怎樣寫(xiě)好崗位說(shuō)明書(shū)
眾多企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)都止步于崗位職責，僅僅羅列“負責……工作”，而職責如何落地卻無(wú)下文，所以實(shí)用性不高。崗位說(shuō)明書(shū)其實(shí)就是一份“崗位”的“說(shuō)明書(shū)”。一件剛拆封的家用電器，顧客讀過(guò)說(shuō)明書(shū)，便清楚了應該如何使用，對于崗位也是如此。企業(yè)制定崗位說(shuō)明書(shū)是需要它去發(fā)揮作用、指導員工稱(chēng)職工作。所以，一份合格的崗位說(shuō)明書(shū)應該讓在崗員工清晰地知道自己應該“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的紅線(xiàn)在哪里”。以下是YJBYS小編為您精心整理的如何寫(xiě)好崗位說(shuō)明書(shū)，歡迎借鑒參考。
一、工作思路
如上文所說(shuō)，一份實(shí)用性強的崗位說(shuō)明書(shū)應該能夠回答如下幾個(gè)問(wèn)題：這個(gè)崗位是做什么的、工作內容有哪些?這些工作該怎么做、跟誰(shuí)一起做?這些工作要做到什么程度、達到什么樣的標準才算是稱(chēng)職的?在這個(gè)崗位工作，有哪些行為是不能容忍的?基于上述問(wèn)題，本文重新設計了崗位說(shuō)明書(shū)的編制思路與工作流程，具體如圖。
二、工作原則與流程
崗位說(shuō)明書(shū)的編制不是人力資源部的事兒、更不是公司領(lǐng)導的事兒，必須由了解崗位實(shí)際工作的人來(lái)寫(xiě)、必須堅持“誰(shuí)明白、誰(shuí)來(lái)寫(xiě)”的工作原則。由此，崗位說(shuō)明書(shū)的編制應遵循“在崗員工自己寫(xiě)第一稿，直接上級修改，所在部門(mén)負責人修審，人力資源部或專(zhuān)業(yè)研究機構提供全面的技術(shù)指導和規范”的工作流程。
三、工作內容
在工作思路和工作原則的指導下，崗位說(shuō)明書(shū)的'編制應遵循如下步驟進(jìn)行：
第一步，梳理崗位工作、明確崗位職責——知道“做什么”。
依據“誰(shuí)明白、誰(shuí)來(lái)寫(xiě)”的原則，由在崗員工先行梳理崗位工作流水賬，詳細記錄自己每天的工作任務(wù)、事項;然后，將流水賬記錄的崗位工作內容進(jìn)行整理、分類(lèi)，把同一類(lèi)的具體工作事項進(jìn)行總結概括，提煉成為崗位職責或職能模塊。員工梳理時(shí)可參考表1所示技術(shù)模板進(jìn)行梳理提煉。
第二步，明確工作路徑、梳理履職指南——知道“怎么做”。
第一個(gè)步驟梳理出的崗位職責是具有一定高度的、概括性的內容，崗位職責的落地還需要履職指南的補充。履職指南中可以明確履行該項職責時(shí)應遵從的時(shí)間節點(diǎn)要求、必須參照的制度依據或規定、履職所需的權限和資源等等(見(jiàn)表2)。履職指南讓職責更加形象和具體，是職責落地的關(guān)鍵。
第三步，定位責任主體、明確角色定位——知道“誰(shuí)牽頭、誰(shuí)承擔、誰(shuí)配合”。
在企業(yè)中，每個(gè)崗位都不是獨立的個(gè)體，崗位與崗位間的工作一定存在交叉與銜接。因此，明確崗位工作內容后，責任主體的劃分(見(jiàn)表3)可以提高工作效率、避免履職過(guò)程中的“扯皮”現象。
第四步，掌握關(guān)鍵指標、明確工作標準——做到“什么程度”。
崗位職責需要工作標準的約束，員工清楚工作應做到“什么程度”，才能有方向地去履行職責。另外崗位工作標準也是員工考核指標提煉的基礎，未來(lái)具體考核指標需要充分參照崗位工作標準、結合階段性工作重點(diǎn)等時(shí)間特征提煉、制定。
第五步，杜絕消極行為、明確行為禁區——制定“高壓線(xiàn)、低壓線(xiàn)”預防警示。
員工履行崗位職責需要“有所為、有所不為”，崗位說(shuō)明書(shū)中需要根據崗位工作特點(diǎn)與工作內容，標示“高壓線(xiàn)、低壓線(xiàn)”，通過(guò)告知員工在履職過(guò)程中的絕對禁止行為和后果嚴重行為，實(shí)現規范管理、預先警示、防控風(fēng)險的目的。綜上步驟設計的崗位說(shuō)明書(shū)樣例如表4所示。
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