文秘人員如何辦好公文

　　文秘人員主要的工作就是辦文、辦會(huì )、辦事。其中，辦文是文秘人員最基本的工作，也是最難做好的工作。下面是小編整理的文秘人員如何辦好公文，歡迎大家參考！

　　文秘人員如何辦好公文1

　　我認為，寫(xiě)材料不同于一般寫(xiě)作，文筆好、套路通、格式對，未必就能寫(xiě)好公文材料，因為這三者可能只是公文寫(xiě)作的基本手段、工具和途徑，而內容才是公文寫(xiě)作的關(guān)鍵。事實(shí)上，如果公文沒(méi)有充實(shí)的內容，就難免空洞無(wú)物、文不對題、不知所云，不可能產(chǎn)生任何公文功效和價(jià)值。這樣的公文向上報，則無(wú)法反映情況、爭得支持；向下發(fā)，則無(wú)法凝聚人心、統一思想、指導工作；橫向送，則無(wú)法溝通情況、求得協(xié)同；放在內部用，則無(wú)法總結得失、查找問(wèn)題、推動(dòng)工作。那么，公文的內容來(lái)自哪里？絕對不是憑幾個(gè)文秘人員“拍腦袋”憑空想出來(lái)的，也不是拼拼湊湊摘抄出來(lái)的，而是主要來(lái)自于一個(gè)單位主要領(lǐng)導及其團隊的所思、所想、所見(jiàn)、所聞和所為，以及實(shí)際工作的開(kāi)展情況。從這點(diǎn)上說(shuō)，公文材料從一個(gè)側面代表了一個(gè)班子特別是主要領(lǐng)導的思想高度、履職能力和領(lǐng)導水平。事實(shí)也是這樣，沒(méi)有主要領(lǐng)導或分管領(lǐng)導的認可和簽發(fā)，沒(méi)有一個(gè)公文可以發(fā)出去、可以產(chǎn)生實(shí)際效應。平時(shí)我們說(shuō)的文責自負，其責任主體只能是主要領(lǐng)導或分管負責人。那么，公文質(zhì)量是否與文秘人員沒(méi)有絲毫聯(lián)系呢？這肯定也是不對的。如果文秘人員基本素質(zhì)好，且善于學(xué)習、勤于思考、勤奮工作，特別是在廣泛積累的基礎上融會(huì )貫通地應用，就可以輔助單位領(lǐng)導把公文辦得更好。因此，作為一名合格的文秘人員，不能簡(jiǎn)單作為單位領(lǐng)導的小跑腿、傳聲筒、留聲機，而更應融入整個(gè)團隊成為單位工作的參與者、策劃者、輔政者。只有這樣，代擬的公文才能真實(shí)反映單位實(shí)際、體現領(lǐng)導意圖、履行單位職能，才能通過(guò)公文來(lái)更好地指導面上工作、推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。這里，圍繞辦好文，與大家分享我對辦文規律的認識和把握。

　　第一，文秘人員辦好文，要參與單位重要工作和熟悉相關(guān)情況。我們也經(jīng)�？吹竭@樣一種現象：寫(xiě)的人不做，做的人不寫(xiě)。如上面要求某單位報一份材料，多半由該單位辦公室同志捉筆代勞。讓人揪心的是，這些辦公室同志從未參與過(guò)這項工作的推進(jìn)，只是看其他科室同志報來(lái)的情況以及他們的臆想，整合一下了事。設想一下，這樣的上報材料質(zhì)量能高嗎？在“兩辦”這段日子，我們經(jīng)�？匆恍﹩挝簧蠄蟮臅�(huì )議精神貫徹落實(shí)材料，情況很糟糕，基本上是小辦公室在應付大辦公室，因為這些小辦公室同志根本就沒(méi)有參加過(guò)區里會(huì )議，連區領(lǐng)導講話(huà)也因未下發(fā)而沒(méi)看過(guò)，這樣的上報材料難免是牛頭不對馬嘴、瞎說(shuō)一氣，有時(shí)幾個(gè)街鎮上報的材料基本雷同，有相互抄襲的嫌疑。相對而言，我就比較幸運，在“兩辦”工作的八年里，一直有機會(huì )旁聽(tīng)各類(lèi)會(huì )議，特別是跟隨區政府主要領(lǐng)導參與其絕大部分會(huì )議和活動(dòng)，翻看其參加市里會(huì )議的筆記以及會(huì )議材料。即便如此，有些材料自感寫(xiě)不出、寫(xiě)不好，但主要領(lǐng)導也不埋怨。他認為，畢竟我不了解情況，寫(xiě)不出來(lái)很正常，于是他就自己動(dòng)手撰寫(xiě)、補充和修改文稿�；�于這一因素，區府辦一直要求文字口同志必須旁聽(tīng)區長(cháng)辦公會(huì )、區政府常務(wù)會(huì )議以及區政府其它重要會(huì )議，有時(shí)還要求他們跟隨區政府領(lǐng)導一起調研。

