秘書(shū)工作的主要作用

　　秘書(shū)工作的基本特征，就是秘書(shū)職業(yè)的基本定性。把握秘書(shū)工作基本特征，就要求我們樹(shù)立秘書(shū)職業(yè)觀(guān)念。因為思想觀(guān)念的轉變，是秘書(shū)工作改革與發(fā)展的先決條件。

　　（一）服從觀(guān)念

　　所謂服從觀(guān)念，就是要求秘書(shū)人員堅決服從領(lǐng)導的指揮，接領(lǐng)導意圖辦事。這是由秘書(shū)與領(lǐng)導的關(guān)系位置決定的。在我國黨政軍機關(guān)，秘書(shū)與領(lǐng)導者在政治上是平等的，人格上是獨立的，在利益和目標上是一致的。但是，由于事業(yè)的需要，分工的不同，領(lǐng)導與秘書(shū)在組織上是一種上下級關(guān)系，在工作上是主輔關(guān)系。這兩種關(guān)系實(shí)質(zhì)上都是服從關(guān)系，即領(lǐng)導支配秘書(shū)，秘書(shū)服從領(lǐng)導。這也是一個(gè)紀律問(wèn)題，下級服從上級，是組織紀律明確規定的。如果秘書(shū)不服從領(lǐng)導，就是違反組織紀律。主輔關(guān)系決定了秘書(shū)的從屬地位，秘書(shū)按照領(lǐng)導意圖和要求工作，以服從領(lǐng)導為自己的本份。因此，秘書(shū)人員要充分認識自己的職業(yè)角色，圍繞領(lǐng)導工作目標和要求來(lái)調節自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領(lǐng)導對著(zhù)干。當然，秘書(shū)與領(lǐng)導者在工作過(guò)程中像其他社會(huì )成員之間一樣，會(huì )發(fā)生相互影響，領(lǐng)導是影響的主體，秘書(shū)是影響的客體。服從便是主體接受客觀(guān)制約和影響的一種形式。如果秘書(shū)認為自己貼近領(lǐng)導，地位特殊，就可具有領(lǐng)導的某些職權，對領(lǐng)導的指示不愿服從，其行為與角色規范之間形成差距，兩者之間就不會(huì )出現相融洽的角色關(guān)系，這樣秘書(shū)對領(lǐng)導工作不僅不能起到應有的輔助作用，甚至會(huì )干擾領(lǐng)導工作，導致角色失敗。

　　（二）參謀觀(guān)念

　　發(fā)揮參謀作用，是領(lǐng)導決策科學(xué)化、民主化的客觀(guān)要求，也是秘書(shū)工作提高輔助水平，適應時(shí)代發(fā)展的客觀(guān)要求。秘書(shū)部門(mén)具有貼近領(lǐng) 導、綜合服務(wù)、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀，領(lǐng)導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書(shū)人員的參謀作用。因此，秘書(shū)人員必須強化參謀意識，提高謀略水平，掌握參謀藝術(shù)，真正實(shí)行從側重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策轉變，充分發(fā)揮參謀作用。

　　（三）全局觀(guān)念

　　眾所周知，任何一級領(lǐng)導者都必須站在本系統的制高點(diǎn)上，只有這樣，才能通觀(guān)全局，全面運籌，指揮若定。秘書(shū)工作是輔助領(lǐng)導去開(kāi)展工作的，秘書(shū)人員只有立足領(lǐng)導工作全局，站在領(lǐng)導者的角度觀(guān)察、分析和處理問(wèn)題，才能與領(lǐng)導者取得共識，適應領(lǐng)導者的輔助要求。因此，秘書(shū)人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當謀其政。同時(shí)，要不斷拓寬自己的知識面，建造通才型的知識結構；大力培養宏觀(guān)思維能力，以適應領(lǐng)導工作的輔助要求。

