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物資集中管理模式下的精細化管理
【摘 要】本文主要探討了物資集中管理模式下的精細化管理,精心組織貨源,嚴把質(zhì)量關(guān)口,為物資集中管理統一采購奠定堅實(shí)的基礎,并推行陽(yáng)光作業(yè)使采購過(guò)程透明化。
【關(guān)鍵詞】精細化管理 管理模式 物資供應
物資供應管理體制,是指為保障企業(yè)物資供應而對企業(yè)采購、倉儲活動(dòng)進(jìn)行的管理,其職能是供應、管理、服務(wù)、經(jīng)營(yíng),目標是以最低的成本、最優(yōu)的服務(wù)為企業(yè)提供物資和服務(wù)。
現代企業(yè)為了追求經(jīng)營(yíng)的目標,實(shí)現最大的利潤,必須建立一套完整而嚴密的組織架構與管理制度。實(shí)行“歸口管理、集中采購、統一儲備和統一結算”的物資供應管理體制大大加強了物資供應專(zhuān)業(yè)化管理的力度,促進(jìn)了物資供應管理水平及經(jīng)濟效益的不斷提高。物資采購供應作為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節,在生產(chǎn)運行中占有舉足輕重的地位。許多單位對物資供應體制實(shí)行了不同程度和不同方式的改革,有的單位推出了“兩集中,六統一”制度,即:物資采購資金集中和物資供應集中,實(shí)行統一計劃、統一采購、統一分配、統一調度、統一配送、統一管理,探索出一條物資管理的改革新路,收到了顯著(zhù)的效果。
通過(guò)科學(xué)合理的機構設置和人員配備,加強了采購工作的執行力,使業(yè)務(wù)流程整體走上了良性運轉、持續發(fā)展的軌道。這就要求全系統廣大干部職工以面向基層、服務(wù)一線(xiàn)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),以陽(yáng)光招標采購為主線(xiàn),以提高企業(yè)綜合效益為目標,嚴把經(jīng)營(yíng)管理入口關(guān),努力構建現代化物流管理體系,實(shí)現了物資的保質(zhì)、保量、按時(shí)供應。按照“兩集中,六統一”的整體工作部署,具體實(shí)施了如下改革方案。
一、完善機構,進(jìn)一步明確各部門(mén)的職能
用改革的辦法理順企業(yè)內部的管理體制,用改革的思路拓展企業(yè)的生存空間,聘用技術(shù)管理人員,充實(shí)管理隊伍、補充新鮮血液。在此基礎上,完善機構,進(jìn)一步明確各部門(mén)的職能。
二、精心組織貨源,嚴把質(zhì)量關(guān)口,為物資集中管理統一采購奠定堅實(shí)的基礎
1.保質(zhì)保量服務(wù)基層
把工作標準定位在及時(shí)、準確、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉這八個(gè)字上;把工作職能定位在:指導、協(xié)調、服務(wù)這六個(gè)字上。始終把握服務(wù)基層、面向基層的原則,把工作重點(diǎn)放在服務(wù)好全公司的基建和生產(chǎn)上,時(shí)刻牢記“崗位就是責任,責任重于泰山”的工作理念。對二級單位報送來(lái)的計劃,不論數量多少,路程多遠,力爭在最短的時(shí)間內保質(zhì)保量送達。
2.抓好火工品管理,確保安全生產(chǎn)
針對私藏爆炸物品事故多發(fā)的狀況,為防患于未然,需要定期組織供應、安監、公安等部門(mén)對所屬煤礦進(jìn)行了易爆物品管理專(zhuān)項檢查,督促各單位認識到加強民爆器材安全管理工作的重要性和緊迫性,對本單位和系統進(jìn)行檢查督促,并做到機構健全、人員到位、層層負責、責任到人、不留死角,建立健全安全目標管理責任制、事故隱患追究制度,將日常安全管理措施層層分解落實(shí)到人,極大程度消除事故隱患的發(fā)生。尤其是倉庫、油庫,不斷強化安全管理,更新監控設施。
