試析民辦高校檔案管理的導向問(wèn)題

　　[摘要]伴隨著(zhù)我國民辦教育事業(yè)的快速發(fā)展，民辦高校檔案管理工作的地位和作用日益突出。長(cháng)期以來(lái)，由于導向不明確，民辦高校的檔案管理缺乏成效，甚至陷入困境。文章從分析民辦高校檔案管理的導向問(wèn)題出發(fā)，指出停留在服務(wù)導向的檔案管理是造成當前困境的根本原因，而當前只有實(shí)施以發(fā)展為導向的檔案管理思路，才能有效發(fā)揮民辦高校檔案管理的作用。

　　[關(guān)鍵詞]民辦高校;服務(wù)導向;發(fā)展導向;檔案管理

　　高校檔案管理是學(xué)校在行政管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的歷史面貌，是維護學(xué)校歷史和辦學(xué)特色的寶貴財富，特別是學(xué)校不同發(fā)展時(shí)期的珍貴史料和教科研成果等檔案對學(xué)校發(fā)展建設具有更為重要的意義。然而，其作用發(fā)揮的成效，關(guān)鍵在其導向問(wèn)題。

　　一、民辦高校檔案管理的導向問(wèn)題

　　當前，民辦高校的檔案管理的成效不顯著(zhù)，主要是因其指向不明，根本上說(shuō)是其導向問(wèn)題決定的。根據檔案管理的原則可以分為服務(wù)導向和發(fā)展導向。

　　(1)服務(wù)導向的檔案管理

　　服務(wù)導向的檔案管理認為民辦高校檔案僅僅是對民辦高校的招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)過(guò)程的原始記錄，是學(xué)校歷史發(fā)展的積累和沉淀，凝結了大量前輩的經(jīng)驗和認識，作為一種學(xué)校各項實(shí)踐活動(dòng)的原始資料，這些檔案資源也只是高層領(lǐng)導作決策的信息參考和依據，及根據歷史經(jīng)驗教訓處理各種問(wèn)題的憑證。

　　(2)發(fā)展導向的檔案管理

　　以發(fā)展性為導向的檔案管理，檔案除了進(jìn)行信息記錄，作為歷史的憑證之外，預示著(zhù)檔案管理還應將促進(jìn)學(xué)生、教師和學(xué)校發(fā)展及社會(huì )服務(wù)作為民辦高校檔案管理工作的內在價(jià)值追求，就是要求民辦高校檔案管理應著(zhù)眼于對學(xué)生、教師和學(xué)校的信息資源有效地開(kāi)發(fā)和利用。

　　從目前民辦高校檔案管理的成效來(lái)看，民辦高校檔案管理工作僅提供查考憑證，為領(lǐng)導決策和廣大師生開(kāi)展教學(xué)、科研和管理工作提供信息參考和依據，為教學(xué)評估提供統計數據，為宣傳教育活動(dòng)提供素材，為文摘匯編提供材料。實(shí)施的仍然是單一的服務(wù)導向的檔案管理，而不是發(fā)展導向的檔案管理。

　　二、民辦高校檔案管理服務(wù)導向導致的困境

　　學(xué)校檔案作為一種重要的教育資源，其質(zhì)量的高低和完整程度將影響到民辦高校教育事業(yè)的發(fā)展，且由于建校最初的定位和發(fā)展過(guò)程中形成的歷史現狀，檔案基礎建設一般都較為薄弱，嚴重制約了檔案管理工作的實(shí)際成效，其檔案管理工作與公辦高校相比，仍然存在著(zhù)較大的差距。究其原因，主要因僅僅實(shí)行服務(wù)導向的檔案管理，沒(méi)有實(shí)行發(fā)展導向的檔案管理。這就導致了當前民辦高校檔案管理陷入困境，主要體現在以下三個(gè)方面：

　　(1)檔案管理的目的是材料記錄而不是資源開(kāi)發(fā)

　　現有民辦高校的檔案管理工作也只是在對檔案的收集、整理、裝訂、保管與借閱等程序方面，根本談不上對檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和整合。這種服務(wù)導向的檔案管理往往比較被動(dòng)，容易造成檔案信息內容不健全。檔案管理過(guò)程中的資源開(kāi)發(fā)，指的是檔案資料不能僅僅是對過(guò)去歷史的記載，而且同時(shí)也是可以利用來(lái)促進(jìn)發(fā)展的資源。信息資源的有效的利用和傳播，能夠帶來(lái)巨大的效益。

　　(2)檔案管理的方法是注重形式而不是重視實(shí)質(zhì)

