文秘專(zhuān)業(yè)的基礎知識積累
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文秘專(zhuān)業(yè)的基礎知識積累
一、辦公室的基本知識
(一)辦公室理論的規定性概述
1、名詞概述。辦公室是指一個(gè)單位具體設置的綜合性的職能機構，是協(xié)助單位首腦辦理專(zhuān)門(mén)事項、輔助和協(xié)調本單位整個(gè)日常工作事務(wù)的部門(mén)，是指揮、控制整個(gè)單位工作的中心部門(mén)和聯(lián)絡(luò )上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。
2、職責概述。①處理本單位內綜合性的日常事務(wù);②制訂單位內部的有關(guān)規章制度;③對單位內部各部門(mén)之間的關(guān)系和工作進(jìn)行協(xié)調、督辦以及處理有關(guān)收、發(fā)業(yè)務(wù)。④為首腦搞好各項服務(wù)。
3、范圍概述。①人員的配備與管理;②行政執行中的檢查、協(xié)調和監督;③文書(shū)、檔案保管;④物資供應、后勤管理;⑤對內外接待以及一些內務(wù)日常方面的具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織、管理和執行。
4、條件概述。①應具備的硬件條件：辦公的專(zhuān)用空間;電話(huà)、電傳、打字機、攪碎機、裝訂機、復印機、資料柜等辦公用具。②應具備的軟件條件。文職服務(wù)包括的所有系統：辦公自動(dòng)化系統、文書(shū)檔案管理系統、政務(wù)資料信息系統、工作協(xié)調督辦及后勤管理系統及分類(lèi)、收發(fā)、打印、經(jīng)管、統計等具體操作管理的基本條件。
(二)辦公室地位和職能的一般性概述
1、地位的概述：
一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個(gè)機關(guān)工作的中心部門(mén)，代表領(lǐng)導處理全局性的問(wèn)題，又是一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò )中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應。
二是處于窗口地位：辦公室是聯(lián)絡(luò )上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網(wǎng)絡(luò )中心，處于聯(lián)絡(luò )站的地位，主要負責接受處理上級和兄弟單位的來(lái)問(wèn)來(lái)函，接待上級領(lǐng)導的視察，處理各類(lèi)公務(wù)往來(lái)，接待人民群眾來(lái)訪(fǎng)等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過(guò)辦公室。
三是處于樞紐地位：辦公室在一個(gè)機關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系各方，保證機關(guān)工作正常運轉的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門(mén)同屬一個(gè)序列，但是，它與其他職能部門(mén)的區別在于其他職能部門(mén)是管理層、執行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領(lǐng)導工作。
2、職能的概述：
一是指導管理職能。辦公室的指導職能，主要指對下屬機構工作的指導主要體現在：①傳達、制定有關(guān)方針、政策，②制定具體的、個(gè)別的方針、政策，③對上級有關(guān)部門(mén)的政策作出闡釋?zhuān)芴岢鼍唧w貫徹執行的.意見(jiàn)和方案。
二是參考咨詢(xún)職能。
�、偈占畔⒙毮埽洪_(kāi)展實(shí)際調查——進(jìn)行理論研究——組織信息加工。
�、谳o助決策職能：確定合理目標——制定實(shí)施方案——協(xié)調組織實(shí)施——進(jìn)行情況反饋和總結經(jīng)驗。
�、鄯⻊�(wù)協(xié)調職能：一是服務(wù)職能。首先是為領(lǐng)導服務(wù)。做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導處理日常事務(wù)，進(jìn)行調查研究，收集整理信息為領(lǐng)導決策提供依據，以及完成領(lǐng)導交辦任務(wù)等都屬于服務(wù)的內容。其次是為本機關(guān)、本單位同級兄弟部門(mén)服務(wù)。辦公室承擔著(zhù)文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務(wù)。有的綜合性辦公室還承擔著(zhù)機關(guān)事務(wù)管理等后勤工作任務(wù)。再次是為下級單位和人民群眾服務(wù)。二是協(xié)調職能。①統一步調。②化解矛盾。③合理安排。
