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秘書(shū)接打電話(huà)和處理電話(huà)中問(wèn)題的方法
在不同的公司，秘書(shū)一職所做的工作都有所不同。下面是小編分享的秘書(shū)接打電話(huà)和處理電話(huà)中問(wèn)題的方法，歡迎大家閱讀！
秘書(shū)接打電話(huà)和處理電話(huà)中問(wèn)題的方法 篇1
�。ㄒ唬�、處理電話(huà)留言的一般原則
1、簡(jiǎn)潔：在記錄留言時(shí)，要抓住要點(diǎn)，排除無(wú)用的話(huà)語(yǔ)，讓受讓人一看就明白；
2、完整：留言中若提到有關(guān)日期、時(shí)間、數字等重要信息，要非常仔細地記全，不要遺漏;
3、準確：要確保信息記錄的正確，包括雙方的姓名，對方的單位、電話(huà)號碼，來(lái)電日期、時(shí)間，來(lái)電的內容等。一定要在留言上簽字，以防收到信息的人有什么疑問(wèn)。在記錄完留言后應將留言中的數字信息、地址等重要內容與地方作核查，確認準確；
4、及時(shí)送達留言：記錄者應盡早傳遞留言，如果留言是緊急內容，應將留言表中緊急一項標出，提醒接收者。當留言出錯的時(shí)候。最好坦然向對方承認，取得諒解，并盡快采取補救措施。
�。ǘ�、接電話(huà)的方法
1、“響鈴不過(guò)三”
秘書(shū)在電話(huà)鈴響后，應迅速接聽(tīng)。鈴聲響了三次以上才拿起話(huà)筒是缺乏效率的表現，勢必給來(lái)電話(huà)者留下不好的第一印象。如果耽擱了一會(huì )兒，拿起電話(huà)后，要先向來(lái)電者真誠地表示歉意：“對不起，讓您久等了�！�
2、接電話(huà)的問(wèn)候語(yǔ)
先要問(wèn)候，對外接報出單位名稱(chēng)，對內線(xiàn)報出部門(mén)名稱(chēng)。
比如：“你好！天地公司�！被颍骸澳愫�，銷(xiāo)售部辦公室，我是劉海�！�
3、如果來(lái)電要找的人不在或因開(kāi)會(huì )不能接電話(huà)，秘書(shū)可有以下三種選擇：
�、偃绻郎纤竞螘r(shí)回來(lái)，可以告訴對方到時(shí)再打過(guò)來(lái)。如：
“很抱歉，劉海先生正巧不在，您過(guò)一會(huì )兒再打來(lái)好嗎？估計他9點(diǎn)鐘左右回來(lái)�！�
�、诳烧垖Ψ搅粝滦彰碗娫�(huà)號碼，等上司回來(lái)后再同他聯(lián)系。如：
“請您留下電話(huà)號碼好嗎？這樣劉經(jīng)理可以給您回電話(huà)�！�
�、劭稍�(xún)問(wèn)對方是否愿意與其他人通話(huà)，但要告知對方你要轉給人員部門(mén)，并征求對方同意。如：
“關(guān)于合同一事，你想同其他人談一談嗎？我們的銷(xiāo)售部馬經(jīng)理正在辦公室，要不要我把你的電話(huà)轉過(guò)去？”
4、記錄并引用對方的名字
秘書(shū)應該有意識的訓練自己的聽(tīng)辯能力，假如對方是老客戶(hù)，經(jīng)常打來(lái)電話(huà)，你開(kāi)口就弄清楚他的聲音時(shí)，秘書(shū)可以用合適的稱(chēng)謂問(wèn)好：“您好，王經(jīng)理”這將給對方留下受到特別重視的印象。
5、接電話(huà)的語(yǔ)調
利用清晰而愉快的語(yǔ)調接電話(huà)能顯示出說(shuō)話(huà)人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。在說(shuō)過(guò)“你好”并自報姓名后，你是熱情還是心不在焉全都會(huì )通過(guò)說(shuō)話(huà)語(yǔ)調暴露出來(lái)。
