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職場(chǎng)中各類(lèi)會(huì )議的學(xué)問(wèn)
職場(chǎng)中各類(lèi)會(huì )議的學(xué)問(wèn)
會(huì )議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。既然是討論交流，那其中肯定會(huì )有不少學(xué)問(wèn)，我們不妨來(lái)多做些了解。
如何跟客戶(hù)開(kāi)會(huì )
第一、明確跟客戶(hù)開(kāi)會(huì )要達成什么目的。
開(kāi)會(huì )之前要明確會(huì )議的重點(diǎn)是什么，需要準備哪些東西，會(huì )后想得到哪些東西。有的時(shí)候客戶(hù)自己都沒(méi)有想清楚的事情，他們自己都不知道要說(shuō)什么，這時(shí)候更要跟客戶(hù)明確開(kāi)會(huì )目的。關(guān)鍵在于解決問(wèn)題，不然就是浪費時(shí)間。
第二、明確自己在會(huì )議上扮演的角色。
分類(lèi)來(lái)講，如果是跟客戶(hù)分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會(huì )講得比較多。如果是客戶(hù)向我們部署什么任務(wù)，就要多聽(tīng)少說(shuō)話(huà)。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶(hù)去說(shuō)服其他人等，都要搞清楚。
需要注意的是，有的時(shí)候和客戶(hù)開(kāi)會(huì )不光只有我們媒介策劃公司，還會(huì )有參與項目會(huì )議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng )意公司等。這種情況下，有些時(shí)候我們在項目的意見(jiàn)上會(huì )有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會(huì )角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負責的部分，一般來(lái)說(shuō)不會(huì )特別去強調或反對，但同時(shí)也不能一味地讓步，這就需要權衡。切記不能喧賓奪主，否則會(huì )給自己和客戶(hù)帶來(lái)更多的麻煩。
第三、要符合客戶(hù)口味。
開(kāi)會(huì )前要做好充分的準備，要明確自己跟客戶(hù)的關(guān)系，要用客戶(hù)喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶(hù)喜歡看表格， 有的客戶(hù)喜歡看圖片，有的客戶(hù)希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。
第四、會(huì )議結束一定要總結。
這是會(huì )議結束后必須做的一件事情，總結要發(fā)給客戶(hù)和每一個(gè)相關(guān)的人。因為很多時(shí)候在會(huì )上說(shuō)定的東西，客戶(hù)一轉頭就忘了，日后可能導致各種問(wèn)題。作總結一方面是明確每個(gè)人的分工和職責，另一方面也是保護公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內部的各種會(huì )議。
客戶(hù)培訓會(huì )怎么開(kāi)
第一、明確開(kāi)會(huì )的目的和對象。
開(kāi)會(huì )前我會(huì )通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)的同事從客戶(hù)那里明確他們想知道的內容，一般會(huì )要一個(gè)提綱，然后準備相關(guān)的素材、做PPT.如果對方是較高級別的人，就不會(huì )講過(guò)于細節的東西。一般會(huì )介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢、奇藝網(wǎng)的理念以及整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。
第二、當聽(tīng)眾三心二意怎么辦？
如果開(kāi)會(huì )地點(diǎn)允許的話(huà)，我不會(huì )坐著(zhù)講。因為開(kāi)會(huì )的人也坐著(zhù)，各自對著(zhù)各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽(tīng)眾很可能聽(tīng)一會(huì )兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來(lái)講，我會(huì )站在投影儀的邊上講PPT，讓聽(tīng)眾在看到PPT的同時(shí)也看到我，通過(guò)抑揚頓挫的聲音和相互交流的面部表情來(lái)吸引聽(tīng)眾的注意。
在開(kāi)會(huì )過(guò)程中加上一些互動(dòng)，比如講到發(fā)展歷史、社會(huì )熱點(diǎn)現象時(shí)，可以順勢提幾個(gè)小問(wèn)題，使聽(tīng)的人不至于睡著(zhù)或者走神。
