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詳談文秘的自身修養與文書(shū)檔案管理
文字秘書(shū)是黨政部門(mén)和企業(yè)、事業(yè)單位必設的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫(xiě)、收、發(fā)，而且還通過(guò)事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導的助手和參謀作用;同時(shí)，就一般情況而言，中小機關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書(shū)又是文書(shū)檔案的管理者。文書(shū)檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書(shū)和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，今天yjbys小編就從文字秘書(shū)的自身修養談起，進(jìn)而就文字秘書(shū)的修養與文書(shū)檔案管理的關(guān)系問(wèn)題談?wù)勛约旱恼J識。想了解更多相關(guān)資訊請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)。
一、較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養，是文書(shū)檔案管理的重要基礎條件
文字秘書(shū)作為領(lǐng)導的助手和參謀，一是記錄和抄寫(xiě);二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導的口授記錄，有接待來(lái)訪(fǎng)者的記錄，還有會(huì )議記錄和電話(huà)記錄等等;抄寫(xiě)，即對字跡潦草或因在起草過(guò)程中經(jīng)反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫(xiě)以便于繼續修改或交付打印。幫助領(lǐng)導譽(yù)寫(xiě)稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書(shū)應盡的責任。起草文稿，是文字秘書(shū)工作的主要部分。文稿的起草過(guò)程，常常是由領(lǐng)導和文字秘書(shū)合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導親自動(dòng)手，秘書(shū)幫助譽(yù)寫(xiě)。以及做一些收集、補充和核實(shí);有時(shí)，是領(lǐng)導口授主要內容，秘書(shū)記下后負責文字的加工整理;有時(shí)則是領(lǐng)導只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書(shū)一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書(shū)據此去收集材料、推敲觀(guān)點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書(shū)單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書(shū)不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見(jiàn)供領(lǐng)導參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫(xiě)上去，形成初稿，讓領(lǐng)導人去決斷，而不是照葫蘆畫(huà)瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達領(lǐng)導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。
要達到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的.知識修養、技能修養、品德修養、作風(fēng)修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)稱(chēng)職不稱(chēng)職的問(wèn)題;品德修養、作風(fēng)修養好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)合格不合格的問(wèn)題。因此，文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強這四個(gè)方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱(chēng)職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過(guò)文字的抄寫(xiě)、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書(shū)檔案提供了準確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養，是文書(shū)檔案管理的重要基礎條件之一。
二、文字秘書(shū)同時(shí)應該是一名優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作者
由于人員編制和機構設置的局限，許多機關(guān)、企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理都是由文字秘書(shū)兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規定，文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當地檔案局領(lǐng)導，因此，文字秘書(shū)應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎上，按照文書(shū)檔案管理工作關(guān)于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養。
文字秘書(shū)兼做文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環(huán)節的工作。這些環(huán)節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節中的中心環(huán)節，其它環(huán)節都為利用服務(wù)，為利用打基礎和創(chuàng )造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。
作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為機關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。由于機關(guān)文書(shū)檔案管理工作是通過(guò)機關(guān)辦公部門(mén)的內設機構即文檔室進(jìn)行的，而這類(lèi)文檔室對于較小機關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書(shū)檔案，同時(shí)統管了諸如人事、科技、會(huì )計等檔案，門(mén)類(lèi)更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的`參考資料，要求為機關(guān)中心工作的利用創(chuàng )造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書(shū)在加強秘書(shū)工作修養的同時(shí)，又必須具有文書(shū)檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的文書(shū)檔案管理工作者。
三、在新形勢下，加強文字秘書(shū)、文檔管理人員培訓教育的必要性
綜上所述，由于中小機關(guān)的文書(shū)檔案管理，一般情況下都是由文字秘書(shū)兼任的，因而文字秘書(shū)的自身修養直接影響著(zhù)文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作，從專(zhuān)業(yè)上說(shuō)，雖然有區別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個(gè)載體，可以這樣說(shuō)，文字秘書(shū)的修養是決定文檔資料價(jià)值，進(jìn)而搞好文書(shū)檔案管理，使文書(shū)檔案發(fā)揮應有作用的基礎，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。
黨的十一屆三中全會(huì )以來(lái)，隨著(zhù)黨和國家把中心工作轉移到經(jīng)濟建設、改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展完善，各類(lèi)部門(mén)在機關(guān)建設中，對文字秘書(shū)的'要求越來(lái)越高，對文書(shū)檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來(lái)越重視，機關(guān)文書(shū)檔案管理作為黨和國家專(zhuān)門(mén)檔案局的基層和基礎工作就顯得尤為重要。經(jīng)過(guò)二十年來(lái)的努力，做為檔案管理的重要方面——文書(shū)檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書(shū)檔案管理隊伍的建設，特別是廣大基層部門(mén)機關(guān)的文書(shū)檔案管理隊伍的建設及其文書(shū)檔案管理的水平還存在著(zhù)明顯的與時(shí)代要求不相適應的方面。突出地表現在能勝任文字秘書(shū)又兼文書(shū)檔案管理的人員數量少、崗位不穩定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導對文字秘書(shū)的要求不高，對文書(shū)檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、跑跑顛顛，無(wú)足輕重，文書(shū)檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無(wú)須專(zhuān)業(yè)，更有少數領(lǐng)導受社會(huì )風(fēng)氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來(lái)去以符合自己的口味為標準。其次，是不關(guān)心對他們的培訓教育，專(zhuān)業(yè)水平得不到提高。
為此，針對文字秘書(shū)和文書(shū)檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，應該從以下幾個(gè)方面加強隊伍建設。第一，以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時(shí)，應選調那些所學(xué)專(zhuān)業(yè)的有關(guān)人員;第二，對在崗的專(zhuān)業(yè)人員應定期地進(jìn)行教育培訓，使他們在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求;第三，在所屬業(yè)務(wù)管理部門(mén)的指導下，對機關(guān)文字秘書(shū)、文檔管理人員，特別是文字秘書(shū)兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，應發(fā)給相應的專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)并享受規定的工資津貼，鼓勵他們作好本職工作。
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