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物資采購及出入庫管理制度（精選19篇）
在我們平凡的日常里，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的物資采購及出入庫管理制度，希望對大家有所幫助。
物資采購及出入庫管理制度 1
1、總則
1.1為了規范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業(yè)物資采購的監督管理，特制定本制度。
1.2本制度是公司物資采購管理的基本規范，適用于公司物資的采購以及出入庫管理。
1.3采購部應當根據市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購，同時(shí)，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風(fēng)險。
2、采購部職責以及工作原則
2.1采購部崗位職責
�。�1）負責物資采購管理制度和內部各崗位職責的制定；
�。�2）負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監督與管理；
�。�3）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；
�。�4）負責物資采購的詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)；
�。�5）負責本部門(mén)按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；
�。�6）負責管轄范圍內的衛生、安全工作。
�。�7）負責做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；
�。�8）負責建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務(wù)部對帳并協(xié)助實(shí)施物資盤(pán)點(diǎn)。
2.2物資采購原則
�。�1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購；
�。�2）倉庫內的庫存物資應優(yōu)先使用；
�。�3）建立合格供應商名錄時(shí)，采購遠近搭配的原則；
�。�4）采購物資時(shí)，應盡量通過(guò)銀行結算，減少現金結算；
�。�5）在比價(jià)過(guò)程中，嚴格執行同類(lèi)產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購單位；
�。�6）對于先試用的物資，必須由使用部門(mén)出具試驗報告，并由審批后，方可采購。
�。�7）盡量避免當日使用，當日采購，一定要做到提前采購。
3、物資采購管理
3.1物資采購一般規定
3.1.1為節約采購成本，公司實(shí)行按月上報采購計劃。采購部編制采購計劃時(shí)，要從實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。
3.1.2公司各部門(mén)要按程序報物資采購計劃，在每月的'日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統一上交公司經(jīng)理辦公室。
3.1.3各部門(mén)提供的需采購物資的規格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責%的經(jīng)濟損失，所在部門(mén)承擔%；同時(shí)，采購部有權拒絕采購型號不完整的物資。
3.1.4物資采購時(shí)必須嚴格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時(shí)準確地做好物資貨源的落實(shí)工作。簽訂物資采購合同時(shí)，要嚴格執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數量、規格型號、價(jià)格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點(diǎn)、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問(wèn)聯(lián)系后，再簽定合同。
3.1.5物資采購時(shí)，如使用單位出具的原材料出現短缺現象，采購部應征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，出現后果由采購部負直接責任。
3.1.6采購部未能及時(shí)完成的采購任務(wù)，應及早報主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說(shuō)明原因，擬定補救措施。
3.1.7《生產(chǎn)物資采購計劃單》、《非生產(chǎn)物資采購計劃單》一式聯(lián)，各部門(mén)審核簽批齊全后，必須交到每聯(lián)上的指定部門(mén)，以便統計核對。
3.2物資請購
3.2.1生產(chǎn)物資的請購：由采購部采購人員針對需采購的物資，依公司存量管理基準、用料預算、參酌庫存情況，進(jìn)行市場(chǎng)摸價(jià)、貨比三家后，如實(shí)逐項填寫(xiě)“生產(chǎn)物資采購計劃單”，并按“計劃單”下方所設會(huì )簽部門(mén)依次審核簽批后，將“計劃單”分交給相關(guān)部門(mén)統計備查。具體流程如下：
部門(mén)采購員編制《生產(chǎn)物資采購計劃單》 →部門(mén)負責人→財務(wù)科→總經(jīng)理→部門(mén)采購員→交財務(wù)科和辦公室統計→采購。
3.2.2非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請購：非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門(mén)依照本部門(mén)的實(shí)際需求，每月初預報，填寫(xiě)《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)依次審核簽批后，交由采購部門(mén)進(jìn)行匯總采購后，憑審核簽批手續齊全的《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單》向物資管理部門(mén)領(lǐng)用。非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購流程如下：
部門(mén)人員編制《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單》 →部門(mén)負責人→財務(wù)科→總經(jīng)理→辦公室統計→采購部按匯總好的申領(lǐng)計劃，編制《非生產(chǎn)物資采購計劃單》→財務(wù)科→總經(jīng)理→交辦公室統計→采購。
3.2.3緊急請購：對于緊缺、急用物資，應至少提前2日、持相關(guān)部門(mén)及總經(jīng)理核批后的“物資采購申請單”與采購人員取得聯(lián)系，以便及時(shí)備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外出，由請購部門(mén)電話(huà)請示總經(jīng)理同意后，如實(shí)逐項填寫(xiě)“物資采購計劃單”，并在"備注欄"注明原因，方可采購，凡緊急請購的物資，必須在1-2天內補辦審批手續。具體流程如下：
部門(mén)采購員編制《生產(chǎn)物資采購計劃單》 →部門(mén)負責人電話(huà)請示總經(jīng)理同意后→部門(mén)采購員→ 1-2天內按“物資采購計劃單簽批流程”補批手續。
3.3采購程序
3.3.1采購員在采購時(shí)對同一種商品應至少比價(jià)三家以上。
3.3.2采購員通過(guò)電話(huà)、傳真“詢(xún)價(jià)單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。
3.3.3采購員要如實(shí)、認真、工整、逐項填寫(xiě)“物資采購計劃單”中的各項目，不得虛填，不得空項，無(wú)法填寫(xiě)的應在“備注”欄內注明。
3.3.4總經(jīng)理對比價(jià)項進(jìn)行核查、審查完畢后在《非、生產(chǎn)物資采購計劃單》上的“總經(jīng)理審批意見(jiàn)”欄確認合適供應商，并在下方“總經(jīng)理”處簽名。(此條僅對重要原材料或是數量金額較大的訂單)
4、物資驗收入庫管理
4.1物資驗收入庫一般規定
4.1.1采購人員辦理完采購手續后要及時(shí)跟蹤物資的入庫情況。物資入庫時(shí)，采購人員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門(mén)主管或質(zhì)量管理部門(mén)辦理驗收手續，核對清點(diǎn)物資名稱(chēng)、規格、質(zhì)量、數量是否與計劃、合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應按驗收單上的要求簽字，以履行其職責。
4.1.2倉庫保管人員在驗收過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題，要及時(shí)通知物資使用部門(mén)和物資采購人員，并同時(shí)做出記錄備案，分清責任，責任不清時(shí)嚴禁驗收入庫。
4.1.3驗收中的不合格物資，嚴禁接受，如出現工作失誤或故意驗收，保管人員負全部經(jīng)濟責任。
4.1.4采購人員對款已付而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應及時(shí)通知對方經(jīng)辦人，盡快查實(shí)情況。
4.2物資驗收入庫程序
庫管員對物資的數量、品種、規格、供貨方等對應《非、生產(chǎn)物資采購計劃單》進(jìn)行驗收，核實(shí)無(wú)誤后開(kāi)具《入庫單》并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據。對于急用生產(chǎn)物資，庫管員須到現場(chǎng)進(jìn)行入庫驗收，并依照物資出入庫規定流程辦理出入庫手續。具體流程：
采購員或供應商送貨到庫→庫管員與《非、生產(chǎn)物資采購計劃單》核對驗收無(wú)誤后開(kāi)具《入庫單》 →部門(mén)負責人核實(shí)《入庫單》簽字→庫管員入賬。
4.3采購物資的發(fā)票入賬流程
發(fā)票→庫管員將《入庫單》附在發(fā)票后→部門(mén)負責人在發(fā)票上簽字→財務(wù)部→總經(jīng)理→財務(wù)入賬。
5、物資出庫管理（本部分也可以單獨列出，企業(yè)根據實(shí)際需求擬定）
5.1物資出庫一般規定
5.1.1物資的領(lǐng)用、發(fā)放，需按“先進(jìn)先出，計劃供應，節約用料”的總原則進(jìn)行發(fā)料，發(fā)貨時(shí)要堅持一核對、二簽字、三記帳、四盤(pán)點(diǎn)的程序，對違反發(fā)料原則造成物資失效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯等損失，保管人員承擔全部經(jīng)濟責任。
5.1.2各部門(mén)領(lǐng)用材料時(shí)，必須填制“領(lǐng)料單”，由經(jīng)辦人和部門(mén)負責人簽字，倉庫保管員按簽字后的領(lǐng)料單開(kāi)出庫單進(jìn)行發(fā)貨，并將領(lǐng)料單附在出庫單的后面，填寫(xiě)出庫單時(shí)必須按出庫單規定的格式填寫(xiě)完整。
5.1.3保管人員應嚴格遵守先辦理領(lǐng)料手續后出貨的原則，嚴禁先出貨后補辦手續和白條發(fā)貨。
5.1.4各部門(mén)領(lǐng)用材料時(shí)，應嚴格按照部門(mén)領(lǐng)料單規定的內容和要求填寫(xiě)，不準在領(lǐng)料單上作任何改動(dòng)，如填寫(xiě)錯誤必須重寫(xiě)。
5.1.5各種物資材料的轉讓和外售時(shí)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導和總經(jīng)理審批，（經(jīng)辦人按購入物資成本，（含運費，采購費用等）另加管理費，進(jìn)行對外報價(jià)），倉庫保管人員憑財務(wù)部收款憑證，方可辦理出庫手續。
5.1.6辦公用品的領(lǐng)用：各部門(mén)在領(lǐng)用辦公用品時(shí)，一律憑部門(mén)月底填寫(xiě)的辦公用品申請表中明細，由辦公室主任審批，辦理領(lǐng)用登記手續。
5.1.7生產(chǎn)用原料、勞動(dòng)工具、維護材料（包括設備配件等）的領(lǐng)用：領(lǐng)用部門(mén)負責人審批，領(lǐng)用后做登記管理，工具統一采用“交舊領(lǐng)新”制。
5.1.8物資出庫后倉庫保管員要及時(shí)登記賬簿，倉庫保管員按月要與成本會(huì )計核對賬目，確保貨物數量準確無(wú)誤，成本會(huì )計按月向財務(wù)部填報物資進(jìn)、銷(xiāo)、存月報表，財務(wù)部相關(guān)人員要協(xié)同保管員和成本會(huì )計每月對貨物進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，做到賬賬相符，賬物相符，賬卡相符，卡物相符。
5.1.9所有發(fā)料憑證、原始單據應由保管人員妥善保管，按月裝訂，發(fā)料憑證、原始單要按財務(wù)制度的保管時(shí)間和銷(xiāo)毀程序辦理，不可丟失，否則，應承擔全部經(jīng)濟責任。
5.1.10退庫的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資；借領(lǐng)、借發(fā)物資；車(chē)間小庫多余物資。退庫時(shí)，物資必須完好，物資退庫單與原領(lǐng)料單內容要相同，物資退庫時(shí)保管員要認真進(jìn)行驗收，因物資質(zhì)量不合格退庫，必須進(jìn)行技術(shù)鑒定，出示有充分數據的檢查證明方能退庫，以便與生產(chǎn)廠(chǎng)家交涉退貨。
5.1.11對超儲物資應積極調劑，正常存儲物資一般不予調劑，凡對外調劑的物資必須由物資采購人員申請，分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批，其他任何人無(wú)權處理。
5.1.12嚴禁將物資借給外單位（個(gè)人）使用，違者罰款元，同時(shí)追回外借物資，追回物資磨損、損壞的，由責任人按價(jià)賠償。
5.2物資出庫程序
5.2.1領(lǐng)用部門(mén)必須持有符合規定、符合制度、簽字齊全的領(lǐng)料單前往倉庫領(lǐng)用。
5.2.2倉庫保管員嚴格執行憑領(lǐng)料單發(fā)貨，《領(lǐng)料單》上所列領(lǐng)用各項（貨物名稱(chēng)、數量等），必須與《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單》、《生產(chǎn)物資采購計劃單》上所列各項完全一致，核實(shí)無(wú)誤后方可發(fā)貨。領(lǐng)用流程如下：
使用部門(mén)填制領(lǐng)料單→部門(mén)負責人簽字→庫管員核實(shí)→開(kāi)出庫單發(fā)貨→臺賬登記。
6、附則
6.1本制度解釋權歸屬本公司，由部門(mén)具體負責解釋與修訂。
6.2本制度自動(dòng)列入公司規章制度序列中。
6.3本制度自總經(jīng)理簽字后即生效。
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物資采購及出入庫管理制度 2
為了規范采購行為，保證采購質(zhì)量，控制采購價(jià)格，提高采購效率，特制定本制度。
一、加強領(lǐng)導
1、成立醫院采購委員會(huì )，由院長(cháng)、分管院長(cháng)、采購管理中心，藥劑科、器械科、總務(wù)科、財務(wù)科及相關(guān)部門(mén)人員組成。物資采購領(lǐng)導小組是醫院物資采購的領(lǐng)導機構，負責對物資采購的程序、采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行監督。
2、成立物資采購小組，由總務(wù)科科長(cháng)、專(zhuān)職采購員、和需要采購的部門(mén)1名人員組成。物資采購小組是醫院物資采購的實(shí)施部門(mén)。辦公室設在總務(wù)科。
