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檔案管理制度

時(shí)間:2022-09-10 10:49:31 制度 我要投稿

檔案管理制度(通用5篇)

  在日常生活和工作中,我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度就是在人類(lèi)社會(huì )當中人們行為的準則。想學(xué)習擬定制度卻不知道該請教誰(shuí)?以下是小編為大家收集的檔案管理制度(通用5篇),歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

檔案管理制度(通用5篇)

  檔案管理制度1

 。ㄒ唬┛倓t

  1、為了加強師資管理,及時(shí)發(fā)現人才培養人才,不斷搜集、積累教師業(yè)務(wù)水平情況,對教師教學(xué)科研水平進(jìn)行考核,必須建立健全教師業(yè)務(wù)檔案,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對教師進(jìn)行考核、評估、晉升、獎懲方面的作用,特制定本辦法。

  2、教師業(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教育教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的主要成果材料(教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論文、專(zhuān)著(zhù)、教材等以及對這些材料的評價(jià),專(zhuān)家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片等)。

  3、對教師業(yè)務(wù)檔案的.認真收集、整理是加強教學(xué),科研管理的重要舉措之一。

 。ǘI(yè)務(wù)檔案搜集

  1、建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的搜集整理制度,材料要全面、完整、準確,由專(zhuān)人負責管理。

  2、通過(guò)各種渠道收集教師任課、進(jìn)修、觀(guān)摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、科學(xué)研究等成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外語(yǔ)狀況、計算機情況、學(xué)術(shù)水平鑒定及參加有關(guān)會(huì )議總結等材料。

  3、對歸檔材料要驗證真偽和完整與否,要求用黑鋼筆或黑水筆填寫(xiě),書(shū)寫(xiě)字跡工整,不得用鉛筆、圓珠筆填寫(xiě)。

 。ㄈI(yè)務(wù)檔案材料的管理

  1、對材料收集整理時(shí)檔案管理的基礎工作,是政績(jì)材料向檔案轉化的重要步驟,這是項經(jīng)常性的工作。對接收來(lái)的材料,按理卷的要求進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統計和必要的加工整理,大致分為六類(lèi);

 。1)個(gè)人基本情況:包括登記表、學(xué)歷及職稱(chēng)復印件、獎懲復印件等;

 。2)教學(xué)活動(dòng),包括任課、進(jìn)修、觀(guān)摩、改革教學(xué)方法、更新教材、改進(jìn)實(shí)驗方法、設備、措施等;

 。3)學(xué)術(shù)活動(dòng),包括參加學(xué)術(shù)研討會(huì )議、學(xué)術(shù)交流,學(xué)術(shù)任職等(具有復印件)。

 。4)科研活動(dòng),包括教學(xué)資料編寫(xiě),科研論文,著(zhù)作科研成果的登記及復印件;項目的立項運作,完成的情況;

 。5)計算機、外語(yǔ)考試、培訓學(xué)習情況(證書(shū)復印件);

 。6)教學(xué)競賽獲獎證書(shū)、教案、反思及專(zhuān)家評課資料,業(yè)務(wù)上的工作獎勵、鑒定、評語(yǔ)等據實(shí)記載(證書(shū)復印件);

  2、對檔案材料的整理工作要求及時(shí)準確,利于考核、考查材料的準確程度及學(xué)術(shù)價(jià)值;

  3、業(yè)務(wù)檔案的使用,要確定閱檔人員范圍,建立業(yè)務(wù)檔案傳閱制度。

  檔案管理制度2

  一、檔案保密制度

  1、嚴守黨和國家有關(guān)保密工作規定,杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內容。

  2、各類(lèi)檔案材料必須指定政治上可靠,工作責任心強的專(zhuān)(兼)職人員進(jìn)行集中管理。

  3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室,需保密的檔案資料的借閱,必須履行審批手續。

  4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案材料和不需要歸檔的材料,應指定專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀,不得當廢紙處理。

  5、檔案工作人員要嚴守工作崗位,堅持下班、外出時(shí)認真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。

  6、檔案人員一旦發(fā)現檔案材料有丟失情況時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)報告,采取措施進(jìn)行查找,并追查責任。

  二、立卷歸檔制度

  1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,并按有關(guān)規定向檔案室移交,任何部門(mén)和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。

  2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間:文書(shū)、會(huì )計檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結束后立卷歸檔?萍紮n案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

  3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。

  4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結果。

  5、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內目錄。卷內文件要編寫(xiě)張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),并拆除卷內金屬物。

  6、案卷裝訂要整齊美觀(guān)。標題一般應有作者、問(wèn)題、名稱(chēng),能反映卷內文件內容,政治上無(wú)誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫(xiě)要字跡工整清潔。

  7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著(zhù)便于保管、方便利用的原則對案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。

