九種科學(xué)的培訓需求分析法

　　九種科學(xué)的培訓需求分析法

　　培訓需求分析是培訓活動(dòng)全流程的首要環(huán)節，是制定培訓計劃、設計培訓方案、培訓活動(dòng)實(shí)施和培訓效果評估的基礎。因此，正確的培訓需求分析十分重要，如果這一步忽略了或出了差錯，隨后進(jìn)行的所有的工作都可能是錯誤的，至少效果會(huì )大打折扣。因此，培訓需求分析是培訓經(jīng)理的第一基本功。鑒于培訓需要分析十分重要，我將用七篇文章來(lái)專(zhuān)門(mén)討論相關(guān)問(wèn)題，希望這對培訓經(jīng)理們的工作效能的提高有所幫助或啟示。

　　大多數培訓經(jīng)理都能基本理解進(jìn)行培訓需求分析的作用和意義：可以了解到企業(yè)真實(shí)客觀(guān)的培訓需求；可以使企業(yè)有限的培訓經(jīng)費用在最需要的地方；可以體現培訓部門(mén)的專(zhuān)業(yè)高度，贏(yíng)得合作與尊重；可以有效地激發(fā)學(xué)習者的學(xué)習興趣，保證培訓效果……

　　因而，培訓經(jīng)理們無(wú)論是在制定年度培訓計劃之前，還是在制定一個(gè)培訓項目的計劃之前，乃至在執行一次單一培訓課程之前，都會(huì )進(jìn)行培訓需求分析，或者是由培訓經(jīng)理們自己進(jìn)行分析，或者是要求參與服務(wù)/競爭的培訓公司/培訓師進(jìn)行分析�？傊�，這已經(jīng)是培訓活動(dòng)過(guò)程中的“標準動(dòng)作”了。

　　可以用來(lái)進(jìn)行培訓需求分析的方法有許多種，在這里我主要介紹9種可供選擇使用的培訓需求分析方法：訪(fǎng)談法、問(wèn)卷調查法、觀(guān)察法、關(guān)鍵事件法、績(jì)效分析法、經(jīng)驗判斷法、頭腦風(fēng)暴法、專(zhuān)項測評法和勝任能力分析法。

　　1.訪(fǎng)談法

　　這是一種大家都了解的方法，就是通過(guò)與被訪(fǎng)談人進(jìn)行面對面的交談來(lái)獲取培訓需求信息。應用過(guò)程中，可以與企業(yè)管理層面談，以了解組織對人員的期望；也可以與有關(guān)部門(mén)的負責人面談，以便從專(zhuān)業(yè)和工作角度分析培訓需求。一般來(lái)講，在訪(fǎng)談之前，要求先確定到底需要何種信息，然后準備訪(fǎng)談提綱。訪(fǎng)談中提出的問(wèn)題可以是封閉性的，也可以是開(kāi)放性的。封閉式的訪(fǎng)談結果比較容易分析，但開(kāi)放式的訪(fǎng)談常常能發(fā)現意外的更能說(shuō)明問(wèn)題的事實(shí)。訪(fǎng)談可以是結構式的，即以標準的模式向所有被訪(fǎng)者提出同樣的問(wèn)題；也可以是非結構式的，即針對不同對象提出不同的開(kāi)放式問(wèn)題。一般情況下是把兩種方式結合起來(lái)使用，并以結構式訪(fǎng)談為主，非結構式訪(fǎng)談為輔。

　　采用訪(fǎng)談法了解培訓需求，應注意以下幾點(diǎn)：

　�。�1）確定訪(fǎng)談的目標，明確“什么信息是最有價(jià)值的、必須了解到的”。

　�。�2）準備完備的訪(fǎng)談提綱。這對于啟發(fā)、引導被訪(fǎng)談人討論相關(guān)問(wèn)題、防止訪(fǎng)談中心轉移是十分重要的。

　�。�3）建立融洽的、相互信任的訪(fǎng)談氣氛。在訪(fǎng)談中，訪(fǎng)談人員需要首先取得被訪(fǎng)談人的信任，以避免產(chǎn)生敵意或抵制情緒。這對于保證收集到的信息具有正確性與準確性非常重要。

　　另外，訪(fǎng)談法還可以與下述問(wèn)卷調查法結合起來(lái)使用，通過(guò)訪(fǎng)談來(lái)補充或核實(shí)調查問(wèn)卷的內容，討論填寫(xiě)不清楚的地方，探索比較深層次的問(wèn)題和原因。

　　2.問(wèn)卷法

　　這也是一種為大家所熟知的方法。它是以標準化的問(wèn)卷形式列出一組問(wèn)題，要求調查對象就問(wèn)題進(jìn)行打分或做是非選擇。當需要進(jìn)行培訓需求分析的人較多，并且時(shí)間較為緊急時(shí)，就可以精心準備一份問(wèn)卷，以電子郵件、傳真或直接發(fā)放的方式讓對方填寫(xiě)，也可以在進(jìn)行面談和電話(huà)訪(fǎng)談時(shí)由調查人自己填寫(xiě)。在進(jìn)行問(wèn)卷調查時(shí)，問(wèn)卷的編寫(xiě)尤為重要。