二、物資管理部門(mén)職責
采購涉及主管部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、采購部門(mén)和倉儲部門(mén)。
1、主管部門(mén)負責固定資產(chǎn)和物資采購的申請審核、固定資產(chǎn)和庫存物資的質(zhì)量、固定資產(chǎn)的調配和庫存物資出庫的審批。辦公用品、其他材料的主管部門(mén)是總務(wù)科；固定資產(chǎn)、醫療設備的主管部門(mén)是采購管理中心；醫療器械、醫療耗材、衛生材料的'主管部門(mén)是器械科；藥品的主管部門(mén)是藥劑科。
2、財務(wù)部門(mén)負責固定資產(chǎn)和庫存物資采購的申請審核、庫存物資的出入庫的匯總審核、固定資產(chǎn)和庫存物資的總賬、固定資產(chǎn)和庫存物資的報銷(xiāo)審核，庫存物資的監督和定期監盤(pán)。
3、采購部門(mén)負責固定資產(chǎn)和庫存物資的采購，固定資產(chǎn)和庫存物資驗收時(shí)的質(zhì)量保證，審查醫療設備、醫療器械、藥品和衛生材料的“三證”，各主管部門(mén)負責“三證”資料的保管。
4、倉儲部門(mén)負責庫存物資的入庫登記，日常庫房管理，按照審批的出庫單進(jìn)行出庫發(fā)放，月末匯總上報入庫和出庫匯總表。辦公家具、辦公用品、衛生被服的倉儲部門(mén)是行政總務(wù)科；醫療設備、醫療器械、醫用耗材、衛生材料的倉儲部門(mén)是器械科—耗材庫；藥品的倉儲部門(mén)是藥劑科—藥庫。
三、采購原則與方式
1、采購物資本著(zhù)公平、公正、公開(kāi)的原則，實(shí)行陽(yáng)光采購；必需堅持秉公辦事，維護醫院利益的原則，本著(zhù)處處節約的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及售后服務(wù)等方面，擇優(yōu)選購。
2、采購小組在接到經(jīng)過(guò)審批的采購計劃后應迅速組織相關(guān)人員（一般不少于3人）限期將所需物資采購到位，不得拖延，影響工作。
3、采購小組在采購物資時(shí)要憑院長(cháng)審批的采購計劃可外出采購。在采購物資時(shí)，要堅持勤跑多問(wèn)，堅持集體談價(jià)，真正采購物美價(jià)廉、質(zhì)量可靠、經(jīng)久耐用的物品。
4、一次性采購量較大，市場(chǎng)上質(zhì)價(jià)差異較大且涉及范圍較廣的物資采購（一批物資采購金額超1萬(wàn)元或單件物資超2000元的）可采取公開(kāi)招標的形式進(jìn)行采購。
5、采購人員應認真檢查物資質(zhì)量，力求價(jià)格合理、質(zhì)量合格，如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，采購人員應負一定經(jīng)濟責任。
四、采購方法：
1、藥品耗材類(lèi)、印刷品等一律實(shí)行招標定價(jià)，由醫院采購委員會(huì )組織實(shí)施。
2、總務(wù)后勤類(lèi)物資要據市場(chǎng)行情詢(xún)價(jià)議方式采購，常用的量大的后勤物資采取招標方式或者詢(xún)價(jià)議價(jià)進(jìn)行采購。由醫院采購部組織實(shí)施，按審批權限予以審批。
3、2000元以上的設備必須招標采購，由醫院采購委員會(huì )組織實(shí)施，由院長(cháng)審批。
4、2000元以下的設備可采取招標或詢(xún)價(jià)方式進(jìn)行采購，由醫院采購部組織實(shí)施，由院長(cháng)審批。
五、采購程序
1、計劃和立項：
�。�1）醫院常用后勤類(lèi)、辦公類(lèi)物資由總務(wù)庫管人員或者使用部門(mén)主任、護士長(cháng)擬定采購計劃單，按分級審批權限的規定報批后，交采購部按計劃采購。
�。�2）藥品耗材類(lèi)由藥劑科根據各臨床科室用藥情況（包括各種及數量），結合醫院基本用藥目錄擬定采購計劃單報藥劑科主任簽署意見(jiàn)，報經(jīng)分管院長(cháng)、院長(cháng)分級審批同意后，由采購部門(mén)組織實(shí)施。 （3）突發(fā)事件的緊急采購或臨時(shí)急需采購，由使用科室提出，經(jīng)過(guò)分管院長(cháng)征求院長(cháng)同意后，及時(shí)交采購部門(mén)采購。
�。�4）醫療器械、醫療耗材、衛生材料由使用部門(mén)主任或護士長(cháng)擬定采購計劃單，按分級審批權限的規定報批后，交采購部門(mén)按計劃采購。
2、調研、論證、詢(xún)價(jià)。
物資采購計劃立項后，采購委員會(huì )負責組織采購部門(mén)、使用科室、業(yè)務(wù)科室進(jìn)行市場(chǎng)調研、考察和詢(xún)價(jià)、考察結束要寫(xiě)出書(shū)面考察報告，并如實(shí)向招標采購委員會(huì )匯報考察情況，必要時(shí)出示樣品，提供討論決策的依據。
3、招標、議標
醫院大宗物資及設備通過(guò)調研和論證后，由采購委員會(huì )組織采購部門(mén)進(jìn)行招標，議標。招、議標結果應由所有參加招、議標人員簽字方可生效。
六、驗收和入庫
1、嚴格執行出入庫驗收制度，常用后勤類(lèi)、辦公類(lèi)物資由總務(wù)庫管人員、業(yè)務(wù)主管部門(mén)負責人采購部門(mén)下發(fā)的通知單共同負責驗收。
2、耗材類(lèi)由庫房管理員、護理部、使用單位負責人共同負責驗收（包括品名、規格、型號、有效期、生產(chǎn)廠(chǎng)家、批準文號、注冊商標、進(jìn)口批文、檢驗報告、外觀(guān)質(zhì)量、數量、單價(jià)等），合格后方可入庫。
3、一次性衛生材料每次購置必須進(jìn)行質(zhì)量驗收，務(wù)必檢查合格證、消毒日期、出場(chǎng)日期、有效日期，并有相關(guān)部門(mén)進(jìn)行抽驗、檢驗合格后入庫。
4、藥品由藥庫管理員、藥劑科主任、藥品會(huì )計共同驗收，注意藥品數量、質(zhì)量、價(jià)格、生產(chǎn)廠(chǎng)家、批號、生產(chǎn)日期、有限期等。
5、儀器設備由器械科、使用科室、依據采購合同共同驗收5萬(wàn)元以上設備原則上由分管院長(cháng)組織驗收（進(jìn)口設備邀請商檢局）。
6、所有物資的驗收，均應詳細記錄驗收結果并有全體驗收人員簽名。
七、物資的報銷(xiāo)
物資采購發(fā)票應由采購人員、證明人、驗收人、采購部門(mén)主任簽字，報分管院長(cháng)審核，最后又院長(cháng)審批報銷(xiāo)。缺一手續財務(wù)科不得付款。分期付款的按招標采購合同付款比例，依據發(fā)票審批手續進(jìn)行分批付款。
八、常規物資采購時(shí)限
各物資庫管人員應在每月的4-5日和20-25日集中報送采購需求計劃表，采購部應在七個(gè)工作日內完成采購交倉庫驗收入庫。
九、采購監督
醫院采購領(lǐng)導小組是醫院的監督監事機構，負責對采購計劃、價(jià)格、物資入庫、物資使用的審查和稽核，同事負責市場(chǎng)詢(xún)價(jià)義務(wù)。對正在采購中出現明顯違反采購制度、價(jià)格虛高或質(zhì)量不符合要求的情況，有提出糾正和處罰的權利。
物資采購及出入庫管理制度 3
1 目的
加強對本公司工程項目物資采購的管理和控制，確保工程物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，滿(mǎn)足工程設計和施工需要。
2 適用范圍
本制度適用于本公司自建工程項目材料采購、驗收等管理工作。
3 工作職責
3.1 各項目部材料部門(mén)是該項目工程材料設備和管理的歸口管理部門(mén)。
3.2 項目部具體實(shí)施工程材料設備的采購、驗收、發(fā)放、使用等管理工作。
4 物資管理要求
4.1 按照批準的物資采購計劃和文件，按質(zhì)量準確采購各工序所需的工程材料、工程設備，遵守國家有關(guān)法律法規，執行本公司《采購控制流程》的有關(guān)規定。
4.2 材料采購實(shí)行分級管理，物資種類(lèi)分為：
4.2.1 重要物資：鋼材、水泥、商品砼、設備、木方、九夾板;
4.2.2 主要物資：砂、石類(lèi)、紅磚、空心磚、防水材料、管材、施工用電電線(xiàn)電纜等各類(lèi)地方材料;
4.2.3 輔助物資：其他建筑材料、周轉材料等。
4.3 材料采購計劃編制
4.3.1 工程項目各工序需統一使用材料清單。
4.3.2 工程項目進(jìn)度表(如遇計劃更改，應補充計劃表)，在需用材料清單中應注明品種、規格、數量、質(zhì)量要求以及供貨時(shí)間等內容。各使用單位(班組)每月應提前將所需材料清單按物資種類(lèi)報送項目部組織采購。
4.3.3 項目材料部門(mén)接到需用材料清單應結合庫存情況，統一策劃，分別編制材料采購計劃。
4.3.4 重要材料采購計劃須經(jīng)項目經(jīng)理和項目第一責任人進(jìn)行審核批準后實(shí)施，主要材料及其它材料采購計劃由項目經(jīng)理批準，施工項目材料部門(mén)負責組織實(shí)施。
4.3.5 物資采購后要準確、及時(shí)驗收，做到合理保管，妥善看護，減少保管損耗，使物資安全存放。
5 材料采購合同
5.1 材料采購的供方一般應在單位頒發(fā)的合格、優(yōu)質(zhì)分承包方名單中確定，并由合同成本部檢查監督。
5.2 各種材料采購合同，由項目部負責簽訂，合同成本部檢查監督。
5.3 材料采購合同必須符合國家法律法規，盡量采用國家標準合同文本。
5.4 對違反合同，不能按質(zhì)按量按時(shí)供貨的供應商，項目部應及時(shí)上報合同成本部，由項目部提出處理意見(jiàn)，并報公司主管領(lǐng)導批準后予以通報除名。如該供應商從名冊中除名，此供應商在一年內不得使用。
6 材料的驗證
6.1 根據采購合同和生產(chǎn)要求，必要時(shí)項目部應組織材料員不定期的.到供應商(直接供方)貨源處進(jìn)行驗證，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)要求，確保供方按質(zhì)、按量、按時(shí)供貨，這種驗證也可在采購邀標文件中約定。
6.2 如工程合同中規定(項目部)需對供貨商(供方)物資進(jìn)行驗證工作，但不能代替材料部門(mén)的現場(chǎng)驗證。
6.3 材料進(jìn)貨驗證的分級管理重要材料、主要材料的進(jìn)貨驗證由項目部負責，質(zhì)量員和材料員驗證，其它材料的進(jìn)貨驗證，應由項目部委派的倉庫保管員驗證、負責。
6.4 材料進(jìn)貨驗證必須按合同條款進(jìn)行，根據供貨商提供的有關(guān)規格、數量、質(zhì)量等證明文件，清點(diǎn)查驗進(jìn)庫(工地)材料，材料驗證人員填寫(xiě)“物資驗收記錄”。
6.5 需作現場(chǎng)復試檢驗的材料，由項目部及時(shí)送試驗室。根據復檢檢驗報告作好有關(guān)標識工作。(復檢合格產(chǎn)品為綠色標牌，不合格產(chǎn)品為紅牌，待檢產(chǎn)品為黃牌)。
6.6 在進(jìn)貨檢驗中發(fā)現不合格材料，應及時(shí)按規定作出不合格品的處理工作，嚴禁使用于工程中，做及時(shí)清退出場(chǎng)，做好退貨處理工作。
7 本制度從公布之日起施行。
物資采購及出入庫管理制度 4
1．目的
為規范公司的采購行為，降低公司經(jīng)營(yíng)成本，特制定本辦法。
2．適用范圍
適用于物控部采購人員的采購及各部門(mén)的請購。
3．職責
物控部是《物資采購管理辦法》的歸口管理部門(mén)。
4．規定
4．1物資采購計劃管理
4．1．1辦公用品由管理部采購后及時(shí)到倉庫辦理相關(guān)的`出入庫手續。
4．1．2生產(chǎn)部用所有原輔材料、備品備件等均由物控部統一采購。
4．1．3各部門(mén)的采購物資均要填寫(xiě)購物申請單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字審核，報物控部門(mén)，物控部根據申請單制定計劃，選擇合格的供應商，進(jìn)行物資采購。
4．1．4生產(chǎn)用原輔材料由倉庫根據每批產(chǎn)品的原材料消耗定額表，結合庫存情況及時(shí)編制采購申請單，并限定采購期限；物控部根據采購申請單編制采購計劃單，部門(mén)經(jīng)理審核，實(shí)施采購。
4．1．5物控部根據銷(xiāo)售部下達評審后的訂單，由物流專(zhuān)員制定《訂單備料計劃清單》，交倉庫主管、物控部副總簽字確認后，進(jìn)行分項材料編制采購訂單，經(jīng)物控部副總簽字后傳真至供應商，并負責物資材料到貨進(jìn)度聯(lián)系，實(shí)施訂購跟單。
4．1．6當合格供方處無(wú)貨而生產(chǎn)急用，物控部需填寫(xiě)特別采用申請表，組織各部門(mén)進(jìn)行會(huì )議評審，總經(jīng)理批準后方可特采；生產(chǎn)部在使用過(guò)程中需同其它產(chǎn)品分開(kāi)進(jìn)行標識、記錄；品控部跟蹤其使用并對其使用情況進(jìn)行驗證。
4．2物資采購計劃的執行
4．2．1物控部根據質(zhì)量體系的有關(guān)規定對供方進(jìn)行選擇、評審和管理，制定供應商檔案。
4．2．2物控部在采購時(shí)應展開(kāi)多方詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、按照貨比三家的原則進(jìn)行采購。
4．2．3采購詢(xún)價(jià)獲準后，采購員立即與供應商洽談買(mǎi)賣(mài)合同及合同條款，合同文本經(jīng)過(guò)合同專(zhuān)員審核并由物控部經(jīng)理以上領(lǐng)導實(shí)施批準。
4．2．4買(mǎi)賣(mài)合同簽字生效后，采購員按合同交貨進(jìn)度，及時(shí)催促供應商按時(shí)發(fā)貨。收到托運單據或提貨憑單后，立即前往提貨點(diǎn)，按提貨程序清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數量或重量，相符后驗收。
4．3物資的驗收與入庫
4.3.1供應商送貨上門(mén)
4.3.1.1供應商送貨到我公司，憑《送貨單》到物控部物流專(zhuān)員處開(kāi)具《產(chǎn)品收貨通知單》，由物流專(zhuān)員通知倉庫到貨，同時(shí)通知品控部到現場(chǎng)來(lái)料驗驗，若需印刷車(chē)間、燙金模切車(chē)間配套實(shí)施上機模擬試驗的紙張、油墨、電化鋁等材料通知生產(chǎn)部經(jīng)理試驗，試驗結論需生產(chǎn)部經(jīng)理、品控部經(jīng)理共同簽字確認合格后，品控部方可開(kāi)具《產(chǎn)品合格證》，倉庫憑《產(chǎn)品合格證》、《產(chǎn)品收貨通知單》、《送貨單》、《采購訂單》由倉庫保管員對驗收合格的物料名稱(chēng)、規格、數量等進(jìn)行核對，核對無(wú)誤后倉庫主管在《產(chǎn)品收貨通知單》上注明實(shí)收合格物料數量并簽字。
4.3.1.2對不合格品倉庫拒收。倉庫根據品控部出具的《不合格清單》將退貨物資數量、規格、價(jià)格編制退貨物資清單報物控部，由物控部與供方聯(lián)系，經(jīng)雙方確認，我司實(shí)施退貨處理；不合格的程序倉庫拒收，倉庫收貨需檢查有無(wú)采購訂單、送貨單、收料通知單、合格證，手續不全不得辦理入庫。
4.3.2我公司自已提貨
4.3.2.1我公司到供應商單位處提貨，首先由采購人員對接收的物料名稱(chēng)、規格、數量等進(jìn)行核對，并對物料質(zhì)量進(jìn)行初驗，初驗合格后由采購人員在《采購收料通知單》上注明初驗合格物料實(shí)收數量并簽字�！恫少徥樟贤ㄖ獑巍罚ňG聯(lián)）由供應商留存。
4.3.2.2物料運回我公司后，由來(lái)料檢驗員進(jìn)行最終驗收，若驗收不合格作為退貨處理，《采購收料通知單》（白聯(lián)）由倉庫留存、黃聯(lián)由財務(wù)留存，倉庫保管員在物流系統制作《外購入庫單》，同時(shí)倉庫主管對《外購入庫單》進(jìn)行審核并打印隨同《采購收料通知單》（白聯(lián)）一起送物控部。
4.4物資付款結算
4.4.1物控部每月做好付款申請，報總經(jīng)理審核、董事長(cháng)批準，由物控部物流專(zhuān)員跟蹤報批，需有六憑證（采購訂單、送貨單、收料通知單、合格證、入庫單、發(fā)票）上并有規定的倉庫管理人員簽字，再報物控部經(jīng)理簽字確認報財務(wù)部票據審核，總經(jīng)理批準，最后送老板核準后，財務(wù)部方可進(jìn)行財務(wù)入帳處理。
