老板，別讓會(huì )議“毀”了你

    會(huì )議重生于企業(yè)與老板的角角落落 
    我們用“文山會(huì )�！比バ稳菀恍├习宓墓ぷ骱敛粸檫^(guò)。因為這些使許多企業(yè)的老板忙得不可開(kāi)交，即使自己不主觀(guān)的去做，可又不得不疲于應付這些開(kāi)不完的會(huì )、批不完的文件。會(huì )議作為企業(yè)老板或管理者實(shí)施領(lǐng)導的一種工具，是他們履行責任的手段，也是企業(yè)組織管理的活動(dòng)方式。不論規模大小、規格高低、議題輕重、時(shí)間長(cháng)短，只要必須，就有它出現和存在的價(jià)值。 
    調查發(fā)現，全世界每天至少有5000萬(wàn)個(gè)事務(wù)性會(huì )議，而美國以每日1000萬(wàn)個(gè)會(huì )議名列榜首。日本企業(yè)高級管理人員每天花在會(huì )議上的時(shí)間約占40%，俄羅斯的高級管理人員每天花在會(huì )議上的時(shí)間一般也占30%～40%。并且，每年人們開(kāi)會(huì )的次數仍然在緩慢而穩定地增加。 
    雖然會(huì )議在人們社會(huì )生活中的大分量和大比重，已經(jīng)成為一個(gè)不爭的事實(shí)。但是，許多企業(yè)的老板或企業(yè)的各個(gè)管理層卻把會(huì )議當作一把能夠打開(kāi)任何問(wèn)題之門(mén)的“萬(wàn)能鑰匙”，動(dòng)不動(dòng)就開(kāi)會(huì )決定！不管這些需要決定或決策的事情是大事還是小事，總是用會(huì )議來(lái)解決問(wèn)題。給老板或管理者自己不僅帶來(lái)了沒(méi)完沒(méi)了的時(shí)間成本的巨大支出或是浪費，因開(kāi)會(huì )而感覺(jué)心力交瘁，而且也給下屬形成這種“開(kāi)會(huì )假象”的工作風(fēng)格，也使他們陷入到了開(kāi)會(huì )的怪圈當中。 
    開(kāi)會(huì )的常見(jiàn)原因一般有以下幾種：資訊傳達與監督員工；達成決議與解決問(wèn)題；開(kāi)發(fā)新的創(chuàng )意；激勵團隊成員的士氣；鞏固領(lǐng)導的地位。在工作中，人們會(huì )發(fā)現只要有3個(gè)人以上有議程，就可以開(kāi)會(huì )。在任何一家企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，開(kāi)會(huì )是司空見(jiàn)慣的事情�？墒�，大多數的人卻是一聽(tīng)到開(kāi)會(huì )這個(gè)詞就會(huì )皺眉搖頭。那么，為什么大家會(huì )有這樣的反應呢？ 
    開(kāi)會(huì )即是為了解決問(wèn)題提高效率 
    在大多數企業(yè)中，人們的會(huì )議往往是討論了半天，要么不著(zhù)邊際，要么形成的決議嚴重地脫離實(shí)際――無(wú)法實(shí)施，很多會(huì )議不是拖得太長(cháng)，就是缺乏效率，開(kāi)會(huì )時(shí)有一半以上的時(shí)間是在無(wú)聊的會(huì )談中白白浪費掉的。 
    糟糕的會(huì )前準備、不當的議程安排，及與會(huì )者對議事規則的無(wú)知，往往使許多企業(yè)平均每年要損失30個(gè)工作日及240個(gè)工作時(shí)�？吹竭@個(gè)結果，你一定能夠理解自己和同事為什么不能把“開(kāi)會(huì )”當一回事了，對這種純粹浪費時(shí)間的會(huì )議不感冒了。 
    許多老板或企業(yè)管理者召開(kāi)會(huì )議的低效率主要表現在以下幾個(gè)方面： 