　　（四）信息觀(guān)念

　　當今社會(huì )已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，誰(shuí)重視信息，誰(shuí)就能贏(yíng)得主動(dòng)。秘書(shū)作為領(lǐng)導的“耳目”，為領(lǐng)導者及時(shí)、準確、全面地提供信息是其重要的職責。因此，秘書(shū)人員必須樹(shù)立信息觀(guān)念。第一，要始終把重點(diǎn)放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一發(fā)而動(dòng)全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關(guān)注，越要花全力發(fā)掘。第二，必須注意了解和反映領(lǐng)導決策貫徹落實(shí)中出現的新情況、新問(wèn)題以及解決問(wèn)題的新思路，以便及時(shí)反饋領(lǐng)導修正決策。第三，必須重視提高信息的質(zhì)量，在時(shí)效性、真實(shí)性和適用性上下功夫�？傊�，秘書(shū)人員一定要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，精心加工信息，準確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應領(lǐng)導決策和社會(huì )發(fā)展的客觀(guān)要求。

　　（五）創(chuàng )新觀(guān)念

　　首先，創(chuàng )新能力是知識經(jīng)濟時(shí)代對秘書(shū)素質(zhì)的特殊要求，為了迎接科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)和知識經(jīng)濟迅速興起的挑戰，必須堅持創(chuàng )新。創(chuàng )新是做好新時(shí)期秘書(shū)工作的要求，也是促使秘書(shū)人員不斷提高素質(zhì)，做好“三服務(wù)”的不竭動(dòng)力。秘書(shū)人員作為以知識和信息輔佐領(lǐng)導工作、服務(wù)人民群眾的“工薪階層”，必須具備創(chuàng )新意識和創(chuàng )新能力，以適應知識經(jīng)濟時(shí)代的要求。其次創(chuàng )新能力是領(lǐng)導決策科學(xué)化對秘書(shū)素質(zhì)的必然要求。如果說(shuō)20世紀領(lǐng)導層的決策還存在很大的經(jīng)驗成份，到21世紀，必將由經(jīng)驗決策轉變?yōu)榭茖W(xué)化決策，這是科技和管理發(fā)展的必然趨勢。秘書(shū)隊伍作為輔助領(lǐng)導決策的一支特殊力量，其地位和作用越來(lái)越重要，領(lǐng)導者對秘書(shū)的參謀作用越來(lái)越重視。而參謀的核心是創(chuàng )新意識。沒(méi)有新思想、新辦法，是不可能當好領(lǐng)導工作參謀的。再次，創(chuàng )新能力是秘書(shū)工作自身改革和發(fā)展的迫切要求。長(cháng)期以來(lái)，我國秘書(shū)工作由于種種原因，秘書(shū)人員非常缺乏創(chuàng )新精神和創(chuàng )新能力。唯謹保守的傳統觀(guān)念，嚴重束縛了秘書(shū)人員的創(chuàng )新能力；“秘書(shū)工作被動(dòng)論”的理論誤導，挫傷了秘書(shū)人員的創(chuàng )新能力；陳舊的思維方式，壓抑了秘書(shū)人員的創(chuàng )新能力。這種精神狀況很不適應時(shí)代潮流和秘書(shū)工作的新形勢，迫切需要秘書(shū)人員解放思想，開(kāi)拓進(jìn)取，樹(shù)立創(chuàng )新觀(guān)念，提高創(chuàng )新能力。

　　（六）效率觀(guān)念

　　所謂效率觀(guān)念，就是秘書(shū)人員提高單位時(shí)間內工作量的自覺(jué)意識。秘書(shū)工作是適應提高領(lǐng)導工作效率的需要而產(chǎn)生的，也是在提高領(lǐng)導工作效率的目標下發(fā)展的。離開(kāi)提高領(lǐng)導工作效率，秘書(shū)工作就失去了存在的基礎和意義。在改革開(kāi)放，發(fā)展社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的條件下，社會(huì )發(fā)展的節奏明顯加快，知識更新的速度日趨加快，信息傳遞的速度更加快捷，情況瞬息萬(wàn)變，這都要求秘書(shū)人員要重視工作效率問(wèn)題。秘書(shū)工作效率的高低，直接影響到領(lǐng)導工作效率，所以秘書(shū)無(wú)論是處理公文、辦理事務(wù)、傳遞信息，還是參謀咨詢(xún)、調查研究、督促檢查，都必須在優(yōu)質(zhì)高效上下功夫，只有這樣，才能適應飛速發(fā)展的時(shí)代要求。

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