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邀請函的寫(xiě)作方法及技巧
大家對邀請函一定不陌生。在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，很多活動(dòng)都需要使用邀請函，那么寫(xiě)邀請函真的很難嗎？下面是小編精心整理的邀請函的寫(xiě)作方法及技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
1、簡(jiǎn)介
邀請信是邀請親朋好友或知名人士、專(zhuān)家等參加某項活動(dòng)時(shí)所發(fā)的請約性書(shū)信。但要注意，簡(jiǎn)潔明了，看懂就行，不要太多文字。
2、格式
搬遷邀請函
xx單位(領(lǐng)導朋友等)：
感謝您一直以來(lái)對本公司(或本人)的關(guān)心和支持，使公司得以業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展，現公司已遷至————(某地)，誠邀請貴單位(或領(lǐng)導朋友)在(時(shí)間地點(diǎn))參觀(guān)公司新址，并赴本公司的慶典午宴。
落款：(單位、時(shí)間)
一般格式
尊敬的xx：
您好!
xx單位將于xx年xx月xx日在xx地，舉辦xx活動(dòng)，特邀您參加，謝謝。
單位
xx年xx月xx日
3、應用
在應用寫(xiě)作中邀請函是非常重要的，而商務(wù)活動(dòng)邀請函是邀請函的一個(gè)重要分支，寫(xiě)好它至關(guān)重要。
商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請函是商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方為了鄭重邀請其合作伙伴(投資人、材料供應方、營(yíng)銷(xiāo)渠道商、運輸服務(wù)合作者、政府部門(mén)負責人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動(dòng)而制發(fā)的書(shū)面函件。它體現了活動(dòng)主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務(wù)活動(dòng)中的人際社交關(guān)系。企業(yè)可根據商務(wù)禮儀活動(dòng)的目的自行撰寫(xiě)具有企業(yè)文化特色的邀請函。
一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請函的文本內容包括兩部分：邀請函的主體內容和邀請函回執。請看例文。
網(wǎng)聚財富主角阿里巴巴年終客戶(hù)答謝會(huì )
邀 請 函
尊敬的××先生/女士：
過(guò)往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角。
新年即將來(lái)臨，我們傾情實(shí)現網(wǎng)商大家庭的快樂(lè )相聚。為了感謝您一年來(lái)對阿里巴巴的大力支持，我們特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶(hù)答謝會(huì )，屆時(shí)將有精彩的節目和豐厚的獎品等待著(zhù)您，期待您的光臨!
讓我們同敘友誼，共話(huà)未來(lái)，迎接來(lái)年更多的財富，更多的快樂(lè )!
阿里巴巴
4、結構
標題
由禮儀活動(dòng)名稱(chēng)和文種名組成，還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標語(yǔ)。如例文，“阿里巴巴年終客戶(hù)答謝會(huì )邀請函”及活動(dòng)主題標語(yǔ)——“網(wǎng)聚財富主角”�；顒�(dòng)主題標語(yǔ)可以體現舉辦方特有的企業(yè)文化特色。例文中的主題標語(yǔ)——“網(wǎng)聚財富主角”獨具創(chuàng )意，非常巧妙地將“網(wǎng)”——阿里巴巴網(wǎng)絡(luò )技術(shù)有限公司與“網(wǎng)商”——“財富主角”用一個(gè)充滿(mǎn)動(dòng)感的動(dòng)詞“聚”字緊密地聯(lián)結起來(lái)，既傳達了阿里巴巴與尊貴的“客戶(hù)”之間密切的合作關(guān)系，也傳達了“阿里人”對客戶(hù)的真誠敬意。若將“聚”和“財”連讀，“聚財”又通俗、直率地表達了合作雙方的合作愿望，可謂“以言表意”、“以言傳情”，也恰到好處地暗合了雙方通過(guò)網(wǎng)絡(luò )平臺實(shí)現利益共贏(yíng)的心理。
稱(chēng)謂
邀請函的稱(chēng)謂使用“統稱(chēng)”，并在統稱(chēng)前加敬語(yǔ)。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長(cháng))”。
正文
邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項及要求，寫(xiě)明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。
正文結尾一般要寫(xiě)常用的邀請慣用語(yǔ)。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。
例文中，正文分為三個(gè)自然段。其中第二段寫(xiě)明了“2005年終客戶(hù)答謝會(huì )”舉辦的緣由、時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)安排”。(看原文)
第一段開(kāi)頭語(yǔ)——“過(guò)往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角�！焙偷谌谓Y束語(yǔ)——“讓我們同敘友誼，共話(huà)未來(lái)，迎接來(lái)年更多的財富，更多的快樂(lè )!”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網(wǎng)商”精誠合作，真誠為客戶(hù)服務(wù)的經(jīng)營(yíng)宗旨，又表達了對未來(lái)的美好展望，阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富，共享快樂(lè )。
這兩句話(huà)獨立成段，簡(jiǎn)要精煉，語(yǔ)義連貫，首尾照應，符合禮儀文書(shū)的行文要求，可謂是事務(wù)與禮儀的完美結合。
落款
落款要寫(xiě)明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱(chēng)和成文日期。
5、注意問(wèn)題
�、俦谎堈叩男彰麘獙�(xiě)全，不應寫(xiě)綽號或別名。
�、谠趦蓚�(gè)姓名之間應該寫(xiě)上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。
�、蹜獙�(xiě)明舉辦活動(dòng)的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
�、軐�(xiě)明舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)。
例如：
沛縣中學(xué)1965級高一(1)班同學(xué)“再相會(huì )”聯(lián)誼活動(dòng)邀請函
XXX同學(xué)：
你好!
