淺析基層檔案數字化建設

　　[摘 要]信息時(shí)代檔案工作的主題是檔案信息化建設，而檔案信息化建設中一個(gè)重要的內容則是檔案數字化建設。檔案數字化建設可以說(shuō)是檔案管理過(guò)程中一場(chǎng)深刻的革命，因此當今時(shí)代檔案數字化建設的研究具有十分重要的意義。

　　[關(guān)鍵詞]基層檔案;分析;數字化建設

　　檔案數字化理論的研究始于以美國為代表的西方發(fā)達國家，而隨著(zhù)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數字化理論的研究已經(jīng)逐步波及到發(fā)展中國家�，F今國內對檔案數字化工作的建設還剛起步，并處在探索與論證階段，對檔案數字化建設的研究主要集中在數字檔案館建設、以及一些專(zhuān)門(mén)檔案的數字化建設。

　　現階段國內從傳統檔案管理模式到數字檔案管理模式的過(guò)渡性研究中，側重點(diǎn)不夠明顯，稀缺具有現實(shí)指導意義的理論，大多停留在概念性的探索。為了更好的應對我國檔案數字化建設的需要，適應現代信息技術(shù)的挑戰，指導檔案部門(mén)進(jìn)行檔案數字化建設，本對檔案數字化建設中若干問(wèn)題進(jìn)行了探討。

　　一、檔案數字化的內涵

　　(1)什么是檔案數字化

　　檔案數字化是一種綜合性的信息記錄技術(shù)，是一種利用數據庫技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)來(lái)記錄信息的一種技術(shù)手段。所謂的數字化就是用0和1兩位數字編碼來(lái)表達一切信息，既是將要記錄的所有信息全都是變成數字信號。由此可見(jiàn)，數字化是就信息而言的，那么檔案數字化也就是檔案信息化，是將紙質(zhì)文件、以及聲音圖像文件等傳統介質(zhì)的文件，系統的組織成具有有序結構的檔案信息庫。

　　(2)檔案資源如何數字化整理

　　檔案資源數字化整理包括使用數字技術(shù)將館藏各種檔案數字化和接收歸檔的電子檔案兩個(gè)方面;這是檔案數字化的基礎。其基本途徑一是檔案館把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開(kāi)發(fā)匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機上網(wǎng);二是將各種傳統介質(zhì)的檔案也將會(huì )有選擇性地轉化為二進(jìn)制數字代碼形式存儲起來(lái)，以數字化形式存在。

　　(3)檔案數字化的優(yōu)點(diǎn)

　　傳統的檔案信息經(jīng)過(guò)數字化處理后，提高了計算機檢索速度;節省了檔案的存貯空間，緩解庫房緊張的壓力;減少檔案原件(特別是珍貴檔案)由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內容和數量，加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，更能為檔案館開(kāi)展特色服務(wù)創(chuàng )造條件。

　　二、檔案數字化的建設

　　(1)吐舊納新，更新觀(guān)念

　　如今在絕大多數檔案工作人員心中，已經(jīng)把傳統的檔案管理模式形成了的一種習慣。在思想觀(guān)念上對數字化的推行上既不熱心也缺乏激情。在基層檔案部門(mén)中工作人員當面對相對有限的檔案庫藏和相對固定的服務(wù)對象時(shí)，傳統的管理模式仍然好用、管用，日常工作還能做到熟門(mén)熟路，那自然覺(jué)得沒(méi)有棄熟從生、自找不適來(lái)推行數字化的必要，對一些老的檔案工作者來(lái)講，要把看得見(jiàn)、摸得著(zhù)的檔案資料變成無(wú)形的數字信息來(lái)儲存，會(huì )在心理上感到不踏買(mǎi)，把數字檔案建設看成是一項費時(shí)費力、更缺乏實(shí)際意義的“趕時(shí)髦”，從而本能地產(chǎn)生抵觸情緒。要消除這種現象，最好的辦法就是讓他們親眼看到數字化成果在實(shí)際應用中的卓越表現和優(yōu)異特點(diǎn)，從心底里真正的認識這個(gè)新事物，認可這種新作法。

　　(2)爭取經(jīng)費，從“小”到“大”

