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學(xué)生資助檔案管理制度
在當下社會(huì )，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的學(xué)生資助檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
學(xué)生資助檔案管理制度1
第一章總則
第一條為規范華北電力大學(xué)學(xué)生資助檔案，維護學(xué)生資助檔案真實(shí)、完整和安全，規范學(xué)生資助工作，現根據《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》(華電校檔〔2013〕1號)等相關(guān)文件，結合學(xué)生資助工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條學(xué)生資助管理中心負責統籌全校學(xué)生資助檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷(xiāo)毀和使用等管理工作，學(xué)生資助工作領(lǐng)導小組對學(xué)校學(xué)生資助檔案管理負主要責任。
第三條本辦法所稱(chēng)學(xué)生資助檔案，是指涉及資助業(yè)務(wù)的部門(mén)在落實(shí)資助政策過(guò)程中，直接形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱(chēng)，是落實(shí)國家和學(xué)校資助政策的重要憑證。包括但不僅限于學(xué)生注冊學(xué)籍審批名冊、受助申請、受助資格審查與公示、學(xué)校審核、學(xué)生異動(dòng)管理、資助資金發(fā)放與管理等全部文件資料。
第四條學(xué)生資助檔案分為文件類(lèi)、表冊類(lèi)、財務(wù)類(lèi)、電子類(lèi)四大類(lèi)。
第五條學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久和定期，具體辦法參見(jiàn)《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》。
第二章檔案管理機構及職責
第六條學(xué)生資助管理中心是學(xué)生資助檔案工作的管理部門(mén)。各學(xué)院分管學(xué)生工作黨委(黨總支)副書(shū)記是檔案管理工作的具體負責人，各學(xué)院配備兼職檔案管理人員，并保持相對穩定,按學(xué)校要求落實(shí)本單位學(xué)生資助檔案的管理工作。檔案管理人員應具備專(zhuān)業(yè)基礎知識及檔案基礎知識，熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守，保障資助信息安全。
第七條學(xué)校學(xué)生資助管理中心職責
(一)學(xué)生資助管理中心應接受同級教育行政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導，應依法為教育部門(mén)、金融機構、受助學(xué)生和家長(cháng)等提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。
(二)學(xué)生資助管理中心全面負責指導各學(xué)院資助業(yè)務(wù)檔案管理工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓、指導、監督和檢查，確保學(xué)生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
(三)學(xué)生資助管理中心督促各學(xué)院對本院學(xué)生資助檔案的接收、保管統計和使用，負責到期學(xué)生資助檔案的鑒定銷(xiāo)毀指導工作。已畢業(yè)學(xué)生的需要永久保留的學(xué)生資助檔案由學(xué)生資助管理中心保管五年后,移交檔案館保存。
(四)學(xué)生資助管理中心針對紙質(zhì)檔案應建立具有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專(zhuān)用學(xué)生資助檔案柜，學(xué)生資助檔案應使用密集架或專(zhuān)用鐵皮柜保管;針對電子檔案應做好備份，同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò )安全性、資助信息安全，并同有訪(fǎng)問(wèn)權限的管理人員簽訂保密協(xié)議。檔案的保密工作按照國家和學(xué)校的規章制度執行。
