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淺析學(xué)校電子檔案的管理
論文關(guān)鍵詞：電子文件 檔案 學(xué)校論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。 隨著(zhù)以計算機技術(shù)為基礎的現代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運用計算機技術(shù)解決管理問(wèn)題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計算機技術(shù)輔助各類(lèi)工作過(guò)程成為必然與可能。如今，絕大多數學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò )系統來(lái)管理本校的各類(lèi)信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強學(xué)習和探討，如何對這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗和看法。
一、電子文件的整理
1、基建、設備等電子文件的事理。
基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進(jìn)設備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應該附上電子文件內容說(shuō)明和注意事項。
2、財務(wù)電子文件的整理
（1）工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數、明細工資等，同時(shí)還應附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。
（2）賬簿。學(xué)校會(huì )計賬簿內容一般已進(jìn)入計算機管理系統，現在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號、賬簿頁(yè)數、啟用日期，負責人、主管會(huì )計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
3、學(xué)校其它電子文件的整理
現在的學(xué)校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包括教學(xué)、科研、人事管理等內容；教學(xué)管理系統與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結算中心、教務(wù)處、研究生院構成數據交換網(wǎng)。注冊中心負責學(xué)生注冊、選課、排課、課表、成績(jì)等數據的傳遞；結算中心負責學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負責學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數據通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著(zhù)每年數據的更新，過(guò)期數據應由信息中心按檔案部門(mén)的統一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò )移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò )移交的途徑有兩條：?
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)。隨著(zhù)各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號、檔號等，錄入檔案數據庫。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò )終端在其權限范圍內進(jìn)行查詢(xún)。?
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機與信息管理部門(mén)負責歸檔。為適應辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)建立校信息管理系統。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對其數據的真實(shí)性、準確性負責。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應存入光盤(pán)。
三、完善電子文件歸檔制度
1、電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
2、“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)
與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件是用光盤(pán)保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。
1、規范排放和使用。
2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。
3、注意避光。
總之，在規劃電子文件歸檔工作時(shí)，我們的著(zhù)眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，應從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度，這樣才能順應時(shí)代的發(fā)展，既節約了資源，也提升我們的檔案管理層次和效率。
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