　　相對于單位的各項職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經(jīng)費分配上，基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向，導致檔案數字化建設硬件投的資金不足，致使基層檔案數字化工作起步艱難�；鶎訖n案數字化要積極爭取經(jīng)費，把錢(qián)用到“刀刃”上，從小規模到大規模，優(yōu)先開(kāi)展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進(jìn)行，循序漸進(jìn)，一年接著(zhù)一年干，一茬領(lǐng)導接著(zhù)一茬領(lǐng)導干，不要中斷，持續進(jìn)行。

　　(3)內生外引，合力共建

　　人才是檔案數字化建設的根本，網(wǎng)絡(luò )設計和硬件配置需要專(zhuān)業(yè)的人才，設備維護和軟件開(kāi)發(fā)需要專(zhuān)業(yè)的人才，數據庫的建立和數字檔案的管理同樣需要專(zhuān)業(yè)的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門(mén)非常缺乏，沒(méi)有這樣的人才作為基礎，數字化建設就無(wú)法從規劃變?yōu)楝F買(mǎi)。我們應充分運用本單位人員和外請人員兩種力量，解決專(zhuān)業(yè)人才缺乏的問(wèn)題。其次，應加強檔案工作者知識結構更新。鼓勵檔案行業(yè)從業(yè)人員加強學(xué)習，不僅要精通檔案業(yè)務(wù)知識，而且要熟悉計算機、數據庫、網(wǎng)絡(luò )通訊等知識，努力培養能夠勝任新時(shí)期檔案工作的復合型人才。第三，要充分運用各種有效的激勵手段來(lái)調動(dòng)人員積極性，提高數字化速度和工作效率。

　　(4)把握重點(diǎn)，民生優(yōu)先

　　在推進(jìn)室藏檔案數字化的過(guò)程中，將紙質(zhì)室藏轉變成數字室藏是一項耗時(shí)費力的艱巨工程，很多單位重視數字化設施的建設而輕視數字檔案內容的建設，以致空有數字化系統而無(wú)數字檔案內容。數字檔案室建設必須“內容為王”，著(zhù)重數字內容的積累，著(zhù)重傳統載體檔案數字化�；鶎訖n案數字化要從過(guò)去以技術(shù)為主導向以服務(wù)為主導轉變，從注重應用信息技術(shù)向注重檔案內容信息轉變，建設以服務(wù)為主導的檔案信息化體系。我們應本著(zhù)“利用為重、民生優(yōu)先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數字化，把社會(huì )急需、群眾急需的檔案優(yōu)先數字化，努力在較短時(shí)間買(mǎi)現數字化工作的高價(jià)值、高利用率。

　　(5)遵循規范，標準同行

　　檔案數字化建設的最終目標是建立數字檔案館，數字檔案館是在眾多數字檔案室的基礎上形成的。沒(méi)有基層檔案的數字化，就沒(méi)有構建數字檔案館的基礎信息;不在標準化的規范體系框架下構建基層檔案數字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯(lián)的高質(zhì)量的數字檔案館。截止目前，我國相關(guān)指導性文件和標準規范出臺相對滯后，檔案信息化標準體系、數字檔案館(室)建設標準體系不夠健全�；鶎訖n案部門(mén)在當前的情況下，首先應當緊密跟蹤標準化建設的進(jìn)程和動(dòng)態(tài)，建立健全自身的檔案數字化建設方案，努力使自身的數字化建設與標準化建設的進(jìn)程相合拍，數字化建設與標準化建設的發(fā)展同步;其次是加強與同行的橫向交流與溝通，主動(dòng)與本區域數字網(wǎng)絡(luò )相接軌。

　　三、結語(yǔ)

　　檔案數字化建設是一項復雜的、龐大的系統工程，也是一項長(cháng)期的、艱巨的戰略任務(wù)。就目前形勢來(lái)看，在以計算機為核心的信息技術(shù)條件下，形成的各種數字文件將是未來(lái)數字化檔案資源的主體。數字化檔案資源不僅是檔案信息化建設的基礎和前提，也是建設數字檔案館的基礎和前提。所以通過(guò)檔案數字化建設，最終發(fā)展結果是要建設數字檔案館，只有這樣，才能為經(jīng)濟建設和社會(huì )發(fā)展更好地服務(wù)，才能促進(jìn)中國數字檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]向立文.檔案數字化建設中若干問(wèn)題的研究[D].南湘大學(xué)，2014;

　　[2]黃彩珍.論基層檔案數字化建設[J].檔案天地，2014.

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