對目標沒(méi)有多少價(jià)值的例行公事都應該給予合并.取消.授權或減少到盡可能低的程度。管理人員應該使自己擺脫不必要的瑣事，并有選擇地忽略不必要的材料。
32、合并。在安排工作時(shí)間時(shí)，應當把類(lèi)似的工作集中起來(lái)，以便消除重復的活動(dòng)，并盡力減少打擾，諸如來(lái)往電話(huà)之類(lèi)。這樣做將能經(jīng)濟地利用各種資源，包括個(gè)人的時(shí)間和精力。
33、反潰對通向目標的實(shí)施情況進(jìn)行定期反饋，是保證計劃順利進(jìn)展的前提。進(jìn)度報告應該明胡指出各種問(wèn)題，以便及時(shí)進(jìn)行糾正。
34、例外管理。只有在執行計劃的實(shí)際結果中出現的得大偏差，才應該向主管人員匯報，使他能夠留時(shí)間和能力。與“例外管理”概念有關(guān)系的是除基本事實(shí)以外一概拒絕插手的“無(wú)需了解”概念。
35、中斷控制。無(wú)論從事任何活動(dòng)，都應該預先設法把各種打擾的次數.影響和持續時(shí)間減少到最低限度。
36、計劃躲避。管理人員必須設法安排一些沒(méi)有打擾的.集中在一起的工作時(shí)間�！伴]門(mén)謝客”.秘書(shū)對電話(huà)和不期的來(lái)訪(fǎng)者的阻擋.以及一個(gè)隱蔽的工作地點(diǎn)，是獲得這段寶貴時(shí)間的3個(gè)最有效的方法。那種認為管理人員應當“易于接近”的錯誤觀(guān)點(diǎn)，已經(jīng)使許多人養成了“始終開(kāi)門(mén)辦公”的陋習。他們敞開(kāi)辦公室的大門(mén)，仿佛在不斷邀請過(guò)路者和走廊漫游者順便前來(lái)拜訪(fǎng)。
37、可見(jiàn)性。你打算做的那些事情具有要見(jiàn)性，就提高了達到你的目標的可靠性。你不可能去做你記不憑住的事。這條可見(jiàn)性控制原則存在于許多時(shí)間管理方法中，如經(jīng)濟性實(shí)驗室的計劃表.工作日計時(shí)袋和辦公桌上的日程表，以及工程控制圖等。
38、 時(shí)晰。簡(jiǎn)單.明了.清晰的語(yǔ)言是正確理解和節省時(shí)間的保證。
39、簡(jiǎn)潔。文字和情節的簡(jiǎn)潔能夠節省時(shí)間，同時(shí)促進(jìn)理解。
40、管理上的需要。時(shí)間是所有管理資源中最重要的資源，既無(wú)法替換也無(wú)法補救。正象本.富蘭克林所指出的：“你的時(shí)間用完了，你的使命也就到頭了�！庇行У啬芰蜔o(wú)法從事任何管理。
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