    沒(méi)有目的性，形成多中心會(huì )議；開(kāi)會(huì )只是為了走形式；主持人會(huì )前沒(méi)準備，而且缺乏引導控制會(huì )議的能力；參加會(huì )議的人們缺乏時(shí)間觀(guān)念，不準時(shí)參加；重復內容發(fā)言，眾多陪會(huì )者重復表態(tài)；對于許多問(wèn)題反復研究，卻不能形成決議；匯報不得要領(lǐng)，像流水賬。 
    任何一個(gè)會(huì )議的召開(kāi)都要耗費時(shí)間和人力，開(kāi)會(huì )的成本實(shí)際是很高的。如果我們將所召開(kāi)的每一次會(huì )議都計算成本并由召集單位支付報酬和賠償的話(huà)，會(huì )議次數可能會(huì )大大減少。由此看來(lái)，即使老板不得已開(kāi)會(huì )，也要盡量減少開(kāi)會(huì )人數，壓縮會(huì )議時(shí)間。 
    為了高效率工作，我們應禁止開(kāi)一些開(kāi)與不開(kāi)一個(gè)樣的會(huì )議。只有出現以下幾種情況才可以考慮開(kāi)會(huì )： 
    按常規步驟來(lái)不及決定的事情；必須依靠集思廣益才能解決的問(wèn)題；需要做出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì )議對參加者具有訓練價(jià)值和激勵作用，或容易在會(huì )議上接受的決定。所以，老板們應更多的將開(kāi)會(huì )時(shí)間進(jìn)行合理必要的安排，使會(huì )議不致于陷入泥沼。 
    我的觀(guān)點(diǎn)不是認為企業(yè)老板或是經(jīng)營(yíng)管理者不要去開(kāi)會(huì )，而是如何能夠將每一次的會(huì )開(kāi)得有成果，高效率，最低限度降低開(kāi)會(huì )成本的浪費。而老板對于低效率和不能在會(huì )上解決問(wèn)題的行為不文過(guò)飾非，勇于承擔相應責任，并且積極去尋找解決老板自身與提高工作效率和會(huì )議效果的方法，那么，在處理好這些關(guān)系后，老板自身就會(huì )得到一種嶄新的自由與輕松而又不會(huì )使決策失靈、工作失控和會(huì )議無(wú)果。
因此，企業(yè)老板不妨從以下幾方面注意會(huì )議，從而將企業(yè)與自身從會(huì )議的泥沼中來(lái)個(gè)“牛不揚鞭自?shī)^蹄”！ 
    1、開(kāi)會(huì )風(fēng)格忌千篇一律 
    許多老板與管理者開(kāi)會(huì )每次都是正月里吃餃子先吃皮后吃餡――老一套，沒(méi)有新意與亮點(diǎn)，不僅使與會(huì )的聽(tīng)者提不起興趣，拿不出好主意，而且也使會(huì )議召集人越來(lái)越?jīng)]精神。老板應該明白，無(wú)論你怎樣工作都是一天，如何高效率運用好一天時(shí)間，控制好時(shí)間很關(guān)鍵。 
    只要不影響你的工作，老板就必須讓自己一次做多項事情，有一心多用的能力，可以一邊尋找下次會(huì )議所需要的資料，一邊聽(tīng)秘書(shū)的口頭報告，也不會(huì )延誤到任何一項工作。全力以赴做更多的事情，在最大限度內利用你的時(shí)間。 
    善于利用時(shí)間的人都會(huì )善用這部分可控制時(shí)間。他們清楚自己只有有限的時(shí)間，因此他們要在最大限度內加以利用。一旦處于可控制時(shí)間階段，就立即列出要做的事項表，分出主次和輕重緩急，著(zhù)手進(jìn)行最重要的工作，繼續不斷地持續，直到完成為止。 
    老板應知道怎樣處理日常工作，召開(kāi)正常的有必要的會(huì )議，同時(shí)每次都以新的能夠引起與會(huì )者足以重視的話(huà)題來(lái)討論解決需要開(kāi)會(huì )的問(wèn)題。就算較困難的會(huì )議，你也是一次又一次地以不同方式去做。 
    2、合理利用會(huì )議的黃金時(shí)間 
