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紙質(zhì)檔案數字化流程
檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。下面是小編幫大家整理的紙質(zhì)檔案數字化流程，希望能夠幫助到大家。
紙質(zhì)檔案數字化流程
我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著(zhù)不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱(chēng)作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，現統一稱(chēng)作“檔案”。以下是小編為大家整理的紙質(zhì)檔案數字化流程相關(guān)內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！
1、即按照《檔案著(zhù)錄規則》（ DA / T18 ）等的要求，規范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著(zhù)錄項、字段長(cháng)度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁(yè)號和頁(yè)數等，應進(jìn)行修改。
2、在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應注意保護檔案不受損害。
3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開(kāi)。普發(fā)性文件區分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、破損嚴重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應先進(jìn)行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進(jìn)行相應處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
5、制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號和頁(yè)數。
6、掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂�；謴脱b訂時(shí)，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無(wú)遺漏。
檔案數字化具體流程
1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質(zhì)檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責任人審批后嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫手續，并與數字化部門(mén)共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。
2.數字化前處理。對確定掃描頁(yè)進(jìn)行頁(yè)碼編制，按照目錄數據庫建立時(shí)制定的數據規則，對照紙質(zhì)檔案內容進(jìn)行錄入檔案目錄。
3.檔案掃描。根據紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況進(jìn)行掃描，掃描時(shí)應調整設置好相關(guān)參數以保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。
4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是，數字圖像不完整、無(wú)法清晰識別或圖像失真時(shí)，應重新掃描；對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時(shí)糾正。
5.數據掛接。借助相關(guān)軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質(zhì)檔案數字化圖像進(jìn)行掛接，實(shí)現目錄數據和數字圖像關(guān)聯(lián)。
6.數字化成果驗收與移交。經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的驗收組對紙質(zhì)檔案數字化成果進(jìn)行驗收，收的內容包括紙質(zhì)檔案數字化成果（數字圖像、檔案目錄、元數據、數字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等）。
7.檔案入庫。紙質(zhì)檔案數字化工作完成后，應注意保持檔案原貌，做到安全、準確、無(wú)遺漏按照檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)后，辦理檔案入庫手續。
檔案數字化介紹
檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線(xiàn)性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。
檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì )主義經(jīng)濟建設服務(wù)，為社會(huì )主義精神文明建設服務(wù)。
檔案數字化的優(yōu)勢
檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：
一、提高經(jīng)濟效益
過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯 一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時(shí)的數據信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無(wú)疑是對其更好的保護，另外，通過(guò)檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
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