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淺議高職院校儀器設備檔案管理
摘 要：本文從高職院校儀器設備檔案工作重要性出發(fā)，分析了目前高職院校儀器設備檔案工作存在的問(wèn)題，并提出了改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞：高職院校；儀器設備；檔案管理；問(wèn)題與措施
中圖分類(lèi)號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589(2010) 12-0271-02
儀器設備檔案是高職院校教育管理的一個(gè)重要組成部分，是高職院校建設與發(fā)展中不可缺少的一項長(cháng)期性、基礎性的工作。近幾年來(lái)，各高職院校為了加強實(shí)踐教學(xué)體系和實(shí)習實(shí)訓基地建設，都在積極投入較大的人力、物力和財力，以便在短期內使硬件建設方面跨上一個(gè)新臺階，盡快改善實(shí)踐教學(xué)的硬件條件，以適應高職教育發(fā)展和培養應用型人才的需要。為適應這一形勢的需要，去年學(xué)院新增投人近1000萬(wàn)元的資金用于實(shí)習實(shí)訓基地和實(shí)驗實(shí)訓室儀器設備的建設工作。如何建好儀器設備檔案、管理好這些設備是充分發(fā)揮其作用的前提條件。管理好、使用好儀器設備的重要措施之一是建立儀器設備檔案制度，即從儀器設備的選型、購置、驗收、安裝、調試、使用、維修、報廢的全過(guò)程進(jìn)行技術(shù)性管理。儀器設備檔案是一臺儀器從醞釀購置到它的報廢過(guò)程的真實(shí)記錄，對評價(jià)儀器設備的作用、效益和考核技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平有著(zhù)極重要的作用。因此，儀器設備檔案是進(jìn)行技術(shù)管理不可缺少的權威性文件。如何發(fā)揮儀器設備檔案在實(shí)驗教學(xué)中的地位和作用是我們的首要任務(wù)。
一、儀器設備檔案管理的重要性
隨著(zhù)我國高等教育事業(yè)不斷壯大，占有半壁江山的高職院校，其檔案管理工作日益顯示出重要的社會(huì )價(jià)值和作用。高職院校是培養應用型人才的場(chǎng)所，應用型人才的培養離不開(kāi)實(shí)驗實(shí)訓基地，而實(shí)驗實(shí)訓基地又離不開(kāi)儀器設備的建設。從而儀器設備檔案管理是高職院校從事教學(xué)、科研、新技術(shù)開(kāi)發(fā)和社會(huì )服務(wù)的重要物質(zhì)基礎，也是加強儀器設備管理的基礎，儀器設備管理工作是一項技術(shù)性強、復雜細致而要求非常嚴格的工作，實(shí)驗儀器設備的正確使用、維護、保養和及時(shí)維修，對實(shí)驗實(shí)訓教學(xué)的順利開(kāi)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用，實(shí)驗實(shí)訓教師、實(shí)驗實(shí)訓技術(shù)人員的工作主要是帶學(xué)生做實(shí)驗，學(xué)生實(shí)驗做的怎樣，又取決于儀器設備穩定的性能和完好的運行狀態(tài)。比如在學(xué)校內部，由于部分實(shí)驗實(shí)訓工作人員崗位變動(dòng)等，給儀器設備帶來(lái)了新的問(wèn)題，使不少儀器設備資料和零配件丟失，出現了故障不能及時(shí)維修而無(wú)法繼續使用，造成了嚴重的浪費，有的設備因技術(shù)資料不全，給維修帶來(lái)很大的困難，正因為學(xué)校多年來(lái)對儀器設備檔案的重視，對實(shí)驗實(shí)訓室儀器設備建立了科技檔案管理，我們從儀器設備的定購合同、使用說(shuō)明書(shū)及全套隨機文件材料統一由院綜合檔案室負責收集和積累，并建立相應的儀器設備檔案。儀器設備的管理與使用、保養與維修、借出與歸還，各部門(mén)都有專(zhuān)人管理、專(zhuān)人負責，相應產(chǎn)生的文件材料，留各系實(shí)驗實(shí)訓室存檔保管。以便給日常工作提供原始資料，為實(shí)驗室儀器設備查找提供方便，多年的管理經(jīng)驗，充分地證明了設備檔案管理的重要性。
二、儀器設備檔案管理中存在的主要問(wèn)題
儀器設備檔案是實(shí)驗教學(xué)管理中必不可少的工具。是實(shí)驗實(shí)訓基地建設與發(fā)展的真實(shí)記載，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一，然而高職院儀器設備檔案管理工作還存在著(zhù)以下若干問(wèn)題：
1.檔案意識淡薄。儀器設備檔案反映儀器設備的歷史、現狀及將來(lái)。一般情況下，凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設備在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對學(xué)校和社會(huì )當前與長(cháng)遠具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體材料，以及隨機材料均屬儀器設備檔案�？捎胁糠窒殿I(lǐng)導對儀器設備檔案的重要性認識不足，如保修單、軟件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等等儀器設備檔案工作處于無(wú)人抓無(wú)人過(guò)問(wèn)的狀況。有些實(shí)驗實(shí)訓室管理人員缺乏長(cháng)遠的管理意識，存在著(zhù)短期行為思想，平時(shí)不注意收集和整理，往往是有活動(dòng)無(wú)記錄或記錄不完備，有措施無(wú)書(shū)面文字資料存檔，等等，導致一些有價(jià)值的資料不能及時(shí)地服務(wù)于實(shí)驗教學(xué)。
2.管理制度不盡完善。目前，各學(xué)校形成的儀器設備檔案歸檔材料范圍不夠明確，收集的檔案材料不夠齊全。管理工作不落實(shí)，儀器設備檔案的收集、整理、歸檔工作沒(méi)有統一標準，出現了
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