文件管理制度[集錦15篇]
在社會(huì )發(fā)展不斷提速的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編收集整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
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文件管理制度1
電子文件管理制度的重要性體現在以下幾個(gè)方面：
1.保障信息安全：防止數據泄露，維護企業(yè)利益。
2.提升效率：規范流程，減少因文件混亂導致的時(shí)間浪費。
3.法規遵從：滿(mǎn)足法律法規對電子文件管理的要求，降低法律風(fēng)險。
4.知識傳承：通過(guò)有序的.歸檔和檢索，促進(jìn)企業(yè)知識的積累與傳承。
5.決策支持：準確、完整的信息有助于企業(yè)做出明智決策。
文件管理制度2
一、檔案歸檔制度
�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
5.每年形成的會(huì )計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì )議(技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議)，在會(huì )議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的.文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門(mén)窗及箱柜應隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類(lèi)裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3.庫房門(mén)窗須安裝窗簾，庫房?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100勒克期。
4.避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房?jì)葢锌諝庹{節和溫濕度計等設施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學(xué)地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專(zhuān)門(mén)安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
3.從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告、會(huì )同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。
檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字
六、檔案保管統計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開(kāi)，并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學(xué)習《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì )上級檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學(xué)習業(yè)務(wù)，鉆研各類(lèi)檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節應嚴格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò )成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會(huì )，開(kāi)展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實(shí)。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規劃。
7.負責綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
2.負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
6.負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
文件管理制度3
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門(mén)和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負責管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負責對各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導、監督和檢查;
各部門(mén)設有資料管理員,負責本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的`各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì )議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標文件等;
6.公司的各類(lèi)申請、請求與相關(guān)部門(mén)的批復;
7.財務(wù)、會(huì )計及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時(shí)間,系統的排列。
3.案卷標題要簡(jiǎn)明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(cháng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時(shí)期內有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(cháng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫(xiě)檔案號,然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷(xiāo)毀規定
公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請,報銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷(xiāo)毀檔案要嚴格執行保密規定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請,部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序并簽字確認。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價(jià)值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認真驗收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文件管理制度4
文件發(fā)放管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它旨在規范公司內部文件的分發(fā)、存檔和管理，確保信息流通的安全、高效。該制度涵蓋了文件的分類(lèi)、編號、審批、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節。
內容概述：
1、文件分類(lèi)：明確各類(lèi)文件的性質(zhì)，如行政文件、財務(wù)文件、技術(shù)文件等，以便合理歸檔。
2、編號規則：制定統一的文件編號體系，便于查找和跟蹤文件。
3、審批流程：設定文件發(fā)放前的審批流程，確保信息的準確性和合規性。
4、發(fā)放管理：規定文件的'發(fā)放對象、方式和時(shí)間，防止信息泄露。
5、存檔保存：制定文件的保存期限和存儲方式，保證文件的完整性和可追溯性。
6、回收銷(xiāo)毀：明確文件的回收程序和銷(xiāo)毀標準，保護企業(yè)信息安全。
文件管理制度5
一、文件管理內容
第一條
為削減發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導作用，結合公司的實(shí)際情況，特訂立本制度。
第二條文件管理內容緊要包含：上級函、電、來(lái)文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來(lái)公司公啟文件（除領(lǐng)導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發(fā)員對上級來(lái)文拆封后應適時(shí)附上外來(lái)文件流單，并分類(lèi)登記編號、保管。
2、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應適時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保管。
第五條公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任依據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦，緊要文件應呈送公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避開(kāi)文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特別情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦看法，辦公室收發(fā)員應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件應立刻指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應依照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應適時(shí)歸檔周轉，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決議、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件緊要用于：（1）公布規章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或依據上級文件精神訂立的工廠(chǎng)文件；
�。�3）公布體制機構變更或干部任免事項；（4）公布重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決議；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決議和通報；
�。�6）其他有關(guān)重點(diǎn)事項；
3、上行文件緊要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決議；
外發(fā)文緊要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、布置部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決議，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門(mén)的.名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規定：
1、各部門(mén)需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》，并認真寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期；
2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。
3、辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容欠妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
5、對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理清楚；
6、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽； 7、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統一編號打��；