    一天當中，工作效率最高的時(shí)間是在上午11點(diǎn)到下午1點(diǎn)之間，其余時(shí)間會(huì )稍微有所下降。所以，老板在必須要開(kāi)會(huì )時(shí)，最好將時(shí)間安排在這個(gè)時(shí)間段內，因為這是一天當中的黃金時(shí)間，并且還要合理的利用會(huì )議中的黃金時(shí)間根據你的指示要求秘書(shū)制作出你的工作效率程度表。一天之中，何時(shí)電話(huà)鈴會(huì )響個(gè)不停？何時(shí)會(huì )議次數最多？何時(shí)最忙？這些情況將告訴你，人們在什么時(shí)候精力達到最旺盛。然后盡可能挖掘這種精力。 
    把重要的約會(huì )和會(huì )議安排在上午11點(diǎn)左右。你便能與處在最佳狀況的人們打交道，而且可以獲得最高效率。 
    若周一大清早就召開(kāi)重要會(huì )議，人們也許還在想著(zhù)周末或昨天晚上的事，難以進(jìn)入會(huì )議的主題。如果會(huì )議是在下午5點(diǎn)召開(kāi)，你更會(huì )發(fā)現許多同事精神不濟，會(huì )議的實(shí)效也會(huì )減少。因此在處理重要事件開(kāi)重要會(huì )議時(shí)，一定要懂得掌握黃金時(shí)間。 
    3、值得去解決的重大問(wèn)題才開(kāi)會(huì )決策 
    一般來(lái)講，企業(yè)老板開(kāi)會(huì )在解決問(wèn)題時(shí)，一共有四類(lèi)重要的問(wèn)題才會(huì )去開(kāi)會(huì )。第一類(lèi)是真正的普遍性問(wèn)題，老板在開(kāi)會(huì )中遇到的問(wèn)題多數可以歸入此類(lèi)。這些問(wèn)題常常通過(guò)諸多的表面事件表現出來(lái)，但如果只是去處理這些表面事件，不去追究問(wèn)題的根源，不僅問(wèn)題得不到根治，而且還將耗費大量的時(shí)間和金錢(qián)。要解決普遍性問(wèn)題，管理者首先要制定規則，然后可根據實(shí)際情況來(lái)調整規則，從而達到解決問(wèn)題的目的。 
    第二類(lèi)問(wèn)題，對當事者來(lái)說(shuō)可能是獨一無(wú)二的，但是已經(jīng)在很多企業(yè)中發(fā)生過(guò)，也具有普遍性，比如并購，這就要借助別人的經(jīng)驗來(lái)解決. 
    第三類(lèi)是真正獨一無(wú)二的問(wèn)題，這類(lèi)問(wèn)題必須個(gè)別處理。但是這類(lèi)問(wèn)題少之又少。 
    最后一類(lèi)問(wèn)題隱藏著(zhù)新的普遍情況，這類(lèi)問(wèn)題需要建立新的規則來(lái)解決，千萬(wàn)不要把它們當成沒(méi)有普遍性的意外事件。 
    4、不要將自己鎖定為“電話(huà)先生或開(kāi)會(huì )先生” 
    許多老板喜歡老呆在那張舒適的辦公桌，在辦公室發(fā)號施令，或者喜歡“煲電話(huà)粥”指手畫(huà)腳的舉行電話(huà)會(huì )議。不論老板開(kāi)什么樣的會(huì )，什么樣的決定，時(shí)間久了只通過(guò)聽(tīng)取匯報的聽(tīng)一面之言、開(kāi)會(huì )或電話(huà)來(lái)做出決定而不去親自了解，很容易使決策出現偏差，形成開(kāi)會(huì )先生或電話(huà)先生。 
    而一位善于利用會(huì )議的高效能人士，他不會(huì )總依賴(lài)他舒適的辦公桌，而是經(jīng)常走出來(lái)、走出去進(jìn)行調查研究和實(shí)地觀(guān)察去開(kāi)現場(chǎng)會(huì )解決問(wèn)題。 
    而老板也可以專(zhuān)門(mén)設計一個(gè)你在公司里常需要與之聯(lián)系的電話(huà)簿，打個(gè)簡(jiǎn)短的電話(huà)交代清楚事情，就沒(méi)有必要走到那個(gè)人的辦公桌旁。
