文員崗位職責說(shuō)明書(shū)
一、崗位描述(崗位設置的意義)
文員是屬于公司行政人員的范疇，它的設置是為了更好的實(shí)現公司的內部管理。作為一名文員，其主要的工作是協(xié)助公司的各方人員工作的順利開(kāi)展，工作難度不是很大，但是很雜，也很重要，是一個(gè)企業(yè)不可或缺的崗位。
二、工作內容
1、前臺
一個(gè)公司的前臺就是一個(gè)公司給人的第一印象，是一個(gè)公司展示給客戶(hù)的最先的形象。前臺是公司形象的首席代表，很重要。那么前臺的工作自然也是非常的.重要的。前臺的工作主要包括以下幾個(gè)方面：
(1)來(lái)訪(fǎng)人員的接待：有客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，應禮貌友好的微笑、問(wèn)好，并詢(xún)問(wèn)到訪(fǎng)目的及其約見(jiàn)人員，然后請到訪(fǎng)人員在休息室就坐，給到訪(fǎng)人員倒水，最后電話(huà)告知約見(jiàn)人員并依據其意見(jiàn)進(jìn)行處理;
(2)電話(huà)接聽(tīng)、轉接、記錄、轉達;
(3)文件的打印、復印，傳真的發(fā)送及接收;
(4)公司信件、快遞等的簽收、傳達;
(5)報紙的收發(fā)整理;
(6)會(huì )議的各項工作：
A、通知應參會(huì )人員會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì )議的主要內容，
B、會(huì )場(chǎng)的布置準備工作，
C、會(huì )議前與會(huì )人員的簽到，
D、做好會(huì )議記錄，
E、會(huì )后會(huì )場(chǎng)的整理;
(7)物品領(lǐng)取的登記及物品回收登記入檔;
(8)保持前臺的干凈整潔不凌亂;
(9)其他協(xié)助性工作。
2、客服工作
(1)電話(huà)約訪(fǎng)、回訪(fǎng)客戶(hù);
(2)客戶(hù)叫裝叫修電話(huà)的接聽(tīng)及處理：接聽(tīng)電話(huà)并做好記錄，然后找出客戶(hù)跟蹤單，填寫(xiě)叫修單，確定技術(shù)人員，發(fā)送信息或電話(huà)通知技術(shù)人員客戶(hù)信息(包括姓名、地址、電話(huà)、機型、叫修內容等);若自己不能進(jìn)行處理，則請示上級主管，由其進(jìn)行處理。
3、檔案管理
(1)客戶(hù)檔案管理：客戶(hù)檔案的分類(lèi)、建檔及更新;
(2)員工檔案管理：新進(jìn)員工檔案的建立、更新及完善;
(3)員工離職手續的辦理：已領(lǐng)取物品的收回，人員檔案的重新歸檔等。
4、網(wǎng)站維護
(1)對公司的網(wǎng)站進(jìn)行日常的更新維護，主要是行業(yè)新聞的每日更新及公司內部公告的發(fā)布和業(yè)績(jì)的通報;
(2)網(wǎng)站進(jìn)行模塊整改時(shí)能提供網(wǎng)站的整改方案。
5、其他
文件的錄入、整理、存檔等，以及其他協(xié)助性的工作或應急工作。
三、所屬部門(mén)
文員歸屬部門(mén)是由公司的特殊性及崗位的普遍性所決定的，文員既屬于行政部的行政人員，又屬于售后部的售后服務(wù)人員。
四、考勤考核
1、考勤
(1)上班時(shí)間：
周一至周五 上午8：10—12：00
下午14：00—18：00
周六、周日 周六9：00 準時(shí)參加售后部會(huì )議
周六周日會(huì )安排行政人員輪流值班
2、考核
(1)每天按時(shí)上班，上班打卡考勤，下班不用打卡;
(2)每天下班前半個(gè)小時(shí)即17：30，填寫(xiě)《當天工作總結及計劃表》，表格的填寫(xiě)要求真實(shí)、客觀(guān)、恰當詳細的分點(diǎn)列示;
(3)如要請假或調班，則要求提前申請;若因特殊情況無(wú)法提前申請，則事后應補寫(xiě)申請單，說(shuō)明事由;否則視為曠工。
3、國家法定節假日(元旦、春節、清明、五一、中秋、國慶、等)的假期按照國家有關(guān)規定執行。
五、所需技能
1、能較為熟練的使用office 辦公軟件，熟悉電腦的基本操作;
2、熟練使用打印傳真一體機;
3、其他應具備的基本技能。
六、所需職業(yè)素養
待人友善熱情，有較好的服務(wù)精神，處事細致謹慎，有上進(jìn)心，學(xué)習能力較強，能吃苦耐勞，具備較好的團隊合作精神。
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