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大數據背景下的電子信息檔案管理研究性論文
【摘要】隨著(zhù)大數據時(shí)代的到來(lái)，人們原有的生活模式和工作模式都發(fā)生了巨大的變化，各行各業(yè)也將面臨新的挑戰，而檔案事業(yè)也將面臨新的發(fā)展空間。目前檔案資源主要采取數字化形式進(jìn)行存儲，使其保管方面和維護方面都更加便捷。所以，本文在大數據社會(huì )環(huán)境下對有關(guān)檔案管理方面的工作展開(kāi)分析，具有重要的現實(shí)意義。
【關(guān)鍵詞】大數據背景；電子信息；檔案管理
1引言
隨著(zhù)云計算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生，大數據又帶來(lái)了一次技術(shù)革命，并行較短時(shí)間內席卷各行各業(yè)。麥肯錫研究所認為大數據即一種規模龐大的數據集合，其特征為數據規模十分龐大、數據流轉十分迅速、數據類(lèi)型十分多樣以及價(jià)值密度比較低。其中，人事檔案主要是記錄各種人才相關(guān)信息，通過(guò)大數據來(lái)管理人事檔案，能夠有效節約檔案信息查找的時(shí)間，提供更加便捷的服務(wù)。
2大數據背景下的電子檔案管理優(yōu)勢分析
2.1利于提升效率
采取電子信息形式檔案有助于提升相關(guān)工作者的工作效率。利用計算機相關(guān)管理系統能夠減輕從事檔案管理方面工作人員的工作負擔，有效提升其工作效率，是現階段檔案管理工作實(shí)現現代化發(fā)展的必然趨勢。
2.2利于保密存檔
采取電子信息形式檔案有助于保密存檔，當需要對檔案文件進(jìn)行查閱的時(shí)候，無(wú)需提供整卷形式的檔案，只需利用智能檢索工具查找自己所需文件即可，如此不僅使查閱更加快速便捷，還有效避免了其他檔案資料在查閱過(guò)程中被泄露出去，增強了檔案管理的保密性。
2.3利于查漏補缺
采取電子信息形式檔案有助于對檔案文件進(jìn)行補漏增缺。對檔案文件進(jìn)行查漏補缺時(shí)，傳統形式檔案管理必須以手工形式進(jìn)行拆卷、裝卷，而電子信息形式檔案管理只需在相關(guān)管理系統中對其內容直接修改即可，十分便捷，有效提升了工作效率。
2.4利于標準化管理
采取電子信息形式檔案，通過(guò)計算機統一制定標準，對檔案實(shí)施智能化管理，使其工作環(huán)節更加規范、更加標準，不僅有效提升了工作質(zhì)量，還減輕了工作人員的工作負擔。
3當前企業(yè)電子檔案管理現狀及存在問(wèn)題
3.1檔案管理設施與技術(shù)相對落后
對企業(yè)單位而言，其在對人事檔案相關(guān)管理隊伍進(jìn)行建設的時(shí)候，缺乏不但精通檔案管理相關(guān)技術(shù)，而且精通計算機相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中需要計算機方面的技術(shù)支持[1]，盡管目前大部分企業(yè)都具備檔案管理的信息系統，但因為對人事管理方面基礎設備的相關(guān)投入不夠，導致現行的技術(shù)手段仍相對落后，部分企業(yè)甚至還采用傳統的管理模式，檔案優(yōu)勢無(wú)法得到最大化的發(fā)揮，對企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。
3.2檔案管理制度欠缺
目前大部分企業(yè)在其人事檔案相關(guān)管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規范性，經(jīng)常出現檔案丟失現象或者信息缺失現象。此外，企業(yè)在其檔案利用及相關(guān)評估方面也缺乏合理性，無(wú)法體現檔案真正的利用價(jià)值。
3.3檔案管理人員素質(zhì)相對低
現階段我國大部分企業(yè)中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數職，其檔案缺乏專(zhuān)人管理，導致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學(xué)歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對新事物方面及新知識方面的接受能力不強；大部分檔案管理者缺乏相關(guān)培訓，專(zhuān)業(yè)知識匱乏，專(zhuān)業(yè)技能較差[2]。目前大部分企業(yè)仍采取傳統的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。
4大數據背景下電子檔案管理完善措施
4.1加強檔案設備與技術(shù)投入
基于大數據社會(huì )背景，企業(yè)要想有效解決其目前的困境，一方面需加大檔案管理所需硬件的投入；另一方面需加強軟件方面的建設及相關(guān)投入力度。在建設相關(guān)管理隊伍的過(guò)程中，不僅要配備檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才，還需配備計算機相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作質(zhì)量。
4.2完善檔案管理制度
企業(yè)單位在收集檔案相關(guān)信息、整理信息以及提取信息的過(guò)程中需采取一體化形式的控制，而且還應在檔案管理相關(guān)工作中實(shí)施相應的考核機制，特別是基于大數據社會(huì )環(huán)境下，其相關(guān)工作者必須不斷豐富自身的專(zhuān)業(yè)知識、不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)技能，做到與時(shí)俱進(jìn)，此外還能對其相關(guān)工作者進(jìn)行督促，激勵其工作積極性。
4.3提升檔案管理人員素質(zhì)
伴隨大數據的廣泛應用，對于檔案管理而言，傳統的管理模式已無(wú)法與社會(huì )發(fā)展需求相適應，必須對其進(jìn)行創(chuàng )新，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)[3]。主要可從兩方面改進(jìn)：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強的時(shí)代意識，確保其知識水平和技術(shù)能力做到與時(shí)俱進(jìn)，以符合大數據社會(huì )背景的發(fā)展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數據相關(guān)技術(shù)，可以利用這些技術(shù)對檔案數據進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用，增加其利用范圍。
4.4增強檔案管理數據的安全性
基于大數據社會(huì )背景下的檔案管理，需充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )平臺的巨大優(yōu)勢，建立便于檔案管理相關(guān)工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手:其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數據網(wǎng)絡(luò )平臺；其二，需將大數據這個(gè)平臺的優(yōu)勢進(jìn)行最大化發(fā)揮，整合其相關(guān)業(yè)務(wù)，改進(jìn)其工作流程；其三，基于大數據社會(huì )環(huán)境，嚴格把控檔案管理相關(guān)部門(mén)的制度要求，確保檔案信息的安全性。
5結語(yǔ)
在大數據的社會(huì )背景之下，檔案管理相關(guān)工作也必將面臨新的挑戰，但是有挑戰便會(huì )有機遇，所以其相關(guān)工作人員需積極學(xué)習相關(guān)理論知識及技術(shù)知識，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，牢牢抓住機遇，那么其檔案管理工作便會(huì )獲得新的發(fā)展空間，實(shí)現其更大的價(jià)值。
【參考文獻】
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