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檔案數字化的意義
在平平淡淡的日常中，大家都經(jīng)常接觸到檔案數字化吧，檔案數字化的意義在哪里，很多人有了解過(guò)嗎?下面由小編為大家整理的檔案數字化的意義，希望可以幫到大家!
檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團企業(yè)，實(shí)現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數字檔案館，是集團企業(yè)數字檔案管理最佳解決之道。
檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：
一、提高經(jīng)濟效益
過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時(shí)的數據信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無(wú)疑是對其更好的保護，另外，通過(guò)檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
檔案數字化內容
一、檔案數字化管理：
數字化干部人事檔案管理系統是對傳統干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng )新，能夠實(shí)現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過(guò)組織系統專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)系統管理員的授權，單位內部領(lǐng)導和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現遠程閱檔。系統全面運行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉變。
二、檔案數字化采集：
從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁(yè)數、區分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數據采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專(zhuān)人再次對檔案原件及數據進(jìn)行審核，確認無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節相互配合，協(xié)同操作，以流水線(xiàn)方式完成信息的采集、審核工作。
三、檔案數字化查閱：
以組織系統專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò )基礎，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構，在組織系統內部實(shí)現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長(cháng)期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
拓展：
基本介紹
檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線(xiàn)性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。
檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì )主義經(jīng)濟建設服務(wù)，為社會(huì )主義精神文明建設服務(wù)。
解決方案
利用當前最先進(jìn)的標準規范、信息技術(shù)，推出面向集團企業(yè)的數字檔案館解決方案。
網(wǎng)絡(luò )拓撲結構
檔案管理系統企業(yè)版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網(wǎng)絡(luò )條件比較好的集團企業(yè)，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于企業(yè)內部網(wǎng)絡(luò )，將檔案信息資源集中存放在總部。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過(guò)通用的WEB查詢(xún)平臺和統一的權限管理，在任何分支機構都可以進(jìn)行跨部門(mén)、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。
功能框架
應用系統由基礎應用平臺、業(yè)務(wù)應用平臺、信息服務(wù)平臺、系統管理與維護、接口等五個(gè)部分組成：
基礎應用平臺為系統功能提供基礎性的應用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報表引擎等等。
業(yè)務(wù)應用平臺為檔案管理機構提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開(kāi)發(fā)利用等業(yè)務(wù)。
信息服務(wù)平臺為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢(xún)模式、圖書(shū)資料信息的查詢(xún)、電子文件瀏覽等。
系統設置與維護實(shí)現系統設置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。系統設置主要用于配置系統運行環(huán)境的參數，包括服務(wù)器集群、存儲系統（支持分布式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業(yè)務(wù)建模系統主要包括全宗群、檔案門(mén)類(lèi)、管理目錄樹(shù)、分類(lèi)表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。
接口接口包括了兩個(gè)部分，一部分是本系統與其它系統集成的接口，一般包括了與OA系統等系統的集成接口；另一個(gè)接口是指系統提供二次開(kāi)發(fā)的接口，系統可提供基礎應用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開(kāi)發(fā)包。
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