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探析改進(jìn)大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫質(zhì)量之我見(jiàn)
論文關(guān)鍵詞:大專(zhuān)院�！ �(shū)目數據庫
論文摘 要:文獻資源共享是圖書(shū)情報界多年來(lái)的追求,而書(shū)目數據庫質(zhì)量的高低影響著(zhù)文獻資源共享的可實(shí)現性和有效性。本文就大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫存在的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行了探討,并分析了影響大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫質(zhì)量的內外因素,最后提出了改進(jìn)大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫質(zhì)量的幾點(diǎn)措施。
1 大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫存在的問(wèn)題
盡管整個(gè)圖書(shū)館界已基本上實(shí)現了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化,書(shū)目數據庫建設也取得了不小的成就,但仍存在著(zhù)不盡人意的地方。就大專(zhuān)院校圖書(shū)館來(lái)說(shuō),其書(shū)目數據庫的質(zhì)量普遍不太高,存在大量的不完備著(zhù)錄和錯誤著(zhù)錄等問(wèn)題。
1.1 不完備著(zhù)錄
不完備著(zhù)錄主要體現在對某些必備字段、有則必備字段或其子字段不予著(zhù)錄。具體情況如下:
1.1.1 編碼信息塊(Coded information block)中,100、102字段及101字段中的$b、$c子字段常被編目人員所忽視。實(shí)際上100、101對所有的在編文獻來(lái)說(shuō),均為必備字段,而101的$b、$c子字段則為“有則必備”,102字段也是體現文獻重要著(zhù)錄內容的字段,不能隨便省略。
1.1.2 著(zhù)錄信息塊(Descriptive information block)中,缺少著(zhù)錄比較頻繁的有:200字段中的$f、$z等子字段,205字段中的$a和$b子字段,225字段中的$f子字段等。200字段中,漏著(zhù)最頻繁的是$f子字段中有關(guān)外國責任者的國別或中國古代著(zhù)者的朝代;205字段中,多數記錄中只著(zhù)錄文獻的版次,對于修訂本、增訂本、重印本以及手抄本、刻本、影印本等附加版本說(shuō)明則未予著(zhù)錄;而225字段中$f著(zhù)錄內容在各館書(shū)目數據庫中很難找到。
1.1.3 附注塊(Note Block)中,由于大專(zhuān)院校圖書(shū)館一般對此塊中的有關(guān)字段未作具體的硬性規定,編目人員幾乎很少進(jìn)行相關(guān)著(zhù)錄。而實(shí)際上,諸如300一般附注、305版本與書(shū)目沿革附注、330提要或文摘附注等字段非常重要,都不同程度地對文獻的有關(guān)信息進(jìn)行揭示,最好予以著(zhù)錄。
1.1.4 知識責任塊(Intellectual Responsibility Block)中,701字段中的子字段通常只著(zhù)$a、$4,而無(wú)$c(國別、朝代)、$f(年代)等相關(guān)內容的著(zhù)錄,702字段也是如此。此外701、702均可重復,但編目人員經(jīng)常沒(méi)有進(jìn)行重復著(zhù)錄,這使得第三責任者之后的其他責任者未能得到體現。
1.2 錯誤著(zhù)錄
1.2.1 著(zhù)錄格式方面的錯誤
(1)數字、字母、符號等字符的輸入狀態(tài)錯誤。如205字段中的版次應著(zhù)錄為“2版”“3版”“4版”等形式,卻被著(zhù)錄為“二版”、“三版”、“四版”。在數據錄入時(shí),對于書(shū)名號、雙引號、分號等符號,則不太注意區分半角與全角。
(2)數據的著(zhù)錄形式不一致。如010中的子字段$d,有的數據中著(zhù)錄到元,有的則著(zhù)到角如CNY12.5,還有的著(zhù)到分如CNY39.00等;210中的子字段$d,有的數據中著(zhù)錄到年如$d1987,有的則著(zhù)錄到月如$d1999.4。
