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辦公軟件word文檔使用技巧
大家平時(shí)肯定經(jīng)常用到word軟件來(lái)敲打報表，日常會(huì )議等一些相關(guān)記錄，小編在這里給大家推薦一下不錯又方便的小技巧哦。
編輯長(cháng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(cháng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內容復制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì )出錯。其實(shí)只要將鼠標移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當位置，發(fā)現鼠標指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區會(huì )被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開(kāi)頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì )自動(dòng)為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì )啟動(dòng)IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì )覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì )轉變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費時(shí)又費力，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了。
巧妙設置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開(kāi)一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒(méi)必要，但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了，不錯吧。等回來(lái)時(shí)，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著(zhù)選中整個(gè)表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫(huà)”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開(kāi)Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開(kāi)的“對象”對話(huà)框中，選擇“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開(kāi)的“瀏覽”對話(huà)框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話(huà)框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì )兒，插入點(diǎn)就會(huì )出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
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