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檔案工作管理制度

時(shí)間:2022-06-22 13:41:58 制度 我要投稿

檔案工作管理制度(精選7篇)

  在生活中,大家逐漸認識到制度的重要性,制度對社會(huì )經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對社會(huì )公共秩序的維護,有著(zhù)十分重要的作用。擬定制度的注意事項有許多,你確定會(huì )寫(xiě)嗎?下面是小編收集整理的檔案工作管理制度(精選7篇),希望能夠幫助到大家。

檔案工作管理制度(精選7篇)

  檔案工作管理制度1

  1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經(jīng)主管經(jīng)理批準后,方能查閱.

  2、凡公司系統的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續,填寫(xiě)借閱登記卡,返回檔案時(shí),由檔案管理人員認真檢查并及時(shí)銷(xiāo)帳.

  3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點(diǎn)、裁剪、損壞,否則取消借閱權.對于將檔案丟失者要追究責任.

  4、借閱各項檔案人員必須遵守保密制度,不得轉讓他人使用.

  5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調動(dòng)部門(mén)不予開(kāi)調令.

  6、工作調出,必須將檔案、科技書(shū)、資料全部交加,外出參加科技性會(huì )議帶回的資料,一律交檔案室存放.

  7、經(jīng)批準查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉借.

  8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改, 因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊上.

  9、查閱檔案的部門(mén),要及時(shí)將利用效果登記冊?xún)?

  10、上級部門(mén)審查檔案資料時(shí),需派車(chē)由有關(guān)人員和專(zhuān)職檔案管理員妥善保管共同到指定部門(mén)進(jìn)行審檢,待審查結束后,把檔案資料安全歸位。

  11、檔案資料按統一分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)、編目、劃定保管期限限、密級。

  12、維護國家機密,卷面、封面要注意密級。密級定為三種:(1)絕密(2)機密(3)秘密

  13、加強檔案的安全管理,檔案必須存放在專(zhuān)用的'保險柜內嚴密保管,檔案室門(mén)窗要堅固,做到安全可靠。

  14、保護檔案庫的清潔,經(jīng)常檢查,發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)請示處理。

  15、保持好庫的溫濕度,經(jīng)常檢查調整,按規定填寫(xiě)溫濕度記錄。

  16、案庫房是檔案保管要害部位,非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請等候調卷,在閱覽室查閱。

  17、借閱制度,搞好借閱、查閱、入庫、發(fā)放登記工作。

  檔案工作管理制度2

  為完善我院實(shí)驗室的規范化管理,提高實(shí)驗室設備的利用率,適應實(shí)驗教學(xué)的改革和發(fā)展,特制定本制度。

  一、實(shí)驗室工作檔案內容

  1.實(shí)驗室教學(xué)文件:實(shí)驗教學(xué)大綱,實(shí)驗課程及項目,每學(xué)期實(shí)驗教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗實(shí)際開(kāi)出記錄,實(shí)驗教學(xué)課表及實(shí)驗項目統計、實(shí)驗教學(xué)的考核辦法及實(shí)驗報告等有關(guān)記錄、報表。

  2.實(shí)驗室儀器設備、低值品及材料:儀器設備的固定資產(chǎn)賬卡、驗收報告、使用維修記錄、分類(lèi)分戶(hù)賬及各種憑證;低值品的'分戶(hù)帳及憑證等;大型精密儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說(shuō)明書(shū);消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。

  3.實(shí)驗室管理制度和工作記錄:學(xué)院和主管部門(mén)下發(fā)有關(guān)實(shí)驗教學(xué)和實(shí)驗室工作的文件;實(shí)驗室制定的各項崗位責任制、分工細則及管理制度;實(shí)驗室工作日志;實(shí)驗室研究活動(dòng)記錄;人員考核記錄;安全、衛生檢查記錄;培訓計劃及實(shí)施情況;實(shí)驗室工作計劃;研究論文、成果鑒定證書(shū);自制或改造的實(shí)驗儀器設備裝置的驗收報告;實(shí)驗室改造情況等資料。

  4.實(shí)驗室經(jīng)費使用:實(shí)驗室年度儀器設備購置、實(shí)驗消耗、儀器設備維修等經(jīng)費支出情況統計;實(shí)驗室年度科研項目、對外培訓、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統計等。

  二、實(shí)驗室工作檔案管理

  1.實(shí)驗室檔案建立和管理由實(shí)驗科和設備處負責業(yè)務(wù)指導,各中心、實(shí)驗室要有專(zhuān)人負責此項工作。新建實(shí)驗室應建立工作檔案。