4.4.2若貨物有使用過(guò)程中發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，在采供雙方確認后，如果供應商未開(kāi)具發(fā)票，由物控部負責將不合格品退給供應商。如供應商已開(kāi)具發(fā)票，我公司未做財務(wù)處理，由物控部負責將原發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)退還供應商，供應商根據原發(fā)票開(kāi)具的數量扣除使用過(guò)程中不合格數量重新開(kāi)具發(fā)票給我公司。如供應商已開(kāi)具發(fā)票，我公司財務(wù)已入帳的情況下，由我公司財務(wù)部在當地稅務(wù)機關(guān)開(kāi)具《退貨或折讓證明單》，供應商收到《退貨或折讓證明單》，根據退貨物資的數量、價(jià)款向我公司開(kāi)具紅字增值稅發(fā)票。
5.相關(guān)記錄
5.1采購申請單
5.2采購計劃單
5.3采購收料通知單
物資采購及出入庫管理制度 5
為了加強公司基本建設的經(jīng)營(yíng)、財務(wù)管理，規范采購工作流程，進(jìn)一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提
供物資供應保障，根據公司建設發(fā)展的實(shí)際需要，特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設立專(zhuān)職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)
務(wù)能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著(zhù)服務(wù)煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。
2、公司財務(wù)部門(mén)負責對煤礦的所有采購合同進(jìn)行審核、監督，保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。計劃科負責對采購
計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實(shí)。
3、收集公司基建所需的物資、設備（公司集中控制的）采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務(wù)科審批并執行。
4 、按時(shí)完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質(zhì)保量、及時(shí)準確地為基建施工提供采購服務(wù)，并就供應的物資的質(zhì)量、數量
、品種規格、價(jià)格、交貨期等要素及時(shí)征求施工單位的意見(jiàn)，改進(jìn)不足。
5 、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂：
初步確定供應商和待采購物資、設備的市場(chǎng)價(jià)格后，集團公司供應科、辦公室應及時(shí)組織和相關(guān)供應商開(kāi)展關(guān)于采購物資、設
備的價(jià)格談判，簽訂采購意向合同、協(xié)議。
公司供應科、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報公司計劃科審核，經(jīng)事前審計、確認其合法、經(jīng)濟后，報公司財務(wù)負責
人審批、簽字許可后，和相關(guān)供應商簽訂正式采購合同、協(xié)議。
7、簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿，平 等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合
同、協(xié)議的注意事項為：
合同、協(xié)議的.條款、內容以及履行方式等必須符合法律規范。
合同、協(xié)議的規定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒(méi)有抵觸。
合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經(jīng)濟責任的糾紛。
物資采購及出入庫管理制度 6
一、總則
為規范公司施工項目物資采購管理工作，確保采購物資符合規定的質(zhì)量要求，降低公司開(kāi)發(fā)成本，結合公司實(shí)際，擬制定本制度。本制度結合公司項目開(kāi)發(fā)的實(shí)際情況，依照“集中統一，合理采購，降低成本”的原則，適用于公司所有開(kāi)發(fā)項目所需建筑材料、整機設備及其他材料的采購。
二、職責：
招標采購部作為組織材料設備采購的主體，負責物資供應計劃、采購實(shí)施和相關(guān)控制管理工作，負責采購招標的組織和協(xié)助采購合同的審查、審定，負責供貨服務(wù)商信息管理系統的管理。
1、招標采購部經(jīng)理的職責：
1)負責招標采購部的日常行政工作。
2)負責組織員工的日常培訓工作。
3)負責審批年度及月度工作計劃，并按計劃執行。
4)負責對供貨服務(wù)商的審核、評審、考察，參加對供貨商的定期評價(jià)。
5)負責審核《工程材料采購計劃》。
6)負責審核相關(guān)采購項目的報價(jià)表。
7)負責與相應供貨商進(jìn)行競價(jià)性談判。
8)負責審核相關(guān)采購合同。
9)審核材料付款申請書(shū)，并報上級主管審核、審定。
10)負責材料入、出庫的'審批。
11)負責定期組織對全庫進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，依照公司相關(guān)規定處理不合格品。
2、材料設備采購專(zhuān)干的職責：
1)協(xié)助部門(mén)主管做好日常行政工作。
2)負責編制年度及月度工作計劃，并按計劃實(shí)施。
3)負責編制《工程材料采購計劃》。
4)負責對供應商進(jìn)行初步調查，制定《供貨服務(wù)商信息表》。
5)控制報表及采購實(shí)施，并對采購的材料服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗證，形成書(shū)面材料供主管領(lǐng)導審核。
6)負責組織并參加對供貨商進(jìn)行定期評價(jià)和考察。
7)協(xié)助參與與相應供貨服務(wù)商的競價(jià)性談判。
8)負責監督供貨服務(wù)商合同執行程度，協(xié)同處理合同執行事宜，形成書(shū)面材料上報。
9)確認材料付款申請書(shū)并上報審核、審批。
10)負責信息庫管理工組并定期更新材料追溯性記錄。
11)負責對新材料、新設備進(jìn)行市場(chǎng)調查。
12)協(xié)助進(jìn)行材料出、入庫工作的開(kāi)展。
13)協(xié)助進(jìn)行全庫盤(pán)點(diǎn)，依照公司有關(guān)規定處理不合格品。
3、材料設備采購實(shí)行公司直接采購（甲供）與我司定價(jià)、定規格而承建商自行采購（甲定乙供）相結合的方式。具體管理辦法如下：
1)依照與承建方簽訂的《建工合同》，合同條款中明確規定由承建方自行采購，我司定價(jià)、定規格的物資，招標采購部負責承建方自動(dòng)材料的供方指定、價(jià)格認可和資金控制。
2)依照與承建方簽訂的《建工合同》，除合同條款中明確規定由承建方自行采購的物資，原則上由招標采購部統一進(jìn)行采購。其中含大型設備（給排水設備材料等）和其他材料（鋼筋、電線(xiàn)電纜、鋪裝材料等）。
4、甲供物資明細：
在與承建商簽訂的《建工合同》中明確規定甲供和甲定乙供物資范圍。沒(méi)有明確規定甲供的材料，招標采購部依據實(shí)際情況提出意見(jiàn)報主管領(lǐng)導審批，決定是否甲供，并提前通知項目部、監理方和承建商。
三、采購計劃：
1、招標采購部應根據項目總體規劃和工程建設進(jìn)度計劃，會(huì )同相關(guān)部門(mén)編制采購供應計劃。
1)工程開(kāi)工前5天，由招標預算組人員提出工程材料清單，送交招標采購部。
2)施工單位在圖紙會(huì )審后一周內，提出本單位承建工程所需材料的整體計劃，經(jīng)監理方和項目部主管人員審核后，報招標采購部。
3)招標采購部對施工單位提交的整體計劃，依照預算人員提供的材料清單進(jìn)行審核后，并匯總編制材料采購計劃，提交主管領(lǐng)導審批。
2、施工單位根據工程進(jìn)度提報季、月物資需求計劃，計劃包括：采購物資名稱(chēng)、品種規格（型號）、需用數量、用途和要求進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間等內容，特殊材料要附上圖紙或樣品及質(zhì)量要求文件。所提交計劃須經(jīng)項目部及監理方主管審定簽字。
3、招標采購部根據各施工單位提交的季、月度物資采購計劃，結合公司的開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)計劃，匯總編制公司季、月度的工程物資采購計劃及資金需求計劃，報公司相關(guān)部門(mén)審定，列入預算。
4、由于公司開(kāi)發(fā)項目計劃的調整或設計變更的原因，需調整物資采購計劃時(shí)，由規劃設計組提出意見(jiàn)，公司領(lǐng)導審批同意，交招標采購部會(huì )同相關(guān)部門(mén)一并進(jìn)行調整。
四、物資采購
1、依照招標采購部編制的《供貨服務(wù)商登記表》、《供貨服務(wù)商詢(xún)價(jià)明細表》，查詢(xún)《供貨服務(wù)商信息庫》遴選合格供貨服務(wù)商進(jìn)行前期市場(chǎng)調。
2、招標采購部依照《供貨服務(wù)商信息庫》選擇規模大、信譽(yù)好的合格供貨服務(wù)商提供的質(zhì)量、品種齊全的樣品物資建立樣品庫，以備選用。
3、在參考《采購物資計劃》和《供貨服務(wù)信息庫》基礎上，依照“適時(shí)、適價(jià)、適質(zhì)、適地、適量”的原則，結合相關(guān)市場(chǎng)調查，遴選出合同供貨服務(wù)商并形成能夠書(shū)面材料上報主管領(lǐng)導審核。
4、采購物資時(shí)，符合招標條件的，按公司相關(guān)招標管理制度進(jìn)行。
5、不符合招標條件的物資可采取詢(xún)價(jià)采購和直接市場(chǎng)采購：
1)詢(xún)價(jià)采購：
a)招標采購部經(jīng)理指定詢(xún)價(jià)人、詢(xún)價(jià)采購的物資規格、數量。
b)詢(xún)價(jià)人向從《供貨服務(wù)商信息庫》內遴選出的三家以上合格供貨服務(wù)商詢(xún)價(jià)，并要求供貨服務(wù)商以書(shū)面形式并蓋公章確認最終報價(jià)。
c)確定符合采購要求且報價(jià)合理的供貨服務(wù)商，形成書(shū)面材料報主管領(lǐng)導審批，形成記錄，進(jìn)入采購實(shí)施階段。
2)直接市場(chǎng)采購
零星物資經(jīng)批準后，可遵循“適時(shí)、適價(jià)、適質(zhì)、適地、適量”的原則，直接市場(chǎng)采購或要求供貨服務(wù)商送貨。
6、依照公司招投標程序確定入圍供貨服務(wù)商后，由招標采購部組織對入圍供貨商進(jìn)行考察、評審。其中評審分為如后相關(guān)方面：公司基本資質(zhì)；公司生產(chǎn)能力；運輸能力；儲貨能力；產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量；維保服務(wù)能力；投標文件中明確優(yōu)惠比例的可實(shí)現能力；本土市場(chǎng)占有率：業(yè)績(jì)實(shí)地考核；市場(chǎng)美譽(yù)度。
7、物資采購合同或訂單的編制按公司相關(guān)合同管理制度執行，并應包括以下適宜的采購信息：
1)產(chǎn)品質(zhì)量要求、嚴守要求，可引用標準或提供規范圖樣等；
2)價(jià)格、數量、交付方式等；
3)可對供方產(chǎn)品、程序、過(guò)程、設備和人員資格提出批準和資格鑒定的要求；
4)可對供方質(zhì)量管理體系提出要求。
8、由承建方采購的甲定乙供物資在物資采購合同或訂單簽訂前，須經(jīng)監理方、招標采購部、項目部進(jìn)行供方和價(jià)格、質(zhì)量認可后方可簽約。否則，不得投入使用和辦理結算。
9、屬非系統性的采購物資應確定三家以上的供貨服務(wù)商；系統性較強的工程所需物資、設備可固定一、兩家長(cháng)期供貨服務(wù)商。
五、材料設備進(jìn)場(chǎng)驗收、校驗和合同執行
1、招標采購部根據采購合同或訂單的規定及施工單位提供的月度材料計劃和進(jìn)場(chǎng)時(shí)間要求，與供方協(xié)商進(jìn)度及時(shí)間，組織物資進(jìn)場(chǎng)。
2、所有進(jìn)場(chǎng)物資必須提供以下資料：
1)產(chǎn)品合格證；
2)質(zhì)量檢驗報告；
3)與產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)資料。
3、物資進(jìn)場(chǎng)后，凡涉及工程外觀(guān)、功能的物資，由招標采購部組織項目部、監理方配合并通知施工方共同進(jìn)行質(zhì)量、數量驗收；其他物資，由工程項目部組織施工方、監理方進(jìn)行質(zhì)量、數量的驗收工作。驗收合格后，施工單位開(kāi)具收料單（注明品種、規格、數量等）并加蓋單位公章，交供方。對整機設備等重要物資，由招標采購部根據需要組織設計方、項目部、監理方、施工方有關(guān)人員共同進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)驗收，如需在供方驗證，則需在合同中規定時(shí)間和方式。
4、所有物資由監理方質(zhì)量主管在項目部監督下進(jìn)行抽樣檢驗或封樣送具備資質(zhì)的權威檢驗機構檢驗，并出具相應的檢驗報告；未經(jīng)檢驗或檢驗不合格的物資嚴禁使用。
5、所有進(jìn)場(chǎng)物資，有關(guān)人員同時(shí)在驗收單上簽字，并作為材料設備結算的依據之一，相關(guān)部門(mén)負責人辦理相應手續。
6、供方供貨過(guò)程中，招標采購部依照合同條款中的明確規定對供貨服務(wù)商的合同執行力度進(jìn)行監督，編制《供貨服務(wù)商合同信息單元》注明合同執行、結算情況作為供貨服務(wù)商評定依據。
7、合同執行過(guò)程中，如出現供貨服務(wù)商違約或未嚴格按合同執行，招標采購部根據合同約定參照實(shí)際情況，及時(shí)形成書(shū)面材料說(shuō)明上報主管領(lǐng)導并對違約供方進(jìn)行評定。
8、合同履行完畢后，招標采購部依照《供貨服務(wù)商合同信息單元》結合供貨服務(wù)商合同實(shí)際執行情況形成書(shū)面材料上報主管領(lǐng)導審核，存檔備案作為《供貨服務(wù)商信息庫》的有效補充。
六、物資保管、分發(fā)與結算
1、進(jìn)場(chǎng)物資嚴格按照施工現場(chǎng)相關(guān)管理規范進(jìn)行分類(lèi)存放。
2、甲供物資驗收合格后根據承建商申請的品種、規格、數量直接分發(fā)承建商或先行分發(fā)再分別驗收。建筑材料應分類(lèi)或建庫存放，碼放齊整并有相應標識。設備使用前按照使用說(shuō)明進(jìn)行保養和維護。
3、根據月度計劃及供貨服務(wù)合同執行情況，招標采購部按月將甲供材料、采購、分發(fā)、結算等有效證明文件提交相關(guān)部門(mén)審核后，與財務(wù)管理部門(mén)辦理有關(guān)結算、付款手續。
4、招標采購部對物資供應服務(wù)情況隨時(shí)進(jìn)行協(xié)調、控制，并按期向主管領(lǐng)導提交書(shū)面報告。
5、招標采購部健全供貨服務(wù)商供應服務(wù)情況、質(zhì)量情況、使用效果、價(jià)格變動(dòng)情況，以及新材料、新設備的信息資料，完善《供貨服務(wù)商信息庫》，作為選擇、評價(jià)及補充新供貨服務(wù)商的依據。
物資采購及出入庫管理制度 7
一、 適用范圍
1. 本《辦法》適應各部門(mén)、各分公司的商品采購。
2. 單項采購或批量采購金額達到公司規定的限額標準(一次性采購2000元,單件采購1000元)以上的采購項目,應當上報采購部審批。
3. 低于限額標準采購項目的采購方式及管理辦法,遵照財務(wù)借款與報銷(xiāo)辦法執行。
二、 組織機構與管理
采購部是為組織實(shí)施采購活動(dòng)而設立的專(zhuān)職機構及管理部門(mén)。主要職責是:
