崗位名稱(chēng)

行政前臺

所屬部門(mén)

行政人力資源部

文件編號

文件名稱(chēng)

行政前臺崗位職責說(shuō)明書(shū)

版本

頁(yè)數

2

直接上級崗位

行政人力資源部經(jīng)理

直接下級崗位

無(wú)

崗位核心價(jià)值

負責前臺接待、會(huì )議接待、后勤保障、辦公室用品管理、考勤管理、為公司內外部客戶(hù)及員工提供前臺服務(wù)與后臺支持

工作職責與結果

一級職責

二級職責

工作內容

前臺本職工作及行政相關(guān)工作

辦公區域衛生及接待工作

1. 保持前臺周邊接待區域及各個(gè)會(huì )議室的整潔，物品存放整齊，阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入前臺范圍

2. 熟悉電話(huà)機的使用，熟記公司電話(huà)、傳真及各分機號碼。使用禮貌用語(yǔ)接聽(tīng)電話(huà)，認真記錄留言，按要求轉接電話(huà)或記錄信息，確保及時(shí)準確；接聽(tīng)解答電話(huà)咨詢(xún)，為需要者安排適合的律師

3. 對來(lái)訪(fǎng)客人做好接待、引導，及時(shí)通知被訪(fǎng)人員。對無(wú)關(guān)人員、上門(mén)推銷(xiāo)和無(wú)理取鬧者應拒之門(mén)外，律師預定會(huì )議室，安排會(huì )議室，來(lái)訪(fǎng)客人的接待

4. 為前來(lái)應聘的求職者提供服務(wù)，安排填寫(xiě)《職位申請表》，并及時(shí)將相應信息上報到公司行政人事部

辦公用品管理工作

1、負責辦公用品月盤(pán)點(diǎn)、出、入庫登記，辦公用品及清潔消耗用品的發(fā)放及領(lǐng)用，建立辦公用品管理臺賬，保證賬、物相符，辦公用品預算編寫(xiě)

2、不定時(shí)檢查用品庫存，及時(shí)申請采購，做好辦公用品預算和后勤保障工作

打印及辦理相關(guān)手續

1、 律師復印、打印需要的文件，并監督其登記在冊

2、為入職者提供入職表格，檢查其所填寫(xiě)的是否正確，安排閱讀員工手冊，通知人力資源辦理手續

3、為律師及本所員工印制名片；將需要者的資料提供給名片公司，聯(lián)系當事人核實(shí)名片資料，為其保管印制好的名片

4、 為律師掃描文件，并發(fā)其郵箱；為律師保管來(lái)訪(fǎng)者送來(lái)的文件及禮品

5、 .為律師定火車(chē)票、飛機票；為律師裝訂結案檔案

6、為入職員工及律師提供出入證及飯卡的辦理；合理的為律師推掉不需要的來(lái)訪(fǎng)電話(huà)及來(lái)訪(fǎng)者

7、監督公司員工每日考勤簽到情況，不允許作假包庇，負責員工外勤、出差登記，資料存檔

8、會(huì )議通知，臨時(shí)會(huì )議及例會(huì )，及時(shí)通知各部門(mén)參加會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn)

各種費用統計及報表

1、每個(gè)月核對快遞費用，統計每個(gè)律師的費用，做出詳細的報表，遞交財務(wù)

2、 每個(gè)季度核對名片的費用，統計每個(gè)律師的費用，做出詳細的報表，遞交財務(wù)

3、 每個(gè)月統計復印、打印。統計每個(gè)律師的復印打印費用。做出詳細的表格。半年向財務(wù)遞交一次

4、 廢品的收集，將可回收的物品（如廢紙）收集，定期的通知收廢品的人回收，將錢(qián)交給財務(wù)

檔案及信件的管理

1、負責公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作；收發(fā)快件及普通信件，并妥善保管做好收、發(fā)記錄；收到的快件及時(shí)通知律師。沒(méi)有聯(lián)系上的律師記錄下來(lái)，隨時(shí)聯(lián)系。保留發(fā)快遞的底單，方便律師跟蹤查詢(xún)

2、到地下一層的收發(fā)室取信和報紙，簽收掛號信派發(fā)給各個(gè)律師

其它

3、 下班時(shí)關(guān)閉門(mén)窗，切斷電源及各類(lèi)電器，鎖好辦公室門(mén)