  2.專(zhuān)兼職人員、教師應根據各中心、實(shí)驗室工作檔案的內容,有責任有義務(wù)做好有關(guān)事項的記錄,并將有關(guān)資料提供給負責檔案工作的人員。

  3.各部門(mén)根據實(shí)驗室工作檔案的內容進(jìn)行統計整理、編目、立卷、定期歸檔,并保存在本部門(mén)。

  4.各部門(mén)應指定人員負責實(shí)驗室工作檔案的管理工作。

  5.實(shí)驗室工作檔案向院內外提供利用。凡需實(shí)驗室工作檔案的單位或個(gè)人,應經(jīng)所在實(shí)驗室主任批準并辦理借閱手續,妥善保管不得遺失和損壞,用后及時(shí)歸還。

  檔案工作管理制度3

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的'要求,并逐步實(shí)現電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

  五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。

  八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖,無(wú)關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

  檔案工作管理制度4

  一、 總則

  集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。

  2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。

  二、歸檔范圍

  1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

  2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

  3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;

  4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

  5、政府、項目批文、合同;

  6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);

  7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

  8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;

  9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);

  10、公司有效證照、證件、印章;

  11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

  12、公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

  13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

  14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;

  15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

  三、立卷歸檔要求

  1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。

  2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

  3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴格履行移交手續,按文件材料分類(lèi)造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

  4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn):

  (1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

  (2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應全在一立卷。

  (3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

  (4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

  (5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě):沒(méi)有責任者、年、月、日的'文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。

  (6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。

  四、 檔案保管期限

  1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

  2、確定集團檔案保管期限的原則

  (1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

  (2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(cháng)期保管。

  (3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

  五、檔案保密級別

  1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級。

  2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

  3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。

  4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

  六、檔案的借閱

  1、各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱。

  2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

  3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。

  4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

  5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

  6、借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

  7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

  8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理。

  七、電腦檔案的管理

  1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾,使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。

  2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。

  八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

  1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

  2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

  3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷(xiāo)毀。

  4、銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo),監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

  九、罰則

  1、集團各分子公司凡違反本制度,無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現,限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。

  2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。

  3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

  4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。

  5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。

  6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規定存放電腦檔案,不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

  十、附則

  1、本制度自2021年9月1日生效。

  2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

  3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細則。

  4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的,以本制度為準。

  十一、附件:集團各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍

  檔案工作管理制度5

  搞好檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,為各項工作服務(wù),是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,也是維護單位歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。

 。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì )的檔案由學(xué)會(huì )指定專(zhuān)人保管。除此之外的`檔案,如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等,由檔案室統一歸檔保存。

 。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初,第二次為12月至次年1月。

 。ㄈn案室保存的主要檔案目錄:

  1、單位的工作計劃、工作總結。

  2、單位的重要會(huì )議記錄。

  3、重點(diǎn)調研活動(dòng)的總結或調研報告。

  4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗、課題研究的材料。

  5、各類(lèi)培訓方案。

  6、較重要的評選活動(dòng)材料。

  7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結考核表。

  8、各類(lèi)獲獎資料。

  9、本單位人員情況資料。

  10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jì)統計資料。

  11、上級指導性公文。

  12、本單位其它重要公文。

 。ㄋ模、借閱檔案時(shí),不得在案卷上涂劃、刪改、剪插;外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。

  檔案工作管理制度6

  檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中,嚴格遵守以下制度:

  一、檔案歸檔制度

  為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來(lái),建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構,更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。

 。ㄒ唬w檔范圍

  凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。

  1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執行的法規性文件,上級召開(kāi)的需貫徹執行的會(huì )議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話(huà)、指示等。

  2、本單位黨、政、工、團、人事、財會(huì )、保衛、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟)、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。

  3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。

  4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。

  5、本單位重要活動(dòng),重大事件以及專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。

  6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書(shū)、實(shí)物等。

 。ǘw檔時(shí)間

  需要歸檔的文件材料,一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當年上半年內,將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進(jìn)行規范整理和實(shí)行集中保管。

  對于專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)門(mén)文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當延長(cháng)收集歸檔時(shí)間,但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。

 。ㄈn的基本要求

  1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準確,即每年需歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件頁(yè)數等,不得殘缺不齊。

