采購合同管理程序和流程
采購合同，是指采購方與供方就產(chǎn)品供需簽訂的合同，采購合同的管理程序和流程是怎么樣的呢?下面小編給大家講解其內容，歡迎閱讀。
采購合同管理程序和流程
一、采購合同管理程序
1、目的。
為了加強采購合同管理，防范采購合同風(fēng)險，維護公司的利益，現依據國家相關(guān)法律法規及公司采購合同管理規定，特制定本制度。
2、適用范圍。
本制度明確了采購合同管理部門(mén)的職責，規定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。
3、管理職責。
采購部負責采購合同的談判、起草、執行、變更等工作，采購部部長(cháng)、副總經(jīng)理或總經(jīng)理對采購合同進(jìn)行審批。
4、采購合同的形式。
采購合同的訂立必須采取書(shū)面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書(shū)、傳真等，均屬于采購合同的范圍。
5、采購合同的內容。
采購合同包括九項基本內容，即當事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標的全稱(chēng)、價(jià)款或報酬，數量和規格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點(diǎn)，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條款，違約責任和解決爭議的方法。這九項內容必須編寫(xiě)齊全，各項內容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書(shū)寫(xiě)要工整。
二、采購合同管理流程
1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
�、� 合同正文應包含的要素
1) 合同名稱(chēng)、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
2) 采購物品/項目的名稱(chēng)、規格、數量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質(zhì)量保證期;
8) 質(zhì)量要求及規范;
9)違約責任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的'公司信息;
11) 其他約定。
�、� 合同簽訂及其規定
1) 如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機密的，注意保密責任;
2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項報價(jià)清單;
4) 遇貨物訂購數量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠(chǎng)商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn);
5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應盡量要求廠(chǎng)商延長(cháng)產(chǎn)品保質(zhì)期;
6) 詳細約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應少付預付款或不付預付款;
8) 違約責任一定要詳細、具體;
9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過(guò)后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應及時(shí)報送財務(wù)部門(mén)。
三、采購合同簽訂的相關(guān)問(wèn)題
1、采購簽約權限的規定。
(1)副總經(jīng)理有權簽署標的額在5000元以下的采購合同。2.標的額在10000元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。
2、供應商調查。
簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用(含經(jīng)營(yíng)范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權的委托代理人等)進(jìn)行全面了解。標的總價(jià)在100000元以上的采購合同應當形成書(shū)面比價(jià)單，并就對方的情況進(jìn)行分析。
3、起草采購合同。
采購管理員根據審核的比價(jià)單起草采購合同。
4、采購合同審批程序。
采購部長(cháng)對采購合同文本進(jìn)行初審。然后報副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批,最后到財務(wù)部簽章。
5、采購合同簽訂過(guò)程中各部門(mén)的職責劃分。
(1)采購部負責采購合同簽訂前的合同詢(xún)價(jià)、議價(jià)、調研等工作。
(2)財務(wù)部和質(zhì)量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標的的質(zhì)量檢驗工作。
(3)其他部門(mén)在各自部門(mén)職責范圍內對采購合同的管理提供支持。
6、采購部、財務(wù)部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問(wèn)留一份復印件。
四、采購合同履行的要求
1、采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據采購合同的性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。
2、在采購合同履行過(guò)程中，采購部應根據采購合同的履行情況編制“合同管理臺賬”，做好詳細記錄，并保留相關(guān)能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。
3、遇履行困難的采購合同必須及時(shí)向領(lǐng)導匯報。
第15條在采購合同履行過(guò)程中出現下列情況之一時(shí)，采購部應及時(shí)報告相關(guān)領(lǐng)導，并按照國家相關(guān)法律法規和公司有關(guān)規定及采購合同約定與對方協(xié)商變更或解除采購合同。
(1)由于不可抗力因素導致采購合同不能繼續履行的。
(2)由于對方在采購合同約定的期限內沒(méi)有履行采購合同所規定義務(wù)的。
(3)由于情況變更，致使我方無(wú)法按約定履行采購合同，或雖能履行但會(huì )導致我方重大損失的。
(4)其他采購合同約定或法律規定的情形出現。
4、采購合同發(fā)生糾紛時(shí)，采購部相關(guān)人員應會(huì )同法律顧問(wèn)與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，相關(guān)部門(mén)應協(xié)助法律顧問(wèn)辦理有關(guān)事宜。
五、采購合同管理紀律要求
1、參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現下列情況，否則公司將視情節輕重給予相應處分。
(1)泄露或私自更改采購合同的內容。2.丟失采購合同。
(2)損害公司的利益。
(3)在參與采購合同制定、簽訂的過(guò)程中出現嚴重的不負責任的行為。
2、參與采購合同履行的人員違反國家和公司相關(guān)規定，給公司造成經(jīng)濟損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節輕重，由公司給予責任人行政或經(jīng)濟處罰。
3、對于觸犯法律的人員，移交司法部門(mén)處理，公司保留對責任人的追索權。
六、采購合同資料管理
1、采購部負責采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、等工作。
2、財務(wù)部負責采購合同管理過(guò)程中所涉及的原始憑證、票據的備份和保存工作。
1、本制度未盡事宜依照國家有關(guān)的法律法規和政策執行。
2、本制度自公布之日起執行，在此前發(fā)布的有關(guān)規定與本制度相抵觸的，以本制度為準。
【采購合同管理程序和流程】相關(guān)文章：
招標采購的形式和流程10-10
采購流程-采購流程管理11-08
采購流程及采購流程管理08-23
采購入庫操作流程和暫估入賬10-01
采購管理：招標、投標流程和步驟全解08-27
采購管理招標、投標流程和步驟全解08-23
采購管理:招標投標流程和步驟全解08-11
沃爾瑪采購流程及采購管理11-20