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秘書(shū)職業(yè)能力的培養
在日常生活或是工作學(xué)習中，大家或多或少都會(huì )接觸過(guò)秘書(shū)吧，以下是小編幫大家整理的秘書(shū)職業(yè)能力的培養，希望能夠幫助到大家。
職業(yè)能力結構的概念
在勞動(dòng)與社會(huì )保障部的研究課題《國家技能振興戰略》中，按職業(yè)分類(lèi)規律把人的能力分成三個(gè)層次：職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力。職業(yè)特定能力是指每一個(gè)職業(yè)獨特的、在工作過(guò)程中直接運用的、只適用于這個(gè)職業(yè)的崗位職業(yè)能力;行業(yè)通用能力是在一個(gè)大類(lèi)行業(yè)中，職業(yè)工作者在一般職業(yè)活動(dòng)中所需具備的、在技術(shù)和專(zhuān)業(yè)上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類(lèi)行業(yè)內的不同職業(yè)或崗位;核心能力是從事所有行業(yè)職業(yè)職業(yè)活動(dòng)的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點(diǎn)。
職業(yè)核心能力作為具有普適性的適用于各行業(yè)、各職業(yè)崗位的基本能力，可以分為三個(gè)部分：基礎核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力�；A核心能力大致可以包括：職業(yè)溝通能力、團隊合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問(wèn)題能力、信息處理能力、創(chuàng )新創(chuàng )業(yè)能力等;延伸核心能力的具體內容包括：領(lǐng)導力、執行力、個(gè)人與團隊管理能力、禮儀素質(zhì)、五常管理能力、心理平衡等。
秘書(shū)職業(yè)能力的結構性要求
秘書(shū)職業(yè)能力應該包含哪些方面，這是文秘專(zhuān)業(yè)教育工作者和相關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者一直在探討的問(wèn)題。比較常見(jiàn)的是將秘書(shū)職業(yè)能力分為專(zhuān)業(yè)能力、方法能力、社會(huì )能力三個(gè)層面。也有學(xué)者將秘書(shū)職業(yè)能力分為基本能力和綜合能力兩個(gè)層面。也有一些學(xué)者將秘書(shū)職業(yè)能力整體概括為五個(gè)方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團隊合作能力�；蛘邚拿貢�(shū)崗位對能力的需求出發(fā)，認為秘書(shū)應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調能力、收集與選擇信息能力、口頭與書(shū)面表達能力、操作與辦事能力。
如果從秘書(shū)職業(yè)教育的角度來(lái)看，為了將秘書(shū)職業(yè)能力的培養落實(shí)在具體的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)課程體系設計上，有層次地對秘書(shū)職業(yè)能力進(jìn)行結構性劃分具有重要的意義——能力結構劃分對課程體系結構具有的對應性指導價(jià)值。從這個(gè)角度出發(fā)，可以按照《國家技能振興戰略》的研究課題中職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力三個(gè)層次。
(一)秘書(shū)職業(yè)核心能力。秘書(shū)職業(yè)核心能力不是針對秘書(shū)職業(yè)自身，是涵蓋所有職業(yè)的能力要求，包括：溝通與交際能力、團隊合作能力、學(xué)習能力、理解與判斷能力、外語(yǔ)應用、信息處理能力、組織與協(xié)調能力、決策能力。
