辦公職員培訓資料

　　一、辦公室人員素質(zhì)

　　一、辦公室人員的職業(yè)道德要求

　　1、忠于職守2、嚴守機密3、恪守信用4、甘當無(wú)名英雄5、增強主動(dòng)性和創(chuàng )新意識6、注意自己的言行舉止

　　二、對辦公室人員的知識要求

　　1、熟悉法律、法規知識2、學(xué)習外語(yǔ)知識3、掌握電子商務(wù)知識

　　三、基本功要求

　　1、口頭表達能力：應該口語(yǔ)標準、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷。

　　2、書(shū)面表達能力：要熟練掌握各類(lèi)公文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平。

　　3、辦事能力：能分清輕重緩急，做到不誤事，不拖事，統籌安排工作。

　　4、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能夠以自己清晰簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以復述。觀(guān)察時(shí)要客觀(guān)全面，抓住事物的特點(diǎn)和規律。

　　5、應變能力：遇事不慌，做事處理問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機動(dòng)性和靈活性。

　　6、心理調適能力：應具備良好的心理狀態(tài)，在工作中應努力培養積極的、自覺(jué)的、堅毅的、果斷的、理性的心理因素。

　　四、工作的原則

　　1、主動(dòng)而不越位2、服從而不盲從3、溝通而不封閉4、擋駕而不阻攔

　　二、日常公務(wù)

　　一、日常工作的主要事項

　　1、日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱等事項。

　　二、接電話(huà)的技巧

　　1、接聽(tīng)及時(shí)2、態(tài)度熱情3、做好電話(huà)記錄： 電話(huà)記錄應記清以下幾方面：(單位：姓名：回電號碼：內容要點(diǎn)：來(lái)電時(shí)間(準確到幾點(diǎn)幾分)：接話(huà)人簽名：)4、講究文明禮貌

　　三、打電話(huà)的技巧

　　1、做好打前準備2、語(yǔ)言文明禮貌3、做好電話(huà)記錄4、講求效率

　　四、怎樣保管使用公章

　　1、公章的保管

　　印章是機關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。

　　公章由單位主管指定專(zhuān)人保管并使用。沒(méi)有上司批準，不可將公章委托他人代管。

　　2、公章的使用

　　蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權的專(zhuān)人審核簽名批準。

　　做好用印登記工作，登記內容包括用印人、事由、日期、簽發(fā)人、經(jīng)手人、印數等。

　　凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章。公章蓋在文未落款處，應“騎年蓋月”;帶有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線(xiàn)上加蓋公章。

　　蓋章一般使用紅色印油，應擺正位置，印文清晰可識。

　　印章管理人對用印有監視、監督權，對于不合法或不合手續的用印，有權拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請求復議，不能有求必應。

　　如因機構變動(dòng)停止使用的，應當將原印交回制發(fā)機關(guān)封存或銷(xiāo)毀。

　　五、怎樣管理和使用介紹信

　　1、介紹信的含義和作用

　　介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用來(lái)向有關(guān)單位介紹前去聯(lián)系的派遣人的情況與任務(wù)的一種專(zhuān)用信件。它具有介紹與證明兩種作用。

　　最常用的介紹信有兩種：書(shū)信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。

　　2、介紹信的管理

　　介紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視，不可缺頁(yè)和丟失。

　　3、介紹信的使用

　　領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準，不得擅自開(kāi)具發(fā)放。

　　六、怎樣做好督查工作

　　1、督查工作的涵義

　　督查，是指協(xié)助上司，對決策的實(shí)行情況進(jìn)行督促、檢查。督查包含督辦和查辦的含義。

　　2、督查工作的原則

　�、抛袷厣纤矩撠�、工作人員承辦的原則。⑵堅持實(shí)事求是的原則。⑶應堅持分工合作，不能越俎代皰。

　　3、督查工作的程序

　�、帕㈨�。⑵通知。⑶催辦與調查。⑷請示。⑸結案歸檔。

　　三、文件管理

　　一、文件管理常識

　　1、什么是文件

　　文件是各級組織傳達方針、政策，下達指示，匯報工作，交流經(jīng)驗，聯(lián)系上下左右的工具。

　　2、什么是文件管理

　　文件管理是辦公室協(xié)助領(lǐng)導機構處理文件的一個(gè)工作系統，文件管理是辦公室工作的重要環(huán)節。

　　文件管理不僅能迅速、準確地傳達、落實(shí)上司的各項決策，而且對提高工作效率有著(zhù)重要意義。

　　3、文件管理的特性

　　文件管理具有及時(shí)性、準確性、重要性。

　　二、怎樣做好文件傳閱工作

　　1、做好文件登記工作

　　2、文件傳閱規則

　�、盼募�傳閱的順序，一般應先送給組織的主要領(lǐng)導、主管負責人和主管業(yè)務(wù)部門(mén)閱讀，然后送與其他有關(guān)需要閱知的對象。

　�、朴龅轿募�人數少，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦的順序依次進(jìn)行。

　�、菢I(yè)務(wù)性的文件一般先送主辦部門(mén)辦理，后據批辦所規定的閱知范圍逐一傳送。

　�、人�有傳閱的文件均應以文書(shū)人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱(chēng)為“輪軸式傳閱”。

　�、擅糠輦鏖喌奈募�，文書(shū)人員要在文件首頁(yè)附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。

　　3、文件傳閱完畢

　　要將文件收集齊全，有查考價(jià)值的文件要收齊，編卷號，及時(shí)歸檔;沒(méi)有查考價(jià)值的文件，應按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　三、怎樣做好文件借閱工作

　　1、借閱范圍

　　只有發(fā)文單位規定的閱讀范圍以?xún)鹊娜�，才可傳�?不屬應閱范圍的人要借閱文件，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。

　　2、建立文件借閱登記薄

　　文件登記薄應包括借閱時(shí)間、文件標題、文件字號、人數、借閱人、退還時(shí)間等項，每個(gè)人都必須認真填寫(xiě)。

　　3、及時(shí)清理

　　對于自己管理的文件要及時(shí)檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一經(jīng)發(fā)現問(wèn)題，要主動(dòng)、及時(shí)上報，以求迅速解決。

　　4、遵守保密規則

　　對于保密文件，要按文件保密的要求嚴格執行，應隨時(shí)請示領(lǐng)導，借出時(shí)應交待清楚注意事項。

　　四、文件的存放工作

　　1、對未辦畢文件的存放

　　對未辦畢或未歸檔的文件，一般采用硬殼文件夾分類(lèi)存放。每個(gè)夾最好有個(gè)目錄，以便查找。

　　2、對已辦畢文件的存放

　�、艑σ艳k畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，為了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要進(jìn)行文件立卷工作。

　�、莆募�立卷是指按照文件在形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定的規律組成案卷。

　�、枪ぷ骰顒�(dòng)中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料，如照片、圖表、膠片、錄像帶、磁盤(pán)等應由文書(shū)部門(mén)逐年移交給檔案室集中保管。

　　五、辦公室應裝備參考資料

　　1、新知識資料2、決策參考的資料3、上司日常所需資料4、歷史憑據資料

　　5、辦公室使用資料

　　六、辦公室資料的收集渠道

　　1、訂購是獲取資料的主要渠道2、通過(guò)交換獲取資料3、利用互聯(lián)網(wǎng)獲取資料4、從圖書(shū)館獲取資料5、從各種會(huì )議獲取資料

　　七、怎樣積累辦公室資料

　　1、了解本組織的工作2、日積月累3及時(shí)整理

　　八、怎樣管理好辦公室資料

　　1、 篩選2、登記3、分類(lèi)4、編目5、微機管理

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