HR該如何快速有效編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)
眾所周知，編制崗位說(shuō)明書(shū)是HR非常重要的基礎性工作。許多企業(yè)都有做，但做的效果和深入度就因人而異了。崗位說(shuō)明書(shū)是工作分析的結果之一，也是績(jì)效考核指標設定的來(lái)源，所以編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)首先要進(jìn)行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說(shuō)明書(shū)。我們今天就一起來(lái)探討學(xué)習一下這方面的知識。以下是YJBYS小編搜羅的HR該如何快速有效編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)，希望對你有幫助。
1. 崗位說(shuō)明書(shū)是什么
崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)對某一崗位上需要什么樣的員工，期望員工做什么，指導員工應該做什么、應該怎么做，以及用什么指標來(lái)考查員工工作業(yè)績(jì)的總匯。
崗位說(shuō)明書(shū)包括四個(gè)大模塊：崗位基本信息、工作權限和職責、任職資格、工作環(huán)境與工作時(shí)間、關(guān)鍵績(jì)效考核指標。
崗位說(shuō)明書(shū)在整個(gè)人力資源管理中是最基本的分析工具，崗位說(shuō)明書(shū)可以按照公司的需求分別用于招聘、考核、晉升等各方面。
2.編制崗位說(shuō)明書(shū)最重要的原則
第一，必須符合本公司本崗位的實(shí)際情況，不能隨便到網(wǎng)上去摘抄或照搬別的公司的相同崗位說(shuō)明書(shū)，而是需要去實(shí)際行動(dòng)，多方面了解崗位的基本特征和實(shí)際情況，寫(xiě)的越貼近實(shí)際，越能為公司各層級所接受，在推廣執行中才能得到大部分人的支持。
第二，必須明確公司部門(mén)的組織架構，明確崗位在組織架構中所處的環(huán)節，才能有的放矢更好的去編輯崗位說(shuō)明書(shū)。
第三，必須明確崗位說(shuō)明書(shū)的作用，崗位說(shuō)明書(shū)是最基本的分析單位，在編制完之后還需要進(jìn)一步的進(jìn)行后續工作，例如完善工作流程、相關(guān)配套制度和工作表單。
3.編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的步驟
崗位說(shuō)明書(shū)是工作分析的結果之一，所以編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)首先要進(jìn)行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說(shuō)明書(shū)。
崗位分析是前提
進(jìn)行科學(xué)有效的崗位分析是設計崗位說(shuō)明書(shū)的前提。崗位分析是對企業(yè)各類(lèi)崗位的性質(zhì)、任務(wù)、職責、勞動(dòng)條件和環(huán)境，以及員工承擔本崗位任務(wù)應具備的資格條件所進(jìn)行的系統分析與研究，并由此制訂崗位規范、崗位說(shuō)明書(shū)等人力資源管理文件的過(guò)程。
1.崗位分析的程序
(一)準備工作階段
1、根據工作崗位分析的總目標、總任務(wù)，對企業(yè)各類(lèi)崗位的現狀進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，掌握各種基本數據、信息和資料。
2、設計崗位調查方案。
(1)明確崗位調查的目的;
(2)確定調查的對象和單位;
(3)確定調查項目;
(4)確定調查表和填寫(xiě)說(shuō)明;
(5)確定調查時(shí)間、地點(diǎn)和方法。
3、進(jìn)行崗位分析項目的培訓宣貫，做好員工的思想工作，使員工對崗位分析有良好的心理準備。
4、根據工作崗位分析的任務(wù)、程序，分解成若干工作單元和實(shí)施環(huán)節。
5、組織崗位分析參與人員培訓，學(xué)習并掌握調查的內容、熟悉具體的實(shí)施步驟和調查方法。
(二)調查分析階段
根據調查方案，對各崗位進(jìn)行認真細致的調查研究。調查通常是面對面的訪(fǎng)談和問(wèn)卷調查，還可以結合資料分析、現場(chǎng)觀(guān)察、關(guān)鍵事件、工作日記、小組討論等方法，廣泛、深入地搜集有關(guān)崗位工作的各種數據和資料。
(三)總結分析階段
對崗位調查的結果進(jìn)行深入的分析，并采用文字圖表等形式，作出全面的歸納和總結，最終形成工作說(shuō)明書(shū)。
(四)反饋優(yōu)化階段
崗位說(shuō)明書(shū)不是一層不變的，應根據公司戰略、組織結構、績(jì)效管理等實(shí)際情況，定期進(jìn)行反饋和優(yōu)化;同時(shí)在進(jìn)行崗位說(shuō)明書(shū)定稿前，可組織企業(yè)內外部有關(guān)專(zhuān)家召開(kāi)有關(guān)工作說(shuō)明書(shū)的研討會(huì )，對工作說(shuō)明書(shū)的訂立、修改、優(yōu)化等提出意見(jiàn)或建議。