(3)的繁簡(jiǎn)著(zhù)錄不一。對于含有繁體或異體字的文獻,有的館采用簡(jiǎn)化字著(zhù)錄,有的館采用繁體字著(zhù)錄,還有的館在實(shí)際操作中繁簡(jiǎn)兼用,致使同書(shū)異名,不便于用戶(hù)的檢索與利用。
1.2.2 著(zhù)錄內容的錯誤
(1)責任方式著(zhù)錄錯誤。如“編著(zhù)”著(zhù)錄為“著(zhù)”、“主編”著(zhù)錄為“編”、“主譯”著(zhù)錄為“譯”,更有甚者,把第一責任者與其他責任者相混,這種錯誤常出現在中譯本中,具體表現為將譯者著(zhù)錄于200字段的$f子字段,而原著(zhù)作者卻不予著(zhù)錄。
(2)205版本項著(zhù)錄錯誤。主要出現在中譯本的版本著(zhù)錄上。比如有許多中譯本圖書(shū)是根據原版圖書(shū)的第二版過(guò)來(lái)的,但卻是中譯本的第一版,這種情況下,205字段不能著(zhù)錄為2版。
(3)606主題和690分類(lèi)標引錯誤。主題標引錯誤主要包括主題詞錯誤、不規范、子字段的指示符使用錯誤等,而分類(lèi)標引錯誤主要體現為分類(lèi)不到位、仿分復分錯誤等。
2 大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目數據庫質(zhì)量問(wèn)題的影響因素
2.1 內部影響因素
影響大專(zhuān)院校圖書(shū)館書(shū)目庫數據質(zhì)量的內部因素主要包括館內的人員因素、標準因素、系統因素和管理因素。
2.1.1 人員因素
人員因素,是影響書(shū)目數據質(zhì)量的最主要因素。筆者所說(shuō)的人員因素主要包括人才結構和人員素質(zhì)兩個(gè)方面。
人才結構主要是指構成人才整體的各要素之間的組合聯(lián)系方式。包括要素的數量、配置以及在整體中的地位等。人才結構的合理與否,將影響人才整體功能的發(fā)揮。人才結構是否合理,主要取決于“量”和“質(zhì)”兩個(gè)方面。人才結構的“量”主要指人才的數量,“質(zhì)”主要指人才的配置。要使人才整體功能達到最大值,既要保證人才的充足,又要達到人才的合理配置,二者相輔相成,互相制約,缺一不可。對于圖書(shū)館來(lái)說(shuō),要想保證書(shū)目數據庫的高質(zhì)量,首先必須保證一定數量的編目人員,不能因為人數的不足而降低書(shū)目數據制作的質(zhì)量;另外,還應該做到編目人員的合理配置,各館應根據各自的購書(shū)情況、學(xué)科特點(diǎn)等,將不同層次不同專(zhuān)業(yè)的人員有效配置,發(fā)揮人才的最大效能。
人員素質(zhì)包括思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),作為書(shū)目數據的生產(chǎn)者,編目人員素質(zhì)的高低直接決定著(zhù)書(shū)目數據庫的質(zhì)量高低。編目人員能否自覺(jué)地提高建庫質(zhì)量,與其思想素質(zhì)密切相關(guān)。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子,在進(jìn)行主題標引時(shí),如果編目人員思想上不重視,就很容易僅從標題入手進(jìn)行淺標引,影響主題標引的深度。而編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是影響書(shū)目數據質(zhì)量的關(guān)鍵因素,編目人員對文獻著(zhù)錄標準與原則的把握程度、對機讀目錄格式的熟悉程度、對分類(lèi)法和主題詞表的掌握程度、對標引方法和規則的熟練運用程度、以及相關(guān)學(xué)科知識的具備程度等都將直接影響到在編書(shū)目數據的質(zhì)量高低。
2.1.2 標準因素
標準因素主要指書(shū)目數據著(zhù)錄的標準化、規范化問(wèn)題。目前我國高校主要以《中國文獻編目規則》或《CALIS聯(lián)機合作編目手冊》為著(zhù)錄規則,以《中國機讀目錄通訊格式》(CNMARC)為數據著(zhù)錄格式進(jìn)行書(shū)目數據的著(zhù)錄。但由于各館對著(zhù)錄標準、規則的理解有所不同,致使各館的文獻著(zhù)錄細則有不少出入甚至存在一些錯誤規定,直接影響書(shū)目數據著(zhù)錄的規范化和一致性。例如我館的中文圖書(shū)著(zhù)錄規則中,對200字段是這樣規定的:“$a正題名原則上按照規定信息源所載題名著(zhù)錄……圖書(shū)的上下冊、卷數、戲曲的幕數都是書(shū)名的一部分,與正題名之間用“.#”連接,有分卷(冊)次的分卷(冊)書(shū)名前用“,#”連接。如:20010$a世界史#第一卷,#亞洲$f……”很顯眼,這一規定混淆了文獻著(zhù)錄規則與著(zhù)錄格式的區別,在一定程度上誤導了編目人員,造成同書(shū)異號、一書(shū)多條記錄現象的普遍存在,從而影響了書(shū)目數據的標準與規范、交換與共享。