�、鼙O督職能：a)辦公室對有關(guān)部門(mén)或人員所分擔的任務(wù)要心中有數，通過(guò)各種途徑隨時(shí)掌握他們完成任務(wù)的進(jìn)度，并且檢查其工作完成的質(zhì)量。b)如果發(fā)現執行部門(mén)在并無(wú)充分理由的情況下延宕工作，致使任務(wù)的完成產(chǎn)生困難，辦公室就應當采取果斷的處理辦法，催促其及時(shí)完成任務(wù)。
(三)關(guān)于辦公室基本任務(wù)的微觀(guān)性概述
1、會(huì )議管理工作——組織對會(huì )議的審批、安排、調度、通知、記錄、服務(wù)及善后工作的處理;
2、文書(shū)處理工作——組織對本單位公文的起草、制作、傳遞(送審)、印發(fā);
3、調查研究工作——組織進(jìn)行事關(guān)全局性的政策性、戰略性調查研究工作，實(shí)施執行過(guò)程的調研工作及中心工作的專(zhuān)題調研工作;
4、文字綜合工作——組織對各種信息、資料、情況進(jìn)行收集、整理、加工、分析，綜合為專(zhuān)題材料，組織各種專(zhuān)題交流會(huì )議、口報會(huì )議、研討會(huì )議材料。
5、信息處理工作——組織對各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領(lǐng)導決策作基礎性服務(wù)。
6、協(xié)調調度工作——對全局性、綜合性(指涉及幾個(gè)部門(mén)或全機關(guān))工作進(jìn)行組織協(xié)調、指揮調度。
7、督察督辦工作——組織對重點(diǎn)工作進(jìn)行督查、督辦，實(shí)施考核、通報，發(fā)揮監督、推動(dòng)、控制、反饋作用。
8、檔案管理工作——組織對原始性、有價(jià)值的文件、資料進(jìn)行分類(lèi)整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用;
9、信訪(fǎng)接待工作——組織搞好領(lǐng)導的和全局性的信訪(fǎng)接待，傾聽(tīng)群眾呼聲，關(guān)心群眾疾苦，保護群眾利益，切實(shí)解決問(wèn)題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作;
10、機要保密工作——嚴格按制度做好保密工作，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關(guān)注，機要保密十分重要;
11、公務(wù)接待工作——按程序、按規范做好政務(wù)接待、行政接待、交流參觀(guān)接待、外事接待、商務(wù)考察接待等;
12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯(lián)系函管理及印章管理;
13、值班值勤工作——領(lǐng)導值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀(guān)活動(dòng)值勤安排、節假日和群眾聚眾、上訪(fǎng)、集會(huì )、鬧事維穩值班值勤安排;
14、后勤服務(wù)工作——會(huì )議室管理、辦公設備管理、安全保衛管理、公共服務(wù)管理、倉庫管理;
15、物資和采購工作——重大物資采購申請事項、招標選點(diǎn)、組織采購，進(jìn)庫登記，報廢處理，包干經(jīng)費結算;
16、車(chē)隊管理工作——車(chē)輛配備、購置和更新，司機管理，公務(wù)車(chē)調度，價(jià)格審查，修理維護和車(chē)輛報廢處置;
17、物業(yè)管理工作——公共環(huán)境、衛生管理，綠化、安全、車(chē)輛停放管理，門(mén)衛保安管理，汽源、電源、油源管理，會(huì )議室管理和茶水服務(wù)及領(lǐng)導辦公室環(huán)衛管理;
18、房產(chǎn)管理工作——所有公用房產(chǎn)管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設備、電梯管理及維護維修等。
二、辦公室的規定事務(wù)
(一)日常事務(wù)。(主要有七大項)
1、日常管理：指辦公室天天面對的規定性、大量的、具體的、瑣碎的事務(wù)管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點(diǎn)，就像一個(gè)家，開(kāi)門(mén)七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。