每提及你的名字，你仿佛就站在我們眼前，仿佛又回到火熱的學(xué)校生活，思念之情油然而生。想來(lái)你也和我們一樣，很想一聚。
四十五年啦，但多彩的學(xué)校生活、深厚的同學(xué)情誼卻還是那么清晰。我們的眼前常常浮現出教室門(mén)前那棵蔥綠的核桃樹(shù)，浮現出假山旁那幾桿婆娑的青竹，浮現出教堂那帶有神秘色彩的西式建筑;耳畔常�；仨懫鹦炖钤菩ｉL(cháng)那淵博、機敏、幽默的語(yǔ)言，回響起張德沛老師那簡(jiǎn)潔、明晰的講演，回響起劉洪鈴師傅搖動(dòng)的清脆鈴聲的悠遠;腦海里更記得高考輝煌的1965年，記得我們高一(1)班演出的引人注目的《紅梅贊》，記得我們清晨書(shū)聲瑯瑯、志存高遠。
四十五年啦，不論浪跡于天涯、還是踟躕于海角，不論在從軍路上、還是在三尺講臺，不論享受著(zhù)成功的輝煌、還是咀嚼著(zhù)失意的苦澀，那深深的同學(xué)情啊，始終像一壇陳年老酒，日久彌濃的醇香，深深地陶醉著(zhù)我們。多少回神游母校，多少次夢(mèng)醒相會(huì )。聚吧，日已過(guò)午，不聚更待何時(shí)?每一顆心都熱切地期盼著(zhù)。
四十五年啦，我們這一群鬢染微霜、年過(guò)花甲之人又要相聚了，那赤子之情猶如激流般地涌動(dòng)。撂下廚房的湯勺，丟下手中的菜籃，扶下膝頭的愛(ài)孫，不顧汽車(chē)的顛簸，不怕航輪的驚濤，不懼飛機的氣旋，奔跑著(zhù)，跳躍著(zhù)，唱著(zhù)，笑著(zhù)，緊緊相擁，有多少深情要敘，有多少摯語(yǔ)要說(shuō)!
四十五年啦，來(lái)吧!相聚的激情、相聚的歡樂(lè )、相聚的回憶，將是尚滿(mǎn)天際的紅霞、重陽(yáng)佳節的黃菊，描繪出我們人生中一道亮麗的風(fēng)景線(xiàn)。給我們鼓舞，給我們熱情，給我們感悟，給我們溫馨。來(lái)吧!你的到來(lái)將給聯(lián)誼增輝，你的缺席將使每一個(gè)人悵然。來(lái)吧!每一個(gè)同學(xué)都張開(kāi)著(zhù)熱情的雙臂，期待著(zhù)、期待著(zhù)你的到來(lái)!