1. 組織實(shí)施集中采購;
2. 組織由公司撥款的大型采購活動(dòng);
3. 受各公司的委托,代其組織采購事宜;
4. 負責采購合同的管理;
5. 擬定公司采購政策;
6. 管理和監督公司采購活動(dòng);
7. 審批管理進(jìn)入采購名單的供應商資格;
8. 審批取得公司采購業(yè)務(wù)的代理資格;
9. 擬定并調整公司集中采購目錄和公開(kāi)招標采購范圍的限額標準。
三、采購方式管理
公司采購方式主要是公開(kāi)招標、邀請招標、競爭性談判、詢(xún)價(jià)議標和單一來(lái)源。
1.凡納入公司采購計劃資金超過(guò)10萬(wàn)元以上的采購項目,原則上應實(shí)行公開(kāi)招標。
2.能從有限范圍的供應商處采購的`或者公開(kāi)招標時(shí)間長(cháng)、費用高,不能達到節約的目的,經(jīng)總經(jīng)理批準可采用邀請招標。
3.符合下列情況之一的,經(jīng)總經(jīng)理批準可采用競爭性談判方式采購。(1)招標后沒(méi)有供貨急需采購,而無(wú)法按招標方式得到的;(3)投標文件的準備需較長(cháng)應商投標或者沒(méi)有合格標的;(2)出現了不可預見(jiàn)的的時(shí)間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。
4.采購的貨物符合規格、標準統一,現貨貨源充足,價(jià)格彈性較小,售后服務(wù)好,經(jīng)總經(jīng)理批準可采用詢(xún)價(jià)議標采購。
5. 下列情況可采用單一來(lái)源方式采購。
(1)只能從唯一供應商處獲得,或供應商擁有專(zhuān)利權,且無(wú)其他合適替代標的;
(2)因原采購項目的后續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求,必須繼續從原供應商處采購;
四、 物資采購審批程序
1.公司采購管理程序包括下列主要步驟:
(1)編制公司采購預算;
(2)編制并批復公司采購計劃;
(3)確定采購方式;
(4)訂立及履行采購合同;
(5)驗收;
(6)結算。
2. 采購單位的采購計劃按以下要求報送:
(1) 采購計劃的報送。
各品牌經(jīng)理報送采購計劃時(shí),填報《采購計劃表》(以下統稱(chēng)《計劃表》),本表一式兩份,部門(mén)留存一份,采購部一份。采購部對《計劃表》進(jìn)行審查,財務(wù)中心把關(guān),并于2日內將審查意見(jiàn)(附《計劃表》)送采購單位。
(2)采購單位報送的月份執行計劃,應是本月已經(jīng)確定要購置且采購資金已經(jīng)落實(shí)的項目,按規定應辦理審批的采購項目,應辦理審批手續。
(3)沒(méi)有審批手續,不能下達采購月份執行計劃。
3.采購部要根據批準的采購計劃,對采購清單審核無(wú)誤后,確定具體采購方式。其中,屬于集中采購的項目,由采購部按要求統一進(jìn)行采購。
4.合同內容一經(jīng)確定,采購單位應將合同草案的有關(guān)文件報采購部。采購部收到合同草案經(jīng)財務(wù)中心審批后,方可簽訂合同。
5.購合同訂立后3日內,采購部應將合同副本報財務(wù)中心備案。
6.采購部應對合同履行時(shí)的采購情況進(jìn)行監督檢查。
7.采購合同需要變更或終止的,采購單位應將變更或終止的理由及時(shí)書(shū)面上報采購部。
8.資金劃撥程序:
(1)供應商供貨完畢,采購部填報《采購資金支付申請書(shū)》(以下統稱(chēng)《申請書(shū)》),持《申請書(shū)》、《質(zhì)量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本,向財務(wù)中心提出資金支付申請。財務(wù)中心的主管領(lǐng)導,根據合同、《驗收單》和《申請書(shū)》等必要的結算手續,審核無(wú)誤后,按公司《財務(wù)支款及報銷(xiāo)辦法》支付款項。
(2) 應急采購項目,經(jīng)總經(jīng)理批準后,可由采購單位先行采購,但應在采購活動(dòng)發(fā)生之日起5日內辦理有關(guān)手續。
五、 監督管理
1. 采購部應當加強對公司采購活動(dòng)的監督檢查。重點(diǎn)內容是:
(1)采購是否嚴格按照批準的計劃進(jìn)行,有無(wú)超計劃或無(wú)計劃的采購行為;
(2)采購方式和程序是否符合規定;
(3)有關(guān)采購文件是否按規定報采購部備案;
(4)采購執行機構是否按規定的時(shí)間完成采購任務(wù);
(5)采購合同的履行和采購資金支付情況;
(6)應當監督檢查的其他內容。
2. 采購部和財務(wù)中心共同對采購活動(dòng)進(jìn)行監督,所有合同應通過(guò)財務(wù)中心核準。
采購單位在履行監督檢查時(shí),應當如實(shí)反映情況,提供有關(guān)資料,自覺(jué)接受監督檢查。
物資采購及出入庫管理制度 8
1總則
為了進(jìn)一步規范物資采購行為，加強物資采購監督管理，根據國家要求，為提高公司經(jīng)濟效益，特制訂本制度。
本制度是對公司購買(mǎi)原材料、燃料、輔料、備品備件(含進(jìn)口)、工具(含進(jìn)口)、油化、包裝、產(chǎn)配件、外購外協(xié)件、五金電器、勞保用品、辦公用品等物資及勞務(wù)協(xié)作過(guò)程中所發(fā)生的財務(wù)行為的基本規范。
2采購原則
2.1物資采購按照采購金額的大小，實(shí)行分級分權管理。
2.2除公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有特殊要求或僅有唯一供貨單位外，其余每一物資采購均應選擇兩個(gè)以上的供貨單位實(shí)行比質(zhì)比價(jià)，同等產(chǎn)品比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同等價(jià)格比信譽(yù)，嚴格價(jià)格和質(zhì)量監督。
供貨單位選擇和采購價(jià)格的確定，應做到公開(kāi)、公平、公正，不搞個(gè)人特權和人情交易。
3物資采購價(jià)格管理
3.1公司對大宗原輔材料、定點(diǎn)采購材料應逐步實(shí)行招標采購管理。選點(diǎn)定點(diǎn)原則及具體做法按TS16949“采購控制程序”文件執行。
公司對非定點(diǎn)采購材料、零星采購材料，年累計采購金額較大的，也應盡量實(shí)行招標采購。
3.2公司成立專(zhuān)門(mén)的招標評審工作機構，由采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)部門(mén)及相應的副總經(jīng)理共同負責招標工作。各部門(mén)在招標管理中的職責如下：
3.2.1采購部門(mén)(包括物資供應、工程部門(mén)、工具部門(mén)、設備制造部門(mén))負責提供招標單位資料，擬定招標方案。
3.2.2技術(shù)、質(zhì)量部門(mén)依據采購部門(mén)提供的招標單位資料，從技術(shù)、質(zhì)量角度對招標單位的物資(產(chǎn)品)能否符合公司要求進(jìn)行論證，并做出鑒定意見(jiàn)。
3.2.3財務(wù)部門(mén)著(zhù)重進(jìn)行價(jià)格論證，在滿(mǎn)足技術(shù)、質(zhì)量要求的前提下，選擇最低價(jià)位的供應商。
3.3經(jīng)相應部門(mén)論證后，招標金額在100萬(wàn)元以下的物資采購，由招標評審機構集體討論確定中標單位，招標金額在100萬(wàn)元以上的，由招標評審機構提議交總經(jīng)理辦公會(huì )議批準實(shí)施。
3.4各責任部門(mén)應加強對中標單位管理，如發(fā)現中標單位擅自更改技術(shù)、質(zhì)量要求和價(jià)格，必須及時(shí)向分管副總報告，后果嚴重的，應取消定點(diǎn)資格。
3.5為確保采購物資優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)，公司對已經(jīng)定點(diǎn)采購的單位，也必須每年進(jìn)行審定，不搞終身制。需要對招標采購單位和招標采購物資作調整的，由采購部門(mén)及相關(guān)部門(mén)提出調整意見(jiàn)，按同樣的決策程序和管理權限執行。
3.6對不具備招標條件的物資采購、非定點(diǎn)的物資采購、零星采購物資按采購金額的大小，重點(diǎn)進(jìn)行價(jià)格控制與管理：
3.6.1同一型號規格一次采購金額在1萬(wàn)元以下或年累計采購金額在10萬(wàn)元以下的物資,由采購部門(mén)負責人批準后采購。
3.6.2同一型號規格年累計采購金額在10--20萬(wàn)元的物資，由采購部門(mén)提出兩個(gè)以上供貨單位，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，并做出傾向性意見(jiàn)，經(jīng)財務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì )審后，確定采購價(jià)格。當意見(jiàn)不一致時(shí)，由分管財務(wù)副總經(jīng)理最終決定。
3.6.3同一型號規格年累計采購金額在20萬(wàn)元以上的物資，由采購部門(mén)提出兩個(gè)以上供貨單位，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，并做出傾向性意見(jiàn)，經(jīng)財務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì )審后，報財務(wù)副總經(jīng)理批準后采購。
3.6.4同一型號規格年累計采購金額超過(guò)100萬(wàn)元的物資，按上述程序審核后，由財務(wù)副總經(jīng)理提交總經(jīng)理辦公會(huì )議決定，批準實(shí)施。
3.7公司委托子公司對外采購物資，采購價(jià)格按上述相應權限審核，經(jīng)批準后采購。財務(wù)部門(mén)負責制定對內銷(xiāo)售加價(jià)率。
3.8為了保證物資采購工作及時(shí)、正常進(jìn)行，凡價(jià)格方案應由總經(jīng)理辦公會(huì )議確定的，則應在一周內給予答復;其余的`則應在三天內給予答復;財務(wù)部門(mén)應與各采購部門(mén)認真配合，確保及時(shí)采購。
4合同簽訂與內部審核
4.1凡已進(jìn)行招標采購的物資必須簽訂合同;非招標采購物資、非定點(diǎn)采購物資、零星采購物資在同一供貨單位年內采購金額滿(mǎn)20萬(wàn)元以上的，也應簽訂合同。如事先不能確定的，應及時(shí)與財務(wù)部門(mén)溝通，并在事后補辦相應手續。
4.2合同由采購部門(mén)負責對外簽訂，但在簽訂之前，必須執行公司內部的合同簽訂審批規定。即由采購部門(mén)填制內部合同審批單，內容包括供貨單位名稱(chēng)、采購物資名稱(chēng)、型號、規格、單價(jià)、總金額等，采購部門(mén)按照管理權限逐級送審、簽字，經(jīng)批準后方能對外簽訂合同。
4.3合同正本其中一份應由財務(wù)部門(mén)保留。
5資金付款及報帳管理
5.1根據采購資金用款的特殊性，采購部門(mén)可在規定的資金使用計劃內，先向財務(wù)部門(mén)申請用款。待該項物資發(fā)票報帳時(shí)，再進(jìn)行審核。
5.2財務(wù)部門(mén)在報帳時(shí)，應當對原始單據進(jìn)行審核，經(jīng)審核無(wú)誤后方能報帳。具體審核內容如下：
5.2.1有無(wú)書(shū)面合同。
5.2.2合同是否有授權簽訂的批準手續。
5.2.3報帳發(fā)票的單位、物資名稱(chēng)，數量，單價(jià)等是否與合同規定相符。
5.2.4無(wú)合同的付款事項是否符合公司相應的規定。
5.3對審核不符合規定的付款，財務(wù)部門(mén)可以拒絕報帳。財務(wù)人員在報帳中發(fā)現問(wèn)題的，應及時(shí)報告或協(xié)調處理，以便嚴格制度，落實(shí)責任。
5.4財務(wù)和物資采購部門(mén)應同時(shí)對報帳物資進(jìn)行基礎數據管理，將每一采購物資的型號規格、供應商、采購單價(jià)等基礎數據列入微機管理，為比價(jià)采購積累資料。
5.5審計部門(mén)應負責對重要采購事項進(jìn)行監督審計，審計報告直接對董事長(cháng)(總經(jīng)理)負責。
6有關(guān)責任
6.1公司經(jīng)營(yíng)者及其高級管理人員應當認真執行本規定，支持公司采購部門(mén)、價(jià)格監督部門(mén)履行職責。
6.2公司責任部門(mén)、責任人員、及責任部門(mén)負責人應當按照本制度要求，結合公司實(shí)際情況，在執行中不斷完善物資比價(jià)采購管理。
6.3凡違反本制度，損害公司利益，造成公司資產(chǎn)流失的部門(mén)和人員應當承擔相應的責任：給公司造成直接經(jīng)濟損失的，應依法賠償;對弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，根據情節輕重給予通報批評、記過(guò)、調離崗位、解聘、除名等處理;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
7附則
7.1本制度適用于公司本部，全資、控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的相應管理規定，經(jīng)批準后實(shí)施。
制訂部門(mén)：工程處
負責人：馮志明
管理處審定：宣建清
7.2本制度由公司財務(wù)部門(mén)負責解釋。
物資采購及出入庫管理制度 9
一、目的：
為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司及子公司運營(yíng)所需物品的正常持續供應，降低采購成本，特制定本制度。
二、適用范圍
本辦法適用于公司總部所有物資（包括固定資產(chǎn)、易耗品、營(yíng)銷(xiāo)禮品等）的采購。
三、職責權限
1、公司董事長(cháng)負責采購管理制度的審批；3、公司財務(wù)部負責采購管理制度的。3、產(chǎn)品中心負責采購管理制度的制訂。
四、采購原則
1、詢(xún)價(jià)比價(jià)原則
物品采購必須有兩家以上供應商提供報價(jià)，在權衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶(hù)群等因素的基礎上進(jìn)行綜合評估，并與供應商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應急購買(mǎi)的物品除外。
2、一致性原則
采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場(chǎng)條件不能滿(mǎn)足請購部門(mén)要求或成本過(guò)高的情況下，采購人員須及時(shí)反饋信息供申請部門(mén)更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過(guò)請購量的5—10%。
3、低價(jià)搜索原則
采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現最優(yōu)化采購。
4、廉潔原則
�。�1）自覺(jué)維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺(jué)接受監督。
�。�4）加強學(xué)習，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的`新材料、新設備及市場(chǎng)信息。
�。�5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應通過(guò)詢(xún)議價(jià)或招標的形式，由采購、財務(wù)等相關(guān)部門(mén)共同參與，定出一段時(shí)間內（一年或半年）的供應商、價(jià)格，簽訂供貨協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購程序，提高工作效率。對于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品，除縮短招標間隔時(shí)限外，還應隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情，調整采購價(jià)格。