(二)秘書(shū)職業(yè)通用能力。秘書(shū)職業(yè)不同于其他職業(yè)，缺少明確的行業(yè)背景，或者說(shuō)是跨行業(yè)的普適性崗位，在不同的行業(yè)中，秘書(shū)工作都要涉及該行業(yè)的通用能力。但就秘書(shū)職業(yè)教育來(lái)說(shuō)，無(wú)法兼顧所有的行業(yè)，雖然可以選擇相關(guān)行業(yè)作為秘書(shū)職業(yè)教育的行業(yè)背景方向，但在行業(yè)通用能力培養方面很難真正實(shí)現。因此，秘書(shū)職業(yè)通用能力應該圍繞秘書(shū)類(lèi)崗位在不同行業(yè)中通用的能力來(lái)展開(kāi)，包括幾個(gè)方面：調研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力。
(三)秘書(shū)職業(yè)特定能力。對于秘書(shū)職業(yè)特有有的能力來(lái)說(shuō)，職業(yè)特定能力包括以下幾個(gè)方面：文書(shū)擬寫(xiě)能力、會(huì )議組織與管理能力、活動(dòng)策劃與執行能力、辦公室事務(wù)處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
秘書(shū)職業(yè)能力培養的結構性問(wèn)題
當前，秘書(shū)職業(yè)教育的現狀是偏重于專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習，強調對職業(yè)特定能力培養，職業(yè)核心能力也開(kāi)始得到重視，但對行業(yè)通用能力的研究和實(shí)踐還比較薄弱，存在秘書(shū)職業(yè)能力培養的結構性失衡的現象。
(一)秘書(shū)職業(yè)能力培養偏重于職業(yè)特定能力。當前職業(yè)教育普遍實(shí)行雙證制，職業(yè)院校的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)在進(jìn)行課程體系構建和教學(xué)實(shí)施過(guò)程中，一般都會(huì )參照勞動(dòng)和社會(huì )保障部制定了秘書(shū)國家職業(yè)標準和中國高教學(xué)會(huì )秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)委員會(huì )制定了中國秘書(shū)崗位職業(yè)標準。從前文秘書(shū)國家職業(yè)標準和職業(yè)鑒定考核內容可以看出，盡管標準中體現了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。
(二)職業(yè)核心能力培養需要加強。在秘書(shū)職業(yè)核心能力中，溝通與交際能力的培養在一般的職業(yè)教育中都受到重視，除了開(kāi)設溝通類(lèi)課程以外，在公共課和專(zhuān)業(yè)課的教學(xué)過(guò)程中，通過(guò)小組活動(dòng)、總結和匯報等形式得到了體現;信息處理能力、團隊合作能力的培養雖然可以在課堂教學(xué)環(huán)節、小組實(shí)訓任務(wù)等教學(xué)設計中得以體現，但因為缺乏真實(shí)的工作情境，往往流于形式，達不到預想的效果;在學(xué)習能力培養方面，往往受職業(yè)教育學(xué)校學(xué)習環(huán)境和學(xué)習氣氛的影響，以及教師對學(xué)習能力培養方法的缺乏，很難落到實(shí)處;組織與協(xié)調能力、決策能力的培養大多處于一種放任自流的狀態(tài)，完全依賴(lài)學(xué)生社團和學(xué)生活動(dòng)支撐，只有小部分積極主動(dòng)的學(xué)生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養缺失;外語(yǔ)應用能力的培養盡管有教學(xué)課時(shí)的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒(méi)有針對性的培養。
(三)秘書(shū)職業(yè)通用能力培養薄弱。由于當前職業(yè)教育還處于一種半封閉式教育，學(xué)生的社會(huì )參與度不高，調研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力等能力的培養缺少必要的施行條件，盡管職業(yè)院校一直致力于校企合作，但合作質(zhì)量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書(shū)類(lèi)專(zhuān)業(yè)難度更大，這些都使得秘書(shū)職業(yè)通用能力培養處于一種空白狀態(tài)。 四、秘書(shū)職業(yè)能力培養的對策