3.搞好倉庫標準化管理驗收工作
倉庫管理歷來(lái)是供應工作的重頭戲。每年定期抽調各二級單位供應科長(cháng)和有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員,對所屬單位的倉庫標準化管理工作進(jìn)行年度大檢查和標準化驗收。
三、從嚴考核,降低成本,促進(jìn)供應系統物資管理工作水平逐步提高
降低采購成本,加速資金周轉,用先進(jìn)的企業(yè)管理思想和先進(jìn)的企業(yè)物流管理手段,取道信息高速公路,實(shí)現低成本擴張,構造現代物流管理企業(yè)是集中管理模式下的供應系統的工作宗旨。需做到:計劃管理上及時(shí)、準確;質(zhì)量管理上貨比三家、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉;采購管理上公開(kāi)、公平、公正,透明化、動(dòng)態(tài)化、集約化、網(wǎng)絡(luò )化;物資管理上兩集中,六統一;消耗管理上節能降耗、回收復用、降低成本;倉儲管理上兩極儲備;倉庫管理上確保供應、消除積壓、加速周轉。
1.強化材差考核,降低采購成本
針對計劃管理模式,應積極制定相應的改革配套措施,實(shí)行材差率考核的辦法,并要把材差考核指標分解到采購小組,并與獎金掛鉤。在強化考核的同時(shí),多方面搜集市場(chǎng)信息,分析物資價(jià)格趨勢,超前安排采購計劃,爭取用最低的價(jià)格采購,降低采購成本,對有降價(jià)趨勢的物資盡量保持零庫存,減少積壓。在招標時(shí)間、采購批量上,因市場(chǎng)而定,主動(dòng)采購,合理使用資金,達到降低材差率,控制采購成本的目的。
2.加強對供應系統工作的考核,使整個(gè)物資管理系統工作水平得到提高
考核是管理的一種手段,是一個(gè)標桿,是一種引導。嚴格的考核是使規章制度落到實(shí)處的重要保障,一方面需加強考核工作本身的精細化,使考核工作更加細化量化;另一方面,需維護考核的嚴肅性,對查出的問(wèn)題及時(shí)提出,獎罰分明,并竭力協(xié)助二級單位解決,尤其在降低主材消耗上嚴格考核,把消耗降到最低。如果有哪家單位的材料消耗超標,供應主管單位有關(guān)人員應深入基層,查找原因,共同研究解決辦法,努力降低消耗,有力地促進(jìn)系統工作水平的提高。
四、做好市場(chǎng)調研,嚴格規章制度。推行陽(yáng)光作業(yè)使采購過(guò)程透明化
1.加大陽(yáng)光采購力度,嚴格采購程序
在具體操作中,嚴格執行物資采購管理辦法和相關(guān)的規章制度,10萬(wàn)元以上招標采購,10萬(wàn)元以下比價(jià)議價(jià)采購,并在具體工作中逐步規范和完善工作制度,力爭從源頭上堵塞漏洞,實(shí)現真正的“陽(yáng)光作業(yè)”,使采購工作更加透明化、公開(kāi)化。應著(zhù)重對供應商的企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品用途、性能、質(zhì)量、價(jià)格、銷(xiāo)售業(yè)績(jì)、資質(zhì)情況、售后服務(wù)等因素進(jìn)行了詳細考察,建立商務(wù)檔案、準入制度,選擇優(yōu)秀供應商。并組織嚴密的招標、評標工作,在采購價(jià)格的確定上采取“中標價(jià)不是采購價(jià)”,還要以中標價(jià)為基礎繼續與廠(chǎng)商協(xié)商,努力使價(jià)格降到最低。在與廠(chǎng)商協(xié)商中要求必須有兩名以上業(yè)務(wù)員參與談判,還要貨比三家,把好質(zhì)量關(guān)。
2.加強黨風(fēng)廉政建設,堵塞采購過(guò)程中的漏洞
