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關(guān)于高校OA的建設現狀與存在的問(wèn)題
在計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應用的今天，辦公方式也逐步向網(wǎng)絡(luò )化和無(wú)紙化辦公發(fā)展，辦公自動(dòng)化也應運而生。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于高校OA的建設現狀與存在的問(wèn)題，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA)所指的是辦公人員通過(guò)使用現代科學(xué)技術(shù)的新成果，來(lái)借助先進(jìn)的辦公設備，從而實(shí)現辦公的自動(dòng)化以及科學(xué)化，這樣做的目的就是在于可以縮短辦公時(shí)間，從而提高辦公效率，還可以減少各種各樣的差錯以及弊端。利用科學(xué)的管理方法，提高管理和決策的科學(xué)化水平。隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化也如同其他新興科技一樣需求應運而生的。早期的辦公自動(dòng)化的主要是利用傳真機、打印機、復印機等辦公設備進(jìn)行辦公，現代的辦公自動(dòng)化實(shí)際上是信息共享、交換、分類(lèi)、傳遞與處理及其活動(dòng)的協(xié)調，從而達到一定目標的過(guò)程。高校具有人才、科技、設備等優(yōu)勢，有實(shí)現辦公自動(dòng)化的良好條件。通過(guò)辦公自動(dòng)化的管理，就可以實(shí)現各部門(mén)信息資源的共享，大大提高了工作效率以及管理水平。
一、目前高校辦公自動(dòng)化建設的狀態(tài)
1.目前高校辦公自動(dòng)化建設的狀況
現如今計算機通信技術(shù)發(fā)展的越來(lái)越快，隨之也影響著(zhù)高校校園網(wǎng)絡(luò )的建設。高校的廣大師生員工的計算機水平在不斷提高，而高校辦公自動(dòng)化建設也隨之展開(kāi)，在許多高校中都根據自己的需求配備了軟件、硬件形成了自己的辦公自動(dòng)化系統。網(wǎng)絡(luò )的覆蓋面已經(jīng)包括了：主要辦公樓、教學(xué)樓、實(shí)驗樓、圖書(shū)館以及教師學(xué)生的宿舍當中，高校校園網(wǎng)建設也已初具規模。
2.辦公人員的計算機水平在逐步提高
高校是計算機普及率最高的系統之一，技術(shù)力量雄厚，管理人員的知識結構和水平相對較高，這就使高校實(shí)現辦公自動(dòng)化具備了必備條件。高校里的人才資源使實(shí)現適合高校本身的軟件開(kāi)發(fā)成為可能，隨著(zhù)計算機的廣泛使用，單從辦公人員的計算機應用水平來(lái)看，也在逐步提高。各高校辦公人員，尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公，電腦已經(jīng)成為高校辦公、教學(xué)的一種必備工具。
3.辦公軟件越來(lái)越多，功能越來(lái)越強進(jìn)
目前，就單純的辦公自動(dòng)化軟件已經(jīng)層出不窮，其各自的功能也越來(lái)越強大。在各大高校中，使用Office辦公軟件已經(jīng)成為了辦公人員收發(fā)郵件的主要途徑，這一進(jìn)步良好的推動(dòng)以及奠定了辦公自動(dòng)化系統的發(fā)展。此外，各高校相繼使用了教務(wù)管理系統、學(xué)生管理系統、圖書(shū)管理系統、后勤管理系統等，以方便學(xué)校開(kāi)展工作，提高管理水平。
二、高校辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題
1.辦公人員意識薄弱，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員不足
目前，辦公自動(dòng)化建設中最突出的問(wèn)題就是辦公人員意識薄弱，表現在對辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不夠深，對使用辦公自動(dòng)化系統的緊迫性和必要性認識不夠。辦公人員習慣了傳統的公文處理模式，對其有較強的依賴(lài)性，不愿意主動(dòng)去改變。另外，有些領(lǐng)導習慣了親自聽(tīng)取工作匯報，直接書(shū)面審批，沒(méi)有充分認識到辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性。提高辦公人員的辦公自動(dòng)化意識，尤其要強化各級領(lǐng)導的辦公自動(dòng)化意識，只有領(lǐng)導和辦公人員都有現代化的意識和觀(guān)念，才有可能加快辦公自動(dòng)化的建設步伐。因此，就需要一支高效的技術(shù)隊伍，這是辦公自動(dòng)化系統成功實(shí)施的可靠技術(shù)保障。
2.設備和資源不足
由于現有辦公自動(dòng)化軟件沒(méi)有完全達到人們的要求，從而在一定程度上讓部分辦公人員產(chǎn)生了畏懼心理。于是人們對辦公自動(dòng)化軟件提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡(jiǎn)單。同時(shí)辦公自動(dòng)化系統建設還需要一定的硬件條件。首先，要有局域網(wǎng)，辦公的電腦要入網(wǎng)。一個(gè)安全、穩定的局域網(wǎng)是辦公自動(dòng)化系統運行的網(wǎng)絡(luò )保障。計算機基礎設施建設不完善，就要結合本校的實(shí)際情況，更新設備儀器，同時(shí)自行開(kāi)發(fā)適用性強的辦公管理軟件，提高軟件的效率。
3.學(xué)校自身管理不夠，不夠重視
任何一個(gè)系統軟件的建設都是“三分技術(shù)，七分管理”，這就需要高校管理層是既懂信息技術(shù)和業(yè)務(wù)，又懂管理的人才。但是現在高校大部分高層管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的辦公自動(dòng)化技術(shù)能力，要解決這個(gè)問(wèn)題，首先要開(kāi)展培訓�？梢韵冉o各個(gè)部門(mén)的管理員培訓，通過(guò)管理員對自己部門(mén)人員培訓，起到“以點(diǎn)帶面”的作用。其次，要建立與辦公自動(dòng)化相適應的信息管理制度，逐步規范公文在辦公自動(dòng)化化系統中的運轉程序，逐步取消部門(mén)紙質(zhì)文件。同時(shí)要及時(shí)做好備份工作，對于需要存紙質(zhì)的文件要做好存檔工作。高職院校的辦公自動(dòng)化建設是一項復雜龐大、綜合性強的系統工程，沒(méi)有學(xué)校主要領(lǐng)導的重視推廣起來(lái)就會(huì )非常困難。辦公自動(dòng)化的建設需要建設隊伍、經(jīng)費和設備支撐。有了領(lǐng)導的重視，建設系統所需經(jīng)費、技術(shù)隊伍、設備等問(wèn)題才會(huì )迎刃而解。
4.網(wǎng)絡(luò )安全狀況堪憂(yōu)
由于網(wǎng)絡(luò )的開(kāi)放性，辦公自動(dòng)化過(guò)程中還存在著(zhù)數據安全、信息安全、電子簽名安全等方面的不確定性和危險性，一定程度上影響了高職院校辦公自動(dòng)化的推進(jìn)和發(fā)展。因此，在辦公自動(dòng)化的推進(jìn)過(guò)程中，一方面，要增強高職院校全體人員的保密和安全認識;另一方面，要通過(guò)各種技術(shù)，保證合法用戶(hù)的正常運用，從而在確保信息系統安全的前提下推動(dòng)辦公自動(dòng)化有效運轉。
辦公自動(dòng)化系統建設是一項長(cháng)期的工程，在發(fā)展過(guò)程中不可避免地會(huì )遇到一些阻力和問(wèn)題。要實(shí)現從傳統的辦公方式向辦公自動(dòng)化的成功轉變，我們必須要有足夠的思想準備，敢于發(fā)現問(wèn)題，正視問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而帶動(dòng)學(xué)校的信息化建設工作。
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