　　第二，文秘人員辦好文，要積極開(kāi)動(dòng)腦筋聽(tīng)會(huì )和錄音整理領(lǐng)導講話(huà)。我們說(shuō)，言為心聲，文如其人。公文既然是由領(lǐng)導簽發(fā)，其實(shí)質(zhì)就代表領(lǐng)導和單位的意見(jiàn)，特別是講話(huà)稿，由領(lǐng)導自己在讀，就代表他的思想與水平。文秘人員如何使自己的代擬稿不被領(lǐng)導否決或少改動(dòng)，關(guān)鍵要使文稿反映領(lǐng)導的思想、體現領(lǐng)導的水平、符合領(lǐng)導的風(fēng)格。我認為，要做到這一點(diǎn)，無(wú)需挖空心思地揣摩領(lǐng)導想法，也無(wú)需絞盡腦汁地主觀(guān)瞎想，關(guān)鍵是經(jīng)常參與領(lǐng)導主持和參加的會(huì )議和活動(dòng)，領(lǐng)會(huì )其決策藝術(shù)和處事風(fēng)格；注意整理領(lǐng)導講話(huà)錄音，掌握其對一些事情的基本觀(guān)點(diǎn)和態(tài)度。在起草文稿時(shí)，適度作些方法遷移和觀(guān)點(diǎn)移植。由于領(lǐng)導一般不會(huì )自己否定自己，因此你代擬的文字材料就不會(huì )通不過(guò)。我們說(shuō)，領(lǐng)導開(kāi)會(huì )議、搞活動(dòng)，都是為了解決某些問(wèn)題、推動(dòng)某項工作。這時(shí)候領(lǐng)導講話(huà)一般不會(huì )泛泛而談，更多地是為達到會(huì )議或活動(dòng)目的服務(wù)的。由于會(huì )議或活動(dòng)類(lèi)型、級別、性質(zhì)等因素，領(lǐng)導有時(shí)講得隨便，有時(shí)講得正規，有時(shí)需要代擬稿，有時(shí)可以脫稿進(jìn)行。所以，我認為，一場(chǎng)會(huì )議準備得如何，其中很重要的.一項工作是起草好相關(guān)領(lǐng)導的講話(huà)稿，并事先得到相關(guān)領(lǐng)導認可。

　　第三，文秘人員辦好文，要經(jīng)常就一些工作推進(jìn)或事務(wù)處理作思考和感悟。我們說(shuō)，只有有自己獨立的思考和見(jiàn)解，才可以避免人云亦云情況的出現。如果文秘人員能談出自己的見(jiàn)解思路和解決方案，才能引發(fā)領(lǐng)導更具有廣度和深度的思考，輔助領(lǐng)導完善思路、科學(xué)決策。那么，獨立的思考和觀(guān)點(diǎn)、可行的見(jiàn)解思路和解決方案哪里來(lái)？我認為，一方面向書(shū)本學(xué)，另一方面更多地來(lái)自于平時(shí)的鍛煉。其實(shí)，文秘人員在旁聽(tīng)區政府常務(wù)會(huì )議、現場(chǎng)辦公會(huì )等各類(lèi)會(huì )議時(shí)，經(jīng)�？吹筋I(lǐng)導在聽(tīng)情況、作甄別、作診斷、作歸納、作決策。如果文秘人員在獲知一項議題后，可以在心里默默地模擬甄別、診斷、歸納、決策，并與領(lǐng)導的最后結論作個(gè)比對，就能找到自身差距所在。長(cháng)此以往，不僅可以幫助抓住要點(diǎn)寫(xiě)好會(huì )議紀要，還可以鍛煉和提高處理事務(wù)、解決問(wèn)題和科學(xué)決策的能力。