6、審計監督原則：
采購人員要自覺(jué)接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導對采購活動(dòng)的監督和質(zhì)詢(xún)。對采購人員在采購過(guò)程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權依照公司相關(guān)制度對相關(guān)人員進(jìn)行處罰直至追究其法律責任。
五、物資分類(lèi)：
�。ㄒ唬┪镔Y分類(lèi)
1、固定資產(chǎn)類(lèi)：?jiǎn)挝粌r(jià)值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)。2、經(jīng)營(yíng)物資類(lèi)：與經(jīng)營(yíng)有關(guān)的各種物品。3、營(yíng)銷(xiāo)禮品類(lèi)：節日禮品、營(yíng)銷(xiāo)禮品等。4、辦公用品類(lèi)：與辦公有關(guān)的物品。5、后勤物資類(lèi)：指廚房和宿舍方面的物品。6、其他類(lèi)型物資：其他需要采購的相關(guān)物品。
�。ǘ┎少彴才牛�
由總公司統一采購：經(jīng)辦人填寫(xiě)申購單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理審批，子公司總經(jīng)理審核后，原則上由總公司產(chǎn)品銷(xiāo)售中心統一采購。（子公司辦公用品類(lèi)、后勤類(lèi)的食堂菜品及調料、店內經(jīng)營(yíng)所供的小吃、水果等臨時(shí)性易耗品經(jīng)部門(mén)經(jīng)理造冊報子公司總經(jīng)理審批，財務(wù)審核后可由子公司自行采購）
六、采購流程：
1、采購申請：
使用部門(mén)填寫(xiě)《申購單》經(jīng)部門(mén)經(jīng)理及子公司總經(jīng)理審批后交產(chǎn)品銷(xiāo)售中心，申購單要求注明名稱(chēng)、規格型號、數量、需求日期、參考價(jià)格、用途等。
2、詢(xún)價(jià)比價(jià)議價(jià)：
�。�1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進(jìn)行報價(jià)。
�。�2）采購員接到報價(jià)單后，需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，并填寫(xiě)《詢(xún)價(jià)記錄表》，按低價(jià)原則進(jìn)行采購。
�。�3）屬下列情況者，無(wú)須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)：獨家代理、獨家制造、專(zhuān)賣(mài)品、原廠(chǎng)零配件無(wú)代用品，但仍需留下報價(jià)記錄。
3、樣品提供和確認：
�。�1）若須進(jìn)行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后，須第一時(shí)間送交需求部門(mén)進(jìn)行確認，必要時(shí)需會(huì )同財務(wù)部等部門(mén)相關(guān)人員予以確認。
�。�2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應商選擇：
�。�1）具有合法經(jīng)營(yíng)主體者。
�。�2）品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶(hù)認可的供應商。采購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定：
�。�1）供應商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門(mén)與選定的供應商簽訂合同。（2）交易發(fā)生爭執時(shí)，依據合同的核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催
�。�1）為確保準時(shí)交貨，采購人員應提前采用電話(huà)、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供應。
�。�2）若采購物品（物資）無(wú)法在預定時(shí)間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門(mén)，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會(huì )需求部門(mén)。
7、驗收入庫：
采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門(mén)驗收，辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后，庫管開(kāi)具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門(mén)通知采購部門(mén)，2日內辦理?yè)Q（退）貨手續。
8、對帳付款：
采購付款實(shí)行審批制度，具體程序如下：
�。�1）采購人員憑申購單、入庫單、購貨發(fā)票到財務(wù)處辦理申請付款手續；（2）付款方式：
A、金額在200元以下，經(jīng)產(chǎn)品銷(xiāo)售中心和副總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽字后，公司財務(wù)審核后現金支付。
B、金額在200元-1000元，經(jīng)產(chǎn)品銷(xiāo)售中心和副總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽字后，公司財務(wù)審核后轉賬支付。
C、金額在1000元以上，經(jīng)產(chǎn)品銷(xiāo)售中心、副總經(jīng)理（總經(jīng)理）、公司財務(wù)審核、董事長(cháng)簽字后，轉賬支付。
�。�3）需要預付款的部門(mén)，直接填制轉賬匯款申請單，經(jīng)產(chǎn)品銷(xiāo)售中心、副總經(jīng)理（總經(jīng)理）、公司財務(wù)審核、董事長(cháng)簽字后可先辦理匯款手續，財務(wù)部據此掛賬，待發(fā)票來(lái)到后再由經(jīng)辦部門(mén)辦理發(fā)票入賬手續沖賬。
七、本制度解釋權歸財務(wù)部，自2014年3月1日起執行。八、本制度附件：1、《請購單》2、《采購詢(xún)價(jià)記錄表》
物資采購及出入庫管理制度 10
1目的
規范公司大宗商品采購程序及審核流程，選擇合格的供應商，保證所有物資采購都能滿(mǎn)足生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)要求。
2適用范圍
適用于公司原材料、設備、儀器、車(chē)輛、裝修及大型辦公設施采購。
3職責
3.1工程部負責工程材料、機械設備、量測儀器、車(chē)輛等物資的采購管理工作。 3.2工程部負責選擇、評審、確認及更新認可的供應商（包括業(yè)主指定的供應商）。
3.3工程部負責監督材料的入庫及使用情況。
4工作程序
4.1《認可供應商名冊》（CG-01）的制定、評審及更新
4.1.1制定
a供應商須填寫(xiě)《供應商資格預審表》（CG-02），以申請進(jìn)入《認可供應商名錄》。
b工程部采購主管負責核實(shí)供應商所提交的資料，在《供應商資格預審表》上寫(xiě)明意見(jiàn)，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，列入《認可供應商名錄》。
c工程部采購主管負責將《供應商資格預審表》及《認可供應商名錄》分類(lèi)存檔，并輸入電腦供查閱。
4.1.2評審
a工程部采購主管填寫(xiě)《供應商評估表》（CG-03），提交分管副總經(jīng)理。
b《供應商資格評估表》作為更新《認可供應商名錄》的重要依據。
c所有《供應商資格評估表》均作為質(zhì)量記錄，由工程部存檔。
4.1.3更新
a《認可供應商名錄》由工程部采購主管負責更新，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批確認。
b對嚴重違反供貨合約的供應商，采購主管及時(shí)提出處理意見(jiàn),經(jīng)總經(jīng)理批準可立即將違約供應商從《認可供應商名錄》中除名。
c凡被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經(jīng)工程部采購主管說(shuō)明原因，分管副總經(jīng)理審批后才可重新選用。
4.2采購
4.2.1采購權限
a5萬(wàn)元以下且符合《項目備用金管理辦法》的`物資采購按《項目備用金管理辦法》執行。
b5萬(wàn)元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部統一實(shí)施采購。
c超過(guò)500萬(wàn)元的采購須上報集團。
4.2.2采購申請
《原材料/設備采購申請表》（CG-04）應提前一個(gè)月上報，進(jìn)口原材料或特殊情況的采購作業(yè)應提前三至五個(gè)月提交申請。
4.2.3計劃的變更
a采購申請一經(jīng)上報原則上不允許變更。
b特殊情況如需變更應及時(shí)書(shū)面通知工程部采購主管說(shuō)明原因，報分管副總經(jīng)理批準。
4.3詢(xún)價(jià)
根據采購申請，工程部采購主管向供應商發(fā)出詢(xún)價(jià)邀請函進(jìn)行詢(xún)價(jià)。
4.4議價(jià)
工程部采購主管分析供應商報價(jià),選擇條件優(yōu)惠的供應商進(jìn)行議價(jià)。
4.5評審決議
工程部采購主管根據議價(jià)結果制定《物資采購會(huì )審表》（CG-05），提交領(lǐng)導班子會(huì )評審，選定供應商。
4.6合同制定與簽訂
4.6.1合同制訂
工程部采購主管負責擬定《采購合同》（CG-06）,報分管副總經(jīng)理審核。
4.6.2合同簽訂
《采購合同》經(jīng)總經(jīng)理審批簽署正式生效,原件交綜合管理部進(jìn)行存檔管理。
4.7合同執行與變更
4.7.1合同自生效日起開(kāi)始執行。工程部采購主管負責與供應商聯(lián)系發(fā)貨，通知項目現場(chǎng)材料的驗收及入庫工作。
4.7.2履行材料采購合同過(guò)程中，若有變更需求，就變更內容與供應商重新簽訂補充合同。補充合同與原合同同樣具有法律效應，是原合同的一部分。
5材料管理
5.1進(jìn)料檢驗
5.1.1工程部采購主管負責與供應商聯(lián)系組織發(fā)貨，并通知項目經(jīng)理做好材料入庫前準備。
5.1.2項目部負責材料收貨入庫。
5.1.3項目部材料主管對進(jìn)場(chǎng)材料核實(shí)、驗收并上報工程部。
5.2材料倉儲管理
5.2.1材料入庫
5.2.1.1進(jìn)場(chǎng)材料由項目部材料主管辦理入庫手續。
5.2.1.2材料主管、項目經(jīng)理應在材料入庫單上簽字確認。材料主管將入庫情況匯總上報公司工程部和財務(wù)資金部。
5.2.1.4工程部對材料入庫情況進(jìn)行不定期抽查。
5.2.2材料出庫
5.2.2.1材料出庫由項目經(jīng)理批準，材料主管填寫(xiě)材料出庫單，經(jīng)項目經(jīng)理、生產(chǎn)主管及領(lǐng)用人簽字確認后方可出庫。
5.2.2.2如因生產(chǎn)需要，在材料入庫的同時(shí)辦理領(lǐng)用的，應首先填寫(xiě)《材料入庫單》，再填寫(xiě)《材料出庫單》（CG-08），禁止直接以領(lǐng)用后的差額數辦理入庫手續。
5.2.3材料保管
5.2.3.1原材料的保管由項目經(jīng)理直接負責。
物資采購及出入庫管理制度 11
一、總則
1、為加強公司辦公用品管理，節約成本，提高效率，規范流程，明確責任，倡導健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度；
2、本制度所指的辦公用品系指用于公司日常辦公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、紙薄、辦公室自動(dòng)化耗材、食堂宿舍等生活用品、勞保用品、衛生清潔用品等。
二、權責
1、辦公用品由行政部辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)行政辦）集中管理，實(shí)行統一采購、統一發(fā)放、統一回收處理；
2、行政專(zhuān)員具體負責辦公用品的采購和日常管理；
3、行政部經(jīng)理負責對辦公用品的采購流程以及價(jià)格、供應商等情況進(jìn)行嚴格審核，并直接負責大宗辦公用品的洽談和采購；
4、財務(wù)主管負責對辦公用品采購價(jià)格的審計，并定期審核辦公用品臺賬；
5、總經(jīng)理對行政部的辦公用品采購管理實(shí)施嚴格監督，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)糾偏。
三、申購
1、各部門(mén)根據本部門(mén)對辦公用品的需求，于每周的最后一個(gè)工作日提報下一周辦公用品領(lǐng)用計劃，經(jīng)部門(mén)負責人審簽后報行政專(zhuān)員；
2、行政專(zhuān)員依據各部門(mén)的辦公用品領(lǐng)用計劃，及時(shí)查對庫存，對確有缺項的，應及時(shí)編制辦公用品購置計劃，經(jīng)詢(xún)價(jià)、比價(jià)后，確定合適的供應商；
3、填寫(xiě)《辦公用品申購表》，報行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審批后實(shí)施采購；
4、凡一次性購買(mǎi)金額預計超過(guò)500元的`，行政辦必須安排兩人一起外出采購；
5、對于大宗辦公用品，由行政部經(jīng)理負責詢(xún)價(jià)和議價(jià)、選擇合格供貨商，并簽訂購銷(xiāo)合同。行政專(zhuān)員在過(guò)程中實(shí)施配合。
四、核銷(xiāo)
1、采購物資時(shí)，行政專(zhuān)員必須向供應商索取正規發(fā)票和物品清單，如供應商未能開(kāi)具正式物品清單的，行政專(zhuān)員須依據實(shí)際購買(mǎi)的物品、規格、型號、單價(jià)、數量等，自行編制采購物資清單，作為報銷(xiāo)憑證；
2、物資采購完畢，須在10個(gè)工作日內，填寫(xiě)《費用報銷(xiāo)單》，經(jīng)行政部經(jīng)理、總經(jīng)理審核后，按實(shí)際支出報銷(xiāo)費用。財務(wù)部門(mén)須對報銷(xiāo)憑證予以嚴格審核，對于不符合申購流程和報銷(xiāo)憑證不全者，應予拒銷(xiāo)。
五、領(lǐng)用和發(fā)放
1、員工領(lǐng)用辦公用品需填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》，行政專(zhuān)員按照《辦公用品領(lǐng)用單》發(fā)放辦公用品；
2、辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現不適用或未用完部分，由行政專(zhuān)員統一調換或回收；
4、員工離職時(shí)，須根據有關(guān)規定與行政專(zhuān)員交接辦公用品。
六、登記和管理
1、行政專(zhuān)員須建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理；
2、財務(wù)部須會(huì )同行政專(zhuān)員定期或不定期盤(pán)點(diǎn)，查對臺賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符；
3、辦公用品存放過(guò)程中應避免受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；
4、行政專(zhuān)員須根據辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類(lèi)和數量，以減少資金占用和保證正常使用。
七、其他
1、本制度由行政部制訂，并負責解釋?zhuān)?/p>
2、今后若有未盡事宜，由行政部另行發(fā)文通知。
物資采購及出入庫管理制度 12
一、主要內容與適用范圍
本制度規定本公司的物資采購和管理工作內容及要求。