注重抓好物資隊伍的廉潔自律,發(fā)揮各職能科室的作用,采取相應有效的措施。一是建立健全和完善制度,在采購工作中嚴格遵守規章制度。二是在工作程序中堅持“五個(gè)分離”即計劃與采購分離;招標比(議)價(jià)與詢(xún)價(jià)分離;簽訂合同與審簽合同分離;驗收與入庫分離;出庫與入庫分離。為了避免采購手續的拖延,采取集中辦理招標、議(比)價(jià)、簽訂合同、索要發(fā)票、出入庫等項業(yè)務(wù),提高辦事效率和透明度。三是不斷強化監督機制,價(jià)格委員會(huì )、詢(xún)價(jià)委員會(huì )、質(zhì)量驗收委員會(huì )、考核委員會(huì )、資金平衡委員會(huì )和運作對招標比價(jià)、市場(chǎng)調研和物資價(jià)格質(zhì)量咨詢(xún)及貨到后質(zhì)量數量的驗收進(jìn)行全過(guò)程監督。每月初領(lǐng)導班子和各委員會(huì )成員召開(kāi)會(huì )議,研究決定本月招(議)標項目和采購資金的流向。與此同時(shí),堅持重大決策集體研究簽字制,增強了工作的透明度。四是加強對職工隊伍的廉政教育,提高職工的廉潔、守法意識,并結合治理商業(yè)賄賂工作,樹(shù)立正確的價(jià)值觀(guān)和人生觀(guān),杜絕違法事件。五是進(jìn)一步推行企務(wù)公開(kāi)。每月或每季度公開(kāi)一次,其他的重大事項也進(jìn)行定期公示,增強工作的透明度。六是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò )化管理,使物資采購管理逐步向現代化、網(wǎng)絡(luò )化、科學(xué)化邁進(jìn)。
五、認真組織治理商業(yè)賄賂工作,杜絕違規操作,加強廉政建設
成立治理領(lǐng)導組,下設辦公室,主要領(lǐng)導親自負責,同時(shí)加大宣傳力度,闡明政策,正面引導。同時(shí)加大對二級單位供應科物資管理采購辦法執行情況的考核力度,對有效治理物資、設備采購領(lǐng)域商業(yè)賄賂行為起到積極作用。
實(shí)施物資集中管理是現代物流管理的趨勢,相對于“分散”采購,集中采購有以下優(yōu)點(diǎn):①集中采購可以使采購數量增加,提高對賣(mài)方的談判力量,較易獲得價(jià)格折讓與良好的服務(wù)。②只有一個(gè)采購部門(mén),因此采購方針與作業(yè)規則,比較容易統一實(shí)施。③采購功能相對集中,可以減少人力浪費,便于人才培養與訓練;推行分工專(zhuān)業(yè)化,使采購作業(yè)成本降低,效率提升。④建立各部門(mén)共同物料的標準規格,不僅可以簡(jiǎn)化種類(lèi),互通有無(wú),而且可以簡(jiǎn)化檢驗工作。⑤可以統一安排供需數量,避免各自為政,產(chǎn)生過(guò)多的存貨,各部門(mén)的過(guò)剩物資亦可相互轉用。
只有集中才能降低采購成本,只有集中才能加速資金周轉,只有集中才能最終實(shí)現企業(yè)內部物資的合理調配,實(shí)現共利雙贏(yíng)。進(jìn)一步規范物資采購供應管理行為,努力減少物資儲備,降低采購成本,將精細化管理滲透到物資采購的每一個(gè)環(huán)節,全面提升物資管理水平。
推行精細化管理,就是要在嚴格執行陽(yáng)光采購的基礎上,在細節控制上做文章,在降低物流成本上動(dòng)腦筋、想辦法,通過(guò)減少中間環(huán)節、物資代儲等辦法提高統一采購量、壓低采購價(jià)格、減少庫存積壓,杜絕管理漏洞,從而實(shí)現降低物流成本的目標。供應系統應以“細節突破、不斷改進(jìn)、創(chuàng )新提高”為指導,賦予精細化管理“精心管理、精致操作、細節控制、細化考核”新的內涵。培養供應系統的員工精細管理的意識,形成精細的工作作風(fēng),使精細化管理成為每個(gè)員工的自覺(jué)行動(dòng)。
參考文獻:
姚建明,周?chē)A.大規模定制模式下供應鏈計劃調度優(yōu)化分析[J].管理科學(xué)學(xué)報,2003,6(5):5.
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