針對秘書(shū)職業(yè)能力結構培養存在的問(wèn)題，職業(yè)教育院校在秘書(shū)職業(yè)能力培養方面應從課程體系構建、教學(xué)模式設計、測評體系改革和實(shí)訓實(shí)習條件建設等幾個(gè)方面進(jìn)行改革和實(shí)踐，實(shí)現秘書(shū)職業(yè)能力的平衡培養。
(一)職業(yè)能力結構模塊課程體系構建
1、培養目標：根據秘書(shū)人員的社會(huì )需求情況以及不同層級秘書(shū)職業(yè)崗位能力需求的變化，結合職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力三個(gè)層面的職業(yè)能力要求，分析并制定高職文秘專(zhuān)業(yè)人才培養目標和規格。
2、課程結構：將行業(yè)標準和企業(yè)標準與國家職業(yè)資格標準融合，以秘書(shū)職業(yè)能力結構分析為基礎，優(yōu)化課程結構，構建涵蓋職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力的結構完整、層次分明的課程體系。
3、課程開(kāi)發(fā)：根據行業(yè)標準和企業(yè)標準，參考秘書(shū)職業(yè)資格標準，將三個(gè)層次的職業(yè)能力要求分解為若干職業(yè)能力模塊，以能力模塊為依據，開(kāi)發(fā)針對性的能力培養課程。
(二)工作過(guò)程導向教學(xué)模式設計。
在課程教學(xué)方面，圍繞秘書(shū)職業(yè)能力模塊培養的目標，以秘書(shū)崗位工作過(guò)程中能力需求為核心，以學(xué)生主動(dòng)性學(xué)習方式為主體，設計課程教學(xué)模式。
1、教學(xué)內容選�。焊鶕貢�(shū)職業(yè)能力模塊劃分，在秘書(shū)職業(yè)特定能力、通用能力、核心能力三個(gè)層面，確定課程職業(yè)能力培養目標，圍繞培養目標，選取教學(xué)內容。
2、教學(xué)方法設計：結合秘書(shū)工作過(guò)程中的典型工作任務(wù)，規劃項目任務(wù)，以項目為中心，采取案例教學(xué)法、項目教學(xué)法、模擬教學(xué)法、引導文法或者角色扮演法等多種行為導向教學(xué)方法，設計教學(xué)環(huán)節，讓學(xué)生在自主學(xué)習中掌握秘書(shū)職業(yè)工作過(guò)程中的能力培養。
(三)職業(yè)能力測評體系構建。
在評價(jià)體系方面，可借鑒秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)的考評機制和方法，建立多層次的職業(yè)能力測評體系。
1、職業(yè)能力模塊測評體系：以課程的職業(yè)能力培養目標位核心，進(jìn)行單項職業(yè)能力測評，考查學(xué)生職業(yè)能力結構中相應模塊的能力。這個(gè)測評可作為學(xué)生相應課程的學(xué)習結果考核。
2、職業(yè)能力綜合測評體系：根據三個(gè)層面的職業(yè)能力結構培養要求，設計綜合的職業(yè)能力測評�？梢苑譃閮蓚�(gè)層次：一是年度職業(yè)能力培養綜合測評;二是畢業(yè)生職業(yè)能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進(jìn)行，后者在畢業(yè)年進(jìn)行。
通過(guò)職業(yè)能力培養測評體系的建設，可以使職業(yè)能力培養目標具體化、明確化。通過(guò)測評結果的分析，可以準確了解學(xué)生職業(yè)能力培養的質(zhì)量，并促進(jìn)教學(xué)內容和方法的改革。
(四)實(shí)訓和實(shí)習環(huán)節設置。
實(shí)訓和實(shí)習環(huán)節，是學(xué)生從學(xué)習狀態(tài)到工作狀態(tài)的能力轉化階段。實(shí)訓和實(shí)習的效果，既是學(xué)生職業(yè)能力培養的一個(gè)階段，也是專(zhuān)業(yè)教學(xué)效果的檢討。