　　編寫(xiě)一份好的問(wèn)卷通常需要遵循以下步驟：

　�。�1）列出希望了解的事項清單。

　�。�2）一份問(wèn)卷可以由封閉式問(wèn)題和開(kāi)放式問(wèn)題組成，兩者應視情況各占一定比例。

　�。�3）對問(wèn)卷進(jìn)行編輯，并最終形成文件。

　�。�4）請他人檢查問(wèn)卷，并加以評價(jià)。

　�。�5）在小范圍內對問(wèn)卷進(jìn)行模擬測試，并對結果進(jìn)行評估。

　�。�6）對問(wèn)卷進(jìn)行必要的修改。

　�。�7）實(shí)施調查。

　　3.觀(guān)察法

　　觀(guān)察法是通過(guò)到工作現場(chǎng)，觀(guān)察員工的工作表現，發(fā)現問(wèn)題，獲取信息數據。運用觀(guān)察法的第一步是要明確所需要的信息，然后確定觀(guān)察對象。觀(guān)察法最大的一個(gè)缺陷是，當被觀(guān)察者意識到自己正在被觀(guān)察時(shí)，他們的一舉一動(dòng)可能與平時(shí)不同，這就會(huì )使觀(guān)察結果產(chǎn)生偏差。因此觀(guān)察時(shí)應該盡量隱蔽并進(jìn)行多次觀(guān)察，這樣有助于提高觀(guān)察結果的準確性。當然，這樣做需要考慮時(shí)間上和空間條件上是否允許。

　　在運用觀(guān)察法時(shí)應該注意以下幾點(diǎn)：

　�。�1）觀(guān)察者必須對要進(jìn)行觀(guān)察的員工所進(jìn)行的工作有深刻的了解，明確其行為標準。否則，無(wú)法進(jìn)行有效觀(guān)察。

　�。�2）進(jìn)行現場(chǎng)觀(guān)察不能干擾被觀(guān)察者的正常工作，應注意隱蔽。

　�。�3）觀(guān)察法的適用范圍有限，一般適用于易被直接觀(guān)察和了解的工作，不適用于技術(shù)要求較高的復雜性工作。

　�。�4）必要時(shí)，可請陌生人進(jìn)行觀(guān)察，如請人扮演顧客觀(guān)察終端銷(xiāo)售人員的行為表現是否符合標準或處于何種狀態(tài)。

　　4.關(guān)鍵事件法

　　關(guān)鍵事件法與我們通常所說(shuō)的整理記錄法相似，它可以用以考察工作過(guò)程和活動(dòng)情況以發(fā)現潛在的培訓需求。被觀(guān)察的對象通常是那些對組織目標起關(guān)鍵性積極作用或消極作用的事件。確定關(guān)鍵事件的原則是：工作過(guò)程中發(fā)生的對企業(yè)績(jì)效有重大影響的特定事件，如系統故障、獲取大客戶(hù)、大客戶(hù)流失、產(chǎn)品交期延遲或事故率過(guò)高等等。關(guān)鍵事件的記錄為培訓需求分析提供了方便而有意義的消息來(lái)源。關(guān)鍵事件法要求管理人員記錄員工工作中的關(guān)鍵事件，包括導致事件發(fā)生的原因和背景，員工特別有效或失敗的行為，關(guān)鍵行為的后果，以及員工自己能否支配或控制行為后果等。

　　進(jìn)行關(guān)鍵事件分析時(shí)應注意以下兩個(gè)方面：

　�。�1）制定保存重大事件記錄的指導原則并建立記錄媒體（如工作日志、主管筆記等）。

　�。�2）對記錄進(jìn)行定期分析，找出員工在知識和技能方面的缺陷，以確定培訓需求。

　　5.績(jì)效分析法

　　培訓的最終目的是改進(jìn)工作績(jì)效，減少或消除實(shí)際績(jì)效與期望績(jì)效之間的差距。因此，對個(gè)人或團隊的績(jì)效進(jìn)行考核可以作為分析培訓需求的一種方法。