4、 設施損壞上報，大廈的設施及時(shí)通知物業(yè)維修

5、 及時(shí)訂購桶裝水，保證會(huì )議期間的茶水供應

6、完成上級領(lǐng)導安排的其它工作

崗位職業(yè)行為禁區

工作規范

1. 當有客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，應起身站立，面帶微笑，熱情主動(dòng)問(wèn)候，使用：“您好”、“歡迎您”、“請問(wèn)。。。”、“請稍后”等文明禮貌用語(yǔ)。耐心傾聽(tīng)來(lái)客的來(lái)意，并根據來(lái)客的需求給予禮貌的幫助

2. 對客人的咨詢(xún)，應細心傾聽(tīng)后再做出解答，解答問(wèn)題需耐心。不能準確解答的應表示歉意，不得簡(jiǎn)單回答“不知道，不清楚”等用語(yǔ)。 

3. 客人離開(kāi)時(shí)，應使用：“謝謝”、“再見(jiàn)”、“歡迎再來(lái)”等文明禮貌用語(yǔ)。

4. 在接聽(tīng)來(lái)電時(shí)，應及時(shí)接聽(tīng)，并必須使用“您好，請問(wèn)有什么需要幫助？”接聽(tīng)電話(huà)時(shí)必須口齒清晰，語(yǔ)氣和藹，耐心細心解答對方提出的問(wèn)題。如遇到不能解答的咨詢(xún)或業(yè)務(wù)問(wèn)題應及時(shí)轉接至相關(guān)部門(mén)。切忌態(tài)度生硬死板

5. 在轉接電話(huà)前須使用禮貌用語(yǔ)“請稍后”，并立即轉接

6. 如對方打錯了電話(huà)或不知道找誰(shuí)時(shí)，應禮貌解釋并為對方轉接給相關(guān)人員

7、必須著(zhù)裝整潔、著(zhù)職業(yè)裝，化淡妝，黑色高跟鞋；提前5分鐘到崗，不得遲到早退，不得擅自離崗、脫崗、空崗，離崗需告知行政負責人

核心權限

1.對來(lái)電來(lái)訪(fǎng)者具有監督、決策權

2.對考勤情況具有監督、檢查、決策權

3.對辦公用品具有保管、檢查、監督權

任職資格要求

準入學(xué)歷

文秘、中文等專(zhuān)業(yè)大專(zhuān)及以上學(xué)歷

經(jīng)    驗

1年以上前臺接待、文員、助理等相關(guān)工作經(jīng)驗

培訓經(jīng)歷

接受過(guò)商務(wù)禮儀、文秘相關(guān)培訓經(jīng)歷

知識和技

能

具有良好的語(yǔ)言、文字表達能力，熟悉前臺接待和商務(wù)禮儀的標準規范，熟練使用office、excel等軟件和相關(guān)辦公設備。

接受過(guò)前臺接待、檔案管理及商務(wù)禮儀等方面的培訓。熟悉前臺接待及商務(wù)禮儀標準規范，了解辦公室檔案管理，辦公用品管理方面的知識

職業(yè)素養

崗位素質(zhì)

1. 高度認同公司核心價(jià)值觀(guān)

2. 認同結果導向的工作方法、尊重客戶(hù)及公司價(jià)值的工作取向

3. 具備職業(yè)經(jīng)理人的自律與勤奮，是職業(yè)化的榜樣

4. 堅持原則，能夠獨立履行行政職能

個(gè)人素質(zhì)

1. 形象氣質(zhì)良好，性格開(kāi)朗，待人誠懇；工作認真負責，善于與人溝通，具有較強的應變能力和良好的服務(wù)意識

2. 身高160CM以上,外貌端正，聲音甜美

3. 沉穩、敬業(yè)、細致、耐心

工作條件

工作場(chǎng)所

一般工作環(huán)境

職業(yè)危險

無(wú)

預    防

無(wú)

使用工具

計算機，一般辦公設備（電話(huà)、傳真機、打印機、文件柜等）

記錄文檔

人力資源相關(guān)表格，辦公用品管理表格，周報表、月報表、應聘人員登記表，來(lái)訪(fǎng)人員干登記表、各種工作記錄表等

協(xié)作要求

內部協(xié)調

人事行政相關(guān)人員

外部協(xié)調

辦公用品供應商、物業(yè)、保潔、綠植等

批準

審核

編制

實(shí)施日期