　　從形式上來(lái)看，民辦高校都有建立的檔案館或檔案室，也將檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展規劃和計劃，但并未明確管理體制和落實(shí)相關(guān)的工作職責，未定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作的專(zhuān)項指導檢查，未為檔案工作發(fā)展提供良好的條件保障，從目前的實(shí)際情況看，民辦高校檔案的利用基本出于一時(shí)一事等特殊情況的需要。僅僅有檔案館還不能說(shuō)是有效發(fā)揮了檔案管理的作用。檔案管理停留在資料收集上，不能按照為發(fā)展提供支撐的作用，就不能說(shuō)是存在實(shí)質(zhì)性的檔案管理。

　　(3)檔案管理的作用是提供證明而不是促成發(fā)展

　　只注重收集后的整理，缺乏檔案管理過(guò)程的監督和指導，沒(méi)有在工作人員辦理業(yè)務(wù)和文件材料時(shí)提前介入，不注意保證文件材料的完整性，未積極主動(dòng)地科學(xué)整合檔案信息資源，這樣就不能為搞好民辦高校的檔案管理工作提供良好的基礎。促成發(fā)展的檔案管理涉及到檔案資源的收集，更涉及到檔案資源的開(kāi)發(fā)，使其能為學(xué)生的發(fā)展、教師的發(fā)展和學(xué)校的發(fā)展提供支持。

　　三、實(shí)施以發(fā)展為導向的民辦高校檔案管理

　　(1)檔案管理以學(xué)生的發(fā)展為導向

　　對學(xué)生發(fā)展過(guò)程的記錄是學(xué)校檔案管理的重要內容。服務(wù)學(xué)生的發(fā)展是學(xué)校建設和管理的根本目標，培養適應社會(huì )發(fā)展需要的合格人才的質(zhì)量，是衡量辦學(xué)成效的標準。學(xué)生的發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，更是在原有的基礎上的進(jìn)步，其成長(cháng)軌跡能反映出發(fā)展的方向以及存在的問(wèn)題。充分發(fā)揮民辦高校檔案管理對學(xué)生發(fā)展的作用，就要求民辦高校改變現有的被動(dòng)服務(wù)模式的檔案管理的導向，增強服務(wù)的主動(dòng)性和預見(jiàn)性，拓展服務(wù)內容，豐富服務(wù)品種，建設全過(guò)程的、動(dòng)態(tài)的、科學(xué)的檔案管理。民辦高校學(xué)生檔案工作要記錄學(xué)生的成長(cháng)過(guò)程，服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習、服務(wù)于學(xué)生的就業(yè)、服務(wù)于學(xué)生的職業(yè)生涯規劃等等，為人才流動(dòng)提供信息支持，實(shí)施以學(xué)生的發(fā)展為導向的檔案管理。

　　以學(xué)生的發(fā)展為導向的檔案管理主要體現在以下幾個(gè)方面：首先，關(guān)注學(xué)生的學(xué)習過(guò)程，體現學(xué)業(yè)發(fā)展的要求。學(xué)習是學(xué)生在校期間的主要任務(wù)，利用學(xué)籍檔案數據可以對學(xué)生學(xué)習成績(jì)和學(xué)習興趣進(jìn)行分析，作為相關(guān)人員指導學(xué)生學(xué)習的參考，發(fā)揮促進(jìn)學(xué)生學(xué)習的作用。其次，關(guān)注學(xué)生的社會(huì )實(shí)踐，體現綜合發(fā)展的要求。檔案管理中可以收集學(xué)生參與社會(huì )實(shí)踐的相關(guān)資料，通過(guò)分析了解學(xué)生參與社會(huì )實(shí)踐的程度，及其與專(zhuān)業(yè)學(xué)習的關(guān)系，幫助學(xué)生通過(guò)有效實(shí)踐，鍛煉個(gè)人能力。再次，關(guān)注學(xué)生的生涯規劃，體現終生發(fā)展的要求。學(xué)生在校學(xué)習期間，如果能進(jìn)行有效的生涯設計，將來(lái)的發(fā)展就會(huì )相對比較順利，檔案管理的內容可以包含學(xué)生生涯規劃的內容，為其終身發(fā)展奠定基礎。最后，關(guān)注學(xué)生的就業(yè)過(guò)程，體現職業(yè)發(fā)展的要求。檔案管理為用人單位提供有效的信息，并把這種信息運用到檔案的分類(lèi)和管理過(guò)程中，必將也能促進(jìn)檔案管理自身的有效發(fā)展。