2.1.3 系統因素
大專(zhuān)院校圖書(shū)館多使用中小型的圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(金盤(pán)、妙思、金蝶、金思維、索菲特等),這些系統比較簡(jiǎn)單易用,費用也比較低,但其系統自身卻存在不少問(wèn)題,成為影響書(shū)目數據庫質(zhì)量的因素之一。如我館使用的“圖騰”系統就存在不少問(wèn)題:在采訪(fǎng)、編目子系統中,無(wú)法串查各個(gè)數據庫的數據,容易產(chǎn)生漏查、重購、重編現象,影響采編工作的效率與書(shū)目數據的質(zhì)量;系統的自動(dòng)生成,種次號功能程序不太穩定,常常存在跳號重號現象,容易導致索書(shū)號重復問(wèn)題的出現;系統為了簡(jiǎn)化書(shū)目數據的著(zhù)錄過(guò)程,提高工作效率,對CNMARC中指示符的規定不予采納,致使書(shū)目數據交換格式不一致,不利于書(shū)目數據資源的共享等。
2.1.4 因素
影響書(shū)目數據庫質(zhì)量的因素除了人員因素、標準因素、系統因素,還包括管理因素,即對編目流程的控制管理。一般來(lái)說(shuō),一個(gè)完整的書(shū)目數據生產(chǎn)流程包括數據查重、制作工作單、核對、計算錄入機、校對、數據形成并交送中央數據庫,但在實(shí)際的工作中各館的編目流程多有不同。以我館為例,對到館圖書(shū)校對、基本加工(夾磁條、貼財產(chǎn)號、蓋館藏章、抽取樣本)之后,才真正進(jìn)入書(shū)目數據加工生產(chǎn)階段,主要包括五個(gè)環(huán)節:書(shū)目查重——文獻標引——數據著(zhù)錄——數據審核——送交中央數據庫。這五個(gè)環(huán)節環(huán)環(huán)相扣,只要忽略某一環(huán)節的控制管理,就會(huì )產(chǎn)生一系列的問(wèn)題,從而影響書(shū)目數據的質(zhì)量。
2.2 外部影響因素
2.2.1 著(zhù)錄規則變化因素
數據庫中的文獻著(zhù)錄是根據一定的編目規則及格式(統稱(chēng)規則)進(jìn)行的,規則由于修訂或改版所引起的內容變化,勢必會(huì )引起數據庫中數據標準化和規范化的相應變化。而規則的修訂和變化是客觀(guān)存在的現實(shí)情況,從這個(gè)角度來(lái)看,數據庫質(zhì)量存在一定的問(wèn)題也是在所難免的。以我國實(shí)行標準化著(zhù)錄以來(lái)常見(jiàn)的歐美國家的個(gè)人責任者著(zhù)錄為例,就經(jīng)歷了由著(zhù)錄中文姓氏,或依據相關(guān)工具書(shū)將姓氏原文為中文,修改為按文獻實(shí)際情況客觀(guān)著(zhù)錄的變化過(guò)程。規則中的類(lèi)似變化還有很多。因此,規則的變化是影響數據庫質(zhì)量的重要因素之一。
2.2.2 套錄數據質(zhì)量因素
套錄數據質(zhì)量不高也是影響書(shū)目數據質(zhì)量的一個(gè)重要因素。由于、財力方面的不足,大多數專(zhuān)科院校還沒(méi)有真正實(shí)行聯(lián)機編目。為了減輕編目工作量、提高工作效率,專(zhuān)科院校多使用書(shū)商提供的套錄數據,但我們在套錄的過(guò)程中發(fā)現書(shū)商提供的書(shū)目數據存在著(zhù)分類(lèi)不準確、標引不規范等問(wèn)題。若本館的編目人員不對套錄數據進(jìn)行細致審核與修改,照搬照錄,必然會(huì )降低書(shū)目數據的質(zhì)量。
3 改進(jìn)大專(zhuān)院校書(shū)目數據庫質(zhì)量的措施
3.1 調整人員結構,提高人員素質(zhì)
3.1.1 調整編目人員結構
由于種種原因大專(zhuān)院校圖書(shū)館的人員來(lái)源相對比較復雜,具有圖書(shū)情報、信息管理或背景的人員比較少,更不用說(shuō)是復合型人才。相當一部分的編目人員沒(méi)有系統學(xué)習過(guò)現代文獻編目理論,對文獻著(zhù)錄、標引及機讀目錄并不熟悉,還有一部分人員在編目中,仍停留于傳統編目,采用表格著(zhù)錄形式。因此當務(wù)之急,應該及時(shí)調整人員結構,適時(shí)引進(jìn)文獻編目專(zhuān)業(yè)人才,補充到編目工作中來(lái)。
3.1.2 提高編目人員素質(zhì)
