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協(xié)同辦公OA系統使用管理規定
集團OA系統內容包括協(xié)同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會(huì )議管理、個(gè)人日程、個(gè)人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實(shí)現公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。
第一章 總 則
第一條 為加強集團協(xié)同辦公平臺系統(以下簡(jiǎn)稱(chēng)集團OA系統)管理(地址：http://oa.chinagrandinc.com)，保證其高效、安全運行，充分發(fā)揮OA系統的作用，結合工作實(shí)際情況，特制定本規定。
第二條 集團OA系統內容包括協(xié)同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會(huì )議管理、個(gè)人日程、個(gè)人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實(shí)現公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。自2016年5月1日起系統投入正式運行，所有非涉密的一般文件除印發(fā)少量紙質(zhì)文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式流轉。涉密和不便通過(guò)系統流轉的公文，仍按線(xiàn)下紙質(zhì)文件流轉規定辦理。
第三條 本辦法適用于使用集團OA系統的集團總部各部門(mén)及下屬各成員企業(yè)。
第二章 管理機構
第四條 集團信息管理部負責集團OA系統的規劃、推廣和系統日常運維管理，主要職責為:
(一)負責系統用戶(hù)賬號、用戶(hù)權限、功能開(kāi)發(fā)、系統配置等運維管理工作。
(二)征詢(xún)各使用單位意見(jiàn)和建議，組織解決各使用單位在使用過(guò)程中出現的各類(lèi)新需求、新問(wèn)題，持續對系統功能進(jìn)行優(yōu)化升級。
(三)負責對系統用戶(hù)進(jìn)行培訓指導和支持服務(wù)。
(四)其他技術(shù)支持工作。
第五條 集團OA系統的員工賬戶(hù)、組織架構和職級關(guān)系等信息由集團OA系統與eHR系統共同負責，相關(guān)信息以集團eHR系統為依據，由集團公司和各成員企業(yè)人力資源部門(mén)負責及時(shí)維護集團eHR系統，確保相關(guān)信息正確無(wú)誤。集團eHR系統每天晚上自動(dòng)將當天入職、離職、異動(dòng)等信息傳遞到集團OA系統，并根據在eHR系統錄入的相關(guān)信息，在集團OA系統中自動(dòng)生成或注銷(xiāo)用戶(hù)賬號。集團eHR系統的主要職責為：
(一)負責及時(shí)完成eHR系統上的入職、離職、異動(dòng)信息錄入。
(二)集團OA系統與eHR系統信息對接的其他相關(guān)工作。包括：部門(mén)名稱(chēng)、部門(mén)負責人、崗位信息、崗位上下級關(guān)系、員工姓名、手機、郵件地址、AD用戶(hù)名等。
第六條 集團公共事務(wù)與品牌部負責集團OA系統“遠大新聞“和”遠大快訊“模塊信息的發(fā)布管理，主要職責為：
(一)遠大新聞發(fā)布：按照集團相關(guān)管理規定，及時(shí)發(fā)布集團內部新聞。
(二)遠大快訊發(fā)布：按照集團相關(guān)管理規定，及時(shí)發(fā)布集團內部快訊。
第七條 集團管理審計委員會(huì )負責集團OA系統規章制度的發(fā)布管理，主要職責為：
(一)集團本部適應制度發(fā)布：按照集團相關(guān)管理規定，及時(shí)發(fā)布集團本部相關(guān)制度文件。
(二)成員企業(yè)適應制度發(fā)布：按照集團相關(guān)管理規定，及時(shí)發(fā)布成員企業(yè)管理相關(guān)制度文件。
第三章 使用單位
第八條 集團OA系統使用單位為集團總部各部門(mén)及下屬各成員企業(yè)。
第九條 各成員企業(yè)應確定一名系統管理員負責集團OA系統在本企業(yè)的應用推廣和日常使用管理，及時(shí)向集團總部反饋系統應用問(wèn)題和相關(guān)需求，并指導本企業(yè)用戶(hù)正確使用集團OA系統。
第十條 使用單位需變更系統中相關(guān)流程的，請及時(shí)在OA系統中向集團信息管理部提交“審批流程變更申請”。
第十一條 使用單位需變更系統中現有賬號權限的，請及時(shí)在OA系統中向集團信息管理部提交“用戶(hù)賬戶(hù)權限變更申請”。
第十二條 使用單位需提交系統問(wèn)題或BUG的，請及時(shí)在OA系統中向集團信息管理部提交“系統問(wèn)題反饋表”。
第十三條 使用單位需提交系統新需求的，請及時(shí)在OA系統中向集團信息管理部提交“新增業(yè)務(wù)需求申請”。
第四章 使用人員
第十四條 從事本系統運行、維護、管理的工作人員，應具備良好的服務(wù)意識和相應的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，遵守集團信息安全管理規定，妥善保管系統管理員的用戶(hù)名和密碼，盡職盡責，保證工作質(zhì)量，維護集團OA系統信息安全。
第十五條 系統使用人員應自覺(jué)遵守系統運行的規章制度和信息安全管理規定,按本規定第七章要求妥善保管個(gè)人賬號和系統登錄密碼，熟練掌握集團OA系統的操作方法，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務(wù)。
第十六條 為保證各類(lèi)電子文件的及時(shí)收發(fā)，系統使用人員原則上應該全天在線(xiàn)，特殊情況下應保證至少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類(lèi)文件，處理待辦事項。使用人員如因出差或出差時(shí)間較長(cháng)而無(wú)法處理待辦事項的，應指定授權的代辦人進(jìn)行相關(guān)操作。具體業(yè)務(wù)規則參照本規定第五章和第六章的要求。
第五章 電子公文
第十七條 在系統中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位和集團行政辦公室負責。