說(shuō)話(huà)應稍慢而清晰，要注意措詞。說(shuō)話(huà)時(shí)要面帶微笑，使聲音聽(tīng)起來(lái)更為熱情。
語(yǔ)調要平穩、安詳，不可時(shí)兒細語(yǔ)時(shí)而高聲大叫，更不能陡然提高音調。
電話(huà)語(yǔ)言溝通的3大特點(diǎn)是：聲音和諧有序、態(tài)度和靄可親，言辭得體準確。
6、排除干擾
要是在通話(huà)時(shí)想要打噴嚏或咳嗽，應偏過(guò)頭，掩住話(huà)筒，并說(shuō)聲“對不起”。千萬(wàn)不要邊打電話(huà)邊嚼口香糖或吃東西。
應避免打電話(huà)時(shí)和旁邊的人交談。
注意不要讓房間里的背景聲音干擾電話(huà)交談。
如果通話(huà)中遇到線(xiàn)路出現毛病或串線(xiàn)，應盡快處理，并建議對方待會(huì )兒再打。這樣做，也許會(huì )耽誤一點(diǎn)時(shí)間，但比較禮貌。
7、要做好電話(huà)記錄
�。ㄈ�、撥打電話(huà)的.方法
1、首先報出本人的姓名和單位名稱(chēng)
為了使對方能聽(tīng)清楚，說(shuō)話(huà)節奏應比交談時(shí)稍慢些。建議報出自己的全名。這實(shí)際上是一種自我推銷(xiāo)的方式，可以使對方加深對你的印象。比如，您可以這樣說(shuō)：“您好！我是天地公司的劉海。請問(wèn)王先生在嗎？”如果是秘書(shū)接的，等本人來(lái)接時(shí)，還須再報一次姓名和單位。
秘書(shū)介紹自己的方法主要取決于兩個(gè)因素：
一是確定電話(huà)是內線(xiàn)還是外線(xiàn)；二是能否清楚接電話(huà)的人是誰(shuí)。
如果打外線(xiàn)，秘書(shū)不認識對方，應作詳細的自我介紹，如“您好，我是劉海。天地公司銷(xiāo)售部的秘書(shū)�！�
如果打內線(xiàn)，秘書(shū)可區別對待。以下幾種自我介紹可視不同情況采用。
“我是劉海，王先生的秘書(shū)�！�
“我是銷(xiāo)售部的劉�！�
“李濤先生，您好，我是劉海�！�
秘書(shū)在電話(huà)接通并作了自我介紹后，要簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明通話(huà)目的。在請接電話(huà)的人傳呼自己要找的人時(shí)，要有禮貌。如果估計到這次通話(huà)的時(shí)間較長(cháng)，應在通話(huà)開(kāi)始時(shí)就詢(xún)問(wèn)對方此時(shí)是否方便長(cháng)談。如果對方愿意談但此時(shí)不方便，秘書(shū)要有禮貌地請對方指定下次通話(huà)時(shí)間。
打電話(huà)時(shí)，若恰巧要找的人不在，或不能來(lái)接電話(huà)，秘書(shū)可用協(xié)商的口氣請接電話(huà)的人轉告。留言時(shí)要說(shuō)清自己的姓名、單位名稱(chēng)、電話(huà)號碼、回電時(shí)間、轉告的簡(jiǎn)要內容等。
在對方記下這些內容后，千萬(wàn)不要忘記問(wèn)：“對不起，請問(wèn)您怎么稱(chēng)呼？”對方告知的姓名要用筆記下來(lái)，以備查找。
2、如果想請對方回電話(huà)，切記要留下自己的電話(huà)號碼，這是最基本的禮儀。
別忘了告訴對方回電話(huà)的最佳時(shí)間。在你有可能外出時(shí)，記住這一點(diǎn)尤為重要。如果對方是在外地，則最好說(shuō)明自己將于何時(shí)再打電話(huà)，請其等候。
3、要問(wèn)對方此時(shí)打電話(huà)對方是否方便
