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OA協(xié)同辦公系統不是全能的神系統
相對于OA辦公系統來(lái)說(shuō)，協(xié)同辦公系統的概念更顯得“高大上”。的確，嚴格的說(shuō)，協(xié)同辦公系統的理念和應用全面超越了OA辦公系統。但是協(xié)同辦公系統畢竟從后者進(jìn)化而來(lái)，二者具有相同的基因，不應該過(guò)分放大協(xié)同辦公系統的理念和作用，搞得像無(wú)所不能的神系統一樣，那只會(huì )把協(xié)同辦公系統吹成一個(gè)氣球。
作為行業(yè)中的領(lǐng)導型廠(chǎng)商，華天動(dòng)力創(chuàng )造了“智慧協(xié)同”的理論，對協(xié)同辦公的理念進(jìn)行了前瞻性的探索。但華天動(dòng)力的市場(chǎng)總監陳先生認為，目前乃至未來(lái)一段時(shí)間內，協(xié)同辦公系統的應用仍然建立在OA辦公系統的基礎之上，只是在一些重要領(lǐng)域有了很大的提升，比如工作流管理、門(mén)戶(hù)管理、數據集成、知識管理、任務(wù)管理、移動(dòng)辦公等方面。
我們知道，OA辦公系統的核心是“OA”，也就是Office Automation(辦公自動(dòng)化)，主要指通過(guò)計算機來(lái)代替手工操作。而協(xié)同辦公系統的核心是“協(xié)同”，這是一個(gè)比較復雜的概念，由此衍生出“協(xié)同學(xué)”、“協(xié)同效應”、“協(xié)同系統”、“協(xié)同戰略”等各種新興的學(xué)科和技術(shù)。
“協(xié)同”大大發(fā)掘了OA辦公系統的內涵和外延，為OA辦公系統打開(kāi)了一個(gè)無(wú)限廣闊的發(fā)展空間。但是，如果不能把握一個(gè)合適的度，就會(huì )把“協(xié)同”變得虛化和泛化，反而不利于OA辦公系統的發(fā)展。
在陳先生看來(lái)，應該把復雜的事情簡(jiǎn)單化。“協(xié)同”的含義從字面上理解就是協(xié)作和同步，前者是人員和組織的協(xié)作，后者是信息和數據的同步，協(xié)同辦公系統的工作正是圍繞這兩方面進(jìn)行。
以“智慧協(xié)同”為例，所謂“智慧”，就是說(shuō)協(xié)同辦公系統要開(kāi)放、智能、靈便、隨需而變，實(shí)現工作流統一化管理和數據整合，即時(shí)響應、動(dòng)態(tài)適應企業(yè)管理和發(fā)展的需求。
而所謂“協(xié)同”，則包括四個(gè)方面：
1)人員的協(xié)同：打破部門(mén)、崗位和層級的限制，以項目和事務(wù)為核心，實(shí)現團隊成員間無(wú)障礙的溝通和協(xié)作。
2)流程的協(xié)同：整合、規范、簡(jiǎn)化辦公流程，并實(shí)現多系統間辦公流程的整合，減少重復工作，提供工作效率和精度。
3)數據的協(xié)同：既實(shí)現協(xié)同軟件內部的數據整合，又實(shí)現協(xié)同軟件和其他業(yè)務(wù)系統之間的數據整合，消除信息孤島。
4)資源的協(xié)同：讓團隊成員隨時(shí)隨地的分享、獲取有價(jià)值的知識和經(jīng)驗等資源，實(shí)現知識管理的積淀、傳承和發(fā)揚。
通過(guò)以上的分解，我們就發(fā)現協(xié)同辦公系統并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一個(gè)實(shí)實(shí)在在的工具，幫助企業(yè)實(shí)現更有效、更高效的溝通、協(xié)作和管理。
據陳先生介紹，“智慧協(xié)同”體現在協(xié)同辦公系統上，也是有對應的功能和應用，而不是純理論化的產(chǎn)物。“智慧協(xié)同”的體系由下至上依次為魔方架構、智慧流程、智慧管理和智慧決策。
其中魔方架構是指協(xié)同辦公系統的體系架構必須開(kāi)放和靈活，智慧流程是指工作流系統，智慧管理是指自定義開(kāi)發(fā)平臺，智慧決策是指智能報表，他們分別面向企業(yè)的執行層、管理層和決策層，同時(shí)又將各個(gè)層級有機整合起來(lái)，實(shí)現高度一體化的協(xié)同辦公。
協(xié)同辦公系統的理論雖然已經(jīng)比較成熟，但客觀(guān)的說(shuō)，協(xié)同辦公系統的研發(fā)和應用還有很長(cháng)的路要走，凡事都需要一個(gè)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程需要廠(chǎng)商和用戶(hù)一起來(lái)完成。
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