本制度適用于本公司內的材料采購、驗收等管理工作。
二、工作職責
1、材設科是本公司工程材料設備和管理的歸口管理部門(mén)。
2、施工單位具體實(shí)施工程材料設備的采購、驗收發(fā)放使用等管理工作。
三、物資管理要求
1、按照批準的`物資采購計劃和文件,按質(zhì)量準確采購各項目部所需的工程材料、工程設備,遵守國家有關(guān)法律法規,執行本公司《采購控制程序》的有關(guān)規定。
2、材料采購實(shí)行分級管理,物資種類(lèi)分為:
重要物資:鋼材、水泥、商品砼、設備。
主要物資:砂、石類(lèi)、紅磚、門(mén)窗、防水材料、電焊條、管材、電線(xiàn)電纜等各類(lèi)地方材料。
輔助物資:其他建筑材料、燃料、周轉材料等。
3、材料采購計劃編制:
A、工程項目需用材料清單。
B、工程項目進(jìn)度表(如遇計劃更改,應補充計劃表),在需用材料清單中應注明品種、規格、數量、質(zhì)量要求以及供貨時(shí)間等內容。各使用單位每月應提前將所需材料清單按物資種類(lèi)報送質(zhì)量科組織采購。
C、材設科接到需用材料清單應結合庫存情況,統一策劃,分別編制材料采購計劃。
D、重要材料采購計劃須經(jīng)公司經(jīng)理或各施工項目部負責人進(jìn)行審核批準后實(shí)施,主要材料及其它材料采購計劃由各施工項目部負責組織實(shí)施。
E、物資采購后要準確、及時(shí)、迅速地驗收物資,做到合理保管,妥善養護,減少保管損耗,使物資安全存放。
4、材料采購合同
(1)材料采購的供方一般應在單位頒發(fā)的合格分承包方名單中確定,質(zhì)量科檢查監督。
(2)各種材料采購合同,由質(zhì)量科負責簽訂,經(jīng)理辦檢查監督。
(3)材料采購合同必須符合《合同法》有關(guān)規定,盡量采用國家標準合同文本。
(4)對違反合同,不能按質(zhì)按時(shí)供貨的分承包方,各單位應及時(shí)上報質(zhì)量科,由質(zhì)量科提出處理意見(jiàn),并報主管領(lǐng)導批準后予以通報除名。如該承包方從名冊中除名,此部門(mén)在一年內不得使用。
5、材料的驗證
(1)根據采購合同和生產(chǎn)要求,必要時(shí)質(zhì)量科應組織質(zhì)檢員不定期的到分承包方(供方)貨源處進(jìn)行驗證,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)要求,確保供方按質(zhì)、按量、按時(shí)供貨,這種驗證也可在采購文件中約定,但不能作為進(jìn)貨驗收時(shí)的依據。
(2)如工程合同中規定(質(zhì)量科)需對分承包(供方)物資進(jìn)行驗證工作,但不能代替材料部門(mén)的驗證,也不能減輕本公司履行合同責任。
(3)材料進(jìn)貨驗證的分級管理
重要材料、主要材料的進(jìn)貨驗證由施工單位項目部負責,質(zhì)量員驗證,其它材料的進(jìn)貨驗證,應由施工單位委派的倉庫保管員驗證、負責。
(4)材料進(jìn)貨驗證必須按合同條款進(jìn)行,根據分承包提供的有關(guān)規格、數量、質(zhì)量等證明文件,清點(diǎn)查驗進(jìn)庫(工地)材料,材料驗證人員填寫(xiě)"物資驗收記錄"具體執行《生產(chǎn)和服務(wù)提供控制程序》及《過(guò)程和產(chǎn)品測量和監視程序》。
(5)需作復試檢驗的材料,由各使用單位及時(shí)送試驗室。根據復試檢驗報告作好有關(guān)標識工作。
(6)在進(jìn)貨檢驗中發(fā)現不合格材料,應及時(shí)按規定作出不合格品的處理工作,并按《不合格品控制程序》進(jìn)行控制。
物資采購及出入庫管理制度 13
為進(jìn)一步規范單位物資的采購、管理、領(lǐng)取和使用，倡導勤儉節約、杜絕鋪張浪費、降低行政成本，提高工作效率，從制度上、源頭上防范物資采購過(guò)程中的不正之風(fēng)及腐敗行為，做到物資采購公正、公開(kāi)、透明、更好地維護單位利益，特制定本制度。
一、物資采購范圍
辦公設備（含辦公桌椅、電腦、空調、文件柜、飲水機等）；零星辦公用品（電腦耗材、紙張以及日常辦公消耗用品等）；維修（含房屋、設備）、工程、服務(wù)等。
二、物資采購原則
物資采購盡可能批量進(jìn)行，批量物資采購按招標方式進(jìn)行，物資采購要嚴格執行《中華人民共和國政府采購法》和政府物資統一集中采購的`有關(guān)規定，堅持集體討論，公開(kāi)招標，并對商品價(jià)格和質(zhì)量實(shí)行監督。
三、物資采購辦法
1、凡符合政府招標采購的大宗物品，由科室出具書(shū)面報告，黨支部集體研究同意后，由財務(wù)科和綜合科派人會(huì )同政府采購中心按照程序進(jìn)行招標購置。
2、零星辦公用品及日常通用物品的申購由所需科室填寫(xiě)提交《物品申購審批單》，科室負責人簽字后，提交到綜合科，由綜合科負責審核、匯總編制采購計劃，報分管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導審定后，綜合科安排采購。
3、物品采購原則上須2人以上購買(mǎi)。對物品的采購、驗收、分發(fā)等進(jìn)行記錄。
4、對未經(jīng)審批的科室物品購置，財務(wù)一律不予報銷(xiāo)。
四、物資領(lǐng)用
零星辦公用品由經(jīng)辦人填具"辦公用品購置審批領(lǐng)用單"，經(jīng)分管領(lǐng)導簽具意見(jiàn)報主管財務(wù)領(lǐng)導同意后方可從綜合科統一領(lǐng)用。
五、維修（包括房屋、設備）
先由科室拿出意見(jiàn)和維修經(jīng)費預算，1000元以下的報主管領(lǐng)導審批，1000元以上的由主管領(lǐng)導簽署意見(jiàn)后報分管工程建設的領(lǐng)導審批，方可進(jìn)行。房屋維修、線(xiàn)路改造等預決算先由黨支部研究審查后，再行實(shí)施和結算。
六、物資管理
1、機關(guān)所有財產(chǎn)、物資一律由財務(wù)室分類(lèi)、編號、造冊、登記，建立臺帳，由綜合科根據工作需要統一調配到各科室。
2、大批量辦公用品及辦公設備由財務(wù)室委托地區政府采購中心統一采購入庫，零星辦公用品由綜合科購買(mǎi)。機關(guān)工作人員領(lǐng)取辦公用品實(shí)行限額制度，不論數量一律要求登記簽字。
3、堅持財產(chǎn)、物資保管驗收制度。所有購進(jìn)物品，必須由財務(wù)室驗收、登記入庫，財物相符方可入賬。
4、對辦公用品的使用要牢固樹(shù)立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢(qián)，努力降低辦公成本。
5、物品應為工作所用，不得據為己有，挪作私用；不許隨意丟棄廢置。
6、對于高檔耐用辦公用品，科室間應盡量協(xié)調相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故障，由原采購人員負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜。
7 、凡工作人員調離單位，需到綜合科辦理有關(guān)財物移交手續后，才能辦理調離手續。
物資采購及出入庫管理制度 14
第一章總則
第一條為進(jìn)一步規范公司物資選購程序，加強內部掌握，明確經(jīng)濟責任，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的持續穩定，依據相關(guān)法律法規特制定本制度。
其次條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原料及主要材料、幫助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規范范圍。
第三條費用報銷(xiāo)及在外購物直接付款的零星物資選購不適用本制度。
第四條公司固定資產(chǎn)的購置適用本制度。
其次章物資選購規定
第五條物資選購實(shí)行歸口管理制。原糧由選購供應部負責選購，幫助材料、包裝物由倉儲部負責選購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負責選購。特別狀況下，經(jīng)董事長(cháng)或總經(jīng)理批準，可以指定專(zhuān)人進(jìn)行專(zhuān)項物資的`選購。
第六條全部負責物資選購的人員必需充分把握市場(chǎng)信息，準時(shí)猜測市場(chǎng)供應變化，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)，價(jià)格低廉，供貨準時(shí)。
第七條推行合同管理制度，物資選購原則上要與供貨方簽訂合同，具體注明供貨品種、規格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等；否則，造成的損失由選購人員負責。
第八條實(shí)行比價(jià)選購制度，物資選購要貨比三家，確保所選購物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。大宗物資選購建議實(shí)行招投標制度。
第九條實(shí)行選購質(zhì)量責任制。選購人員對所選購物品的質(zhì)量負有全面責任。如因失職而選購偽劣產(chǎn)品，選購人員應負經(jīng)濟責任。禁止選購人員收受回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項
外，將視情節輕重進(jìn)行嚴厲處理。
第三章發(fā)票入賬及付款程序
第十條選購物資進(jìn)廠(chǎng)后，選購人員必需嚴格根據要求辦理物資入庫手續，詳細要求如下：
1、原糧入廠(chǎng)，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。
2、幫助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交客戶(hù)辦理發(fā)票入賬手續。
3、五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。
4、選購經(jīng)辦人要仔細填寫(xiě)選購物資發(fā)票入賬單，具體填寫(xiě)所購物資名稱(chēng)、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員依據收貨狀況簽字確認部門(mén)經(jīng)理審核會(huì )計審核發(fā)票合法性總經(jīng)理簽字準予入賬財務(wù)掛賬作為日后付款的依據。
第十一條物資選購付款原則上實(shí)行先入賬后付款的制度，特別狀況下需預付款的單位，經(jīng)董事長(cháng)或總經(jīng)理批準，可以辦理選購預付款手續。
第十二條選購付款實(shí)行審批制度，執行兩條線(xiàn)管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線(xiàn)分步進(jìn)行的形式。詳細程序如下：
1、物資選購一律由選購人員辦理發(fā)票入賬手續后，方可進(jìn)行申請付款審批。否則財務(wù)有權不予批準付款。
2、申請付款，由經(jīng)辦人填寫(xiě)轉賬匯款申請單，經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準后，方可到出納處辦理匯款。
經(jīng)辦人填寫(xiě)轉賬付款申請單部門(mén)經(jīng)理簽字財務(wù)會(huì )計依據發(fā)票入賬狀況審核總經(jīng)理依據資金狀況簽字出納辦理匯款
3、需要預付款的部門(mén)，直接填制轉賬匯款申請單，經(jīng)財務(wù)審核、董事長(cháng)或總經(jīng)理簽字批準后可先辦理匯款手續，財務(wù)部據此掛賬，待發(fā)票來(lái)到后再由經(jīng)辦部門(mén)辦理發(fā)票入賬手續沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準下發(fā)之日起執行，由財務(wù)部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發(fā)執行。
物資采購及出入庫管理制度 15
一、目的：
為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物品的正常持續供應，降低采購成本，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統稱(chēng)為采購物品）。
三、職責權限
1、總經(jīng)理負責采購管理制度的審批；
2、分管副總、財務(wù)負責人負責采購管理制度的審核；
3、人力資源行政部負責采購管理制度的制定。
4、經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）的采購由采購部負責；非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負責。
四、采購原則
1、詢(xún)價(jià)比價(jià)原則
物品采購必須有三家以上供應商提供報價(jià)，在權衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶(hù)群等因素的基礎上進(jìn)行綜合評估，并與供應商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應急購買(mǎi)的物品除外。
2、一致性原則
采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場(chǎng)條件不能滿(mǎn)足請購部門(mén)要求或成本過(guò)高的情況下，采購人員須及時(shí)反饋信息供申請部門(mén)更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過(guò)請購量的5—10%。
3、低價(jià)搜索原則
采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現最優(yōu)化采購。
4、廉潔原則
�。�1）自覺(jué)維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。
�。�2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 （3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺(jué)接受監督。
�。�4）加強學(xué)習，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設備及市場(chǎng)信息。
�。�5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應通過(guò)詢(xún)議價(jià)或招標的形式，由采購、財務(wù)等相關(guān)部門(mén)共同參與，定出一段時(shí)間內（一年或半年）的供應商、價(jià)格，簽訂供貨協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購程序，提高工作效率。對于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品，除縮短招標間隔時(shí)限外，還應隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情，調整采購價(jià)格。
6、審計監督原則：
采購人員要自覺(jué)接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導對采購活動(dòng)的監督和質(zhì)詢(xún)。對采購人員在采購過(guò)程中發(fā)生的`違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關(guān)人員依照公司《員工獎懲制度》等進(jìn)行處罰直至追究其法律責任。
五、采購流程
1、采購申請：
經(jīng)營(yíng)性物品采購,（物資）需求部門(mén)根據生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要，由采購部負責采購物品，非經(jīng)營(yíng)性物品采購, 每月25日前由人力資源行政部負責采購物品。