對方必須在電話(huà)中討論的問(wèn)題，還應考慮何時(shí)去電話(huà)于對方更方便。有的公司希望一上班就借這樣的電話(huà)，以便能有一整天時(shí)間可做其他事情。而有的則寧愿在一天工作即將結束的時(shí)候再接這樣的電話(huà)。如果想定期和對方進(jìn)行這種討論，應征詢(xún)對方定在哪一天、哪一個(gè)鐘點(diǎn)更為方便。這樣做，既是為了使對方能定下心來(lái)與你從容討論，同時(shí)也是個(gè)風(fēng)度問(wèn)題。在別人正忙時(shí)去電話(huà)是很不禮貌的行為。
明明需要占用一刻鐘，切不可只說(shuō)：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎？”“應該說(shuō)：“王濤，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱�，大概需要一刻鐘�，F在你方不方便？”有時(shí)你可能只是為了和對方約定一個(gè)對雙方都方便的時(shí)間再去電話(huà)，但如果對方說(shuō)“現在就行”，則不宜再推遲。如果不得不在對方不方便的時(shí)候去打電話(huà)，應當表示歉意并說(shuō)明原因。
4、注意自己的語(yǔ)言
措詞和語(yǔ)法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱(chēng)呼對方時(shí)要加頭銜。聽(tīng)話(huà)時(shí)，最好插用一些短語(yǔ)以鼓勵對方。對對方的要求作出反應或對方提出要求時(shí)，態(tài)度應積極而有禮貌，比如：“我很高興為你了解相關(guān)信息”或者“請別忘了下周一到我公司開(kāi)會(huì )”等等。
5、適時(shí)結束通話(huà)
通話(huà)時(shí)間過(guò)長(cháng)意味著(zhù)濫用對方的善意。結束談話(huà)時(shí)，要把剛才談過(guò)的問(wèn)題適當總結一下。最后應說(shuō)幾句客氣話(huà)，以便顯得熱情些。放話(huà)筒的動(dòng)作要輕，否則對方會(huì )以為你在摔電話(huà)。
在每次通話(huà)結束前，掛電話(huà)的一方應該主動(dòng)說(shuō)些禮貌規范的結束語(yǔ)，以結束通話(huà)。這雖然不是大事，但卻有助于判斷對方是否故意拖延通話(huà)�？梢砸哉髑笠庖�(jiàn)的方式提出，如：“就談到這里，好嗎？”也可以用規范的結束語(yǔ)，如：
“很高興與您通話(huà)，我們希望能盡快見(jiàn)到您，再見(jiàn)”
“謝謝你的來(lái)電，李濤先生。再見(jiàn)”
如果所在單位或部門(mén)規定的標準的通話(huà)結束語(yǔ)，則應在每次通話(huà)結束前使用這句結束語(yǔ)。切不可正題剛講完便“啪”的掛上電話(huà)，使對方措手不及。
6、撥錯了電話(huà)號碼要道歉，決不可掛上了了之，因為這樣是很不禮貌的。
道歉的態(tài)度要誠懇，話(huà)不必多，您可以說(shuō)：“對不起，我可能撥錯電話(huà)號碼勒”。不可盤(pán)問(wèn)對方為什么不是自己要找的人。同時(shí)，可以詢(xún)問(wèn)一下對方的號碼，看是否與自己所撥的號碼相同，以免再次撥錯。同時(shí)，別忘了要道聲“再見(jiàn)”。
�。ㄋ模�、通話(huà)過(guò)程中可能出現的問(wèn)題以及處理方法
1、線(xiàn)路中斷
撥打電話(huà)的一方應主動(dòng)重撥，接話(huà)方則應靜待一、二分鐘后方可離開(kāi)。重撥以越早越好，接通后應先表示歉意，盡管這也并非是自己的過(guò)錯。
既是通話(huà)即將結束時(shí)出現線(xiàn)路中斷，也要重撥，繼續把話(huà)講完。否則，就像交談中棄人而去，是很失禮的事。況且，既是你的話(huà)講完了，對方可能還有更多的話(huà)要講。要是在一定時(shí)間內打電話(huà)的一方仍未重撥，接電話(huà)一方也可撥過(guò)去，并且可以這么說(shuō)：“剛才您是否講完了，還有其他問(wèn)題（事情）嗎？”