1、實(shí)訓環(huán)節：實(shí)訓環(huán)節可以分為校內實(shí)訓和校外實(shí)訓。校內實(shí)訓主要依托于校內的實(shí)訓室，側重于完成相應專(zhuān)業(yè)技能的訓練;校外實(shí)訓，側重于校外質(zhì)詢(xún)基地的建設，重在企業(yè)狀態(tài)下文秘專(zhuān)業(yè)的觀(guān)察、學(xué)習、訓練以及秘書(shū)崗位的認識，保障學(xué)生在真實(shí)環(huán)境中鍛煉自身的職業(yè)技能。
2、實(shí)習環(huán)節：實(shí)習環(huán)節也可以分成校內實(shí)習和企業(yè)實(shí)習兩個(gè)部分。校內實(shí)習可依托秘書(shū)專(zhuān)業(yè)創(chuàng )辦秘書(shū)事務(wù)所，或者學(xué)校相關(guān)的行政部門(mén)，采取靈活的方式。秘書(shū)事務(wù)所可以模仿國外的學(xué)生公司或者模擬公司的形式，對外是經(jīng)濟實(shí)體，提供秘書(shū)服務(wù)，對內則是課堂教學(xué)的延伸，是秘書(shū)實(shí)訓場(chǎng)所，這在個(gè)別職業(yè)院校已有成果的嘗試;企業(yè)實(shí)習目前各院校均有明確的規定，在此不作論述。
實(shí)訓和實(shí)習環(huán)節的設計，目的是在校內、外為學(xué)生創(chuàng )造較多的模擬和實(shí)際工作環(huán)境，使學(xué)生掌握企業(yè)的生產(chǎn)、管理規律和方法，感受企業(yè)文化，彌補在校學(xué)習的不足，完成職業(yè)特定能力，尤其是職業(yè)通用能力和核心能力的培養，以適應以后實(shí)際工作的需要和未來(lái)職業(yè)的發(fā)展。
總之，秘書(shū)職業(yè)能力培養，必須改變知識和技能混合培養的模式，明確秘書(shū)職業(yè)能力的結構要求，并針對結構性的職業(yè)能力要求，在培養目標、教學(xué)模式、考核體系等方面進(jìn)行改革和建設，以職業(yè)能力綜合培養為秘書(shū)職業(yè)教育和教學(xué)的核心，以職業(yè)能力模塊式培養為基礎，以實(shí)訓和實(shí)習為拓展，將職業(yè)特定能力、職業(yè)通用能力、職業(yè)核心能力培養融合，形成完整的秘書(shū)人才培養模式，保證秘書(shū)人才培養質(zhì)量滿(mǎn)足經(jīng)濟、社會(huì )發(fā)展的需求。
科學(xué)定位，樹(shù)立起明確目標
在《秘書(shū)職業(yè)技能標準》一書(shū)上 “秘書(shū)”是這樣定義的：專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導決策及實(shí)施服務(wù)的人員。但在實(shí)際工作中，很多人感受不到協(xié)助領(lǐng)導處理重大事務(wù)及決策等職能，而是每天徘徊在文件收發(fā)、撰寫(xiě)會(huì )議紀要及簡(jiǎn)單的文字材料、檔案管理及其他日常服務(wù)性工作中。一般來(lái)說(shuō)，文件收發(fā)、檔案管理和撰寫(xiě)材料等不同“板塊”又會(huì )分配給不同人員。這樣，很多在職文秘人員都會(huì )覺(jué)得工作量太少，很多時(shí)候會(huì )無(wú)所事事。這樣就很容易陷入沒(méi)有成就感甚至走向懶散的狀態(tài)，最終憑借一杯茶和一臺電腦來(lái)打發(fā)掉大部分時(shí)間�？伤自�(huà)說(shuō)：少年易學(xué)老難成，一寸光陰不可輕，對于剛踏上工作崗位的人來(lái)說(shuō)，其實(shí)正是學(xué)習和鍛煉的最佳時(shí)機。但如果對自身工作認識不清，對自己要求不嚴，往往會(huì )覺(jué)得不知道學(xué)什么和做什么的問(wèn)題，三年五載后，很多人還是和剛工作一樣，“沒(méi)思想、沒(méi)技能和沒(méi)能力”的“三無(wú)”人員。其實(shí)，文秘還要從等級上劃分，一般可分為初級秘書(shū)、中級秘書(shū)和高級秘書(shū)三個(gè)類(lèi)別。對于剛走上崗位的初級文秘人員，只要具備了基本的辦公軟件操作能力，最基本的應用寫(xiě)作能力，就可以勝任工作，但對于高級文秘，不僅對辦事能力及應用寫(xiě)作能力有更高的要求，而且對法律、稅務(wù)、金融等各方面知識要掌握了解，才能具備為領(lǐng)導處理事務(wù)及決策的能力。
