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外貿英語(yǔ)函電寫(xiě)作技巧
外貿英語(yǔ)函電是指在對外貿易交往過(guò)程中，憑以交換信息的英語(yǔ)信函、電報、電傳、傳真及電子郵件等。下面是小編分享的外貿英語(yǔ)函電寫(xiě)作技巧，歡迎大家閱讀！
一、外貿英語(yǔ)函電的特點(diǎn)
1.語(yǔ)言規范化。隨著(zhù)對外貿易的日益頻繁，外貿函電的語(yǔ)言越來(lái)越規范化，不僅要求用詞、造句、語(yǔ)法、拼寫(xiě)和標點(diǎn)符號規范且合乎習慣，而且用于約束各種商務(wù)活動(dòng)的法律、法規和慣例的使用，也更為明確。
2.內容簡(jiǎn)明化。外貿函電要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確，特別是要求對方作出明確反映的信函，或是答復對方提出的要求和問(wèn)題的信函，或是報盤(pán)、承諾，都要寫(xiě)得清清楚楚、明明白白，毫無(wú)艱澀難懂之處，使收信人看后不會(huì )誤解寫(xiě)信人所要表達的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。
3.態(tài)度禮貌化。寫(xiě)信要有理有節，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿易的習慣，又維護本國利益，同時(shí)還要體諒對方，要顧及對方的要求、愿望和感情等，著(zhù)重正面地、肯定地談問(wèn)題，盡量避免否定地談問(wèn)題。
4.格式“習慣”化。外貿在長(cháng)期的發(fā)展中，逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務(wù)詞匯、豐富的貿易術(shù)語(yǔ)、固定的句式和縮寫(xiě)形成了獨特的函電文體，具有強烈的商業(yè)色彩。其生命力在于與實(shí)際商務(wù)活動(dòng)聯(lián)系在一起，其語(yǔ)言形式、語(yǔ)言規范等都必須為具體的業(yè)務(wù)服務(wù)，用詞用語(yǔ)約定俗成，符合國際慣例，為世界各國商務(wù)人員所公認與接受。
二、外貿英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧
眾所周知，寫(xiě)好外貿英語(yǔ)函電必須遵循4項原則，即4個(gè)C：簡(jiǎn)潔（conciseness）、明確（clarity）、準確（correctness）、得體（courtesy）。這也是和外貿函電的特點(diǎn)相吻合的，具體來(lái)講：
1.把握簡(jiǎn)潔原則。在國際貿易競爭愈加激烈的當今世界，簡(jiǎn)潔在外貿函電寫(xiě)作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來(lái)表達完整的意思，同時(shí)內容要完整、準確，語(yǔ)氣禮貌。
�。�1）適當使用縮略語(yǔ)。在長(cháng)期的發(fā)展中，外貿行業(yè)逐步形成了許多既定的專(zhuān)業(yè)縮略語(yǔ)，準確使用縮略語(yǔ)可減少信件的篇幅，節省讀者的閱讀時(shí)間。如：
A.國際經(jīng)濟貿易組織縮略語(yǔ)。如：WTO（世界貿易組織），EEC（歐洲經(jīng)濟共同體），等等。
B.常用外貿英語(yǔ)縮略語(yǔ)。如：A/S（見(jiàn)票后或見(jiàn)票），F.O.B（離岸價(jià)），a/c（帳戶(hù)），等等。
C.常用信函縮略語(yǔ)。如：Re（regard關(guān)于），Enc（隨附），等等。
�。�2）句子結構應該簡(jiǎn)潔，用單詞替換詞組和定語(yǔ)從句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡(jiǎn)潔，①句顯得煩冗累贅。
�。�3）內容簡(jiǎn)明化，也就是說(shuō)英語(yǔ)函電的內容應簡(jiǎn)潔明了。函電的主題應當開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地提出，無(wú)需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺(jué)轉彎抹角。例如，給國外客戶(hù)去函抱怨貨物短量，這時(shí)可首先直截了當地告訴對方寫(xiě)此信的目的，然后列舉重要事實(shí)、數字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。
2.把握準確的原則。在經(jīng)貿易往來(lái)中，交易各方處于不同的國家和地區，由于語(yǔ)言文化的差異，極易產(chǎn)生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來(lái)的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文嚴謹，措辭準確無(wú)誤。書(shū)寫(xiě)外貿函電，在詞匯選擇上，要遵循選擇詞義相對單一的詞來(lái)替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。
3.得體的原則。外貿英語(yǔ)函電是一種以國際商務(wù)為目的的書(shū)面語(yǔ)言交際工具，除了詞匯、語(yǔ)法上需準確無(wú)誤外，還要注意表達恰當、得體。