線(xiàn)路中斷常發(fā)生于“持機稍侯”和等待轉接電話(huà)的時(shí)候，雖然令人惱火，但在接通時(shí)也不可暴露任何不滿(mǎn)。因為也許是由于對方不了解電話(huà)系統操作而出的差錯，并非出于故意。但作為請人稍侯和轉接電話(huà)的一方而言，應主動(dòng)表示歉意并迅速接通對方所需要的電話(huà)。
2、接通時(shí)受到干擾
如果接電話(huà)時(shí)室內已經(jīng)有人和通話(huà)時(shí)有人闖入而沒(méi)有退出室外，你可先對話(huà)筒說(shuō)聲“對不起”，然后有禮而堅定地對進(jìn)來(lái)的人說(shuō)：“我待會(huì )再去找你”，示意其退出。
在上司打電話(huà)時(shí)，如果秘書(shū)確有急事非馬上找他，可以將要談的問(wèn)題寫(xiě)在便條上放在他的眼前，然后再退出。
3、沒(méi)有時(shí)間談話(huà)
對于這種電話(huà)無(wú)非是接還是不接，權衡的關(guān)鍵在于來(lái)電的重要與否和矛盾的輕重程度（如手頭的工作能不能暫時(shí)擱置，或者是來(lái)電能不能三言?xún)烧Z(yǔ)講完）。
這時(shí)對方并不知道你的處境，所以在接電話(huà)時(shí)不妨向對方直言。這樣做是允許的，也不失禮。比如，可以告訴對方：“我正在打今天下午要用的報告，能不能待會(huì )為兒給你回電話(huà)？”這樣對方了解你不想接并非出于不尊重，同時(shí)也可使他有所選擇，或是同意以后再通電話(huà)，或是三言?xún)烧Z(yǔ)講完來(lái)電。
如果當時(shí)的確很忙而又深知來(lái)電話(huà)者講話(huà)啰嗦，則告訴對方遲些時(shí)候回電話(huà)，這樣對雙方都比較合適，而且不失禮貌。
4、很難對付的電話(huà)
有的人講話(huà)聽(tīng)不清或很難懂，應在通話(huà)開(kāi)始時(shí)就向其說(shuō)明。
有的人喜歡在電話(huà)里大發(fā)脾氣�？梢赃m當地讓對方發(fā)泄心中的怒氣�；卦�(huà)人的語(yǔ)調要安詳，沉穩。
有的人東拉西扯，談不到點(diǎn)子上。應有禮貌地把問(wèn)題引上正題。
有的人像牛皮糖，是很纏人。不管是否會(huì )干擾別人，他總是在電話(huà)里說(shuō)個(gè)沒(méi)完，或三番五次地打電話(huà)來(lái)。對付這種人，只要不說(shuō)“我對你不感興趣”，用什么辦法加以拒絕都行。對他們說(shuō)話(huà)要直截了當，不能過(guò)于婉轉，可以說(shuō)，自己正在忙，有空便回電話(huà)。比如說(shuō)：“謝謝你多次來(lái)電話(huà)，只是我們已經(jīng)選好了辦公用品的供應商”。
�。ㄎ澹�、在對方電話(huà)答錄機中留言
1、等到對方電話(huà)預先錄制的請留言信息結束，在聽(tīng)到特殊的提示音后開(kāi)始留言；
2、先清楚地說(shuō)出自己的姓名和單位的名字；
3、清楚說(shuō)明要給誰(shuí)留言，最好留下全名；
4、間潔說(shuō)明留言的內容，一定要做到信息簡(jiǎn)短明了；
5、對于姓名和地址等主要詞匯，可運用拼寫(xiě)再次確定，如李海先生的名字是木子李，大海的大海；
6、如果信息中藥留言數字，應緩慢述說(shuō)，并再次重復；
7、然后說(shuō)出留言的日期和具體時(shí)間；
8、掛斷之前，自己要向對方說(shuō)“謝謝”和其他禮貌用語(yǔ)。
秘書(shū)接打電話(huà)和處理電話(huà)中問(wèn)題的方法 篇2
如何有效打電話(huà)?