另外，文秘人員要時(shí)刻謹記自己的職業(yè)角色。文秘盡管擔任著(zhù)為領(lǐng)導決策的職能，但這個(gè)決策只是起參謀的作用，文秘工作“輔助領(lǐng)導”的本質(zhì)亙古未變，在日常的工作中，文秘工作者不能出現擅自為領(lǐng)導決策或者行使權力的越職行為。文秘是一個(gè)默默無(wú)聞的幕后工作者。
秘書(shū)是一項瑣碎繁雜的工作。作為初級文秘人員，要對文秘工作有個(gè)科學(xué)的定位，真正理解文秘的性質(zhì)�！安幌胱鰧④姷氖勘皇呛檬勘�，我想說(shuō)的是，不想做一個(gè)優(yōu)秀的高級秘書(shū)的文秘不是好文秘。每個(gè)人的一生是短暫的，能用于工作的時(shí)間更是短暫的，我們應該具備干一行，愛(ài)一行的職業(yè)道德，在平凡的崗位中，既能兢兢業(yè)業(yè)，又能開(kāi)拓創(chuàng )新，在社會(huì )中做出自己的一番貢獻。
勤鉆務(wù)實(shí)，從點(diǎn)滴中鍛煉成長(cháng)
目前受就業(yè)形勢的影響，許多大學(xué)畢業(yè)生不能選擇與自己專(zhuān)業(yè)對口的職業(yè)，而是從事了秘書(shū)行業(yè)。同時(shí)，由于缺乏實(shí)踐工作經(jīng)驗，文秘人員對日常工作都需要經(jīng)歷一個(gè)不熟練到熟練、不老練到老練的過(guò)程。俗話(huà)說(shuō)：書(shū)山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟。對日常工作要用一顆細膩的心多看、多學(xué)、多問(wèn)，只有通過(guò)堅持不懈的努力，工作才能得心應手。
一方面要認真學(xué)習相關(guān)辦公技能。一是能熟練掌握辦公軟件及辦公設備。靈活運用office、wps等辦公軟件進(jìn)行文字處理、表格制作、簡(jiǎn)單的數據庫操作等以及對傳真機、打印機、投影儀、攝影機等辦公設備能熟練操作。當今世界是科技技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，軟件和設備更新周期越來(lái)越短，但日常事務(wù)處理中，每天都離不開(kāi)它。這要求文秘能用心地學(xué)習和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。二是快速掌握辦公流程的同時(shí)巧妙利用辦公技巧。文秘是一份檢驗人細心和耐心的活兒。對于剛走上崗位的文秘來(lái)說(shuō)，向有經(jīng)驗的人耐心學(xué)習辦事流程，細心體會(huì )辦事技巧，是走向成熟的有效捷徑。文秘人員在日常的公文處理、檔案管理及其它服務(wù)工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有這樣才能不誤時(shí)機、影響大局。例如公文處理，在進(jìn)行下載到存檔的過(guò)程，一定要注意文件的緊急程度及督辦力度，保證傳閱過(guò)程中不丟失，其中的細節方面更需要細致耐心和相關(guān)技巧。
另一方面學(xué)習了解相關(guān)政策法規。為領(lǐng)導參謀建議及起草公文是秘書(shū)的重要職責，但不管是參謀建議還是起草公文都要求能熟悉基本的政策知識和法律法規知識。這就要求文秘人員能勤看報紙、電視，勤于了解國際、國內形勢，掌握黨和國家的相關(guān)路線(xiàn)、方針和政策。秘書(shū)“說(shuō)話(huà)做事”決不能違背國家法規和政府的政策精神，為適應將來(lái)更高目標的實(shí)現，學(xué)習并掌握政策制定方面的知識是初級文秘的必修課。一名有干練和魄力的秘書(shū)，是在學(xué)習和實(shí)踐的點(diǎn)滴中不斷磨礪鍛煉出來(lái)的。
勤于練筆，厚積薄發(fā)待時(shí)展
杰出的寫(xiě)作能力是文秘人員應具備的重要素質(zhì)。公文起草、領(lǐng)導講話(huà)、總結計劃及各類(lèi)宣傳稿件等，無(wú)不體現出文秘人員的文字功底和寫(xiě)作能力�！澳緹o(wú)本必枯，水無(wú)源必竭”，文秘要想寫(xiě)出優(yōu)秀的文章，就要在鍛煉的同時(shí)學(xué)會(huì )不斷的積累材料和積累技巧。首先是積累材料�！安环e跬步，無(wú)以至千里;不積小流，無(wú)以成江�！�，材料積累是文秘做好文稿寫(xiě)作的基礎。平時(shí)看書(shū)看報時(shí)，可以把佳詞麗句、名言名段摘抄出來(lái)，把有啟發(fā)性的文章剪切出來(lái)。上網(wǎng)瀏覽時(shí)，可以對網(wǎng)絡(luò )信息進(jìn)行披沙揀金、去蕪存精，搜集一些對自己寫(xiě)作有幫助的文本文檔和圖片資料。