工作崗位分析并不是簡(jiǎn)單、機械地收集和積累某些信息，而是要以正確、開(kāi)放和創(chuàng )新的思路與觀(guān)念，對各個(gè)崗位的特征和要求作出全面考察，創(chuàng )造性地提出各崗位的主要成份和關(guān)鍵因素，并在深入分析和認真總結的基礎上，制定出工作說(shuō)明書(shū)、崗位規范等人力資源的管理制度。
2.崗位分析的方法
通常崗位分析的方法有簡(jiǎn)單崗位分析方法(包括工作日志法、觀(guān)察法)、常用崗位分析方法(訪(fǎng)談分析法、問(wèn)卷調查法、關(guān)鍵事件法)、現代崗位分析方法(工作要素法、功能性職務(wù)分析法、職位分析問(wèn)卷法、管理職位描述問(wèn)卷法、臨界特質(zhì)分析系統、任務(wù)清單法)等方法，在此僅就崗位分析調查問(wèn)卷進(jìn)行舉例(例表1：電機崗位分析問(wèn)卷(樣表))，其他方法不做系統介紹。
3.崗位信息的來(lái)源
(1)書(shū)面資料。在企業(yè)中，一般都保存著(zhù)各類(lèi)崗位現職人員的資料記錄以及崗位責任的說(shuō)明，這些資料對工作崗位分析非常有用。例如招聘廣告等。
(2)任職者的報告�？梢酝ㄟ^(guò)訪(fǎng)談、工作日志、工作計劃、工作總結、工作匯報、工作述職等方式得到任職者的報告。
(3)同事的報告。主要通過(guò)360º法，收集擬分析崗位及任職者的數據信息資料，來(lái)彌補其他資料的不足。
(4)觀(guān)察。人力資源管理者和崗位分析工作者通過(guò)到任職者的現場(chǎng)進(jìn)行直接觀(guān)察或借助于其他媒介進(jìn)行間接的觀(guān)察來(lái)獲取崗位及任職者有關(guān)工作的信息。
(5) 外部客戶(hù)。只要基于客戶(hù)滿(mǎn)意度。
4.崗位說(shuō)明書(shū)模板設計
之前已經(jīng)講過(guò)崗位說(shuō)明書(shū)的模塊，崗位說(shuō)明書(shū)的模板設計就在這五大模塊的基礎上填寫(xiě)更細的內容，然后形成表格(因為表格更直觀(guān))。
�、� 崗位基本信息：部門(mén)名稱(chēng)、崗位名稱(chēng)、崗位編號、崗位類(lèi)別、崗位編制人數、崗位管理寬度、崗位的.直接上下級、崗位對內對外協(xié)作單位。
�、� 工作權限和職責：工作概要、工作權限、工作職責。
�、� 任職資格：最低學(xué)歷、適合專(zhuān)業(yè)、所需知識、工作經(jīng)驗、個(gè)人素質(zhì)、其他條件。
�、� 工作環(huán)境與工作時(shí)間：工作場(chǎng)所、工作所需設備與工具、有無(wú)污染、工作班制與時(shí)間。
�、� 關(guān)鍵績(jì)效考核指標：這里需要羅列出考核期內能夠量化的、對工作有實(shí)質(zhì)性影響的考核指標。
只要按照以上的五個(gè)模塊進(jìn)行模板編輯，就能基本寫(xiě)好一份崗位說(shuō)明書(shū)。
5.填寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的注意事項：
�、� 崗位的直接上下級，一定要寫(xiě)清楚直接上下級，否則會(huì )造成權責劃分不清，相互推諉責任、多頭領(lǐng)導的現象。很多崗位上面有幾個(gè)領(lǐng)導同時(shí)指揮安排工作，在填寫(xiě)直接上級的時(shí)候，相關(guān)崗位的人員往往會(huì )把指派自己工作的領(lǐng)導統統認為是自己的直接上級。其實(shí)每個(gè)崗位的直接上級只能也只有一個(gè)，否則兩個(gè)領(lǐng)導同時(shí)安排工作究竟是先做哪位領(lǐng)導的工作呢?直接上級是需要在明確組織架構圖基礎上，根據公司具體安排來(lái)確定的。直接下級亦是如此。
�、� 工作概述就是用一句話(huà)來(lái)描述工作的基本情況的，一般要按照以下格式來(lái)寫(xiě)：根據……的要求，負責什么工作，完成什么目的。
�、� 工作權限如何填寫(xiě)：首先要劃分清楚部門(mén)職責，然后把每個(gè)人的工作領(lǐng)域界定清楚。工作權限關(guān)系到每個(gè)人所能行使的各項權利，也限定了每個(gè)人的工作必須承擔的義務(wù)這不僅僅能夠體現該崗位工作重點(diǎn)，而且能夠為這項工作的開(kāi)展起到約束和推動(dòng)作用。
�、� 工作職責在填寫(xiě)的時(shí)候，可以先將目前的工作分解為幾個(gè)大項，再在這幾個(gè)項目的基礎上去分解。一般的編寫(xiě)原則是“動(dòng)詞+內容+目的”的方式，做到不重復、無(wú)交叉，讓每個(gè)員工在看到工作職責時(shí)能很明確的指導自己該做什么。
�、� 任職資格可以很明確的表達該崗位所需要的人最基本的條件，為公司招人、用人提供基本信息。
�、� 崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)完成以后并不代表這項工作已經(jīng)完結，因為工作可能因為公司需要會(huì )做出調整，所以需要不停的跟進(jìn)崗位動(dòng)態(tài)，使崗位說(shuō)明書(shū)符合公司的實(shí)際情況。
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