圖書(shū)館首先要對編目人員進(jìn)行職業(yè),培養編目人員嚴謹細致的工作作風(fēng)和良好的質(zhì)量意識。其次,要提高編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對擬上崗的編目人員進(jìn)行上崗培訓,使上崗人員在盡可能短的時(shí)間內基本達到編目崗位上質(zhì)和量的要求;對在崗的編目人員,選派參加各種與編目有關(guān)的培訓活動(dòng),參加國內外學(xué)術(shù)交流活動(dòng),及時(shí)了解國內外編目工作的動(dòng)態(tài),不斷更新知識。另外,還應定期或不定期地開(kāi)展業(yè)務(wù)討論,加強編目人員之間的交流,促進(jìn)編目人員整體業(yè)務(wù)水平的提高。
3.2 及時(shí)完善編目規則
為了保證書(shū)目數據質(zhì)量,保證書(shū)目數據的統一性與規范性,各館應不斷完善本館的編目規則。盡管大專(zhuān)院校圖書(shū)館都有各自的文獻編目規則,但這些規則大多是對國家標準的簡(jiǎn)單摘錄,未能就標準、規范條款所未能涵蓋的編目問(wèn)題做出具體規定,這使得編目人員在實(shí)際工作中也往往無(wú)據可依,很難就某些具體方面進(jìn)行準確著(zhù)錄。因此,各館應改變現狀,根據國家標準著(zhù)錄規則,制定相應的編目細則,具體規定標準、規范所未涵蓋方面的處理辦法,供編目人員使用,減少因無(wú)據可依而造成的錯誤著(zhù)錄問(wèn)題。另外各館要隨著(zhù)現行標準、規范的變動(dòng)及時(shí)更新本館編目標準及細則,做到始終與現行標準、規范的一致性。
3.3 嚴格控制套錄數據質(zhì)量
大專(zhuān)院校圖書(shū)館套錄數據的來(lái)源主要是書(shū)商,為了確保套錄數據的質(zhì)量,圖書(shū)館應對書(shū)商數據的來(lái)源提出合理的建議,要求書(shū)目數據最好來(lái)自大型書(shū)目數據中心。并要求書(shū)商在自己編目時(shí)嚴格按照各館的編目規則和具體要求進(jìn)行,盡可能不依賴(lài)CIP數據。另外對于套錄數據中頻繁出現的錯誤要求書(shū)商及時(shí)修正,只有這樣,才能保證外來(lái)數據的質(zhì)量。
3.4 加強編目工作的過(guò)程控制
編目工作一環(huán)扣一環(huán),只要某一個(gè)環(huán)節出了差錯,就會(huì )前功盡棄。因此,我們必須嚴把質(zhì)量關(guān),加強編目工作的過(guò)程控制。首先要嚴把“書(shū)目查重關(guān)”,查重是編目工作中的第一步,是保證館藏圖書(shū)分類(lèi)一致的主要辦法,編目人員應通過(guò)書(shū)名、著(zhù)者和ISBN號等步驟來(lái)確保同書(shū)同號,避免同書(shū)異號等現象的發(fā)生;其次要嚴把“文獻標引關(guān)”,文獻標引包括分類(lèi)標引與主題標引,編目人員應運用分類(lèi)法、主題詞表等標引工具,依據文獻的主要內容,參考網(wǎng)上權威書(shū)目中心數據進(jìn)行文獻的標引;第三要嚴把“數據著(zhù)錄關(guān)”,編目人員應嚴格按照文獻著(zhù)錄規則、CNMARC著(zhù)錄格式進(jìn)行數據的著(zhù)錄輸入工作;第四要嚴把“數據審校關(guān)”,制定嚴格的審核制度和適量的質(zhì)量指標,設立專(zhuān)門(mén)的審校崗,對各編目人員制作的書(shū)目數據進(jìn)行質(zhì)量校驗,不符合要求的要及時(shí)進(jìn)行修改。
3.5 優(yōu)化系統功能
3.5.1 修正系統錯誤
系統的不足是編目人員所無(wú)法克服的,但由于系統的不足而產(chǎn)生的錯誤數據是可以修正也必須修正的。為了避免和減少系統帶來(lái)的錯誤,首先應對編目人員進(jìn)行有關(guān)系統使用的技術(shù)培訓,力爭使每一位編目人員能夠對系統的運行、功能特點(diǎn)、不足之處了如指掌;其次,編目人員要時(shí)刻留心編目系統容易產(chǎn)生錯誤的地方,一旦發(fā)現錯誤,及時(shí)運用技巧予以修正,對于情況比較復雜的可進(jìn)行商討,最好將解決辦法以文字的方式呈現,便于以后參考之用。
3.5.2 更新系統功能
盡管編目人員可以人為地減少系統的一些錯誤,但系統功能的不足確是我們無(wú)法克服的。這就要求圖書(shū)館及時(shí)就使用過(guò)程中發(fā)現的系統問(wèn)題與不足,以及對系統的新要求與系統開(kāi)發(fā)方進(jìn)行溝通,盡可能要求開(kāi)發(fā)方對系統做出相應的優(yōu)化和升級。如果所用的系統已沒(méi)有太大的升級空間,圖書(shū)館可以考慮更換新的自動(dòng)化系統,來(lái)降低原有系統本身不足帶來(lái)的書(shū)目數據質(zhì)量問(wèn)題。
參考文獻:
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