　　(2)檔案管理以教師的發(fā)展為導向

　　民辦高校教師普遍比較年輕，且與公辦高校相比較，民辦高校教師具有更大的流動(dòng)性。造成教師高流動(dòng)性的直接原因，就是教師在民辦高校很難獲得一個(gè)長(cháng)期發(fā)展的機會(huì )，而這又主要與民辦高校沒(méi)有長(cháng)期培養一名優(yōu)秀教師的意識和條件相關(guān)。在學(xué)校，教師是教學(xué)過(guò)程中的主導，教師隊伍的水平直接影響教學(xué)質(zhì)量，更關(guān)乎學(xué)校的發(fā)展前景。目前，民辦高校檔案僅僅是作為記錄每位教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jì)等，作為對教師考核的重要依據。要做好教師管理工作，激勵教師的工作熱情，就必須科學(xué)規范的建立教師業(yè)務(wù)檔案，并加以科學(xué)的編研管理，充分的利用，只有積極為教師提供職稱(chēng)及業(yè)務(wù)提升的服務(wù)，才能有效發(fā)揮教師檔案的作用。因此必須轉變思路，不能僅僅將教師檔案管理看作是對教師考核的依據，而是要服務(wù)教師的發(fā)展，實(shí)施以發(fā)展為導向的檔案管理。

　　在民辦高校實(shí)施以教師的發(fā)展為導向的檔案管理，尤其要發(fā)揮檔案對教師的職業(yè)生涯規劃作用。民辦高校規范整理教師業(yè)務(wù)檔案，可以全面地記載教師的職業(yè)生涯、工作歷程和發(fā)展規劃，對教師的工作前景有一個(gè)全新的認識和展望。高校的發(fā)展的根本在于教學(xué)資源的開(kāi)發(fā)，教學(xué)資源開(kāi)發(fā)的根本在于教師資源的開(kāi)發(fā)。民辦高校教師年輕化的發(fā)展特點(diǎn)決定了，青年教師的成長(cháng)是民辦高校發(fā)展的關(guān)鍵，重視教師的業(yè)務(wù)能力的培養和重視教師職業(yè)生涯的發(fā)展具有極大的相關(guān)性。民辦高校的檔案管理可以從教師的職業(yè)生涯規劃的角度出發(fā)，為教師建立全面的發(fā)展型的檔案資源，通過(guò)跟蹤教師的個(gè)人發(fā)展，并提供有效的信息，必將為學(xué)校的發(fā)展帶來(lái)益處。

　　(3)檔案管理以學(xué)校的發(fā)展為導向

　　檔案管理效果最終體現在對檔案信息的有效利用，而檔案信息資源的科學(xué)合理有效利用往往能給學(xué)校帶來(lái)巨大的綜合效益。在我國，民辦高校建校時(shí)間通常都比較短，檔案管理的信息資源本來(lái)就不足，民辦高校檔案管理要著(zhù)眼學(xué)校發(fā)展和社會(huì )需求，科學(xué)整合檔案信息資源，適時(shí)的開(kāi)展檔案信息化建設。隨著(zhù)民辦高校辦學(xué)條件的改善，檔案管理工作有了一定的物質(zhì)條件，可以說(shuō)學(xué)校的發(fā)展為檔案管理提供了便利。但是，如何有效的開(kāi)展檔案管理，反過(guò)來(lái)為民辦高校的發(fā)展提供支撐，也是檔案管理工作的重要任務(wù)。

　　建校歷史短且受到各種制約，是民辦高校發(fā)展的普遍特點(diǎn)。不能因為校史短而不重視，學(xué)校發(fā)展過(guò)程對學(xué)校人才培養所起到的作用，而是要盡可能的收集學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的各種信息資源，為校園環(huán)境建設和激勵學(xué)生成長(cháng)，發(fā)揮其不可估量的作用。因為，很多民辦學(xué)校的發(fā)展的歷史，是與國家發(fā)展轉型、經(jīng)濟結構調整、區域發(fā)展等緊密聯(lián)系在一起的，往往這些學(xué)校發(fā)展的歷史過(guò)程本身就是一部活生生的奮斗史。通過(guò)檔案管理工作，有效整理學(xué)校發(fā)展的歷史檔案，并應用到學(xué)校的教育教學(xué)過(guò)程中去，必將是一部很好的教材，能產(chǎn)生切實(shí)的有效影響。以發(fā)展為導向的檔案管理，就是始終把學(xué)校的發(fā)展作為其工作的指導原則，一切為了發(fā)展、服務(wù)發(fā)展。

　　總而言之，檔案工作作為學(xué)校的基礎性工作，其中蘊含著(zhù)豐富的信息資源，具有廣泛的社會(huì )作用。以發(fā)展為導向的檔案管理勢必使得民辦高校走出當前檔案管理的困境，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為學(xué)生的學(xué)習和就業(yè)，為教師的穩定和發(fā)展，以及學(xué)校的全面發(fā)展提供有力的支撐。

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