　　第四，文秘人員辦好文，要注重平時(shí)的學(xué)習積累和相關(guān)情況的收集。盡管政府工作涉及面廣、非常龐雜，但每個(gè)單位和每個(gè)領(lǐng)導年度主抓的工作還是可以粗線(xiàn)條區分出來(lái)。這些工作怎么推進(jìn)，你可以在看書(shū)讀報的過(guò)程中有的放矢去學(xué)習掌握，其實(shí)有些問(wèn)題可以通過(guò)運用和借鑒經(jīng)典理論、最新研究、周邊做法加以解決。這就是平時(shí)所說(shuō)的，結合工作去學(xué)習，帶著(zhù)問(wèn)題去學(xué)習，可以大大提高學(xué)習的針對性、實(shí)用性。如果平時(shí)學(xué)習積累跟不上，就難免會(huì )出現江郎才盡、才思枯竭的情況，則很難勝任文秘崗位。作為區政府文秘人員，需要每天必看《人民日報》《解放日報》《經(jīng)濟日報》《21世界經(jīng)濟報道》《�？�每日財訊》等報紙，每期必看《求是》《�？ǚ治觥贰犊茖W(xué)發(fā)展》《一周要訊》等雜志，經(jīng)常翻閱上級下發(fā)文件材料和有關(guān)管理科學(xué)、領(lǐng)導藝術(shù)、區域經(jīng)濟、城市發(fā)展、社會(huì )管理等專(zhuān)業(yè)方面的書(shū)，如《城市論》《可怕的順德》等，與此同時(shí)，還要博覽群書(shū)拓寬知識面，提高人文素養。在看書(shū)閱讀過(guò)程中，必要時(shí)需要做好摘抄、剪報、復印和下載，只有這樣日積月累才會(huì )在寫(xiě)材料時(shí)游刃有余，才會(huì )有很多思路、提法、觀(guān)點(diǎn)可以信手拈來(lái)。與此同時(shí)，文秘人員還要注意收集基層有關(guān)重點(diǎn)工作推進(jìn)情況、經(jīng)驗做法、成效問(wèn)題和意見(jiàn)建議，使文字材料盡可能符合基層實(shí)際，對基層有更強的針對性和指導性。我們說(shuō)，凡事不可能都做到親歷親為，通過(guò)信息收集系統，就可以使自己在辦公室里實(shí)現運籌帷幄。我們知道，目前基層單位普遍缺乏寫(xiě)材料的文秘人員，信息斷路情況不同程度地存在。有時(shí)需要辦公室文秘人員主動(dòng)下基層聽(tīng)情況、作調研、寫(xiě)材料，但有些部門(mén)管理內容比較專(zhuān)業(yè)，還必須由他們提供材料、代擬文稿。