同時(shí)，對這些搜集到的材料，要進(jìn)行分類(lèi)整理，以便加強記憶和隨時(shí)查閱。其次是積累技巧。公文寫(xiě)作同求學(xué)期間應試考試寫(xiě)作及自己隨性而發(fā)的寫(xiě)作是有本質(zhì)區別的。作為文秘，不僅要客觀(guān)的審視這一體裁，而且要學(xué)會(huì )不斷的總結經(jīng)驗。在平常起草公文、撰寫(xiě)領(lǐng)導講話(huà)稿等材料時(shí)，要追求“求真、求深、求短和求鮮”的文風(fēng)，學(xué)會(huì )用科學(xué)理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導實(shí)踐，不斷提高自己的寫(xiě)作能力。文秘這支“筆桿子”不僅能很好地為領(lǐng)導決策服務(wù)，而且能更好地為基層、為群眾說(shuō)話(huà)。最后是積累語(yǔ)感，形成敏捷思維。盡管網(wǎng)絡(luò )時(shí)代能為我們寫(xiě)作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和見(jiàn)地還是需要不斷積累和培養的。古人云：“讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神�！倍嘧x書(shū)，能開(kāi)闊眼界，多品讀，能讓我們感知語(yǔ)言世界的神韻。在工作之余，除了要廣泛涉獵各種書(shū)籍外，還應該“獨有情鐘”，因為只有反復品讀，爛熟于心，工作中才會(huì )靈感頻現，思維才會(huì )敏捷活躍，獨辟見(jiàn)解才會(huì )橫空出世。
積累和寫(xiě)作是文秘生活中的重要組成部分，兩者相輔相成，文秘應學(xué)會(huì )在積累中不斷提高寫(xiě)作的能力，在寫(xiě)作中不斷學(xué)會(huì )積累實(shí)用的材料，這樣才能培養出出口成章，下筆成文的工作素養和能力。
塑造形象，大方得體的交際能力
文秘工作不僅要上傳下達，而且要對外接待，培養大方得體的交際能力是一門(mén)必修課。一個(gè)人的氣質(zhì)主要是從一舉一動(dòng)、一言一語(yǔ)中得以展現的。對于男秘書(shū)來(lái)說(shuō)，穿上西裝革履系上領(lǐng)帶，理個(gè)精神點(diǎn)的頭發(fā)，形象就能煥然一新。但要想成為一名優(yōu)雅大方的女秘書(shū)則沒(méi)這么簡(jiǎn)單，俗話(huà)說(shuō)，“十分人品，三分內在七分打扮”，可見(jiàn)衣著(zhù)打扮對女士精神氣起著(zhù)十分重要的作用，女文秘應根據不同氣候、場(chǎng)合來(lái)選擇自己的衣著(zhù)，同時(shí)，還要注重自己的妝容，這樣不僅能給辦公室增添色彩與活力，而且能給領(lǐng)導、同事及客戶(hù)展現出得體大方的形象。其次學(xué)會(huì )察言觀(guān)色。文秘要學(xué)會(huì )從觀(guān)察別人的言語(yǔ)臉色來(lái)揣摩對方的心理。學(xué)會(huì )“聽(tīng)”不僅是促進(jìn)交往的重要手段還是一門(mén)藝術(shù)。不管是傾聽(tīng)領(lǐng)導交待某事或是接待客戶(hù)時(shí),我們都要用心的聽(tīng)，聽(tīng)出其中的意圖 ，同時(shí)，加以恰當的目光交流和得體的身體語(yǔ)言，不僅能把自己的真誠和感情傳達給對方，更為重要的是，說(shuō)話(huà)者會(huì )有被尊重的感覺(jué)和知遇之恩。最后是恰當的表達能力。一個(gè)人的說(shuō)話(huà)能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平。文秘人員不僅涉及的面廣，而且接觸的人員復雜，要想把諸多事務(wù)處理得體，把復雜關(guān)系理順。文秘在表達時(shí)要注意言語(yǔ)的簡(jiǎn)潔得體，以及要有較強的應變能力。在向領(lǐng)導匯報情況或向同事傳達指示時(shí)，要注意語(yǔ)言的清晰、簡(jiǎn)潔和富有邏輯性;在處理突發(fā)事件時(shí)，要沉著(zhù)善斷，體現大局的能力;在面對難堪場(chǎng)面時(shí)，要有委婉圓場(chǎng)的能力。
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