人事檔案編碼怎么編

　　隨著(zhù)人才的合理流動(dòng)，企業(yè)人單位人員的優(yōu)化組合，需要查檔、提檔、轉檔的人次越來(lái)越多，那么，如何對員工人事檔案進(jìn)行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下小編為大家整理了人事檔案編號的相關(guān)內容，希望對大家有所幫助！

　　人事檔案編碼怎么編

　　一、干部人事檔案編號方法

　　1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類(lèi)似四角號碼法），這種編號具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。

　　2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類(lèi)，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：簡(jiǎn)單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現有的號過(guò)多，有的號過(guò)少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問(wèn)題。

　　3、漢語(yǔ)拼音字母編號法。漢語(yǔ)拼音字母編號法是根椐漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語(yǔ)拼音方法，編號和使用都很簡(jiǎn)便。缺點(diǎn)是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。

　　此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務(wù)（職稱(chēng)）編號法”、按干部調進(jìn)時(shí)間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經(jīng)常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

　　二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學(xué)，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關(guān)。主要的方法有以下幾種：

　　干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節省存放空間。

　　1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個(gè)架（柜）標出幾號至幾號，每層檔案架或每個(gè)檔案柜存檔案不宜過(guò)滿(mǎn)，留出適當的空位，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡(jiǎn)便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語(yǔ)拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫(xiě)干部人事檔案號和編制檢索工具的部門(mén)，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫(xiě)的檔案號分別上架或入柜。在一個(gè)姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫(xiě)檔案號和檢索工具的部門(mén)，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個(gè)地區或一個(gè)單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門(mén)，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個(gè)地區、一個(gè)部門(mén)的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動(dòng)而調整檔案的存放架（柜）。

　　人事檔案編號要注意的五點(diǎn)

　�、偃�宗號是指區檔案館給各單位的代號。

　�、谀甓忍柺侵笟w檔文件形成的年度。

　�、垲�(lèi)別號用大寫(xiě)拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類(lèi)代號，阿拉伯數字為類(lèi)別號。

　�、鼙９芷谙薨凑沼谰�、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

　�、菁�號（即文件的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內編寫(xiě)流水號。即同一個(gè)保管期限的，件號都是從“1”開(kāi)始。也就是說(shuō)，同一年度、同一保管期限、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號；同一年度、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）、不同保管期限的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號。

　　人事檔案的檔案特征

　　1、全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(cháng)、思想發(fā)展的歷史，能展現員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

　　2、現實(shí)性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門(mén)正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據。直接為現實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

　　3、真實(shí)性

　　這是人事檔案現實(shí)性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個(gè)體材料客觀(guān)真實(shí)，才能為用人部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　4、動(dòng)態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著(zhù)當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的"時(shí)間差"，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補充新材料。

　　5、流動(dòng)性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即"有檔無(wú)人"，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅持"檔隨人走"，在員工調走后的一周以?xún)�，必須將其人事檔案轉往新的管理部門(mén)。

　　6、機密性

　　人事檔案的內容涉及個(gè)人功過(guò)等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì )無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機構的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

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