如何成為辦公室里最有效率的人「必讀」
如何成為辦公室里最有效率的人?如何合理安排自己的工作呢?看完下文也許你就知道應該怎么做了!
工作總是會(huì )貪婪地蠶食你的時(shí)間，盡管你每天都在做任務(wù)清單，但還是陷入了無(wú)窮的加班中。如何管理好自己的時(shí)間安排，每天五點(diǎn)半之前做完所有的事，本文給出了一個(gè)完美的解答。
“啊，今天的要做的事太多了，任務(wù)清單一眼望不到底啊。”
“這么多事，明年都做不完，我看著(zhù)都覺(jué)得累，先睡一覺(jué)再說(shuō)。”
每個(gè)月總有那么幾天，辦公室里總縈繞著(zhù)這樣的抱怨，無(wú)數的工作令人頭疼不已。這樣的情況每個(gè)人都會(huì )遇到，那么，怎么才能讓自己不那么“懶”呢?怎樣才能在更短的時(shí)間里做更多的事兒呢?今天，我找了一個(gè)能完美解答這個(gè)問(wèn)題的朋友，一個(gè)高效得可怕的朋友，他是卡爾•紐波特(Cal Newport)。我們先來(lái)看看卡爾的工作和生活是怎樣的吧：
他是喬治城大學(xué)的全職教授，每天要授課，而且課后還要花大把時(shí)間回答同學(xué)們的問(wèn)題。每年他要寫(xiě)六篇甚至更多的他研究領(lǐng)域中的學(xué)術(shù)期刊評論。他寫(xiě)了四本書(shū)，包括被各大媒體推崇的《優(yōu)秀到不能被忽視》。他娶了一位年輕的姑娘，承擔了一個(gè)丈夫和父親所有的責任。他常常發(fā)表關(guān)于高效性和如何在工作中完美表現的博客。然而，他還是能在每天五點(diǎn)半之前做完所有的事，周末幾乎從不加班。
他沒(méi)有什么超能力，也沒(méi)有什么十幾個(gè)人的小團隊，有的只是超強的時(shí)間規劃能力。好了，你我都不用對這種超級高效垂涎三尺，下面就是卡爾管理時(shí)間，止住懶散，然后搞定工作的秘訣：
1.別再做任務(wù)清單了，計劃表才是王道
任務(wù)清單本身是沒(méi)用的，它只是讓你知道要做什么的第一步。你還要做的，是給任務(wù)清單上每一項分配一個(gè)時(shí)間額度，做成一個(gè)計劃表。這樣你才能更實(shí)際地認識到哪些事情是能夠做完的，哪些情況是不現實(shí)的;才能在做一件事最有效率的時(shí)候去完成它，而不是僅僅因為它是任務(wù)清單上的第四項或第五項。如果這些任務(wù)沒(méi)有在你的計劃表里，也沒(méi)有分配好所需的時(shí)間，那它們就只是沒(méi)有意義的空想。
Cal對計劃表的看法是這樣的：
“一個(gè)時(shí)間計劃表能強迫你面對你能用的時(shí)間和做這些事需要的時(shí)間。做好完整的計劃表后，你就對一天的工作有了全面的了解，完全利用工作日的每一個(gè)小時(shí)，這樣你不僅能節省完成工作所需時(shí)間，更能把工作放在你一天中最有效率的時(shí)候去做。”
如果你不考慮做一件事所需要的時(shí)間，那么就不可能做好這件事。你們可能會(huì )想“各種各樣突然出現的事會(huì )打斷我的計劃，根本就沒(méi)可能按計劃進(jìn)行嘛”。那就把這些事兒都加進(jìn)計劃里面，計劃不用做到十全十美，你只是需要一個(gè)讓你停止浪費時(shí)間的計劃，不必過(guò)于鉆牛角尖。
那到底怎么停止拖延呢，聽(tīng)聽(tīng)卡爾的意見(jiàn)吧：
“給每件事分配了專(zhuān)屬的時(shí)間能直接地減少拖延，因為你不用再花時(shí)間決定在某一段時(shí)間里要不要做某件事或者做一件另外的什么事，這個(gè)決定早已在計劃時(shí)就已經(jīng)做完了。”
這樣的生活會(huì )不會(huì )太機械化了啊?生活瞬間變得沒(méi)什么意思了?放心，并不會(huì )的。研究表明，有計劃地安排一天的時(shí)間能提高生活的質(zhì)量：這項研究是為了了解時(shí)間管理和生活質(zhì)量之間的關(guān)系而設計，研究空閑時(shí)間的時(shí)間管理，或者說(shuō)人們怎么過(guò)空閑時(shí)間，和生活質(zhì)量的關(guān)系。而結果則表明時(shí)間管理對生活質(zhì)量起著(zhù)很積極的作用�，F在，任務(wù)清單已經(jīng)out了，所有的工作已經(jīng)安排到了計劃表上。那為了確保那么多事情不會(huì )把時(shí)間表擠爆，怎么才能確定要做的這么多任務(wù)的優(yōu)先級呢?