　　第五，文秘人員辦好文，要善抓機會(huì )動(dòng)筆和主動(dòng)撰寫(xiě)文字材料。我們說(shuō)，越不會(huì )寫(xiě)越怕寫(xiě)，越怕寫(xiě)越不會(huì )寫(xiě)。這也是一個(gè)規律。其實(shí)，寫(xiě)材料確實(shí)是件痛苦的事，會(huì )寫(xiě)的人寫(xiě)材料也需要平時(shí)積累、查找資料，并經(jīng)過(guò)謀篇布局、遣詞造句、起承轉合、反復修改等“十月懷胎”的過(guò)程。所以，很多人寫(xiě)得好也多半是被憋出來(lái)的，如工作需要、責任所驅?zhuān)�但只要方法得當、肯下功夫，善抓機會(huì )練筆和主動(dòng)擔當一些文字材料撰寫(xiě)工作，文字功底、寫(xiě)材料水平就一定會(huì )有所提高。在現實(shí)工作中，經(jīng)�？吹揭恍┪拿厝藛T能不旁聽(tīng)會(huì )議則不旁聽(tīng)，只想逃避寫(xiě)會(huì )議信息和紀要等工作；一些單位就會(huì )議或活動(dòng)區領(lǐng)導講話(huà)代擬稿能推則推，或者報一大堆毫無(wú)頭緒的材料給辦公室算是完成任務(wù)。其實(shí)，這不僅使文秘人員失去了一次次鍛煉提高的機會(huì )，而且不利于本單位工作推進(jìn)和問(wèn)題解決。

　　文秘人員如何辦好公文2

　　1、 遣詞造句

　　要提高公文寫(xiě)作能力，首先要提高文字表達能力，而文字表達能力歸根到底就是遣詞造句能力。根據觀(guān)察和分析，一些文秘人員遣詞造句方而的問(wèn)題突出，表現為詞不達意，句子冗長(cháng)。公文作為政府上下級之間信息和政策傳播的媒介，其詞之精準與否，句之恰當與否，直接關(guān)系到機關(guān)作用的發(fā)揮和職責的履行效率，所以文秘人員必須努力提高遣詞造句的能力。漢語(yǔ)中很多詞語(yǔ)意義雖然差別甚微，但語(yǔ)義輕重、褒貶色彩不一，這就要求文秘人員必須準確理解詞義，掌握它們的用法差異，在特定的語(yǔ)境中，只可用最恰當的詞語(yǔ)。公文語(yǔ)句，在確保公文的規范化、嚴肅性和權威性的前提下，應盡可能用生動(dòng)形象的語(yǔ)句來(lái)描寫(xiě)事物，闡明道理，講清問(wèn)題，把抽象的東西變得直觀(guān)些，把深奧的道理變得通俗些，盡量用短句少用長(cháng)句，適度用排比句、反問(wèn)句、設問(wèn)句增加語(yǔ)言的感染力。

　　2、 博覽多練

　　隨著(zhù)國家建設的發(fā)展，公文的應用已擴展到社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域。古人云，“讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神”。這說(shuō)明，從事文秘工作的人員，其公文寫(xiě)作水平的高低除了受其理論水平、思維方法的影響，很大程度上還取決于作者知識的豐富與否。而一個(gè)人豐富的知識，不是一朝一夕得來(lái)的，是長(cháng)期學(xué)習積累起來(lái)的。因此，一個(gè)文秘工作者，平時(shí)應多讀書(shū)，讀方方面面的書(shū)，包括政治理論、方針政策、經(jīng)濟文化、經(jīng)典講稿、優(yōu)秀公文等等，不斷積累和提高自己的文化素養進(jìn)而提高公文寫(xiě)作能力。公文寫(xiě)作除了要有豐富的知識還需要實(shí)踐練習。而實(shí)踐練習不能只局限于具體公文文種的寫(xiě)作，對于基本表達方式的訓練，尤其是公文寫(xiě)作中運用較多的敘述、議論、說(shuō)明等表達方式要多加練習。除此，基層文秘人員應對工作中可能需要用到的各種文體進(jìn)行寫(xiě)作訓練，可以模仿范文訓練，可以根據材料訓練，也可以到某一部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察進(jìn)行實(shí)戰訓練。通過(guò)多種形式的寫(xiě)作訓練和自己的揣摩，不段熟練掌握公文的寫(xiě)作格式，提高公文寫(xiě)作能力和水平，寫(xiě)出合乎要求的公文。

