企業(yè)崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)誤區分析
規范的崗位說(shuō)明書(shū)明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點(diǎn)、工作目標等重要因素，能為企業(yè)進(jìn)行工作評價(jià)、人員招聘、績(jì)效考核、確定培訓需求、薪酬管理提供依據，但是很多企業(yè)發(fā)現崗位說(shuō)明書(shū)編制后，對于改善本企業(yè)的績(jì)效、提升人力資源管理工作效率并無(wú)預期的作用，崗位說(shuō)明書(shū)規范和制約作用也無(wú)法體現。原因何在呢？
一、職責界定不明確，任務(wù)交叉沒(méi)有理順
我國企業(yè)目前普遍存在著(zhù)崗位職責不清、任務(wù)指派隨意性較大、能者多勞、出現問(wèn)題互相推諉等管理混亂的現象，因此，崗位說(shuō)明書(shū)不應是簡(jiǎn)單的對目前崗位工作任務(wù)的要求和描述，而應該通過(guò)崗位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)達到明確各崗位的職責權限，規范工作流程，實(shí)現科學(xué)管理的目的。在編制崗位說(shuō)明書(shū)之前，必須進(jìn)行認真的工作分析和調查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標、工作條件、上下級的關(guān)系、任職資格等因素。在實(shí)際操作中，可靈活選擇用問(wèn)卷調查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀(guān)察法等方法進(jìn)行。
在界定崗位職責時(shí)，首先應編寫(xiě)部門(mén)職責。崗位的職責應為部門(mén)職責的分解，部門(mén)的各項職責應在崗位的職責中得以體現，即“人人有事做，事事有人做”。部門(mén)職責是界定崗位職責的基礎，因此，界定崗位職責的第一步界定部門(mén)的職責。界定部門(mén)職責時(shí)，可根據部門(mén)的工作任務(wù)進(jìn)行分析，規范各項任務(wù)的工作流程，找出部門(mén)之間交叉的工作，明確各部門(mén)的職責權限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關(guān)系。當出現職責交叉現象時(shí)，應具體問(wèn)題具體分析，而不是簡(jiǎn)單“一刀切”。
其次，將部門(mén)職責分解到部門(mén)的各個(gè)崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過(guò)程也可作為企業(yè)定員定編的依據。根據任務(wù)量和工作的要求，應將部門(mén)的工作任務(wù)合理分解到具體的崗位，確定部門(mén)的崗位設置和人員安排，并明確部門(mén)內各崗位的崗位職責。特別是對于多個(gè)崗位承擔某一共同任務(wù)時(shí)，應用規范的'語(yǔ)言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務(wù)部門(mén)的職責包括以下要項：會(huì )計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務(wù)分析。
二、描述不規范，用語(yǔ)不準確
崗位職責的描述應能準確、清晰、真實(shí)的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規范性責利關(guān)系�？墒呛芏嗥髽I(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)沒(méi)有注意到描述用語(yǔ)的選擇，籠統地使用“負責、管理”等詞語(yǔ)，導致崗位職責的描述流于一般化、普遍化，出現“千崗一面”現象，或者使崗位職責描述過(guò)小或者過(guò)大，根據崗位說(shuō)明書(shū)的描述方式和用語(yǔ)顯得尤為重要。標準的崗位職責描述格式應是“動(dòng)詞+賓語(yǔ)+結果”，動(dòng)詞的選擇可參照表1，賓語(yǔ)表示該項任務(wù)的對象，即工作任務(wù)的內容，結果表示通過(guò)此項工作的完成要實(shí)現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。例如人力資源部部長(cháng)負責人力資源戰略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃，保證為公司的發(fā)展戰略提供有效的人力資源支撐”。
三、宣傳不到位，員工不理解
崗位說(shuō)明書(shū)涉及到對各崗位的描述與規范，目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過(guò)程中必須得到全體員工的支持和參與�？上Ш芏嗖块T(mén)主管都像在應付作業(yè)一樣草草完成，沒(méi)有借此機會(huì )與員工進(jìn)行充分的交流，甚至在做完崗位說(shuō)明書(shū)之后，員工也不知道崗位說(shuō)明書(shū)的作用，有些員工還認為崗位說(shuō)明書(shū)是對他們工作的限制，出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使崗位說(shuō)明書(shū)變成可有可無(wú)的擺設。
此外，對任職資格的界定，會(huì )使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業(yè)中若是按照行業(yè)通行的標準對崗位任職資格進(jìn)行界定，很多老員工的學(xué)歷或者技能達不到企業(yè)要求，他們就會(huì )認為崗位說(shuō)明書(shū)是人力資源部給他們設置的障礙，擔心未來(lái)的職業(yè)發(fā)展。而另一種情況是企業(yè)為了培養和鍛煉人才，往往會(huì )將一些重點(diǎn)培養對象放在基層工作一段時(shí)間，這些人才的素質(zhì)和技能都會(huì )遠高于崗位的要求，他們的心理就會(huì )失衡，若是不及時(shí)引導，將會(huì )導致優(yōu)秀人才的流失，給企業(yè)造成重大損失。因此，企業(yè)在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，應由各部門(mén)的主管負責，人力資源為其提供格式和方法，并予以及時(shí)的指導和審核。而且應做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位說(shuō)明書(shū)的意義和說(shuō)明書(shū)中各項內容的含義。對現行人員配置達不到或者遠超出企業(yè)要求現象，企業(yè)應向員工解釋其原因，打消他們的思想疑慮，保證企業(yè)的穩定發(fā)展。
四、定位不明晰，高層不認同
HR經(jīng)理在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，如果原有的崗位職責界定不清，那么就要對原有的崗位職責進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)，編寫(xiě)的工作量將會(huì )很大。這時(shí)人力資源管理就面臨著(zhù)兩種選擇：對現狀的描述和對未來(lái)的描述，即崗位職責“是什么”和“應是什么”的問(wèn)題。若編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)是解決崗位職責“應是什么”，則在界定崗位職責時(shí)必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進(jìn)行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動(dòng)，可能招致員工的抵制和反對。
因此，在編寫(xiě)之前，HR經(jīng)理應和相關(guān)的高層領(lǐng)導進(jìn)行討論，認清規范崗位職責的意義，明確崗位說(shuō)明書(shū)的定位，并取得領(lǐng)導對職責變革的理解和支持。在崗位說(shuō)明書(shū)實(shí)施過(guò)程中高層領(lǐng)導應率先樹(shù)立崗位責任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理。
五、管理不及時(shí)
隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中部門(mén)的職責及崗位的工作內容也會(huì )不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說(shuō)明書(shū)應至少每1~2年修改一次，根據行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進(jìn)行選擇。但是當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰略調整時(shí)，應及時(shí)修訂崗位說(shuō)明書(shū)。我國很多企業(yè)都注重崗位說(shuō)明書(shū)的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團甚至規定每半年對崗位說(shuō)明書(shū)修正一次。
因此，崗位說(shuō)明書(shū)的格式要求簡(jiǎn)潔實(shí)用，重點(diǎn)突出，項目不宜過(guò)多。而且制定動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。
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