2.五點(diǎn)半回家，從后往前規劃你的一天
工作總是會(huì )貪婪地蠶食你的時(shí)間，如果你想在工作和休息中找到平衡的話(huà)，一個(gè)明確的界限是必要的，而同時(shí)，界限也會(huì )讓你做的更好：它催促著(zhù)你從而使你變得更有效率。通過(guò)設定一個(gè)五點(diǎn)半的截止期限，你會(huì )更好地掌控時(shí)間和工作。
卡爾把這種方法稱(chēng)為：“固定計劃效率”
“固定你理想的計劃，自己定下一個(gè)期限，然后倒著(zhù)去規劃要做的事，把事情完成得漂漂亮亮的要毫不猶豫地放棄瑣碎的小事件，學(xué)會(huì )拒絕別人，重點(diǎn)做好重要的工作。我的經(jīng)驗告訴我，“一定要按固定的計劃執行”這個(gè)念頭，幫我做了許多看似不講情理但其實(shí)非常聰明高效的決定。”
任何能提高對情況的控制感的東西都可以緩解壓力。根據《工作中的大腦：解決分心，重聚注意力，聰明地工作》，“科學(xué)家們一次又一次地發(fā)現對壓力的控制感能有效減緩壓力帶來(lái)的影響”，也就是說(shuō)，做好了計劃，感覺(jué)一切盡在掌握之中，壓力自然就減輕了。
3.做好周計劃
我想，一瞬間的念頭，我們所謂的“三分鐘熱度”，大概是這世上最不缺的東西了吧。如果一個(gè)人只盯著(zhù)今天而從不想明天該怎么辦，那他只能被時(shí)間追著(zhù)跑。要怎么才能持續地做好一件事?不論是寫(xiě)書(shū)，教課，見(jiàn)學(xué)生，寫(xiě)論文，做個(gè)好家長(cháng)，答案都是：做好周計劃。
卡爾告訴我：
“人們常常忽視他們計劃和日程的整體性。而我知道我每天的每個(gè)小時(shí)都應該做什么，我知道每周的每一天應該做些什么，而每月的每周又要做什么。”
看到這兒你估計要翻白眼了，聽(tīng)著(zhù)多狂妄啊，其實(shí)這比你想的簡(jiǎn)單多了。做到這種程度，其實(shí)只需要每周一早上的短短一個(gè)小時(shí)。
卡爾又給我講了他的經(jīng)驗：
“每周一我就列好了一周的計劃，定計劃之前我會(huì )過(guò)一遍我的收件箱，工作筆記，日歷，然后試著(zhù)定下來(lái)每天要做的最重要的事。我把這些重要的事記在email里，然后發(fā)給自己，標記成未讀郵件，這樣我每天查郵箱時(shí)都能看見(jiàn)它，然后一天多提醒自己幾次，我就會(huì )記得很清楚。”
一項研究表明，人們對時(shí)間的使用，在有計劃時(shí)會(huì )比無(wú)計劃時(shí)更加明智。“研究對印度的CEO們做了初步分析，發(fā)現公司的銷(xiāo)售額和CEO工作的時(shí)間成正相關(guān)。更有趣的`是，CEO在計劃好的事項上花的時(shí)間越多，公司得到的結果就會(huì )越好。規劃好的時(shí)間遠不止那些花在會(huì )議上的時(shí)間(盡管開(kāi)會(huì )的確能提高銷(xiāo)售)，更在于CEO們有限而珍貴的時(shí)間上，做好時(shí)間分配往往能讓效率提高許多。”
另外，讓這周的任務(wù)在腦海中過(guò)一下是不夠的，把事情寫(xiě)下來(lái)總會(huì )讓你更傾向于按計劃一一做好。你現在有了每日計劃和每周計劃，然而還是感覺(jué)24小時(shí)完全不夠用，事兒實(shí)在太多了，卡爾也有答案給你。
4.少做點(diǎn)事，但要做精
你想著(zhù)：“我一天到晚真的有太多事兒了，根本不可能在這些時(shí)間里做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做，但解決方案絕不是忙到天昏地暗，十點(diǎn)過(guò)都回不了家�，F在，問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題：“什么能給我的生活帶來(lái)真正有用的價(jià)值?”然后排除那些被否決的，留下來(lái)的越少越好。
卡爾告訴我說(shuō)：
“人們總是根據一個(gè)人最優(yōu)秀的方面來(lái)評價(jià)一個(gè)人，就比如馬云不會(huì )因為長(cháng)得矮而被人看不起。所以一個(gè)人想要成功，就最好要少做些事，但是要專(zhuān)注于把這些事做到完美。如果某些任務(wù)并沒(méi)有給我帶來(lái)什么價(jià)值，我會(huì )毫不猶豫地避開(kāi)它們。”