  8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。

  三、檔案保管制度

  1、檔案庫房需保持適宜溫濕度,適時(shí)通風(fēng)降溫。

  2、檔案庫房須安裝防盜門(mén),防盜窗和雙保險鎖,庫房照明必須使用白熾燈。

  3、嚴禁在庫房吸煙,嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線(xiàn)路要定期檢查,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)搶修,防止短路引起火災。

  4、做好防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

  5、要堅持定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作,如發(fā)現問(wèn)題,立即向領(lǐng)導報告,對破損或褪變檔案應及時(shí)進(jìn)行搶救處理。

  6、檔案庫房要經(jīng)常打掃,保持清潔,嚴禁將有害物質(zhì)帶入庫房。7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應隨手關(guān)門(mén),非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內。

  四、檔案查閱制度

  1、積極開(kāi)展檔案的利用工作,改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,滿(mǎn)足各方面的查檔需求,充分發(fā)揮檔案在社會(huì )主義兩個(gè)文明建設中的作用。

  2、檔案人員要熟悉家底,了解需求,掌握規律,做到主動(dòng)、及時(shí)、準確提供利用。

  3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案,需經(jīng)辦理登記手續后,方可查閱并有責任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

  4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信,注明查檔內容和用途,履行登記手續,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意的方可查閱。

  5、檔案一般不許外借,確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,辦理借閱手續,方可借出。但必須按期歸還。如超過(guò)規定時(shí)間還需借用,應辦理續借手續。

  6、凡查、借閱者對所查借閱的'檔案材料,應確保安全、完整,不得撕毀、拆卷、劃線(xiàn)、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒,以保證檔案的完好無(wú)損。

  7、利用者必須遵守保密規則,所查、借閱的檔案材料,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料,用后一律交檔案室保存。

  8、借閱歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當面清點(diǎn)。

  9、如遇借閱人員將檔案丟失,應及時(shí)報告檔案室,寫(xiě)出書(shū)面材料,利于采取補救措施。

  五、學(xué)校檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交制度

  1、學(xué)校檔案室應按上級教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)關(guān)于檔案鑒定的規定,認真做好檔案的鑒定工作。

  2、失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊,報學(xué)校領(lǐng)導和上一級檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀。

  3、銷(xiāo)毀時(shí)應指定二人監銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊上簽字,方可執行銷(xiāo)毀。

  4、檔案專(zhuān)(兼)職人員因工作變動(dòng),需辦移交手續時(shí),應將全部檔案材料清點(diǎn)后,交予新的負責檔案工作的專(zhuān)(兼)職人員。

  5、交接檔案材料必須嚴格履行手續,有關(guān)人員簽字,并注明交接時(shí)間,案卷數目等,以備查考。

  檔案管理制度3

  為了使科研檔案的管理更加系統、規范和科學(xué),提高科研的管理水平,制定以下制度:

  一、科研檔案的建立規范

  1、檔案實(shí)行一題一檔制度。

  2、每個(gè)課題必不可少的材料(開(kāi)題報告、論證書(shū)、立項書(shū)、批準書(shū)、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書(shū)等)。課題研究過(guò)程中全部紀實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現象記錄、調查問(wèn)卷、訪(fǎng)談?dòng)涗、教案、教學(xué)實(shí)錄等)

  3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。

  4、每卷檔案都要有卷首頁(yè),便于查找。

  二、科研檔案內容:

 。ㄒ唬、課題檔案

  課題檔案是在課題研究過(guò)程中形成的全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。

  1、前期檔案:包括課題實(shí)施方案、開(kāi)題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書(shū)等。

  2、中期檔案:中期檔案是課題的`核心部分。包括課題實(shí)施過(guò)程的原始材料(實(shí)驗數據處理、組織培訓記錄、召開(kāi)會(huì )議記錄、課題研究實(shí)錄等),中期研究成果(階段總結、論文、獲獎證書(shū)等),階段檢查記錄等。

  3、后期檔案:包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書(shū),成果應用等。

 。ǘ、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng )新、教具制作

 。ㄈ、試題:試卷檔案

 。ㄋ模、綜合檔案

  包括:⑴各級教育行政和科研管理部門(mén)印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規、制度;⑵科研規劃、計劃、科研工作總結;⑶有關(guān)會(huì )議材料、領(lǐng)導講話(huà);⑷科研信息資料;⑸教師培訓材料;⑹科研工作檢查記錄;⑺獲得的各種獎勵材料等。

  三、科研檔案歸檔:

  1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質(zhì),相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

  2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。

  3、對于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保留原件,應將復印件交檔案室留存。

  4、課題檔案實(shí)行結題統一上交(或分階段上交)。

  檔案管理制度4

  第一章 總則

  為了加強會(huì )計檔案 管理,保證會(huì )計檔案的安全、完整、及時(shí),根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會(huì )計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。

  第二章 會(huì )計檔案管理部門(mén)