　　運用績(jì)效分析法需要注意把握以下四個(gè)方面：

　�。�1）將明確規定并得到一致同意的標準作為考核的基線(xiàn)。

　�。�2）集中注意那些希望達到的關(guān)鍵業(yè)績(jì)指標。

　�。�3）確定未達到理想業(yè)績(jì)水平的原因。

　�。�4）確定通過(guò)培訓能否達到的業(yè)績(jì)水平。

　　6.經(jīng)驗判斷法

　　有些培訓需求具有一定的通用性或規律性，可以憑借經(jīng)驗加以判斷。比如，一位經(jīng)驗豐富的管理者能夠輕易地判斷出他的下屬在哪些能力方面比較欠缺，因而應進(jìn)行哪些內容的培訓。又比如，人力資源部門(mén)僅僅根據過(guò)去的工作經(jīng)驗，不用調查就知道那些剛進(jìn)入公司的新員工需要進(jìn)行哪些方面的培訓；還比如，公司在準備將一批基層管理者提拔為中層干部時(shí)，公司領(lǐng)導和人力資源部門(mén)不用做調研，也能大致知道這批準備提拔的人員應該接受哪些培訓。再比如，在企業(yè)重組或兼并過(guò)程中，有關(guān)決策者或管理部門(mén)不用調研，也能大致知道要對相關(guān)人員進(jìn)行哪些方面的培訓。

　　采取經(jīng)驗判斷法獲取培訓需求信息在方式上可以十分靈活，既可以設計正式的問(wèn)卷表交由相關(guān)人員，由他們憑借經(jīng)驗判斷提出培訓需求。還可以通過(guò)座談會(huì )、一對一溝通的方式獲得這方面的信息。培訓部門(mén)甚至可以?xún)H僅根據自己的經(jīng)驗直接對某些層級或部門(mén)人員的培訓需要做出分析判斷。那些通常由公司領(lǐng)導親自要求舉辦的培訓活動(dòng)，其培訓需求無(wú)一不來(lái)自公司領(lǐng)導的經(jīng)驗判斷。

　　7.頭腦風(fēng)暴法

　　在實(shí)施一項新的項目、工程或推出新的產(chǎn)品之前需要進(jìn)行培訓需求分析時(shí)，可將一群合適的人員集中在一起共同工作、思考和分析。在公司內部尋找那些具有較強分析能力的人并讓他們成為頭腦風(fēng)暴小組的成員。還可以邀請公司以外的有關(guān)人員參加，如客戶(hù)或供應商。

　　頭腦風(fēng)暴法的主要步驟如下：

　�。�1）將有關(guān)人員召集在一起，通常是圍桌而坐，人數不宜過(guò)多，一般十幾人為宜。

　�。�2）讓參會(huì )者就某一主題盡快提出培訓需求，并在一定時(shí)間內進(jìn)行無(wú)拘無(wú)束的討論。

　�。�3）只許討論，不許批評和反駁。觀(guān)點(diǎn)越多、思路越廣越好。

　�。�4）所有提出的方案都當場(chǎng)記錄下來(lái)，不作結論，只注重產(chǎn)生方案或意見(jiàn)的過(guò)程。

　　事后，對每條培訓需求的迫切程度與可培訓程度提出看法，以確認當前最迫切的培訓需求信息。

　　8.專(zhuān)項測評法

　　專(zhuān)項測評是一種高度專(zhuān)門(mén)化的問(wèn)卷調查方法，設計或選擇專(zhuān)項測評表并進(jìn)行有效測評需要大量的專(zhuān)業(yè)知識。通常，一般的問(wèn)卷只能獲得表面或描述性的數據，專(zhuān)項測評表則復雜得多，它可通過(guò)深層次的調查，提供具體而且較系統的信息，比如可測量出員工對計劃中的公司變化的心理反應以及接受培訓的應對準備等等。由于專(zhuān)項測評法操作要求極高，并需要大量的專(zhuān)業(yè)知識作支撐，企業(yè)一般是外請專(zhuān)業(yè)的測評公司來(lái)進(jìn)行。然而，使用外部專(zhuān)業(yè)公司提供專(zhuān)項測評，會(huì )受到時(shí)間和經(jīng)費的限制。

　　9.勝任能力分析法

　　勝任能力是指員工勝任某一工作所應具備的知識、技能、態(tài)度和價(jià)值觀(guān)等�，F在，許多公司都在依據經(jīng)營(yíng)戰略建立各崗位的勝任能力模型，以為公司員工招聘與甄選、培訓、績(jì)效考評和薪酬管理提供依據。

　　基于勝任能力的培訓需求分析有兩個(gè)主要步驟：

　�。�1）職位描述：描述出該職位的任職者必須具備的知識、技能、態(tài)度和價(jià)值。

　�。�2）能力現狀評估：依據任職能力要求來(lái)評估任職者目前的能力水平。

　　使用這一方法的企業(yè)或培訓經(jīng)理普遍認為，當職位應具備的能力和個(gè)人滿(mǎn)足職務(wù)的實(shí)際能力得到界定后，確定培訓需求就變得容易了。

　　最后，我要強調指出的是，運用這些方法分析培訓需求時(shí)，你需要慎重考慮每一種被使用的方法的具體使用效果：其中的一些方法本身就可能無(wú)法得出“全面客觀(guān)”的結果；而其中的另一些方法則需要你“用到位”才可能產(chǎn)生“全面客觀(guān)”的結果。相關(guān)問(wèn)題我將在隨后的幾篇文章中論述。

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