或許你覺(jué)得你的時(shí)間越來(lái)越不夠用了，但時(shí)間使用領(lǐng)域的領(lǐng)軍人物，約翰•羅賓遜，并不這么認為，其實(shí)我們一直都有很多的空閑時(shí)間。約翰堅持道：“盡管很多人認為他們已經(jīng)很努力工作了，每天每年工作的時(shí)間越來(lái)越長(cháng)，實(shí)則不然。約翰在時(shí)間應用上的研究表明，不論是美國還是全球范圍內，人們花在工作上的平均時(shí)間在過(guò)去四十年中是保持穩定的，甚至是在減少的，這樣看來(lái)，其實(shí)每個(gè)人都有很多閑暇時(shí)間。”
因為碎片化的繁雜瑣碎的任務(wù)，把所有的時(shí)間都占用了，把生活的樂(lè )趣都榨干了，是否得不償失呢?所以，少做點(diǎn)事，也一定要在做的事情上做的最好。你的計劃本就是有序的，而去掉的事讓任務(wù)和時(shí)間能完全結合起來(lái)，完美的時(shí)間計劃表即將成型，就剩一個(gè)問(wèn)題了：更具體一點(diǎn)，我該在我的時(shí)間里做些什么呢。
5.少做淺工作，專(zhuān)注于更深的東西
工作和工作之間是不一樣的。
卡爾說(shuō)：
知識工作者處理兩種不同的工作，淺工作和深工作。“淺顯的工作，例如郵件和會(huì )議，僅僅只是不斷地傳遞信息的過(guò)程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會(huì )不斷地推著(zhù)你，激發(fā)你的能力直到達到極限。這些就是產(chǎn)生高價(jià)值回報而可以自我提升的工作。”
大部分人“被淹沒(méi)在淺水中”是現在職場(chǎng)中普遍存在的問(wèn)題。“那些最忙的人常常并沒(méi)有那些每天五點(diǎn)就回家的人完成的事多，這是因為要工作到深夜或周末的唯一原因就是他們的工作充滿(mǎn)了淺層的事。他們早出晚歸，忙碌于回復郵件，傳遞信息，像一個(gè)人工路由器。這些淺工作非常耗時(shí)間，而回報卻少的可憐。”做淺工作能讓你不被炒魷魚(yú)，而做深工作則能讓你不斷升職。
要常常給自己預留一些完整而不被打擾的時(shí)間，去做那些有價(jià)值的深工作。而為了達成這個(gè)目標，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看郵箱。
國際暢銷(xiāo)書(shū)《每周工作4小時(shí)》的作者提姆•弗里斯說(shuō)：“不要再把清晨的第一個(gè)小時(shí)花在查看你的郵箱上了�？赡苓@很多人來(lái)說(shuō)難以想象，我需要通過(guò)郵箱里的重要的信息才能開(kāi)始工作啊。然而事實(shí)卻并非如此，你要把工作做得十全十美，可能會(huì )需要查看郵箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打開(kāi)信息量極大的郵箱之前完成的。所以，其實(shí)你只需每天定時(shí)查看一下郵箱，把工作再完善完善，就能變得高效起來(lái)。”
現在讓我們來(lái)總結一下
卡爾給了我們五條建議：
1.別再做任務(wù)清單了，計劃表才是王道2.假設你在五點(diǎn)半之前必須回家，然后從后往前規劃你的一天3.做好周計劃4.少做點(diǎn)事，但要做精5.少做淺工作，專(zhuān)注于更深的東西。
把所有東西都計劃好，一個(gè)個(gè)計劃表日程表盡管看似冷靜無(wú)趣，但是到最后的結果將遠不止于此。
卡爾的臨別贈言：
“知識性工作其實(shí)可以比喻成一項手藝。只不過(guò)它僅僅是你在加工知識和信息而不是木頭，加工思想，這個(gè)過(guò)程中你將知識從原材料中提取出來(lái)。你把汲取知識的過(guò)程想象成工匠雕刻木頭，在這個(gè)過(guò)程中越來(lái)越快樂(lè )和滿(mǎn)足，成功就自然可以信手拈來(lái)。”
最后，愿世界各地的辦公室里都會(huì )少一點(diǎn)靠他人辛勤工作養活自己的懶人，多一點(diǎn)加工知識，不斷提高自己的工匠精神。
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