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秘書(shū)的郵件、文件處理工作
秘書(shū)是領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。下面是小編收集整理的秘書(shū)的郵件、文件處理工作，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
一、收文工作的程序
�。�、簽收。
對所收文件的件數要認真清點(diǎn)，檢查實(shí)收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關(guān)、部門(mén)、姓名是否都應是本機關(guān)收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無(wú)誤后，收件人要在送件人的“投遞回執單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時(shí)間
�。�、拆封。
啟封時(shí)，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時(shí)，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，一般應予以退回。
�。�、登記。
登記是收文處理中的重要環(huán)節之一。登記時(shí)，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進(jìn)每份文件首頁(yè)貼上“來(lái)文處理單”，應將“來(lái)文處理單”的有關(guān)內容，如來(lái)文單位、來(lái)文標題、來(lái)文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫(xiě)好，然后再轉入下一道處理程序。
�。�、對信件（文件）迅速分類(lèi)，將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類(lèi)，分別歸入五個(gè)規格一致但顏色不同的專(zhuān)用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書(shū)呈送文件前應先閱讀后注出重點(diǎn)部分，如信件（文件）中的公司名稱(chēng)、日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、數量、價(jià)格，應用尺和黃色筆（如需復印，黃色不會(huì )在復印件上顯現）在這些內容下面畫(huà)出直線(xiàn)，或在信件（文件）上用簡(jiǎn)練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），轉送前最好復印一份保存，以備查考。
二、發(fā)送郵件工作的程序有：
�。�、首先要對發(fā)件進(jìn)行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；
�。�、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進(jìn)郵件，附件是否齊全；
�。�、郵件分類(lèi)，將各類(lèi)信件、包裹等分類(lèi)，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；
�。�、郵件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注；
�。�、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；
�。�、簽名，即檢查必須由領(lǐng)導簽名寄發(fā)的信函是否簽署；
�。�、登記，使用一個(gè)登記冊或記錄本來(lái)登記重要郵件（文件）；
�。�、了解和適應郵政方面的規章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時(shí)間。
拓展：秘書(shū)職場(chǎng)禮儀
站姿：古人云：站如松。聯(lián)系現代職場(chǎng)的世界，倒也不必站的那么嚴肅!男士則主要體現出陽(yáng)剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現出柔和和輕盈即可。
交談：談話(huà)時(shí)，要面對對方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜。依靠著(zhù)墻壁、桌椅而站；雙腿分開(kāi)的距離過(guò)大、交叉，都是不雅觀(guān)和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。
行走：靠道路的右側行走，遇到同事、主管要主動(dòng)問(wèn)好。在行走的過(guò)程中，應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時(shí)，應尊者、女士先行。多人行走時(shí)，注意不要因并排行走而占據路面。
遞接物品：遞接物品是日常生活工作中的常見(jiàn)的舉止動(dòng)作，但這一小小的動(dòng)作往往卻能給人留下難忘的印象。遞接物品的基本原則是舉止要尊重他人。如雙手遞物或接物就體現出對對方的尊重。而如果在特定場(chǎng)合下或東西太小不必用雙手時(shí)，一般要求用右手遞接物品。
目光：與人交往時(shí)少不了目光接觸。正確的運用目光，可以塑造專(zhuān)業(yè)形象。根據交流對象與你的關(guān)系的親疏、距離的遠近來(lái)選擇目光停留或注視的區域。關(guān)系一般或第一次見(jiàn)面、距離較遠的，則看對方的以額頭到肩膀的這個(gè)大三角區域；關(guān)系比較熟、距離較近的，看對方的額頭到下巴這個(gè)三角區域；關(guān)系親昵的，距離很近的，則注視對方的額頭到鼻子這個(gè)三角區域。分清對象，對號入座，切勿弄錯!每次目光接觸的時(shí)間不要超過(guò)三秒鐘。交流過(guò)程中用60%-70%的時(shí)間與對方進(jìn)行目光交流是最適宜的。少于60%，則說(shuō)明你對對方的話(huà)題、談話(huà)內容不感興趣；多與70%，則表示你對對方本人的興趣要多于他所說(shuō)的話(huà)。
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