- 相關(guān)推薦
檔案管理中信息技術(shù)的運用
中學(xué)檔案管理是推進(jìn)學(xué)校信息化發(fā)展，提升教學(xué)管理水平，為科研工 作提供參考依據的重要環(huán)節。信息時(shí)代，如何科學(xué)應用信息技術(shù)成為中學(xué)檔案管理工作的重中之重。下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。人們的生活和工作都需要從檔案中調取相關(guān)信息與材料。而傳統的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對檔案信息的信息化管理與應用，沒(méi)有給予足夠的重視。導致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費巨大人力與物力資源等現象的發(fā)生�，F在信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，解決了這些問(wèn)題。本文就檔案管理中存在的問(wèn)題、信息化技術(shù)的具體應用以及未來(lái)的展望進(jìn)行了詳細的闡述。
關(guān)鍵詞：信息化;檔案;人事評定;查詢(xún)
一、檔案管理簡(jiǎn)述
1.1傳統檔案管理存在的問(wèn)題與不足
傳統的檔案管理，主要側重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過(guò)程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調取查詢(xún)都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過(guò)程中，還容易出現一些問(wèn)題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時(shí)判斷，是否需要繼續保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒(méi)有經(jīng)受過(guò)檔案管理的專(zhuān)業(yè)學(xué)習與培訓。對工作缺乏責任心，不掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)技能，檔案文件丟失現象也屢見(jiàn)不鮮。但這對個(gè)人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統的檔案管理，主要存在著(zhù)人力、物力資源消耗大，檔案文件調取時(shí)間長(cháng)流程多，檔案保管安全性保障不強等問(wèn)題。
1.2檔案管理現狀
在信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼的社會(huì )，信息化技術(shù)走入了各個(gè)工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計算機的儲存功能，將海量信息有序的存儲在計算機中，也節約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員也可以相互學(xué)習，交流經(jīng)驗，對提升崗位專(zhuān)業(yè)技能也起到了促進(jìn)作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下，獲得了可喜的成績(jì)。但在發(fā)展中也難免遇到問(wèn)題，例如當前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息的儲存。對于信息的查詢(xún)，因為涉及到檔案的安全性要求，只在一些特殊工作部門(mén)，提供一些查詢(xún)服務(wù)。如何在保證安全性的基礎上，逐步的加入信息查詢(xún)的相關(guān)機構。同時(shí)如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務(wù)，是未來(lái)發(fā)展中需要進(jìn)一步關(guān)注的問(wèn)題。
二、信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應用
2.1便捷的信息查詢(xún)與分類(lèi)功能
檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢(xún)工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當中，職稱(chēng)評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統計。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來(lái)是否獲得嘉獎等等，多應該考慮在內。對于職稱(chēng)評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢(xún)功能，調出相關(guān)項目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。
2.2信息的保存更加安全，可備份保存
檔案資料的保存過(guò)程中，最容易出現問(wèn)題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲海量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)等設備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。
2.3信息化平臺發(fā)展，促進(jìn)多方面合作
信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺。利用信息化平臺為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位，可以打造信息化平臺為多個(gè)部門(mén)合作。人事管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、工程部門(mén)等，可以通過(guò)一個(gè)信息平臺在權限允許下，調取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調配合工作。另外，多個(gè)部門(mén)之間，也可以進(jìn)行合作，高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。
2.4信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應用
數據庫技術(shù)的運用早期文件系統也可以實(shí)現電子文檔的存儲工作,但是因為早期文件系統在數據信息冗余、數據共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數據庫逐漸被應用在檔案管理工作中。數據可技術(shù)的應用可以很容易的完成數據信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統一數據庫,可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能,不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率�；ヂ�(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡(luò ),其由不同中規模大小、不同類(lèi)型的計算機網(wǎng)絡(luò )組合而成。由于計算機網(wǎng)絡(luò )的出現,使資源共享變成了可能,而隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設備及技術(shù)上都能達到檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理相關(guān)要求�；ヂ�(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現數據檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實(shí)現網(wǎng)上信息資源數據的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節省了人力、財力。
三、結束語(yǔ)
檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績(jì)。起到了節約資源、方便查詢(xún)，存儲安全、減少資料調取環(huán)節等多個(gè)方面的作用。但檔案管理工作在未來(lái)，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺、部門(mén)協(xié)作、檔案信息管理系統開(kāi)發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。
參考文獻
[1]和夢(mèng)吉.企業(yè)檔案信息化建設對策研究[D].山東大學(xué)2012
[2]趙霞.企業(yè)檔案管理系統研究與實(shí)現[D].天津大學(xué)2012
[3]黃曉強.企業(yè)檔案管理創(chuàng )新與服務(wù)模式研究[D].天津大學(xué)2010
[4]苗菁.基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究[D].山西大學(xué)2010
[5]李佳妍.企業(yè)檔案信息化探究[D].云南大學(xué)2010
[6]劉冰.民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式研究[D].吉林大學(xué)2011
[7]王華玉.基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設研究[D].北京交通大學(xué)2009
【檔案管理中信息技術(shù)的運用】相關(guān)文章：
信息技術(shù)在英語(yǔ)教學(xué)中的運用03-18
化學(xué)教學(xué)中運用現代信息技術(shù)的時(shí)機及原則03-04
漢語(yǔ)言文學(xué)教學(xué)中的信息技術(shù)運用11-19
淺談信息技術(shù)在小學(xué)數學(xué)教學(xué)中的運用論文范本06-02
信息技術(shù)在初中英語(yǔ)閱讀教學(xué)中的運用論文11-28
計算機信息技術(shù)在數學(xué)課堂教學(xué)中的運用11-17
心理暗示在德育管理中的運用03-18
戰略預算治理在高校中的運用03-20