xx
xx年xx月xx日
6、辦理流程
一、邀請單位的申請報告(申請報告內容包括：被邀請人的姓名、背景資料、來(lái)訪(fǎng)目的，來(lái)華期間主要活動(dòng)計劃，計劃行程日期等)。
二、邀請函原件(英文)，要求邀請單位負責人簽字后加蓋單位公章。
三、邀請單位出具的擔保函，要求法人代表簽字并加蓋單位公章，擔保函中注明"被邀請人在華期間如有任何違法行為有我公司負責"。
四、邀請單位的營(yíng)業(yè)執照復印件(加蓋單位公章)。
五、被邀請人的護照復印件(可用傳真復印件)
邀請函的寫(xiě)作技巧
一、適合父母發(fā)的婚禮邀請
親愛(ài)的親友們，這是一個(gè)充滿(mǎn)喜悅的消息——我們的寶貝兒女即將踏入人生的新篇章，步入婚姻的圣殿。他們計劃在公歷2023年10月10日（星期六），下午15:00舉行婚禮。我們將在這個(gè)特別的日子里，與所有關(guān)心和支持他們的朋友們共享這份喜悅。
請您與家人一同出席這個(gè)美好的時(shí)刻，共同見(jiàn)證這對新人步入新的生活階段。我們深切地期待著(zhù)您的光臨，并相信您的出席將為他們的婚禮增添更多的幸福與色彩。
為了方便安排，我們已經(jīng)預留了特別的座位。如果您愿意提前告訴我們您的確切到訪(fǎng)時(shí)間，我們會(huì )更加高興。
最后，再次感謝您一直以來(lái)對孩子們無(wú)私的關(guān)愛(ài)和支持。我們熱切期盼您的到來(lái)，讓我們一起分享這份喜悅。
敬請回復確認您的出席情況，以便我們做好充分的準備。
誠摯的問(wèn)候及熱烈的歡迎，新人的父母
二、父母微信通知結婚邀請語(yǔ)
我們的孩子即將步入人生的新階段，我們感到無(wú)比幸福�；槎Y將于[婚禮日期]在[婚禮地點(diǎn)]舉行，特此邀請您共襄盛舉。期待與您分享這份喜悅！
喜糖佳緣，共赴人生。犬子小明與賢女小紅將于X月X日舉行婚禮，誠邀您的光臨。時(shí)間：中午12點(diǎn)；地點(diǎn)：城市花園酒店。我們期待著(zhù)您的到來(lái)，分享這份喜悅與幸福！
各位親朋好友，我們的孩子即將在[婚禮日期]攜手心愛(ài)之人走進(jìn)婚姻殿堂，地點(diǎn)：[婚禮地點(diǎn)]。誠摯邀請您的到來(lái)，見(jiàn)證這份美好。
親愛(ài)的朋友，我們很榮幸地邀請您參加我們兒子/女兒與她/他的伴侶的婚禮。這對新人將在美好的春日里喜結連理，共度余生。
三、女方父母邀請函
尊敬的親朋好友：
小女于xx年xx月xx日成婚，特邀您與家人共襄盛舉，共享喜悅。我們全家懷著(zhù)無(wú)比激動(dòng)的心情，期待在這個(gè)特別的日子里，與您一同見(jiàn)證這段美好的姻緣。
婚禮詳情如下：
日期和時(shí)間：xx年xx月xx日，下午x時(shí)
地點(diǎn)：xx酒店（具體樓層）
請帖上的稱(chēng)呼：尊敬的[對方父母的姓名]
其他注意事項：請穿著(zhù)正式服裝，攜帶適當的禮物
我們熱切期待您的光臨，共同慶祝這個(gè)美好的時(shí)刻。如有疑問(wèn)或需要更多信息，請隨時(shí)與我聯(lián)系。
再次感謝您的關(guān)心和支持，期待您的到來(lái)。
敬請回復，以便確認您的出席情況。
順祝商祺，[您的姓名]
[您的聯(lián)系方式]
請注意，上述邀請函的內容需要根據實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化調整，如日期、時(shí)間、地點(diǎn)、稱(chēng)呼等信息。同時(shí)，如果有特定的主題或是想要表達的特殊情感，也可以根據個(gè)人喜好添加相應的表述。
【適用情況】
最近協(xié)助組織學(xué)術(shù)會(huì )議，需要群發(fā)邀請函，既有寄出的信件，也有電子郵件。因為參會(huì )人員較多（近百位），這時(shí)候挨個(gè)填寫(xiě)邀請函，地址和發(fā)郵件（每個(gè)郵件地址附一個(gè)針對收件人的邀請函），如果人工復制黏貼，需要建立100多個(gè)文檔，100多個(gè)郵件，打印100多分邀請函和報到函，于是這時(shí)候就該用word的【郵件合并功能】，自動(dòng)生成“格式相同但是內容稍微有些差別的文檔和郵件”。
【步驟】
1、建立聯(lián)系人excel列表，把每個(gè)“元素”：都拆細，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務(wù)，稱(chēng)呼，郵箱地址（一格只放一個(gè)），地址，郵編等。這是一切數據的來(lái)源，可用來(lái)生成任何格式的文檔。
2、建立邀請信word文檔，和之前的excel放在同一個(gè)文件夾里。調整好格式等。如需打印信封，也一樣制作一個(gè)word文檔。
3、郵件合并功能。
�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。
�。�2）選擇收件人，“使用現有的表”，選擇剛才做好的excel。
�。�3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過(guò)這一步。
�。�4）插入域。在需要插入“內容”，例如姓名的地方點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時(shí)在word文檔出現姓名類(lèi)似的標志。
�。�5）預覽結果。點(diǎn)擊預覽結果后，可以看到被替換成excel里的第一個(gè)姓名，在預覽結果的菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結果。
�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個(gè)一個(gè)獨立的文檔。
4、高級功能。如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個(gè)合并到pdf的按鈕。對于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時(shí)候出錯或者對方打不開(kāi)高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請函轉成繁體字，但是有時(shí)word會(huì )在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。
【總結】
1、excel做數據庫——2、word做模版——3、數據用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。
附圖：在2010里很直觀(guān)方便，按從左往右的圖標一步一步做就好了。
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