　　3、 知上曉下

　　知上，就是領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的工作思路、工作要求、工作目的，站在領(lǐng)導的角度、全局的高度、時(shí)代的高度認識和分析問(wèn)題；不能閉門(mén)造車(chē)，想當然。對某一工作來(lái)說(shuō)，假如你是領(lǐng)導，你會(huì )怎么想，會(huì )采取哪些措施，把你的想法與領(lǐng)導交流，如果領(lǐng)導不認可，就認真去分析自己錯在哪里，找出根源；長(cháng)此以往，就會(huì )把握領(lǐng)導的工作思路，充實(shí)完善領(lǐng)導提出的對策或措施，使其更有針對性；就會(huì )對領(lǐng)導的思想觀(guān)點(diǎn)進(jìn)行更全面、更深刻的闡述，對領(lǐng)導提出的問(wèn)題進(jìn)行更深入的研究，提出新觀(guān)點(diǎn)。領(lǐng)導對問(wèn)題的把握理解，往往具有很強的政治性、政策性、全局性的特點(diǎn)，這就從廣度和深度上對文秘人員提出了很高的要求。所以，文秘人員必須知上，否則很難將領(lǐng)導的意圖轉換為公文，形成一個(gè)單位的工作計劃、方案、乃至具體的措施等等。如何才能領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意圖，筆者認為，文秘人員平時(shí)要多與領(lǐng)導接觸、溝通，認真傾聽(tīng)領(lǐng)導在各種場(chǎng)合的講話(huà)，做領(lǐng)導身邊的有心人。單知上不夠，還得曉下。所謂曉下，就是了解下級單位、群眾的心聲，深入基層，與群眾直接交談，聽(tīng)取不同意見(jiàn)，把群眾意見(jiàn)調查了解清楚后集中反饋給領(lǐng)導，領(lǐng)導經(jīng)過(guò)綜合分析才能作出正確的決策，制定出可行的計劃，才不會(huì )脫離工作實(shí)際。如果文秘人員不能曉下，對解基層情況把不準，那么寫(xiě)出來(lái)的文稿自然與群眾的需求對不上號。只有曉下，才能從其根本利益出發(fā)，才能從人文角度分析問(wèn)題，尊重人、理解人、關(guān)懷人；只有對基層人民充滿(mǎn)感情，真心實(shí)意地關(guān)懷人民，才能打動(dòng)群眾的心。實(shí)踐證明，好的公文都是在充分知上曉下的前提下寫(xiě)出來(lái)的。

　　4、 細察勤思

　　對于文秘工作者而言，留心觀(guān)察身邊的人和物，不僅能為公文的`寫(xiě)作提供真實(shí)生動(dòng)的感性材料，更能發(fā)現問(wèn)題，增加公文寫(xiě)作的現實(shí)針對性。一些文秘人員隨同領(lǐng)導視察工作時(shí)，也大都是大面上走一走，看一看，對所見(jiàn)之人、事和物熟視無(wú)睹，司空見(jiàn)慣；即或觀(guān)察一些現象也是走馬觀(guān)花、浮光掠影、不究細節；對重要情況也好，一般事情也罷，習慣于掌握一星半點(diǎn)兒，以偏概全；缺乏自己的獨特思考與見(jiàn)解，一味借鑒，實(shí)行拿來(lái)主義照搬他人。借鑒別人的觀(guān)點(diǎn)固然必要，但缺乏豐富的感性材料和切身體會(huì )寫(xiě)出來(lái)的東西，必然缺乏廣度和深度沒(méi)有新意，這樣的東西不會(huì )給他人以說(shuō)服力、啟示，對實(shí)際工作指導意義不大。所以，文秘工作者應該注重養成良好的觀(guān)察習慣，從習以為常的現象中發(fā)現不同點(diǎn)，從初露端倪的現象中發(fā)現未來(lái)的問(wèn)題，從表面現象中發(fā)現本質(zhì)問(wèn)題。觀(guān)察固然重要，但亦應學(xué)會(huì )思考，去粗取精，去偽存真，透過(guò)現象看本質(zhì)，探索出事物的發(fā)展規律，提出自己的見(jiàn)解。若實(shí)際情況與權威見(jiàn)解或傳統定論不符，要敢于質(zhì)疑。聽(tīng)匯報對收集公文寫(xiě)作材料來(lái)說(shuō)是必要的，但要有甄別地聽(tīng)取，不能不加思考地完全吸收。做到不唯“風(fēng)”、不唯眾，認真進(jìn)行思考鑒別。這樣寫(xiě)出來(lái)的文章才可能有創(chuàng )造性、有真知灼見(jiàn)，才經(jīng)得起歷史和實(shí)踐的檢驗。