第十八條 公文帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件(如物品等)的，可按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。
第十九條 電子公文的制發(fā)由電子公文制作、提交、審批、發(fā)布等環(huán)節組成，由跨部門(mén)多個(gè)工作人員完成。
第二十條 提交電子公文時(shí)，應選擇公文的主送、抄送單位，并設置允許閱讀、打印的權限。
第二十一條 系統完成公文審批操作的時(shí)間為電子公文的發(fā)布時(shí)間。
第二十二條 使用單位應按時(shí)接收、查閱電子公文。
第二十三條 打印后的電子公文相當于紙質(zhì)公文復印件，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。
第六章 其他業(yè)務(wù)管理規則
第二十四條 日常辦公
(一)員工休假：?jiǎn)T工請休病假、事假、年假等，須經(jīng)集團OA系統填寫(xiě)請假單，提交領(lǐng)導審核。
(二)會(huì )議管理：會(huì )議的召開(kāi)由會(huì )議發(fā)起人在OA上提前進(jìn)行會(huì )議室預約。
(三)通知公告管理：OA系統的公告管理已經(jīng)按權限下放到各職能部門(mén)管理，由各職能管理部門(mén)按照管理規定統一實(shí)行內部負責制管理。
(四)其他事項呈報和工作流管理：各單位需要呈報工作事項，須按事項類(lèi)別正確選取相應的流程表單模板，在集團OA系統中提交審批。
第二十五條 使用單位應保證通過(guò)集團OA系統發(fā)布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發(fā)布的內容負責。
第二十六條 系統各級使用人員應保證OA系統辦公業(yè)務(wù)的響應時(shí)間，及時(shí)登錄系統獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。網(wǎng)上公文及工作流審批涉及到的工作人員，除特殊情況外，其處理時(shí)間原則上不超過(guò)1個(gè)工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開(kāi)時(shí)，須通過(guò)代理設置功能委托相關(guān)人員代為辦理，或者通過(guò)手機等移動(dòng)客戶(hù)端辦公，不得延誤流程的審批。
第七章 安全保障
第二十七條 集團OA系統使用人員應嚴格遵守集團信息安全管理規定，所有用戶(hù)須對自己賬號和密碼的安全負責，應妥善保管個(gè)人用戶(hù)賬號和系統登錄密碼。
(一)所有OA系統用戶(hù)應在登陸OA系統的第一時(shí)間修改默認初始密碼，密碼規則為6位以上(含6位)英文字符與阿拉伯數字的組合。
(二)系統使用人員應妥善保管個(gè)人用戶(hù)賬號和系統登錄密碼，并定期更改系統登錄密碼。用戶(hù)賬號和系統登錄密碼不得隨意泄漏給無(wú)關(guān)人員。除集團總裁批準的特殊崗位外，其他任何人不得使用別人的賬號和密碼進(jìn)行系統操作處理。
(三)使用人員若密碼丟失，應及時(shí)與集團OA系統管理員取得聯(lián)系，由系統管理員恢復系統默認初始密碼，隨后用戶(hù)應及時(shí)登錄系統按上述密碼規則修改正式密碼。
第二十八條 OA系統中的所有用戶(hù)應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶(hù)賬號，不得干擾其他用戶(hù)，不得篡改和破壞系統信息。
第二十九條 未經(jīng)同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不允許公司無(wú)關(guān)人員及外部人員下載集團OA信息。
第三十條 聯(lián)入系統的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來(lái)移動(dòng)數據盤(pán)應檢測，以防病毒入侵。
第三十一條 使用單位應定期檢查、維護計算機網(wǎng)絡(luò )，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)排除，無(wú)法排除的，應立即與集團信息管理部聯(lián)系，確保系統正常運行，不得亂設、私設系統的使用人員。
第三十二條 使用系統時(shí)，所有涉密信息不得在該系統內發(fā)布，也不得存儲在與該系統相連的計算機中。
第三十三條 使用單位應加強計算機及網(wǎng)絡(luò )安全保密知識教育，遵守集團保密紀律與保密規定。
第三十四條 系統出現異常，造成數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行的，因技術(shù)因素導致系統不能正常工作的，使用單位應及時(shí)向集團信息管理部反饋。
第三十五條 信息傳輸工作應嚴格執行各項管理制度，遵循統一的技術(shù)規范。接收的信息，應按照時(shí)限要求辦理，發(fā)送的重要信息應先經(jīng)本單位負責人審批。
第三十六條 使用人員應嚴格執行有關(guān)操作規程。對不遵守規程、影響信息傳輸工作正常運行的網(wǎng)絡(luò )成員單位，予以通報批評，造成事故的，應追究有關(guān)人員和相關(guān)領(lǐng)導的責任。
第三十七條 密級文件不得進(jìn)入系統，按照現有公文線(xiàn)下流轉方式處理，電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團公文管理有關(guān)規定執行。
第八章 應急處理
第三十八條 系統出現故障，導致電子公文與信息無(wú)法在系統中進(jìn)行正常交換的，應及時(shí)通知集團信息管理部。由集團信息管理部盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障，并在24小時(shí)內做出響應。
若24小時(shí)內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由集團信息管理部提出應急處理辦法，同時(shí)報告集團相關(guān)領(lǐng)導，并通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運行。
第三十九條 各單位在系統使用中遇到問(wèn)題，應及時(shí)向集團信息管理部反饋，集團信息管理部應及時(shí)組織技術(shù)人員處理。
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