8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名； 9、文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意后辦公室方可借閱。
m.第十一條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，定時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應依照內容、名稱(chēng)、時(shí)間次序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。緊要工作、緊要會(huì )議形成的文件材料，要適時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門(mén)各留存一份備查）。
七、文件的銷(xiāo)毀
第十五條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保管價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷(xiāo)毀手續。
文件管理制度6
記錄文件管理制度的重要性體現在以下幾個(gè)方面：
1.提升效率：規范化的文件管理能提高工作效率，減少因找不到文件或文件版本混亂帶來(lái)的困擾。
2.保證合規：符合法律法規要求，避免因文件管理不當引發(fā)的法律風(fēng)險。
3.促進(jìn)溝通：統一的.文件格式和流程，有利于各部門(mén)間的溝通協(xié)調，降低誤解。
4.保護知識資產(chǎn)：有效管理和利用企業(yè)的知識資源，防止重要信息的流失。
5.支持決策：提供準確、全面的信息，為管理層的決策提供有力支持。
文件管理制度7
XX人民醫院文件管理制度是保障醫院日常運營(yíng)和管理的重要工具，旨在規范文件的生成、存儲、檢索和銷(xiāo)毀流程，確保信息的安全、準確和有效利用。通過(guò)該制度，可以提高工作效率，防止信息混亂，保障醫療質(zhì)量和患者權益，同時(shí)也有利于法規遵守和審計需求。
內容概述：
1、文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的'分類(lèi)標準，如行政、醫療、財務(wù)等，并設定統一的編碼系統，便于識別和管理。
2、文件制作與審批：規定文件的起草、審核、批準和發(fā)布流程，確保文件內容的準確性與合規性。
3、文件存檔與保管：規定文件的存儲方式、期限和保管責任人，確保文件安全無(wú)損。
4、文件使用與檢索：建立有效的檢索系統，方便員工快速獲取所需文件，提高工作效率。
5、文件更新與廢止：明確文件修訂和廢止的程序，保證信息的時(shí)效性。
6、文件保密與權限：設定文件的保密級別，控制訪(fǎng)問(wèn)權限，保護敏感信息。
7、文件電子化與備份：推進(jìn)紙質(zhì)文件的電子化，定期備份，以防數據丟失。
文件管理制度8
工程文件資料的有效管理，對于企業(yè)的運營(yíng)至關(guān)重要。
它能保證項目的'規范運行，防止因文件混亂導致的工程延誤或質(zhì)量問(wèn)題。
良好的文檔管理有助于企業(yè)規避法律風(fēng)險，如合同糾紛、知識產(chǎn)權爭議等。
完整的工程記錄是評估項目績(jì)效、優(yōu)化工作流程的基礎，有助于企業(yè)持續改進(jìn)。
妥善保管的文件資料是企業(yè)知識資產(chǎn)的一部分，可為未來(lái)的項目提供借鑒和參考。
文件管理制度9
一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專(zhuān)職負責服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會(huì )議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案、市府法規、車(chē)輛檔案、戶(hù)口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無(wú)權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過(guò)目。
五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類(lèi),無(wú)論是按字母順序,還是按內容,按時(shí)間等形式分類(lèi),其目的`都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過(guò)期的文件資料要急時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導批準可做銷(xiāo)毀處理。
文件管理制度10
辦公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能確保企業(yè)信息的準確無(wú)誤，防止因文件混亂導致的'工作延誤和決策失誤；另一方面，它有助于保護企業(yè)敏感信息，防止非法獲取和濫用，維護企業(yè)利益；良好的文件管理也有助于滿(mǎn)足法律法規要求，降低潛在的法律風(fēng)險。
文件管理制度11
電子文件管理制度是企業(yè)信息化管理的核心組成部分，旨在規范電子文件的創(chuàng )建、存儲、使用、歸檔和銷(xiāo)毀等全過(guò)程，確保信息的安全、準確和有效利用。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與編碼：建立統一的文件分類(lèi)標準和編碼規則，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng )建與審批流程：明確電子文件的創(chuàng )建、編輯、審批流程，確保信息的準確性和合規性。
3. 存儲與備份：規定存儲介質(zhì)、格式和備份策略，防止數據丟失。
4. 訪(fǎng)問(wèn)與權限管理：設定不同級別的.訪(fǎng)問(wèn)權限，保護敏感信息。
5. 使用與修改記錄：記錄文件的使用和修改情況，便于追蹤歷史版本。
6. 安全防護：實(shí)施防火墻、加密技術(shù)等措施，防止病毒侵入和非法訪(fǎng)問(wèn)。
7. 歸檔與銷(xiāo)毀：制定歸檔標準和銷(xiāo)毀政策，確保合規性。
8. 培訓與監督：定期進(jìn)行員工培訓，加強制度執行的監督與評估。
文件管理制度12
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構成且在本部門(mén)管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統一發(fā)放和回收。
(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負責人簽字接收。如部門(mén)負責人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負責及時(shí)將文件轉給部門(mén)負責人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(cháng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(cháng)級管理人員，再由正科長(cháng)級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀(guān)，由原編制構成的部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數據性或原則性的'須報直屬部經(jīng)理簽字認可)，連同編制構成部門(mén)負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據更改字數多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線(xiàn)劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門(mén)負責人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復印好，由其部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況(屬數據性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
(2)所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統一換頁(yè)并注明執行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門(mén)調整、規劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制構成部門(mén)負責人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對本年度平時(shí)未統一回收的文件、報表等無(wú)效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷(xiāo)毀。
5、其它規定：
(1)任何部門(mén)以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(cháng)兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。
(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負責人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請，由原發(fā)放部門(mén)復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。
(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存備查證明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件管理制度13
指導書(shū)文件管理制度旨在規范企業(yè)內部的文檔管理工作，確保信息的準確、安全、高效流通，為企業(yè)的'決策提供可靠依據。這一制度涵蓋了文件的創(chuàng )建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過(guò)程，同時(shí)強調了權限管理、保密性和合規性。
內容概述：
1、文件分類(lèi)與編碼：建立統一的文件分類(lèi)標準，便于管理和檢索。
2、制作與審批流程：明確文件的制作要求、審批權限和流程，確保內容的準確性。
3、存儲與備份：規定文件的存儲位置、期限和備份策略，防止數據丟失。
4、使用與訪(fǎng)問(wèn)權限：設定不同層級員工的文件訪(fǎng)問(wèn)權限，保護敏感信息。
5、更新與修訂：建立文件修訂機制，及時(shí)反映業(yè)務(wù)變化。
6、銷(xiāo)毀與歸檔：規定文件的廢棄標準和歸檔程序，遵守法規要求。
7、培訓與監督：定期進(jìn)行文件管理培訓，強化員工意識，并實(shí)施監督考核。
文件管理制度14
文件考核管理制度的重要性在于：
1.提升效率：通過(guò)標準化流程，減少文件處理中的'混亂和延誤。
2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護企業(yè)利益。
3.保證合規性：符合行業(yè)法規和企業(yè)內部政策，避免法律風(fēng)險。
4.培養良好習慣：促使員工養成良好的文件管理習慣，提高工作質(zhì)量。
文件管理制度15
一、文件管理內容緊要包含：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，實(shí)在由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的'文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的。核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應適時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保管，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，緊要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避開(kāi)文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
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