每月25日前，需求部門(mén)提出采購申請，填寫(xiě)《請購單》，請購單要求注明名稱(chēng)、規格型號、數量、需求日期、參考價(jià)格、用途等，若涉及技術(shù)指標的，須注明相關(guān)參數、指標要求。按采購申請流程，由各相關(guān)部門(mén)審批，經(jīng)總經(jīng)理批準后交采購部門(mén)采購。各審核環(huán)節對采購申請提出議異者，應于2個(gè)工作日內將意見(jiàn)反饋給采購申請部門(mén)。
2、詢(xún)價(jià)比價(jià)議價(jià)：
�。�1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進(jìn)行報價(jià)。
�。�2）采購員接到報價(jià)單后，需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，并填寫(xiě)《詢(xún)價(jià)記錄表》，按低價(jià)原則進(jìn)行采購。
�。�3）屬下列情況者，無(wú)須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)：獨家代理、獨家制造、專(zhuān)賣(mài)品、
原廠(chǎng)零配件無(wú)代用品，但仍需留下報價(jià)記錄。
3、樣品提供和確認：
�。�1）若須進(jìn)行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后，須第一時(shí)間送交需求部門(mén)進(jìn)行確認，必要時(shí)需會(huì )同財務(wù)部等部門(mén)相關(guān)人員予以確認。
�。�2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。
4、供應商選擇：
�。�1）具有合法經(jīng)營(yíng)主體者。
�。�2）品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。
�。�3）信譽(yù)良好者。
�。�4）客戶(hù)認可的供應商。 采購人員須建立供應商信息臺帳。
5、合同簽定：
�。�1）供應商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門(mén)與選定的供應商簽訂合同。
�。�2）交易發(fā)生爭執時(shí)，依據合同的核定條款進(jìn)行處理。
6、進(jìn)度跟催
�。�1）為確保準時(shí)交貨，采購人員應提前采用電話(huà)、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供應。
�。�2）若采購物品（物資）無(wú)法在預定時(shí)間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門(mén)，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會(huì )需求部門(mén)。
7、驗收入庫：
采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門(mén)驗收，辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后，庫管開(kāi)具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門(mén)通知采購部門(mén)，2日內辦理?yè)Q（退）貨手續。
8、對帳付款：
采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
9、采購流程圖：（附后）
六、考核
凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。
七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自20xx年1月1日起執行。
八、本制度附件：
1、《請購單》 2、《采購詢(xún)價(jià)記錄表》
物資采購及出入庫管理制度 16
第一章 原 則
第一條為進(jìn)一步規范學(xué)校的采購行為，加強學(xué)校的物資采購管理，根據我校的實(shí)際情況，特制訂本物資采購管理辦法。
第二條本著(zhù)對學(xué)校負責、降低采購成本的目的，加強對物資采購的管理工作，使采購過(guò)程中的決策、價(jià)格監督、質(zhì)量檢驗等工作進(jìn)一步規范化、制度化。
第三條采購原則
1. 采購過(guò)程實(shí)行“三比”（即比質(zhì)比價(jià)比服務(wù)）的采購原則。
2. 采購實(shí)行“三審一檢”（即采購計劃審核、價(jià)格審核、合同及票據審核和質(zhì)量檢測）的控制原則。
第二章采購的計劃管理
第四條學(xué)校各部門(mén)所需的物資用品，單價(jià)或批量采購預算在萬(wàn)元以上五萬(wàn)元以下需填報詳細的物資采購計劃，附采購申請報告，報送縣級主管部門(mén)。主管部門(mén)根據所掌握的情況進(jìn)行分類(lèi)分口把關(guān)，核實(shí)匯總后，再根據庫存情況確定、編制采購計劃，經(jīng)主管部門(mén)決定后由校長(cháng)審批執行。
第五條學(xué)校各部門(mén)購買(mǎi)儀器、設備等金額較大的物資，必須由黨政聯(lián)席會(huì )議和相關(guān)部門(mén)負責人通過(guò)會(huì )議或其它形式實(shí)行集體決策，增加透明度。
第六條嚴把進(jìn)貨渠道關(guān)，本著(zhù)科學(xué)有效、公正公開(kāi)、比質(zhì)比價(jià)、監督制約的原則。在比貨、比價(jià)、比信譽(yù)、比售后服務(wù)的基礎上實(shí)行定點(diǎn)采購。
第三章采購過(guò)程管理
第七條后勤處要廣泛收集所采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購物資的信息變化情況，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)采購。對單項或批量采購預算達到萬(wàn)元以上的物資采購，具備招標條件的，一律實(shí)行招標采購。
第八條對需要招標采購的'物資，由后勤處編制招標文件，由學(xué)校領(lǐng)導安排成立招標工作組，根據采購物資的特點(diǎn)，臨時(shí)組建相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行評標，評標人員采取不固定的方式進(jìn)行組合。
第九條物資采購按照“先考察，再比較，后確定”的程序進(jìn)行，對所購物品至少要考察三個(gè)以上廠(chǎng)家的同類(lèi)產(chǎn)品。從質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行認真比較，充分論證，確定所購物品。
第十條后勤處對每次招標文件及投標單位的資料進(jìn)行整理歸檔，做好資料保存，凡參與招標人員對招標有關(guān)事項嚴格保密，工作人員不得將投標單位的報價(jià)及招標情況私自泄漏。更不得有損害學(xué)校利益的情況發(fā)生。
第十一條學(xué)校采購物資，在與供貨商談判價(jià)格時(shí)，必須有兩人或兩人以上參加談判定價(jià)，價(jià)格質(zhì)量監督組參與，最終購買(mǎi)價(jià)由校長(cháng)決定。
第十二條采購人員將物資采購回來(lái)，由價(jià)格質(zhì)量監督組成員憑發(fā)票審查實(shí)際采購價(jià)格和質(zhì)量，驗證簽字后，校領(lǐng)導方可簽字報銷(xiāo)。
第十三條價(jià)格質(zhì)量監督組定期向學(xué)校黨政聯(lián)席會(huì )議匯報監督實(shí)施情況，并提出有關(guān)意見(jiàn)或建議。
物資采購及出入庫管理制度 17
總則
一、為了規范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業(yè)物資采購的監督管理，特制定本規定。
二、本規定是公司物資采購管理的基本規范。
三、采購部應當根據市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購，同時(shí)，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風(fēng)險。
第一章采購部職責
四、采購部崗位職責
1、負責物資采購管理制度和內部各崗位職責的制定；
2、負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監督與管理；
3、負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；
4、負責物資采購的詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)；
5、負責本部門(mén)按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；
6、負責管轄范圍內的衛生、安全工作。
7、采購部做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；
8、采購部建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務(wù)部對帳。
五、物資采購遵守的原則
1、未經(jīng)審批的物資一律不得采購；
2、倉庫內的庫存物資應優(yōu)先使用；
3、建立合格供應商名錄時(shí)，采購遠近搭配的原則；
4、采購物資時(shí)，應盡量通過(guò)銀行結算，減少現金結算；
5、在比價(jià)過(guò)程中，嚴格執行同類(lèi)產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購單位；
6、對于先試用的物資，必須由使用部門(mén)出具試驗報告，并由審批后，方可采購。
第二章物資采購管理
六、為節約采購成本，公司實(shí)行按月上報采購計劃。采購部編制采購計劃時(shí)，要從實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。
七、公司內各部門(mén)及配套廠(chǎng)家要按程序報物資采購計劃，在每月的23日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統一上交公司經(jīng)理辦公會(huì )。
八、各部門(mén)及配套廠(chǎng)家提供的需采購物資的規格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責50%的經(jīng)濟損失，所在部門(mén)承擔30%；同時(shí)，采購部有權拒絕采購型號不完整的物資。
九、物資采購時(shí)必須嚴格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時(shí)準確地做好物資貨源的落實(shí)工作。簽訂物資
采購合同時(shí)，要嚴格執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數量、規格型號、價(jià)格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點(diǎn)、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以及其它需要明確的`事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問(wèn)聯(lián)系后，再簽定合同。
十、物資采購時(shí)，如工程部及設計院出具的原材料出現短缺現象，采購部應征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，出現后果由采購部負直接責任。
十一、采購部未能及時(shí)完成的采購任務(wù)，應及早報總經(jīng)理生產(chǎn)助理說(shuō)明原因，擬定補救措施。
第三章物資驗收入庫管理
十二、物資到庫后，采購部送檢人員通知質(zhì)檢部到貨物資的數量、及規格型號，按約定時(shí)間到達對物資進(jìn)行檢驗。
十三、驗收中的不合格物資，由采購部及時(shí)與供應商進(jìn)行溝通，及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理。
十四、凡對外調劑的物資必須由采購部確認后，經(jīng)總經(jīng)理生產(chǎn)助理審批后，方可對外調劑。
十五、驗收合格的物資，由采購部送檢人員及時(shí)送至倉庫，由倉庫保管員對物資辦理入庫手續；貨票同行的，由倉庫保管員打印入庫單，并由送檢人員帶回入庫單，雙方做好交接手續。貨票不同行的，等發(fā)票到后，再由倉庫保管員打印入庫單。
十六、采購部收到入庫單后，盡快到財務(wù)部辦理抽欠條手續。每月25日前，將欠款壓縮到20萬(wàn)元限額內。
物資采購及出入庫管理制度 18
1.目的
為了規范采購行為、穩定優(yōu)質(zhì)供應商關(guān)系，降低采購成本，提高工作效率，特制定本制度。
2.適用范圍
公司..地區采購業(yè)務(wù)
3.內容
3.1 公司所有采購物資均要執行現有的《采購業(yè)務(wù)流程》，星期日應急采購除外；
3.2 采購人員現場(chǎng)采購有責任繼續議價(jià)、有現場(chǎng)采購選擇權，但所購物資性?xún)r(jià)比不得差于詢(xún)價(jià)物資，否則采購人員將承擔責任；
3.3 采購人員在采購物品時(shí)應該問(wèn)清該物品的開(kāi)票名稱(chēng)、供應商名稱(chēng)、所開(kāi)發(fā)票的形式（增票、普票），做到入庫時(shí)信息準確、便于入賬；
3.4 采購人員采購材料必須當日入庫，保管員必須當日入erp賬；
3.5 采購人員要樹(shù)立公司利益至上的`原則，盡量索要增值稅發(fā)票；
3.6 采購業(yè)務(wù)實(shí)行誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)負責的原則，避免扯皮；
3.7 對于月結的供應商，原則上要求其每月25號左右開(kāi)出發(fā)票，經(jīng)手人在接到發(fā)票后，必須在2日內入賬，履行報銷(xiāo)手續，不得逾期不報，影響公司形象，如果超過(guò)時(shí)間不報，采購人員將承擔責任；
3.8 對于小額、特殊物品，不能開(kāi)具發(fā)票的，要及時(shí)與部溝通，協(xié)商處理，財務(wù)部要在堅持原則的基礎上，針對實(shí)際情況給予變通處理。
3.9凡違反上述規定的經(jīng)辦人，經(jīng)管理部核查事實(shí)清楚的，將給予每次1000元的考核，凡違反3次者給予開(kāi)除，給1個(gè)月..市最低工資用于交接，望相關(guān)人員盡職盡責，做好工作；
3.10凡需總部采購事項一律通過(guò)流程（oa）申請，任何部門(mén)、任何人不得以口頭或電話(huà)申請
3.11凡價(jià)值5000元以上需總經(jīng)理審批事項，必須通過(guò)郵件，經(jīng)回復后再通過(guò)oa申請
3.12公司內批量采購必須通過(guò)oa批準后采購，500元以下急需物品必須經(jīng)生產(chǎn)副總批準采購，但必須在36小時(shí)之內通過(guò)流程申報
3.13凡違反3.10之后規定的責任人，一次考核-10000元，二次以上違反者辭退。
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第一條目的
為規范公司及各項目部物資的采購工作，為規范采購部的部門(mén)管理行為，管理依據,管理標準,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低采購成本，特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所有物資采購工作。
第三條權責
�。�1）采購部負責本制度的執行監督。
�。�2）采購部有權根據本制度對違反制度的人員進(jìn)行處罰和提出處理意見(jiàn)。
�。�3）項目部及公司各相關(guān)部門(mén)具體執行此制度的要求。
第四條材料計劃
1、材料上報：公司及項目部的所需材料均需按照標準版本上報至公司采購群，由總經(jīng)理審閱批示。在無(wú)特殊批示后視為同意采購。其他形式均不認可，視為無(wú)效計劃。材料上報日期按規定日期上報,不按時(shí)間節點(diǎn)上報材料（領(lǐng)導特殊批示的除外），視為無(wú)效計劃。在材料相關(guān)標準不確定就上報，視為無(wú)效計劃。為統一采購以節省最大成本，現將材料上報做如下規定：
