淺析醫院電子檔案治理

隨著(zhù)計算機技術(shù)和普遍使用和醫療技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案在醫院檔案工作中所占的比例越來(lái)越大，發(fā)揮著(zhù)日益重要的作用。加強醫院電子檔案的治理和利用，對于進(jìn)步醫院檔案治理水平，促進(jìn)醫院可持續發(fā)展具有重要意義。
　　
　　1 醫院實(shí)行檔案治理計算機化的必要性
　　
　　1.1 隨著(zhù)醫院治理向科學(xué)化、現代化、標準化發(fā)展，醫院各方面對檔案信息的需求有增無(wú)減，迫切要求快速、及時(shí)、正確、系統地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為醫院實(shí)行檔案治理計算機化創(chuàng )建了良好的外部環(huán)境和機遇。
　　1.2 近年來(lái)，醫院辦公自動(dòng)化迅速普及，醫院大多數文件資料和醫療信息都通過(guò)微機打印，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件。假如不對電子文件施行有效的治理，而只是固封于對紙質(zhì)文件的治理上，那么對海量的信息進(jìn)行紙質(zhì)存儲以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將不可能的事。而電子檔案因其可共享性和信息的可操縱性，可以提供方便、快捷的查詢(xún)、復制及數據交換等功能。
　　1.3 傳統的檔案治理方式已經(jīng)不適應現代醫院治理的需要。傳統的檔案治理由于檔案治理職員配備隨意性大、業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊、部分之間文件材料的收集職員沒(méi)有建立起良好的協(xié)作關(guān)系、檔案治理制度不夠健全、標準不一、缺少具體規劃等原因，缺乏完整性、同一性和涵蓋性，從而造成檔案治理效率低下，利用率很低，檔案治理水平不能與醫療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，影響了醫院治理水平的進(jìn)步和業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。
　　
　　2 電子檔案的基本特點(diǎn)
　　
　　相對于傳統的紙質(zhì)或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。只有捉住這些主要特征，才能更好的對其進(jìn)行有效的治理和利用。
　　2.1 虛擬性。我們現有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤(pán)或磁帶，而電子檔案是存儲在計算機網(wǎng)絡(luò )之中，其信息形態(tài)是數字化的，在沒(méi)有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時(shí)，它是無(wú)法顯示出來(lái)的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。
　　2.2 可分離性和易變性
　　電子文件可以從一個(gè)載體轉換到另一個(gè)載體，其內容信息卻不發(fā)生任何變化；還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳給遠方的一個(gè)或多個(gè)接收者；還可把電子文件分解后分別通過(guò)不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設備上，在需要時(shí)再裝配起來(lái)。同時(shí)，由于電子文件信息與載體的可分離性，使電子文件的增、刪、改十分簡(jiǎn)便且不留痕跡，由此也造成電子文件操縱不當而易丟失，或不留痕跡被篡改。
　　2.3 集成性
　　文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，甚至通過(guò)超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴展內容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復雜得多。
　　2.4 時(shí)效性強，周期短。檔案整理是一個(gè)浩大的工程，需要耗費大量的人力物力。而數字檔案則通過(guò)網(wǎng)絡(luò )采集、數字化治理、電子郵件聯(lián)系等新的技術(shù)手段和方式，大大減輕了勞動(dòng)強度，縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯誤或更新資料都十分方便，可以反映最新的情況。
　　2.5 加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。電子檔案在資源加工、整理上有特定的同一標準，如同一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，不同部分的檔案是可以共享的，并可以實(shí)現跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。數字化的編輯出版方式，可以收集到大量的資料，有效避免了過(guò)往由于編撰時(shí)間太長(cháng)遺漏過(guò)多的現象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術(shù)上，電子檔案是智能化的，在非常短的時(shí)間內為用戶(hù)提供最為滿(mǎn)足的信息。
　　
　　3 醫院電子檔案的治理和利用
　　
　　3.1 電子檔案的收集。只要是醫院在工作中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)電子文件，均應收集保存。主要包括以下幾種文件類(lèi)型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其它文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。醫院電子文件的收集既要保證其系統完整，又要保證其原始性和有效性。由于電子文件具有分散性，每個(gè)部分、科室和工作職員都有可能是電子文件的形成者，因此，醫院需建立完善的治理制度，明確各自職責，實(shí)行目標治理，通過(guò)分工合作，完成電子文件的收集工作。鑒于電子文件的特殊性，在收集電子文件的過(guò)程中要留意以下兩點(diǎn)：一是電子文件一旦定稿，應設置為只讀形式，不答應再修改；二是電子文件形成后，應及時(shí)收集；對需要長(cháng)期才能完成的項目，要分階段積累回檔。
　　3.2 電子文件的整理與回檔
　　在做電子文件的整理與回檔工作時(shí)，必須要有同一標準。醫院應責成檔案治理部分，嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質(zhì)量標準、回檔要求標準、全宗劃分標準、分類(lèi)要求標準等，使檔案從立卷到回檔等工作有序可循。在此基礎上，檔案治理職員要將各部分傳輸過(guò)來(lái)的具有保存價(jià)值的電子文件，按照一定的原則和方法，進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等整理工作。電子文檔進(jìn)行集中處理、確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡(luò )的存儲器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上，以便長(cháng)期保存。在整理回檔過(guò)程中要留意以下三點(diǎn)：一是在無(wú)論利用何種途徑回檔，必須由電子文檔形成科室按同一格式編目整理后，傳輸給檔案治理科室，不能由檔案科室自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文檔形成部分對其數據的真實(shí)性、正確性負責。二是電子文件在移交時(shí)，應做可靠性鑒定、可讀性鑒定和密級鑒定。三是回檔的電子文件應是終極版本，不能有任何增減刪改。
　　3.3 電子檔案的利用
　　電子文件回檔后，即成為電子檔案。電子檔案在做好保管的條件下，其治理效能主要體現在利用上，為醫院的建設和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般有三種方法：（1）提供拷貝。電子檔案具有良好的復用性，檔案治理部分可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)、軟磁盤(pán)、U盤(pán)等載體向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案。（2）網(wǎng)絡(luò )傳輸。通訊與計算機技術(shù)結合，為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境。通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行遠間隔傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫院遠程會(huì )診提供了技術(shù)支撐。（3）直接利用。直接利用是利用者通過(guò)檔案館或另一個(gè)檢索機構的電子計算機，在檔案館或網(wǎng)絡(luò )上直接查詢(xún)的一種方法。其特點(diǎn)是可以減少大量的治理工作，為利用者提供技術(shù)支援，使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。在電子檔案的利用過(guò)程中，要留意以下三點(diǎn)：一是確定電子檔案使用權限，查閱職員只能查閱本人權限之內的電子檔案，如需查閱超越權限的電子檔案，需經(jīng)有關(guān)部分同意。二是強化電子檔案密級治理。一般情況下，對于內容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進(jìn)行。三是采用通訊傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對有密級的信息內容要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密匙進(jìn)行定期或不定期的更換。
　　
　　4 醫院電子檔案治理應留意的幾個(gè)題目
　　
　　4.1 建立檔案兩套制治理，確保電子檔案的使用安全。目前，在現有技術(shù)條件下，結合醫院實(shí)際情況，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì )并存很長(cháng)時(shí)間，所以要建立檔案兩套制治理，以確保數據安全。在檔案整理回檔過(guò)程中，應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內目錄

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