當培訓會(huì )的人數比較多的時(shí)候，演講時(shí)不可能照顧到每一個(gè)人的表情，就要下意識地增加一些互動(dòng)環(huán)節，比如有獎提問(wèn)，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋?zhuān)蒙鐣?huì )的熱點(diǎn)問(wèn)題做一些類(lèi)比等，以此提高大家的收聽(tīng)興趣。第三、需要注意的問(wèn)題。
一般我會(huì )盡量控制時(shí)間，預留10～20分鐘時(shí)間給到QA環(huán)節，看大家有什么問(wèn)題、意見(jiàn)和建議提出來(lái)。有的企業(yè)比較喜歡提問(wèn)，而且問(wèn)題也很尖銳，這些都能應付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒(méi)有任何問(wèn)題�？赡苁撬麄儾荒芰私馕抑v的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。
這時(shí)候我會(huì )跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會(huì )后發(fā)書(shū)面資料給他們，或者將來(lái)準備內容的時(shí)候有什么需要注意的，為下次的培訓積累經(jīng)驗。
跨部門(mén)溝通會(huì )怎么開(kāi)
很多人會(huì )忽視跨部門(mén)溝通會(huì )，其實(shí)這塊如果處理不好會(huì )影響整個(gè)公司的運營(yíng)�？绮块T(mén)溝通會(huì )從前期目標的明確到溝通效率到后期的執行力，都很重要。
在開(kāi)會(huì )前，要做好充分的準備，這種準備甚至比見(jiàn)客戶(hù)更要充分。因為每一次的跨部門(mén)會(huì )議要講的東西和要解決的問(wèn)題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標，將待解決的問(wèn)題全部列好。在開(kāi)會(huì )之前將這些問(wèn)題發(fā)出，讓大家準備好解決預案，然后拿到會(huì )上討論，就會(huì )比較有效率。
問(wèn)題有兩種：一種是開(kāi)放式問(wèn)題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問(wèn)題，即拋出問(wèn)題后給出幾個(gè)選項，看各個(gè)部門(mén)之間對這幾個(gè)選項的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案�；蛘吒鶕@幾個(gè)選項引出另外一個(gè)解決問(wèn)題的方式。我更傾向于拋出封閉式問(wèn)題，讓大家在會(huì )前事先準備好預案，就不會(huì )在會(huì )上扯得太遠。
在會(huì )議末尾，會(huì )議組織者再強調一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問(wèn)題，做哪些溝通的準備等等。每次會(huì )議之后做一個(gè)會(huì )議簡(jiǎn)報， 用電子郵件的方式發(fā)給參會(huì )的人。
專(zhuān)案會(huì )議怎么開(kāi)
第一，開(kāi)會(huì )之前，要明確開(kāi)會(huì )的目的。這次大秀，我們從三個(gè)月前就已經(jīng)開(kāi)始策劃準備，每一次的會(huì )議都有不同的目的，通過(guò)每次的會(huì )議來(lái)推進(jìn)專(zhuān)案的進(jìn)程。
第二，需要對會(huì )議流程、參會(huì )人員有足夠清晰的了解，并且準備會(huì )議所需道具、檔案等一系列東西。自開(kāi)始策劃大秀以來(lái)，專(zhuān)案會(huì )議可能每周都需要開(kāi)， 會(huì )議流程如下：
1)回顧上周的會(huì )議記錄；
2)確定當周的進(jìn)度；
3)確定各部門(mén)、協(xié)力廠(chǎng)商工作現狀；
4)確定需要各部門(mén)協(xié)調事宜；
5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實(shí)到人。
第三，為了保證會(huì )議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點(diǎn)：
1)事先說(shuō)明預期產(chǎn)出，做好流程及時(shí)間分配并嚴格執行；
2)確定每個(gè)伙伴都會(huì )到達現場(chǎng)；
3)確定所有與會(huì )需要的素材都完整出現；
4)確定下一目標及未來(lái)的日程表安排。
第四，會(huì )議結束后，需要檢查會(huì )議記錄，隨時(shí)確定下一步安排好的工作正常進(jìn)行。
第五，一般情況下，開(kāi)會(huì )如果超過(guò)9 0分鐘，人心其實(shí)已經(jīng)渙散了，會(huì )議品質(zhì)就極差，因此，控制會(huì )議的時(shí)間也是會(huì )議召集者需要注意的一個(gè)問(wèn)題。
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