�。�1）重視文化背景。在跨文化的實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中，由于各國的政治、經(jīng)濟環(huán)境及傳統習俗的不同，人們的商業(yè)價(jià)值觀(guān)、消費心理、經(jīng)營(yíng)習慣有很大的差異，不同國家、不同民族、不同地區間的商務(wù)交往，涉及到不同的文化心理和風(fēng)俗習慣。這些細節在書(shū)寫(xiě)外貿英語(yǔ)函電中要加以注意。
�。�2）注意寫(xiě)作的對象。寫(xiě)外貿信函時(shí)，除了注意對方的文化背景外，還要留意對方是潛在客戶(hù)、新客戶(hù)還是老客戶(hù)，根據環(huán)境、對象，選用最恰當的言語(yǔ)體式，以營(yíng)造和諧的言語(yǔ)氛圍，取得最佳的交際效果。
4.禮貌原則。明智的外貿函電寫(xiě)作者會(huì )尊敬貿易伙伴，會(huì )從對方的角度看問(wèn)題，理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時(shí)，獲得對方的好感，促進(jìn)交易的成功。即使雙方在貿易中產(chǎn)生分歧，甚至提出索賠，在外貿函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎。
�。�1）盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對面的商務(wù)談判中，尚有解釋余地。但在寫(xiě)信時(shí)，我們就必須逐字逐句，認真對待。因此，我們在寫(xiě)信過(guò)程中，要盡量使語(yǔ)氣積極肯定，避免消極否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語(yǔ)氣，因為“不了解”有責怪對方表達不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既為對方保全了面子，又借機表明了己方觀(guān)點(diǎn)，一舉兩得。
�。�2）使用祈使句和疑問(wèn)句表達禮貌的語(yǔ)氣。寫(xiě)信人在表達自己的觀(guān)點(diǎn)或向對方提建議時(shí)，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問(wèn)句。其中，陳述句過(guò)于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語(yǔ)氣比較禮貌。疑問(wèn)句的語(yǔ)氣最客氣、委婉，并給對方留有余地。因此，在語(yǔ)氣的使用上盡量使對方感受到尊重，這樣才能贏(yíng)得對方的尊重，營(yíng)造良好的交際氛圍。
綜上所述，我們在書(shū)寫(xiě)外貿英語(yǔ)函電時(shí)，一定要把握好外貿函電的特點(diǎn)規律，遵循外貿英語(yǔ)函電的寫(xiě)作原則，只有這樣，我們才能書(shū)寫(xiě)出完美的外貿英語(yǔ)函電，從而促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。
外貿英語(yǔ)函電寫(xiě)作技巧
一、外貿函電寫(xiě)作文法技巧
1.主客分明、意思清晰。
2.表達明確，決不模棱兩可。
3.結構對稱(chēng),易于理解。
4.單復數不亂,不然會(huì )好刺眼,看不舒服。
5.動(dòng)詞主謂要呼應。
6.時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉變太多。
7.標點(diǎn)要準確。
8.拼字正確。有電腦拼字檢查功能后,也需要認真檢查。
9.大小寫(xiě)。非必要不要整個(gè)字都是大寫(xiě):,例如: MUST change to OS immediately。外國人就覺(jué)得不禮貌和喝令人一樣。要強調的話(huà),用底線(xiàn),斜字,粗體就可以了。
二、外貿函電寫(xiě)作文體技巧
1.可讀性。對象是大學(xué)程度的話(huà),用高中的英文就行。多用短句(15-20字為佳), 技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.
2.注意段落的開(kāi)頭。一般來(lái)說(shuō),重要或強調的事情都放在信件或段落的開(kāi)頭,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was u
nable to attend the meeting personally. 兩者強調的事情就有分別了。
3.輕重有分。等同重要的用and來(lái)連接,較輕放在次要的句子里.
4.意思轉接詞要留神。例如: but (相反), therefore (結論), also (增添), for example (闡明). furthermore和moreover
5.句子開(kāi)頭不要含糊不清的主詞。例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀？開(kāi)頭少用this, that, it, they, 或 which.
6.修飾詞的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 應為 He could reimburse the cost only after July 15.
7.用語(yǔ)要肯定準確。切忌含糊。例如:The figures show a significan
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