1.準備好電話(huà)號碼，確保周?chē)察o，嘴里不含東西，琢磨好說(shuō)話(huà)內容、措詞和語(yǔ)氣語(yǔ)調。
2.如無(wú)急事，非上班時(shí)間(上午不早于9點(diǎn)，晚上不晚于5點(diǎn))不打電話(huà)。
3.撥錯電話(huà)，要向對方表示歉意。
4.做自我介紹，扼要說(shuō)明打電話(huà)的目的和事項。詢(xún)問(wèn)和確認對方的姓名、所在部門(mén)和職位。記錄對方談話(huà)內容并予以確認。
5.如果對方不在，而事情不重要或不保密時(shí)，可請代接電話(huà)者轉告。相反，應向代接電話(huà)者詢(xún)問(wèn)對方的去處和聯(lián)系方式，或把自己的聯(lián)系方面留下，讓對方回來(lái)后回電話(huà)。
6.感謝對方或代接電話(huà)者，并有禮貌地說(shuō)聲“再見(jiàn)”。
當然，一般情況下陌生銷(xiāo)售是很難一次達成的，我們不妨分為三部分：第一次電話(huà)拜訪(fǎng)，第二次電話(huà)跟進(jìn)，第三次促成交款。
第一次電話(huà)拜訪(fǎng)：
1、讓客戶(hù)說(shuō)是，不要給客戶(hù)拒絕的機會(huì )
第一次打電話(huà)可以提到產(chǎn)品，但是不要問(wèn)客戶(hù)是不是需要，因為第一次電話(huà)客戶(hù)是很防備的，只要一問(wèn)他是否需要，他很可能馬上回答不需要，然后掛掉電話(huà)�？梢栽囍�(zhù)問(wèn)客戶(hù)一些答案肯定的問(wèn)題。
2、在通話(huà)結束時(shí)，一定要給自己下一次的電話(huà)跟進(jìn)找到一個(gè)理由，讓下一次的.電話(huà)順利成章，每增加一次溝通，成交機會(huì )就增加一些。
3、在給客戶(hù)留手機號的時(shí)候，一定要確保對方已經(jīng)記錄下來(lái)，這樣，萬(wàn)一客戶(hù)真的需要的時(shí)候，可以保證能順利的聯(lián)系到你。
第二次的跟進(jìn)：
1、真實(shí)的謊言
這個(gè)是銷(xiāo)售過(guò)程中最核心的部分。真實(shí)的謊言，就是一些可以讓你產(chǎn)生有利于保險聯(lián)想的事實(shí)，而你聯(lián)想的事實(shí)不是事實(shí)。比如一個(gè)廣告可以說(shuō)：百分之九十的人使用了這個(gè)產(chǎn)品都很滿(mǎn)意，實(shí)際上他可能只調查了10個(gè)人，其中有九個(gè)人沒(méi)說(shuō)這個(gè)產(chǎn)品不好而已。這個(gè)商家有撒謊嗎，沒(méi)有，但是我們聽(tīng)到這個(gè)話(huà)會(huì )理解成什么呢?
2、避實(shí)就虛
當你的客戶(hù)問(wèn)一些問(wèn)題，而這些問(wèn)題很致命的時(shí)候，可以避開(kāi)他的話(huà)題，說(shuō)一些貌似相關(guān)的話(huà)。
3、營(yíng)造產(chǎn)品稀缺的氣氛，讓客戶(hù)珍惜機會(huì )
一定不能讓客戶(hù)覺(jué)得這個(gè)保險產(chǎn)品是隨時(shí)隨地都有的，一定要讓他感覺(jué)到數量有限。同時(shí)讓客戶(hù)覺(jué)得他想要的結果是很難才爭取到的，讓他他會(huì )珍惜并最終進(jìn)行交易。
第三次促成交款：
直接催款會(huì )讓人反感，你可以委婉地催客戶(hù)交款，不交款一切是誰(shuí)都白搭。
提示一點(diǎn)，匯款之后是要把匯款單給客戶(hù)傳真過(guò)去的，證明匯款了。給客戶(hù)一種可靠的感覺(jué)，會(huì )為他的轉介紹做好鋪墊。
隨時(shí)跟同行高手學(xué)習，是快速成長(cháng)的又一重要法門(mén)，但有兩個(gè)重要提醒：
1、銷(xiāo)售小白想快速成長(cháng)，一則要跟高手學(xué)習，二者要善于借鑒，這是上手最快的方法;
2、給同行打電話(huà)，隨時(shí)要做好記錄，放下電話(huà)后要提煉對方話(huà)術(shù)的關(guān)鍵詞。一路筆記做下來(lái)，自然容易發(fā)現各種干貨。
以上是銷(xiāo)售的過(guò)程，而前提必須堅持誠信原則。任何一個(gè)負責任的代理人都終會(huì )獲得成功，只要你堅持和努力下去。
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