　　5、 廣積詞匯

　　公文寫(xiě)作應根據不同文種的要求選擇多樣化的詞語(yǔ)，使文章生動(dòng)活潑，富有文采。文采也是力量，能更有效地吸引人，說(shuō)服人。毛主席就是這樣一位運用多樣化語(yǔ)言進(jìn)行寫(xiě)作的大師，在此僅舉一篇。1949年所寫(xiě)的《黨委會(huì )的工作方法》一文只有兩千多字，詞語(yǔ)卻是多種多樣。文章以現代漢語(yǔ)為主，也有成語(yǔ)，如“雞犬之聲相聞，老死不相往來(lái)”、“要不恥下問(wèn)”；有口頭語(yǔ)，如“工作要抓緊，伸著(zhù)巴掌當然什么也抓不住，就是把手握起來(lái)，但是不握緊，樣子像抓，還是抓不住東西”；“開(kāi)會(huì )事前不發(fā)‘安民告示’，人到齊了臨時(shí)現湊合”；有比喻語(yǔ)，如“要學(xué)會(huì )‘彈鋼琴’”、“要精兵簡(jiǎn)政”、“是延安還是西安”；還有專(zhuān)用語(yǔ)，如“互通情報”、“書(shū)記要善于當‘班長(cháng)’”、“兵馬已到、糧草未備”等。生動(dòng)活潑的詞語(yǔ)，有著(zhù)極大的感染力和說(shuō)服力，使人讀起來(lái)愛(ài)不釋手。 公文寫(xiě)作直接面向廣大群眾，因此要改變總是那幾個(gè)名詞和一套“官話(huà)腔”，用群眾喜聞樂(lè )見(jiàn)的多樣化詞語(yǔ)進(jìn)行寫(xiě)作，包括恰當引用一點(diǎn)古語(yǔ)、成語(yǔ)、警語(yǔ)、諺語(yǔ)以及含義豐富的典故和通俗易懂的口頭語(yǔ)，使公文語(yǔ)言更生動(dòng)，更有情趣，更有表現力和感染力。

　　6、 善于總結

　　我們收集了一些領(lǐng)導干部的精彩的體會(huì )性詞語(yǔ)，僅舉幾例。

　�。�1）作為一個(gè)領(lǐng)導干部，應當好“挑夫”，一頭挑著(zhù)上級精神，一頭挑著(zhù)廣大人民群眾的期望和要求。

　�。�2）領(lǐng)導干部既要當“傘”，又要當“�！�，站起來(lái)當傘，為群眾遮風(fēng)擋雨，俯下去當牛，老老實(shí)實(shí)為群眾辦事。

　�。�3）有位抓信訪(fǎng)工作的領(lǐng)導干部說(shuō)，真正悲哀的不在于老百姓有冤，而是有冤無(wú)處訴，有屈無(wú)處伸。因此，對待上訪(fǎng)群眾要見(jiàn)不要躲，要疏不要堵，要熱不要冷，要柔不要剛。

　�。�4）華西村的干部講，“有福民享，有難官當”，“不怕群眾不聽(tīng)話(huà)，就怕干部不聽(tīng)群眾的話(huà)；干部聽(tīng)了老百姓的話(huà)，老百姓肯定會(huì )聽(tīng)干部的話(huà)�！边@些有血有肉的詞匯和語(yǔ)言所放射出的感染力，遠比那些套話(huà)、空話(huà)、虛話(huà)高明得多。

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