2、印信管理：指對印章(機關(guān)、單位的印章是機關(guān)、單位權力的象征和職能的標志，具有一定的權威性和法定性，具有全權威、證明、標志的作用)信證(指機關(guān)單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對外聯(lián)系、商洽事務(wù)的憑證，嚴禁開(kāi)空白介紹信)的管理。
3、會(huì )議管理：指對各種專(zhuān)項會(huì )議進(jìn)行計劃、安排和協(xié)調處理。
4、信訪(fǎng)接待：①指代表本單位全權辦理各類(lèi)單位的來(lái)訪(fǎng)，程序是接待——閱信——登記——轉辦;②原則是“熱情、講禮儀、細致周到、妥善處置”，要求“及時(shí)接待、詳細商談、認真登記、迅速辦處”。
5、外事工作：是辦公室的一項對外的工作。主要對象是境外的人和事�；驹瓌t：主權高于一切——高度統一——嚴守紀律——平等相待——內外有別——接待相當。
6、禮儀禮節：指辦公室公關(guān)活動(dòng)的行為規范。
�、傩蜗蠖Y儀：由單位的對外公眾形象、環(huán)境、信譽(yù)、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語(yǔ)言等元素構成的一種品質(zhì)和規范。
�、跁�(shū)面禮儀：即禮儀文書(shū)。(請柬的用法，會(huì )務(wù)專(zhuān)用信件和賀卡等制作)
�、畚帐侄Y節：交往禮節中最基本的一種方式。一般情況下注意六個(gè)方面：上下級之間，上級伸手后，下級才能伸手相握;長(cháng)輩晚輩之間，長(cháng)輩伸手后，晚輩才能伸手相握;男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握;握手時(shí)應伸出右手握手;握手時(shí)，應摘掉手套;握手時(shí)間力求適度。
�、芑ハ嘟榻B禮節：是社交場(chǎng)合常用的一種方式。
a.自我介紹：注意高度謙虛;克服羞澀;講究繁簡(jiǎn)。
b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長(cháng)者，把晚輩介紹給長(cháng)輩，把男子介紹給女子，把下級介紹給上級。
7、督查督辦：此工作是領(lǐng)導推進(jìn)工作的一項最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領(lǐng)導的授權下進(jìn)行的一項工作。
�、俣讲槌绦颍篴. 具體事項督查程序：交辦——轉辦——承辦——催辦——檢查——辦結——辦結回告——審核——立卷——歸檔;
b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項——送審——批辦——轉交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專(zhuān)題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結回告——再審核——立卷——歸檔。 -
�、诙讲楣模憾讲楣ぷ鳑Q定、工作計劃、工作匯報、督查工作查收分解、督查工作簡(jiǎn)報(指反映進(jìn)展情況、經(jīng)驗介紹、督查效果)、督查工作專(zhuān)報(指對重大決策、會(huì )議文件督查落實(shí)情況的通告，指限發(fā)領(lǐng)導層人員和上報上級機關(guān)的簡(jiǎn)報材料)、督查工作通報。
(二)承辦事務(wù)(主要有兩項)
1、收文事務(wù)。①擬辦：指對來(lái)文的處理，作出初步意見(jiàn)呈領(lǐng)導批辦。②請辦：包含請辦法和請批法兩種。請辦法是指辦公室根據收文通告直接注明送請主管部門(mén)辦理(或辦處或閱處);請批法是指辦公室將收文直接呈請領(lǐng)導批辦。由領(lǐng)導直接批示具體意見(jiàn)。③傳閱：指輪流傳看的引事復印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱;b. 分送傳閱或集中傳閱。.④催辦：是指必須辦理答復的文件，根據承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促檢查。⑤承辦：是指機關(guān)、單位有關(guān)部門(mén)或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復文。⑥辦復：是指需辦理的文件在辦畢后，對來(lái)文單位所作的答復。(函復、口頭答復、復印領(lǐng)導批示、就地處理、統籌處理)
2、發(fā)文事務(wù)。①發(fā)文程序：擬稿——審核——簽發(fā)——繕印、校對——用印、登記、封發(fā)②傳文：指根據文件內容和規定的傳達范圍，利用會(huì )議進(jìn)行口頭傳達。根據時(shí)限要求，可一次性傳達，也可分幾次傳達。
(三)溝通協(xié)調事務(wù)(主要有五項)