(五)學(xué)生資助管理中心應建立檔案工作檢查、考核和獎勵制度，明確專(zhuān)(兼)檔案人員的崗位職責，對于在檔案工作中做出顯著(zhù)成績(jì)的學(xué)院和個(gè)人，予以獎勵和表彰。
(六)學(xué)生資助管理中心應建立檔案工作處罰制度，對于違反《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)學(xué)生資助檔案管理辦法》的行為，按照有關(guān)規定予以處理，有下列行為之一的，學(xué)校應當對直接負責的主管人員或直接責任人員依法給予行政處分;涉嫌犯罪的應依法移送司法機關(guān)追究刑事責任:
1.玩忽職守造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的。
2.違反保密規定擅自提供，抄錄或公布檔案的。
3.涂改或偽造檔案的。
4.擅自出賣(mài)、贈送或交換檔案的。
5.不按規定歸檔或拒絕歸檔的，阻止別人依法歸檔或者將檔案據為已有的。
6.其它違反檔案法律法規、信息安全法規和學(xué)校有關(guān)檔案管理規章制度的行為。
第八條學(xué)院檔案管理員職責
(一)嚴格按照本辦法的規定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學(xué)生資助業(yè)務(wù)紙質(zhì)和電子材料。收集過(guò)程中應對學(xué)生資助檔案的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無(wú)序等不適宜歸檔的文件材料，應退回整改，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改(整理方法參見(jiàn)《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》)。
(二)學(xué)院學(xué)生資助檔案管理人員應及時(shí)將本部門(mén)各崗位人員手中已辦結的.學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規范、裝訂成冊并定期向學(xué)生資助管理中心檔案室歸檔;本部門(mén)已畢業(yè)學(xué)生的學(xué)生資助檔案，應于學(xué)生畢業(yè)后6個(gè)月內向學(xué)生資助管理中心檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續。
(三)未按規定建立檔案工作，不按規定移交檔案，給受助學(xué)生造成損失的，將依照《檔案法》、《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》等有關(guān)規定予以查處，并追究單位領(lǐng)導及相關(guān)人員的法律責任。
第三章歸檔范圍
第九條學(xué)校學(xué)生資助管理中心檔案歸檔范圍
(一)全校資助經(jīng)費預算及監管。資助專(zhuān)項資金預算文件、資助資金撥付銀行憑證，資助經(jīng)費管理、撥付及使用等相關(guān)資料。
(二)各類(lèi)由教育部、全國學(xué)生資助管理中心下達的資助政策文件。
(三)全日制教育學(xué)生學(xué)籍注冊、變動(dòng)。包括轉入、轉出、留級、休學(xué)、退學(xué)、注銷(xiāo)、復學(xué)、死亡的學(xué)生等情況名冊(僅限于教務(wù)處提供的學(xué)籍注冊、變動(dòng)批復名冊復印件)。
(四)學(xué)院“獎勤助貸補免”等資助項目學(xué)生初審名冊，校內公示結果及投訴處理情況。
(五)學(xué)生資助誠信電子檔案，范圍涵蓋學(xué)生個(gè)人繳費、貸款、受助等誠信狀況信息。
(六)定期或不定期檢查學(xué)院落實(shí)學(xué)校資助政策情況的信訪(fǎng)、舉報、投訴資助工作違紀違規案件調查取證、處理結果等相關(guān)資料。
第十條學(xué)院檔案管理人員檔案歸檔范圍
(一)“獎勤助貸補免”及家庭經(jīng)濟困難學(xué)生資格認定等初審材料。
(二)學(xué)生資助誠信紙質(zhì)和電子檔案，范圍涵蓋學(xué)生個(gè)人繳費、貸款、還款及受助等誠信狀況信息。
(三)公示結果及學(xué)生、群眾投訴處理記錄，信訪(fǎng)事件核實(shí)等過(guò)程中形成的有價(jià)值的各種載體、介質(zhì)等不同形式的材料。
第四章附則
第十一條本辦法自印發(fā)之日起施行。
第十二條本辦法解釋權歸華北電力大學(xué)學(xué)生資助工作領(lǐng)導小組。
學(xué)生資助檔案管理制度2