  1、公司檔案主管部門(mén)和財務(wù)部門(mén)共同負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。會(huì )計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門(mén)負責,由財務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負責在專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

  2、財務(wù)部門(mén)及公司內部有關(guān)的分公司、子公司、必須建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度 ,保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

  第三章 會(huì )計檔案歸檔的范圍

  1、會(huì )計憑證:包括外來(lái)的和自制的.各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

  2、會(huì )計賬簿:包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

  3、財務(wù)報告:包括《會(huì )計制度》規定和主管部門(mén)臨時(shí)通知編報的主要財務(wù)指標快報,月、季、年度會(huì )計報表,報表附注及財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。上級主管部門(mén)對報告的批復及社會(huì )審計的審計報告。

  4、其他會(huì )計核算資料:凡與會(huì )計核算緊密相關(guān)的,由會(huì )計部門(mén)負責辦理的有參考價(jià)值的數據資料。

  5、增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票。

  第四章 會(huì )計檔案的整理

  會(huì )計年終了后,應將裝訂成冊的會(huì )計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì )計檔案應按會(huì )計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷,將各卷按順序編號。

  1、會(huì )計憑證。

 。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統一登記案卷目錄,每月立卷一份。

 。2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀(guān)。

 。3)裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

  2、會(huì )計賬簿

  各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其他均需整理妥善保管。

 。1)會(huì )計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結轉下年”字樣,不填其他內容。

 。2)會(huì )計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁(yè)數,核對各個(gè)賬戶(hù)賬面是否齊全,是否按順序排列。

 。3)活頁(yè)賬簿支空白頁(yè)后,將本賬面數項填寫(xiě)齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。

 。4)會(huì )計賬簿的裝訂順序:會(huì )計賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶(hù)目錄―按本賬簿頁(yè)數順序裝訂賬頁(yè)―會(huì )計賬簿裝訂封底。

 。5)裝訂后的會(huì )計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁(yè)現象。

 。6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人的印章。

 。7)裝訂后,會(huì )計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。

 。8)會(huì )計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶(hù)明細賬、輔助賬。

  3、會(huì )計報表

  會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一歸檔保管。

  第五章 會(huì )計檔案的歸檔保管

  1、當年的會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后,可暫由財務(wù)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)后存入檔案并由專(zhuān)人保管。

  2、會(huì )計檔案管理人員負責全部會(huì )計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。

  3、機構變動(dòng)或檔案管理人員調動(dòng)時(shí),應辦理交接手續,由原管理人員編制會(huì )計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,按管人員逐一接收。

  第六章 會(huì )計檔案的借閱使用

  1、財務(wù)部建立會(huì )計檔案清冊和借閱登記清冊。

  2、凡需借會(huì )計檔案人員,須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后,方可辦理調閱手續。

  3、借閱會(huì )計檔案人員,不得在案卷中標畫(huà),不得拆散原卷冊,更不得抽換。

  4、借閱會(huì )計檔案人員,不得將會(huì )計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需要復制會(huì )計檔案的,須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。

  第七章 各種會(huì )計檔案保管期限

  1、會(huì )計憑證保管15年。

  2、會(huì )計賬簿保存15年,其中現金和銀行存款日記賬保25年。

  3、會(huì )計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。

  4、發(fā)貨票保管5年。

  第八章 會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀

  1、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀清單,匯同財務(wù)部門(mén)共同鑒定后,編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門(mén)批準后,方可銷(xiāo)毀。對其中未了結的債權、債務(wù)的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門(mén)保管到結清債權、債務(wù)時(shí)為止。

  2、按規定銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),應由檔案部門(mén)和財會(huì )部門(mén)、審計部門(mén)共同派人監銷(xiāo),監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案以前要認真清點(diǎn)、核對,銷(xiāo)毀后,在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況以書(shū)面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。

  第九章 附則

  本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規定處理。

  檔案管理制度5

  一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責

  1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。

  2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導,將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門(mén)按上級和局檔案部門(mén)要求做好應做的工作。

  3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。

  二、局檔案員職責

  1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規,建立健全檔案管理制度。

  2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。

  3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

  4、負責管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的.檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

  5、按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。

  6、按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。

  三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導職責

  1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員,并保持相對穩定。

  2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

  3、組織本單位人員學(xué)習檔案法規,執行局檔案工作的規章制度。

  4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累,積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作。

  5、協(xié)同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

  6、負責檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

  四、各處、室專(zhuān)(兼)職檔案人員職責

  1、堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征,制定案卷類(lèi)目,合理分類(lèi)存放,便于利用和歸檔。

  2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

  3、歸檔案卷做到組卷合理,頁(yè)號編寫(xiě)準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡(jiǎn)明扼要。

  4、保管好本部門(mén)應歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。

  5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查,按規定時(shí)間向檔案室移交。

  6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習,不斷提高檔案工作水平。

  7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目,并編制檢索工具。

  8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

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