編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)
編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)1
如何制作崗位說(shuō)明書(shū)？崗位說(shuō)明書(shū)，也稱(chēng)崗位工作說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應作什么、應怎么作和在什么樣的情況下履行職責的匯總。很多企業(yè)由于缺乏準確的工作說(shuō)明而付出了很大的代價(jià)，結果導致績(jì)效考核認為主觀(guān)色彩濃重，降低和打擊員工工作積極性，招聘工作“廣種薄收”效率低下，更嚴重的是使得員工培訓工作難以開(kāi)展，缺乏針對性。
那么如何制訂崗位工作說(shuō)明書(shū)呢？
首先要從工作分析入手。工作分析是對某工作進(jìn)行完整的描述或說(shuō)明以便為管理活動(dòng)提供有關(guān)工作方面的信息而進(jìn)行的一系列工作信息的收集、分析和綜合的人力資源管理基礎性活動(dòng)。工作分析從以下八個(gè)要素著(zhù)手(6w2h):
who:誰(shuí)從事此項工作，責任人是誰(shuí)，對人員的學(xué)歷及文化程度、專(zhuān)業(yè)知識與技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。
what:做什么，即本職工作或工作內容是什么，負什么責任。
whom:為誰(shuí)做，即顧客是誰(shuí)。這里的顧客不僅指外部的客戶(hù)，也指企業(yè)每部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶(hù)等。
why:為什么做，即工作對其從事者的意義所在。
when:工作的時(shí)間要求。
where:工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。
how:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需的權利。
how much:為此向工作所需支付的費用、報酬等
工作分析是一項復雜的系統工程。企業(yè)進(jìn)行工作分析必須統籌規劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行工作分析通常使用的的方法有：?jiǎn)?wèn)卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀(guān)察等方法。
有了工作分析結果以后，我們就可以著(zhù)手制定工作崗位說(shuō)明書(shū)了，大多數情況下，崗位說(shuō)明書(shū)應該包括以下的主要內容：
1. 工作識別，包括工作名稱(chēng)、部門(mén)、匯報關(guān)系、工作編號等等。
2. 工作分析日期：目的是為了避免使用過(guò)期的崗位說(shuō)明書(shū)。
3. 工作概述：簡(jiǎn)要說(shuō)明工作內容。
4. 崗位責任：包括直接責任與領(lǐng)導責任（非管理崗位則沒(méi)有此項內容）。
5. 工作規范：即從事該項工作所必須具備的基本資格條件。主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。
工作說(shuō)明書(shū)最好根據公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，使用淺顯易懂的文字；內容要越具體越好，避免形式化網(wǎng)書(shū)面化；隨著(zhù)公司規模的不斷擴大，崗位說(shuō)明書(shū)要在一定的時(shí)間內必須給予修正和補充，以便與公司的發(fā)展保持同步。
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一、崗位工作分析
崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進(jìn)行完整的描述或說(shuō)明，以便為人力資源管理活動(dòng)提供有關(guān)崗位方面的信息，從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動(dòng)。很多企業(yè)由于缺乏準確的工作說(shuō)明而付出了很大的代價(jià)，結果導致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開(kāi)展。那么如何制訂崗位工作說(shuō)明書(shū)呢?崗位分析要從以下八個(gè)要素開(kāi)始著(zhù)手進(jìn)行分析，即(7w1h)：
who：誰(shuí)從事此項工作，責任人是誰(shuí)，對人員的學(xué)歷及文化程度、專(zhuān)業(yè)知識與技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。
what：在雇員要完成的工作任務(wù)當位中，哪些是屬于體力勞動(dòng)的范疇、哪些又是屬于智力勞動(dòng)的范疇呢?
whom：為誰(shuí)做，即顧客是誰(shuí)。這里的顧客不僅指外部的客戶(hù)，也指企業(yè)內部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶(hù)等。 why：為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。
when：工作任務(wù)應該被要求在什么時(shí)候完成呢? where：工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。
what qualificatiaons：從事這項工作的雇員應該具備哪些資質(zhì)條件呢?