1、內部溝通協(xié)調：指為了使機關(guān)、單位內部門(mén)之間能夠配合適當所開(kāi)展的銜接、交流、協(xié)商、調度所做的工作。
(1)作用表現為：①凝聚作用，促使工作上分工合作;②樞紐作用：統籌指揮調度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用;③保證作用：促使大政方針、路線(xiàn)、政策的貫徹執行;④調節功能作用：各方力量形成一個(gè)合力，使整個(gè)工作井然有序、同步運轉。
(2)協(xié)調范圍為：公務(wù)協(xié)調——事務(wù)協(xié)調——政策協(xié)調——會(huì )議協(xié)調——關(guān)系協(xié)調——公文協(xié)調——受理請示協(xié)調——戰略協(xié)調
2、與上級溝通協(xié)調
�、僖源缶譃橹�，維護上級威信。認真執行上級決策，說(shuō)話(huà)注意場(chǎng)合分寸，凡事不要通過(guò)貶低上級來(lái)抬高自己。
�、诨Q思考，為上級分憂(yōu)。做積極的執行者，當得力的參謀。
�、蹟[正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態(tài)不越位，決策不越位，應酬不越位，答復問(wèn)題不越位。
�、苁杳苡卸�，一視同仁。對上級群體或班子所有成員做到“五個(gè)一樣”：組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態(tài)度上要一樣對待，請示匯報要一樣的程序，接待服務(wù)要一樣的安排。
3、與同級溝通協(xié)調：指同級部門(mén)之間、同職個(gè)人之間關(guān)系的處理。同為同級、同職之間的，既有共同的目標，又有各自的分工;既要互相支持、幫助，又蘊涵著(zhù)彼此的競爭。
掌握的原則：見(jiàn)賢思齊，強者為師;互相尊重，彼此信任;互相補臺，積極配合;寬容別人，學(xué)會(huì )自制;與人為尊，以誠相待;互相支持，排憂(yōu)解難。
4、與下級溝通協(xié)調：與下級部門(mén)或下層員工之間關(guān)系的處理，與下一級建立起和諧融洽的關(guān)系。最好的方法是以朋友的身份與下級打交道，與下級平等相處。通過(guò)工作任務(wù)等的確定與實(shí)施來(lái)構成與下級的關(guān)系。
掌握的原則：大膽信任和授權;人格平等;平衡關(guān)系(調解下級之間的矛盾和沖突);信息溝通;人文關(guān)懷。
(四)參謀事務(wù)
主要發(fā)揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。
原則：①?lài)@中心，突出重點(diǎn)，著(zhù)眼事關(guān)全局的大事，著(zhù)眼“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的工作;②掌握分寸，適度適宜;③將意見(jiàn)變成問(wèn)題提出來(lái);④多提幾個(gè)方案供領(lǐng)導選擇; ⑤先提問(wèn)題，再提出建議，一并提出。⑥注意事項：a. 針對不好的消息提的建議意見(jiàn)婉轉表達。b. 領(lǐng)導未采用自己的意見(jiàn)不要忌恨、猜疑。c. 能力不強的領(lǐng)導面前，施展參謀才干更要謙虛謹慎，但機會(huì )來(lái)了，抓住不放，充分展示。
(五)領(lǐng)導服務(wù)事務(wù)(主要有六項)
1、領(lǐng)導的日程安排：多指將主要領(lǐng)導每周或每月重大工作(活動(dòng))的內容及行程進(jìn)行安排，制作一個(gè)表并注明相關(guān)事項和要求。
2、領(lǐng)導的接待事務(wù)：多指領(lǐng)導示意的小范圍內的聚會(huì )、聯(lián)誼、應酬等活動(dòng)的安排、接待。
3、領(lǐng)導協(xié)調服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導示意的一定范圍內重要事宜的聯(lián)系、銜接、協(xié)調、催辦和落實(shí)。
4、領(lǐng)導生活服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導個(gè)人和家庭及親朋戚友在生活上的相關(guān)服務(wù)事務(wù)。
5、領(lǐng)導的公務(wù)活動(dòng)服務(wù)：多指領(lǐng)導親自參加的參觀(guān)、考察、學(xué)習、開(kāi)會(huì )的聯(lián)系安排的相關(guān)服務(wù)事宜。
6、領(lǐng)導的健康服務(wù)：專(zhuān)指領(lǐng)導的健康咨詢(xún)、檢查治療和療養及平時(shí)的養護及參加喜好的體育鍛煉活動(dòng)等事項的服務(wù)。
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