為了保護好獎助金、助學(xué)貸款、困難學(xué)生資助等項工作的紙質(zhì)檔案，維護紙質(zhì)檔案的`完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
二、資助工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，都必須及時(shí)歸檔保存。
三、檔案資料歸檔后要進(jìn)行分類(lèi)、編目和鑒定工作。
四、檔案資料做好防潮、防塵和防蟲(chóng)等保護工作。
五、檔案資料存放要排列有序，編制相關(guān)的檔號，便于查找。
六、定期對檔案保管的狀況定期進(jìn)行檢查、清理和核對。
七、檔案外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時(shí)間內歸還。
八、年終組織收集整理有關(guān)資助資料，分類(lèi)裝訂、分類(lèi)編號、分類(lèi)保管。
學(xué)生資助檔案管理制度3
第一條為規范學(xué)校學(xué)生資助工作檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“資助檔案”)管理，保證資助檔案真實(shí)、完整和安全，充分發(fā)揮資助檔案的作用，根據上級有關(guān)要求，結合我區實(shí)際，制定本辦法。
第二條學(xué)校學(xué)生資助管理工作領(lǐng)導小組，負責本校資助檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷(xiāo)毀和利用等管理工作。
第三條本辦法所稱(chēng)資助檔案，指學(xué)校在學(xué)生資助管理工作中形成的具有保存和查考價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像圖片、電子文檔等不同載體的過(guò)程記錄。
1.資助管理工作文件：
(1)國家、省、市、區相關(guān)文件;
(2)學(xué)校有關(guān)文件:學(xué)校學(xué)生資助管理工作領(lǐng)導小組構成與職責，班級民主評議小組構成與職責，資助工作制度、計劃、方案、總結與記錄等。
2.政府資助管理材料：
(1)資助申請表，附：家庭經(jīng)濟困難證明(建檔立卡、低保、孤兒、殘疾等證件復印件或證明)，身份證明(戶(hù)口頁(yè)和身份證復印件)，受領(lǐng)資助費的`銀行賬戶(hù)復印件等;
(2)資助匯總表;
(3)資助公示表、公示照片及公示報告;
(4)資助發(fā)放表(資助費簽領(lǐng)表或銀行轉賬憑證)。
3.學(xué)校資助管理材料：學(xué)校資助(減免食宿費等)，特別是幼兒園提取事業(yè)收入資助(減免保教費、食宿費等)，要有學(xué)校資助申請表、匯總表和簽領(lǐng)表。
4.社會(huì )資助管理材料：要有各項社會(huì )資助申請表、匯總表及簽領(lǐng)表。
5.其他資助管理材料：中職學(xué)生頂崗實(shí)習材料，資助育人材料，資助宣傳材料，來(lái)信來(lái)訪(fǎng)與調查記錄，核查通知與回復等。
6.資助管理工作電子文檔：參照紙質(zhì)材料分類(lèi)歸檔并妥善保存。
第四條學(xué)校要設立資助檔案室(可兼用)，資助檔案集中于檔案室專(zhuān)柜保存，明確管理人員，并保持相對穩定。
第五條資助檔案在每學(xué)期學(xué)生資助工作完成后進(jìn)行整理，按學(xué)期、項目分類(lèi)裝訂入冊，要有目錄頁(yè)和備考頁(yè)，備考頁(yè)要注明冊?xún)任募闆r、建冊人、檢查人、建冊時(shí)間等。
第六條資助檔案用統一規格檔案盒保存。檔案盒要統一封面設計，在正面和脊面注明該盒檔案文件名稱(chēng)，包括學(xué)校、年份、學(xué)期、項目、冊號等(如xx學(xué)校xx年xx學(xué)期xx項目材料共x冊第x冊)。
第七條資助檔案不對外開(kāi)放，學(xué)校依法為教育、紀檢和監察等部門(mén)提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。外單位、學(xué)生和學(xué)生家長(cháng)要求查閱資助檔案的.，須經(jīng)學(xué)校批準，并辦理登記手續。查閱者不得丟失、損毀、涂改資助檔案。
第八條資助檔案保存期限為六年。資助檔案保存到期銷(xiāo)毀時(shí)，要有三名資助管理人員在場(chǎng)，填寫(xiě)好銷(xiāo)毀記錄并簽字，銷(xiāo)毀記錄永久保存。
第九條本辦法由區學(xué)生資助管理中心負責解釋。
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