how：如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需要的權利。
崗位工作分析是一項復雜的系統工程，企業(yè)進(jìn)行崗位工作分析，必須統籌規劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行崗位工作分析通常使用的方法有：?jiǎn)?wèn)卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀(guān)察法等方法。有了崗位工作分析的結果以后，我們就可以著(zhù)手制定崗位工作說(shuō)明書(shū)了。
二、崗位工作說(shuō)明書(shū)
也稱(chēng)崗位說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。崗位工作說(shuō)明書(shū)最好是根據公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的.文字填寫(xiě);內容要越具體越好，避免形式化、書(shū)面化。
另外，在實(shí)際工作當中，隨著(zhù)公司規模的不斷擴大，崗位說(shuō)明書(shū)在制定之后，還要在一定的時(shí)間內，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展狀況保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書(shū)的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數情況下，崗位說(shuō)明書(shū)應該包括以下的主要內容：
1.崗位基本資料：包括崗位名稱(chēng)、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門(mén)、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。
2.崗位分析日期：目的是為了避免使用過(guò)期的崗位說(shuō)明書(shū)。
3.崗位工作概述：簡(jiǎn)要說(shuō)明崗位工作的內容，并逐項加以說(shuō)明崗位工作活動(dòng)的內容，以及各活動(dòng)內容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內容的權限;執行的依據等。
4.崗位工作責任：包括直接責任與領(lǐng)導責任(非管理崗位則沒(méi)有此項內容)，要逐項列出任職者工作職責。
5.崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。
崗位說(shuō)明書(shū)是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書(shū)面記錄。它是根據崗位分析的各種調查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結論，編寫(xiě)成的一種文件，是崗位工作分析的結果。此外，有必要注意的是，崗位工作說(shuō)明書(shū)的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡(jiǎn)。崗位工作說(shuō)明書(shū)的外在形式，是根據一項工作編制一份書(shū)面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。編制崗位工作說(shuō)明書(shū)的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導等現代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據。
崗位工作說(shuō)明書(shū)一般由人力資源部門(mén)統一歸檔管理。爾后，崗位工作說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，當企業(yè)組織系統內經(jīng)常有出現職位增加、撤消的情況，更常見(jiàn)的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位工作說(shuō)明書(shū)的調整之中。在遇到崗位工作說(shuō)明書(shū)要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門(mén)的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫(xiě)標準的崗位說(shuō)明書(shū)修改表，由人力資源部門(mén)進(jìn)行信息收集，并對職位說(shuō)明書(shū)做出相應的修改。
三、崗位說(shuō)明書(shū)的填寫(xiě)
崗位說(shuō)明書(shū)的格式可以是多種多樣的，關(guān)鍵是要在使用了統一格式的崗位說(shuō)明書(shū)后，應該用準確、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規范、準確、使用方便的管理文件。
眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問(wèn)題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì);有的是為了制定更切合實(shí)際的獎勵制度，調動(dòng)員工工作的積極性;還有的是為根據工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側重點(diǎn)就不一樣�？梢话銇�(lái)說(shuō)，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：
(一)、崗位描述
崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個(gè)方面的內容：
1、崗位名稱(chēng)。即指崗位所從事的是什么工作。
2、崗位活動(dòng)和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。
3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風(fēng)設備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。
4、社會(huì )環(huán)境。包括工作團體的情況、社會(huì )心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門(mén)之間的關(guān)系等。此外，應該說(shuō)明企業(yè)和組織內以及附近的文化和生活設施。
5、職業(yè)條件。由于人們常常根據職業(yè)條件來(lái)判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內容，因而這部分內容特別重要。職業(yè)條件說(shuō)明了工作的各方面特點(diǎn)：工資報酬、獎金制度、工作時(shí)間、工作季節性、晉級機會(huì )、進(jìn)修和提高的機會(huì )、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。
(二)、崗位要求
崗位要求說(shuō)明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個(gè)體特征，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。
崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺(jué)能力、警覺(jué)性、操作能力(速度、準確性和協(xié)調性)、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判斷的方法獲得，也可以通過(guò)統計分析方式來(lái)確定。
基于以上崗位分析的基礎理論，是從大的方面加以分析出崗位說(shuō)明書(shū)的成果。若根據某公司職(崗)位說(shuō)明書(shū)的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
1、崗位基本信息
崗位基本信息也稱(chēng)為工作標識。包括崗(職)位名稱(chēng)、崗位編號、姓名、所屬部門(mén)、直接上級、職等職級、定員等。
2、工作內容描述
這是最主要的內容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫(xiě)出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動(dòng)過(guò)程、工作聯(lián)系和工作權限。同時(shí)，在這一項中還可以同時(shí)描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
3、任職資格
(1)、教育背景此項填寫(xiě)從事該職位目前應具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應該考慮，如果讓一位新員工來(lái)工作，他最低應是什么學(xué)歷，而不一定是當前在職員工的學(xué)歷。
(2)、經(jīng)驗此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專(zhuān)業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景;另一個(gè)需要的是本組織內部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。
(3)、技能要求此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專(zhuān)業(yè)技能要求較高，沒(méi)有此項專(zhuān)業(yè)技能就無(wú)法開(kāi)展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
(4)、個(gè)性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
(5)、培訓經(jīng)歷此欄反映從事該職位前，應進(jìn)行的基本的專(zhuān)業(yè)培訓，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過(guò)哪些培訓。
(6)、其它例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線(xiàn)上可能需要三班倒;在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班;建筑施工人員經(jīng)常出差;一般管理人員則正常上下班等。
4、責權范圍
(1)、責任指此項工作所擔負的職責和應當按時(shí)完成的任務(wù)。
(2)、權力一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權力。
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