做事講求方法，特別是面對一大堆的文件資料時(shí)，建立方法，你才能節約時(shí)間和精力。 
    每年一次全體員工參加的鑒定員工工作能力的會(huì )議，是一年中最重要的會(huì )議。在這種會(huì )議上，高效能人士必須給員工的工作打分數，并為明年制定奮斗目標及具體目的。讓員工們知道，你期待他們什么，同樣也就等于告知他們，你是個(gè)頭腦精明的高效能人士。 
    花費時(shí)間開(kāi)會(huì )去評價(jià)別人，但對于長(cháng)處與短處都要做出合理的評價(jià)，有效地利用時(shí)間，就是要評價(jià)你周?chē)�人的能力。因為老板要扮演的是一位指揮者的角色，高度注意別人的才華與技能，你才能人盡其才，節約時(shí)間。 
    5、會(huì )議決議的執行比開(kāi)會(huì )本身更重要 
    老板一開(kāi)始就考慮在開(kāi)會(huì )時(shí)“什么樣的決策才會(huì )被接受”對決策者毫無(wú)益處。因為在考慮這一問(wèn)題的過(guò)程中，決策者往往會(huì )丟掉重點(diǎn)，根本無(wú)法做出有效的決策。正確的做法是，先判斷出正確的決策，然后再采取折中的辦法，讓大家接受決策。 
    但事實(shí)驗證出，會(huì )議決策雖然做出來(lái)了，也非常正確，但如果不使企業(yè)的一個(gè)層級一個(gè)層級的去實(shí)施執行，那么，決策不過(guò)是美好的愿望而已。在這個(gè)步驟中，管理者要確保任務(wù)執行者能夠勝任工作。如有必要，還必須調整對執行者的考核方法、任務(wù)完成的衡量標準以及激勵機制。將決策告知相關(guān)人員也很重要，否則，很可能產(chǎn)生嚴重后果。 
    對照實(shí)際執行情況檢驗決策的正確性和有效性。決策者需要報告和數據等系統化的反饋信息。但是，信息總是抽象的，并不準確反映具體現實(shí)。因此，他們的反饋信息若不以親眼所見(jiàn)的實(shí)際情況為核心，他們若不經(jīng)常走出去看看，就容易落入教條主義的桎梏中。 
    6、任由你控制會(huì )議，而非會(huì )議控制你 
    老板被各種各樣的工作或會(huì )議束縛在辦公桌或會(huì )議桌旁，老板畢竟不是萬(wàn)能的“如來(lái)佛祖”，有進(jìn)他也會(huì )擔心這些工作將如何去完成。而此時(shí)，老板往往就會(huì )被會(huì )議所控制。為了扭轉局面，老板必須要做到由你來(lái)控制會(huì )議，而不是讓會(huì )議控制你。哪些項更值得開(kāi)會(huì )去研討，因為不可以有每件事都去開(kāi)會(huì )，開(kāi)會(huì )又非�；ㄙM時(shí)間；次要的會(huì )議可以分派出去或者暫延。每天最好是同一時(shí)間，向助理或秘書(shū)分派一次工作，讓他們幫忙你理清哪些是值得和必須去老板你自己控制的會(huì )議，以減輕你的工作負擔。久而久之，他們也就習慣在每一天的同一時(shí)間，等你分派工作給他們，同時(shí)這樣也可使老板自己能夠事先深入了解會(huì )議程序，預測到會(huì )議所要達到的效果與出現的結果，從而可以控制會(huì )議自如，收放自如。 
    一個(gè)善于利用有效會(huì )議時(shí)間的人會(huì )選擇最重要的會(huì )議合理去做，以求高績(jì)效的去完成。沒(méi)有必要讓這些老板自己必須參與或處理的會(huì )議在你的辦公桌上推來(lái)推去，猶豫不決。當你駕馭了自己的工作時(shí)，也就會(huì )駕馭會(huì )議，就會(huì )更加擔起這種負責。因為你不再被迫做任何事，而是做你想要做的、選擇你所要做的事情。

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