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辦公室OA系統的優(yōu)勢
辦公室OA系統的應用，使得傳統的媒體行政辦公模式必將被現代信息化的新型行政辦公模式所取代。但任何一個(gè)系統都不可能是完美無(wú)缺的，只有根據本單位現實(shí)工作的需要，循序漸進(jìn)地進(jìn)行改進(jìn)、升級和完善，將系統的使用功能發(fā)揮到極致，才能真正實(shí)現媒體現代信息化行政辦公，最大限度地提升組織的運行效率。
一、OA辦公系統的定義
當前，OA 系統較為廣泛地運用于為國家黨政機關(guān)提供無(wú)紙化的辦公條件，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設備，各種人機信息系統來(lái)協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的，是工作流思想與行政機關(guān)工作模式相結合的又一典型范例。它通過(guò)現代通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化設備和電子計算機系統或工作站來(lái)實(shí)現事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化。而云南日報報業(yè)集團OA 系統的主要功能有協(xié)同工作、工作流程、公文流轉、公共信息、論壇管理、計劃管理、關(guān)聯(lián)項目、文檔管理、車(chē)輛管理、在線(xiàn)消息、督辦系統、短信平臺、常用工具、人事管理、系統管理等。辦公室OA系統真正帶來(lái)了行政辦公的技術(shù)革命。
二、使用OA系統所需要的條件
(一)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)保障。辦公室OA 平臺基于分層、標準和構件等進(jìn)行架構，以領(lǐng)先的四層技術(shù)架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm 標準、JSR168、WSRP等標準，部署了大量構件、采用JAVA語(yǔ)言編寫(xiě)、以多維門(mén)戶(hù)形式展現，支持各種部署模式、各種操作系統、各種數據庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來(lái)的擴展空間。因此，專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)保障是辦公室OA系統運行中必不可少的重要組成部分。
(二)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員。任何一個(gè)系統從開(kāi)發(fā)到利用，都必須有專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員為其提供諸如設計、研發(fā)、培訓、使用、維護等各類(lèi)保障。因此，高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員是OA 系統能正常運用的保障。
(三)高素質(zhì)的行政管理工作人員。由于辦公室OA系統是建立在計算機局部網(wǎng)絡(luò )基礎上的一種分布式信息處理系統，對行政管理工作人員的自身能力和工作素養要求相對就要高些，能熟練使用電腦并具備高素質(zhì)的管理理念成為最基本的技能之一。
三、辦公室OA系統的作用
1、辦公室OA系統讓您完全進(jìn)入無(wú)紙化辦公狀態(tài)，實(shí)現完美的客戶(hù)管理和員工效率管理
2、讓您雖遠離辦公室卻如時(shí)時(shí)身在其中
3、方便您時(shí)時(shí)批閱，簽字，了解項目進(jìn)度。指導員工的每一分工作狀態(tài)
4、作為定制性功能提供，宇博軟件會(huì )根據您的需求來(lái)定制滿(mǎn)足您。
四、辦公室OA系統解決辦法
(一)相應的技術(shù)保障還有待提高。電源和網(wǎng)絡(luò )是OA 系統正常運行的基本保證，因此，應經(jīng)常對電力設施和網(wǎng)絡(luò )通訊進(jìn)行保養維護，一旦有斷電和脫網(wǎng)的情況發(fā)生，要在第一時(shí)間內啟用備用源，以保證OA 系統的正常使用。此外，還應加強網(wǎng)絡(luò )安全管理，防止遭到網(wǎng)絡(luò )黑客攻擊。同時(shí)，由于宇博OA系統中有些權限不是人人都有的，建議員工不定期地更換自己的登錄密碼，以確保辦公室OA系統在使用時(shí)的安全性和保密性。
(二)要形成全員使用OA系統的意識。OA系統是根據使用單位的相關(guān)要求所設計的，公司在使用OA 系統之前，對行政部門(mén)的工作人員要進(jìn)行全員培訓并進(jìn)行了上崗考試，但在實(shí)際使用當中，并沒(méi)有實(shí)現全員使用，特別是對一些年齡大的員工，由于對掌握電腦操作系統的能力有限，因此對OA 系統的使用并不是那樣的得心應手，這也阻礙了OA系統的推廣普及。因此，在實(shí)際工作中若要強化OA系統的使用意識，可能還需要進(jìn)行必要的制度強制，以此推動(dòng)OA 辦公系統的普及。
(三)充分利用OA 系統的功能。近一年來(lái)，公司OA系統的使用較為順利，最大化地實(shí)現了無(wú)紙化辦公，但在實(shí)際使用當中，有些功能還處于“沉睡”狀態(tài)，比如個(gè)人事務(wù)中的個(gè)人考勤項等等。在今后的工作中，要加強此類(lèi)功能的使用，為集團行政管理部門(mén)的員工考核提供科學(xué)依據。
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