2、計劃類(lèi)別
�。�1）材料總計劃。
�。�2）月度材料計劃。
�。�3）周材料計劃。
�。�4）急需材料采購計劃。
�。�5）特殊材料計劃。
3、具體計劃及時(shí)間節點(diǎn)說(shuō)明
�。�1）材料總計劃：指項目部接到工程后，項目部制作出該工程所需材料名稱(chēng)，數量，規格，標準，要求，做出計劃，動(dòng)工前10天上交采購部，采購部接到總計劃后，進(jìn)行材料的比對，做出市場(chǎng)分析，制定出材料內部計劃.做出材料價(jià)格資金預算。提前尋找供應合作商，出成本表。采購部經(jīng)理合理分配采購人員的對接工作。
�。�2）月度材料計劃：每個(gè)月25號到30號，項目部根據倒排工期的情況，根據時(shí)間節點(diǎn)，上報次月材料需求計劃給采購部，采購部根據此計劃，聯(lián)系供應商，制定出材料價(jià)格，同時(shí)對大型材料做到提前考察價(jià)格，核算加工周期。做出月度資金使用計劃，每月1號到5號上交財務(wù)，做到有計劃支付。如果項目工期短，能夠在當月完成的，只需上報材料總計劃，不需要上報月度計劃。
�。�3）周材料計劃：指以四天為一個(gè)周期，每個(gè)周期項目部上報近期的材料,材料上報時(shí)需按預算編制的科目編制上報需求計劃。周六提交周采購計劃，周日、周一完成詢(xún)價(jià)并提交詢(xún)價(jià)表；周二前一般材料進(jìn)場(chǎng),大宗材料,加工類(lèi)材料,甲定類(lèi)材料,附樣品類(lèi)材料,不明確類(lèi)材料完成定價(jià)、采樣和確定進(jìn)場(chǎng)日期。周二提交周采購計劃，周三、周四完成詢(xún)價(jià)并提交詢(xún)價(jià)表；周五前一般材料進(jìn)場(chǎng),大宗材料,加工類(lèi)材料,甲定類(lèi)材料,附樣品類(lèi)材料,不明確類(lèi)材料完成定價(jià)、采樣和確定進(jìn)場(chǎng)日期。
�。�4）急需材料采購計劃;指項目部施工中遇到特殊情況，需要購買(mǎi)的材料。項目部電話(huà)說(shuō)明急需類(lèi)材料的購買(mǎi)的具體原因，通知采購部經(jīng)理、總經(jīng)理，經(jīng)批準以后，采購部方可進(jìn)行采購,及時(shí)補報材料計劃。
�。�5）特殊材料計劃.有總經(jīng)理簽字特別批示的材料，按需求日期優(yōu)先購進(jìn)。
第五條材料采購
1、材料詢(xún)價(jià)
針對材料計劃，對應負責的采購員在拿到材料采購計劃后，首先明確相關(guān)材料的具體型號數量和具體要求。倉庫有的材料優(yōu)先應用到項目中,沒(méi)有的材料在與項目部確認好最終的相關(guān)要求后開(kāi)始詢(xún)價(jià)。本著(zhù)“貨比三家，物美價(jià)廉”的原則，對詢(xún)價(jià)供應商數量要求至少三家以上。具體規定和要求如下：
�。�1）采購員在詢(xún)價(jià)時(shí)，原則上可以找任何滿(mǎn)足條件的供應商詢(xún)價(jià)，但針對詢(xún)價(jià)中供應商隨意找人代替或者頂包，對相關(guān)責任人每次500元處罰，并承擔相應責任。
�。�2）在詢(xún)價(jià)單中，對供應商所報的價(jià)格隨意增大或更改來(lái)鎖定某個(gè)供應商或者謀取個(gè)人利益，對相關(guān)責任人做開(kāi)除處理，并承擔相關(guān)法律責任。
�。�3）所有采購人員不得向供應商泄露公司信息或機密，不得將物資的底價(jià)或競爭方的信息透露，一經(jīng)發(fā)現，對責任人處以1000元的處罰。
�。�4）針對材料價(jià)值一萬(wàn)元以下，五千元以上或者單項過(guò)千的出具詢(xún)價(jià)單由采購部經(jīng)理審批同意后購買(mǎi)；一萬(wàn)元以上（含一萬(wàn)元）的材料出具詢(xún)價(jià)單后由預算部領(lǐng)導核實(shí),總經(jīng)理審批同意后方可購買(mǎi)，詢(xún)價(jià)單必須貨真價(jià)實(shí)，發(fā)現弄虛作假，對責任人處以1000元罰款，采購部經(jīng)理對其負責抽查落實(shí)，公司抽查。
�。�5）詢(xún)價(jià)單針對材料，不針對個(gè)人或項目，可共享使用。針對詢(xún)價(jià)單的時(shí)效性，一個(gè)月之內，在價(jià)格無(wú)變動(dòng)的情況下同一種材料無(wú)需再出具詢(xún)價(jià)單；
�。�6）針對簽訂合同的長(cháng)期供貨商，在詢(xún)價(jià)時(shí)優(yōu)先考慮；針對開(kāi)具專(zhuān)票的供應商，在詢(xún)價(jià)時(shí)優(yōu)先考慮；針對廠(chǎng)家源頭類(lèi)供貨商，詢(xún)價(jià)時(shí)優(yōu)先考慮。
2、材料對比
�。�1）材料價(jià)格確定后，數量較大的材料與預算清單材料價(jià)格對比，發(fā)現材料價(jià)格差異大或高于預算價(jià)格時(shí)，有詢(xún)價(jià)單的在詢(xún)價(jià)單上注明,簽字時(shí)進(jìn)一步說(shuō)明，沒(méi)詢(xún)價(jià)單的要首先上報領(lǐng)導。
�。�2）材料數量較大的材料，累計數量超過(guò)預算量時(shí)，協(xié)助項目查清原因并上報領(lǐng)導。
3、材料采購工作
�。�1）樣品確認。由采購員聯(lián)系供應商提供多家相應樣品，由項目部或者甲方確認。在樣品確認后，項目部更改或取消，造成損失的由項目部負責并向總經(jīng)理匯報,采購部協(xié)助退貨或退至倉庫。
�。�2）甲方指定材料。指定材料由采購部和項目部一起向總經(jīng)理匯報，包括價(jià)格和付款方式等問(wèn)題。在總經(jīng)理批復后按相應采購流程購買(mǎi)。
�。�3）采購員在供應商樣品確認后上報詢(xún)價(jià)單批復，由采購員與之簽訂合同（公司統一版本）。合同要求保密，在合同中必須注明單價(jià)、材料型號及發(fā)票的類(lèi)型和開(kāi)具發(fā)票的時(shí)間，資料完善,合同的其他具體要求按公司制度執行。
�。�4）針對材料采購，采購員需在4天的采購周期內完成一般材料采購，未進(jìn)場(chǎng)的，首先由采購部經(jīng)理詢(xún)問(wèn)延遲進(jìn)場(chǎng)的原因，并催促盡快進(jìn)場(chǎng)，對進(jìn)一步未進(jìn)場(chǎng)的材料，每項對采購員處100元罰款，并隨時(shí)間的延長(cháng)進(jìn)行累計。若因其他部門(mén)的原因導致采購計劃落后而延誤交期的，采購部門(mén)不以受到處罰；若因其他部門(mén)申報清單出錯，并沒(méi)有及時(shí)變更導致采購錯誤的，采購部不以受到處罰；若因生產(chǎn)中，材料清單發(fā)生臨時(shí)變更未及時(shí)給予通知導致采購錯誤的，采購部不以受到處罰。
�。�5）針對大宗材料,加工類(lèi)材料,甲定類(lèi)材料,附樣品類(lèi)材料,采購員需在4天的.采購周期內完成材料采樣,詢(xún)價(jià),結合項目部材料使用情況制定出進(jìn)貨時(shí)間,結點(diǎn).未能按時(shí)供貨的給與100元處罰,對于項目上剩余材料過(guò)多,或由于變更造成材料剩余,由項目部負責,采購部協(xié)助辦理退貨或退倉庫手續.
�。�6）采購材料的價(jià)格。針對采購的材料，采購員需對材料價(jià)格負責。在審批過(guò)程中或在以后查核中明顯高于現市場(chǎng)價(jià)20％的，一次性罰款500元；高于現市場(chǎng)價(jià)30％的，一次性罰款1000元；累計3次以上或此項累計罰款金額在1000元以上的對工作安排作調整。在采購過(guò)程中對價(jià)格下降做出巨大貢獻的獎勵100-1000元.若因生產(chǎn)進(jìn)行中出現的突發(fā)采購計劃，采購部應盡力保證以‘為公司節約成本的理念’進(jìn)行采購，若在急需的采購中價(jià)格略高于市場(chǎng)價(jià)的，公司采購部應以實(shí)際情況考慮，不對采購人員進(jìn)行懲罰。
�。�7）采購材料的數量。采購員需根據項目上所報計劃來(lái)確定采購數量，原則上不得大于項目上所報材料的數量標準（砂石料或者磚等地材因湊車(chē)增加數量的經(jīng)項目部確認同意后的除外）。在項目材料驗收入庫時(shí)發(fā)現數量弄虛作假，查明原因后如是采購員弄虛作假，每次處200元經(jīng)濟處罰，并追究相關(guān)責任；如是供應商弄虛作假，采購員首先要通知供應商本批次貨物按實(shí)際到貨數量結算，并根據實(shí)際情況作出部分經(jīng)濟處罰。
�。�8）采購材料的質(zhì)量。采購員需根據項目要求的質(zhì)量標準來(lái)確定采購質(zhì)量，在項目材料驗收入庫時(shí)發(fā)現質(zhì)量弄虛作假，以次充好，查明原因后如是采購員弄虛作假，每次處200元經(jīng)濟處罰，并追究相關(guān)責任；如是供應商弄虛作假，采購員首先要通知供應商退貨或更換，并根據實(shí)際情況作出部分經(jīng)濟處罰。
�。�9）材料進(jìn)度跟催。由供應商送貨材料，加工類(lèi)材料等有送貨周期的材料，采購員需及時(shí)跟進(jìn)，掌握送貨進(jìn)度，保證工地正常施工。
第六條材料入庫
�。�1）每個(gè)項目部由公司指定具體的材料收料員，每一項材料入庫必須由收料員本人驗收，及時(shí)開(kāi)具相應的材料入庫單；收料員不在場(chǎng)時(shí)，由他指定相應人員臨時(shí)驗收入庫，后期本人核實(shí)無(wú)誤后開(kāi)具相應的材料入庫單。不能滯后采購部的單據手續工作。
�。�2）相關(guān)資料務(wù)必貨到資料到,資料要真實(shí)有效，對隨貨帶去的材料相關(guān)資料（包括但不限于合格證、檢驗報告等）統一隨材料交付材料員保管，資料不全的由收料員向采購員通知補全，后期項目部丟失的，采購部不在負責，由項目部自行解決。相關(guān)的資料一定是廠(chǎng)家蓋章或者供應商蓋章，否則視為無(wú)效資料，需重新提供。
�。�3）項目部對驗收后的材料數量和初步的材料質(zhì)量負責。收料員接到材料到貨通知后,對應清單數量進(jìn)行清點(diǎn),發(fā)現問(wèn)題做出記錄,需要測量的進(jìn)行測量,同時(shí)對材料表面質(zhì)量進(jìn)行初步檢測,需要通知技術(shù)員的有技術(shù)員檢測,無(wú)異議,在清單上簽字或開(kāi)證明,材料清單或收據上必須有章或供貨商簽字,否則視為無(wú)效票據,再辦理入庫手續,有異議的由采購員協(xié)調退貨或其它方式處理,原則上后期發(fā)現材料數量不對或者損壞的情況由項目部負責，采購部協(xié)助解決。內在質(zhì)量問(wèn)題有采購員，項目部，供應商共同分析，協(xié)商解決。
�。�4）收料員根據實(shí)際收貨數量和質(zhì)量開(kāi)具入庫單，采購員根據實(shí)際驗收的材料數量和質(zhì)量與相關(guān)供應商結算。
�。�5）采購部單據按預算編制材料分類(lèi)初步統計與預算量對比,做出預警,給項目及領(lǐng)導提供參考依據.
第七條材料賬款
1、材料預付款及定金
�。�1）針對部分材料需要預付款的情況，采購員盡量采用預付款方式,預付款時(shí)手續要齊全(手續見(jiàn)財務(wù)制度),減少個(gè)人借款,卻有需要通過(guò)借款的方式，在公司統一版本的借條上面需要寫(xiě)明錢(qián)數，借款項目部和用途（如能寫(xiě)清楚單價(jià)數量也要寫(xiě)明）。部門(mén)經(jīng)理簽字，財務(wù)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字。如借款金額大于或者等于十萬(wàn)還需要董事長(cháng)簽字。簽字完成后交到財務(wù)部。
�。�2）借款需要在財務(wù)規定的時(shí)間內及時(shí)沖減，具體要求見(jiàn)財務(wù)部規章制度。
2、對賬支付
�。�1）每項購買(mǎi)的材料應和預算編制對應由采購員詳細的記錄購買(mǎi)時(shí)間、材料數量、型號、價(jià)格、供應商名稱(chēng)、付款方式、是否開(kāi)具發(fā)票及發(fā)票類(lèi)型；采購部統計人員對相關(guān)材料對應計劃按實(shí)際貨單做出詳細統計，做后期對賬核帳使用。
�。�2）相關(guān)簽字手續
�。�3）個(gè)人報銷(xiāo)
針對由采購員個(gè)人報銷(xiāo)的材料單據，采購員應提供相應的支付憑證，包括小票，微信截圖等。其他要求需按財務(wù)部和公司相關(guān)的規章制度執行。
�。�4）供應商轉賬
針對由財務(wù)部直接轉賬的材料單據，采購員應根據其開(kāi)具的發(fā)票準確的提供相應的收款帳號，因帳號提供錯誤而延遲支付的，針對情況，由供應商或者采購員承擔相關(guān)責任。嚴禁將供應商的款項報銷(xiāo)個(gè)人等挪用公司款項的情況出現，一經(jīng)發(fā)現，每次處100元的罰款，并追究相關(guān)法律責任。其他要求需按財務(wù)部和公司相關(guān)的規章制度執行。
�。�5）供應商掛賬
針對掛賬支付的材料單據，采購員填寫(xiě)單據時(shí)應寫(xiě)明掛賬單位（與開(kāi)具發(fā)票單位一致，其他特殊情況需提前向財務(wù)部說(shuō)明）和詳細的工程名稱(chēng)。與公司長(cháng)期合作的供應商在工地出現退貨的情況時(shí)，退貨單同樣需附上掛賬單并寫(xiě)明為退貨，掛賬金額為負數，掛賬聯(lián)為掛賬單第3聯(lián)。采購員每月與合作供應商核對賬目一次，確保無(wú)漏帳，重帳，錯賬。其他要求需按財務(wù)部和公司相關(guān)的規章制度執行。
�。�6）供應商掛賬付款
在掛賬的供應商滿(mǎn)足付款條件后，由供應商開(kāi)具相應的收款收據，采購員在收款收據后粘貼對應的掛賬單第二聯(lián)，執行付款手續。付款采用少付勤付,有采購人員,或財務(wù)人員主動(dòng)通知供應商方式,提高公司信用度,增加掛賬額.減少不必要的手續.其他要求需按財務(wù)部和公司相關(guān)的規章制度執行。
第八條剩余物資處理
�。�1）項目部出現的剩余材料,數量大的由項目部向領(lǐng)導做出回報,同時(shí)由材料員提出退貨申請,由采購人員聯(lián)系供應商退貨,并開(kāi)具退貨單,由項目部簽字認可,以付.賬的由供應商將貨款打回財務(wù)帳戶(hù)或以現金退款,具體方法按財務(wù)要求辦理手續.掛賬的,退貨單需附上掛賬單并寫(xiě)明為退貨，掛賬金額為負數，掛賬聯(lián)為掛賬單第3聯(lián)。
�。�2）項目部出現的剩余材料,數量較小的(能退則退),不能退貨的材料,由材料員辦理退庫手續,與采購員一同將材料退至倉庫內,按進(jìn)貨價(jià)的50%-70%價(jià)退出項目成本.
�。�3）多次能利用的材料,由材料員辦理退庫手續,與采購員一同將材料退至倉庫內,辦理入庫手續.
第九條其他工作
1、材料售后質(zhì)保
在相關(guān)的材料在購買(mǎi)時(shí)，如燈具，機械等需在單據上注明保修期限。在保修期內由采購人員聯(lián)系供應商進(jìn)行維修保養；在保修期外由項目部和采購部協(xié)商解決。
2、發(fā)展定點(diǎn)供應商
�。�1）發(fā)展優(yōu)質(zhì)供應商，簽訂聯(lián)營(yíng)協(xié)議。
�。�2）盡力做到供應商直接供貨到施工現場(chǎng)，由項目部直接驗收、入庫。
�。�3）發(fā)展聯(lián)營(yíng)供應商的數量和質(zhì)量，堅持每月每個(gè)采購員增加一名長(cháng)期合作掛賬供應商,也作為采購部月度考核的重要內容。
3、合同
采購部的材料合同均采用公司同一版本，采購員在簽訂合同時(shí)應該注意以下幾點(diǎn)：
�。�1）合同一定要注明開(kāi)具發(fā)票的類(lèi)型和開(kāi)具發(fā)票對應的時(shí)間節點(diǎn)。
�。�2）合同對相關(guān)的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量作出明確的要求，針對要求要有相關(guān)的制約措施。
�。�3）合同相關(guān)附件一起準備齊全后申請蓋章，附件主要包括但不限于供應商的營(yíng)業(yè)執照，開(kāi)戶(hù)許可證，法人或者代理人的身份證復印件，代理人的委托書(shū)等，附件上面一定要有供應商的公章認可。
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