  2、歸檔進(jìn)室的文件材料應系統、條理、規范,即符合文件的自然形成規律,保管期限區分準確、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理,卷內文件排列有序、條理清楚。

  3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫(xiě)內容齊全準確,格式規范,統一打;案卷裝訂整齊美觀(guān),案卷排列及編號符合規定。

  4、機關(guān)單位發(fā)文應普遍建立“兩套制”;機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷(xiāo)單位的檔案都要按照國家規定,定期向區檔案館移交。

  二、檔案保管制度

  檔案是黨和國家的寶貴財富,為維護檔案的完整與安全,制定本制度。

 。ㄒ唬└鶕4鏅n案的數量,必須設置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲(chóng)等設施。

 。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設施設備,上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備,努力延長(cháng)檔案的使用壽命,保證檔案的.安全保存和更好利用。

 。ㄈ┙邮諜n案必須認真驗收,并辦理交接手續,對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統計,并進(jìn)行規范化整理,保證檔案完整、系統。

 。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作,保證庫房?jì)葯n案柜架和檔案排放、編號合理有序,便于保管和利用,嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

 。ㄎ澹┍WC庫房?jì)葴貪穸确蠂乙幎ǖ臉藴剩囟?4-24℃,濕度45-65%)。

 。⿲Ρ9艿臋n案要每年進(jìn)行一次小檢查,年終進(jìn)行一次大檢查,發(fā)現蟲(chóng)蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時(shí)報告領(lǐng)導,并積極采取措施予以處理。

 。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進(jìn)行清點(diǎn)核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復。

  三、檔案保密制度

  做好檔案保密工作,是每個(gè)檔案工作者的神圣職責,為確保黨和國家的安全,制定本制度。

 。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習黨的方針政策,增強黨性觀(guān)念,在政治上與黨中央保持高度一致。

 。ǘ﹪栏褡袷亍稒n案法》和《保密法》的規定,做好檔案的安全、保衛、保密工作,做到不該說(shuō)的不說(shuō),不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內容。

 。ㄈ﹪栏駡绦袡n案的查(借)閱制度,對不符合正當手續的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導批準,不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。

 。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準私自將檔案帶出館、室外,不準帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。

 。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅持隨用隨提,下班時(shí)應及時(shí)入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴禁堆放在桌面上。

 。⿲`犯本制度者,視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分;構成失泄密罪的,依法追究刑事責任。

  四、檔案資料查(借)閱制度

  檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時(shí)確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。

 。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開(kāi)放的檔案,持身份證即可。

 。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導批準后,方可查閱。

 。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規定辦理借閱手續,借出的檔案不得超過(guò)三天,逾期需要重新辦理借閱手續。

 。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應填寫(xiě)和效果記錄。

 。ㄎ澹┎殚啓n案的人員,要愛(ài)護檔案,不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱,不準圈劃、涂改、撕頁(yè)和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責任。

 。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準后,方可復制(手抄、打字、復印、拍照等),經(jīng)核對無(wú)誤后,蓋章生效。

 。ㄆ撸┎闄n人員要嚴格遵守本館、室的規章制度,館、室內禁止吸煙,在閱覽室閱卷時(shí)不準喝水,以免損壞檔案,不準大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內衛生,愛(ài)護公共財物。

 。ò耍├脵n案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。

 。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴格執行各項檔案利用制度,做好檔案的監護工作,確保檔案的完整與安全。

  檔案工作管理制度7

  一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責

  1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。

  2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導,將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門(mén)按上級和局檔案部門(mén)要求做好應做的工作。

  3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。

  二、局檔案員職責

  1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規,建立健全檔案管理制度。

  2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。

  3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

  4、負責管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

  5、按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。

  6、按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。

  三、分管檔案工作的.各處(室)領(lǐng)導職責

  1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員,并保持相對穩定。

  2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

  3、組織本單位人員學(xué)習檔案法規,執行局檔案工作的規章制度。

  4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累,積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作。

  5、協(xié)同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

  6、負責檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

  四、各處、室專(zhuān)(兼)職檔案人員職責

  1、堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征,制定案卷類(lèi)目,合理分類(lèi)存放,便于利用和歸檔。

  2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

  3、歸檔案卷做到組卷合理,頁(yè)號編寫(xiě)準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡(jiǎn)明扼要。

  4、保管好本部門(mén)應歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。

  5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查,按規定時(shí)間向檔案室移交。

  6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習,不斷提高檔案工作水平。

  7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目,并編制檢索工具。

  8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

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