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生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式分析
摘要：采購管理是整個(gè)企業(yè)供應鏈中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節，采購管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的效益，甚至企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。有效的采購管理成為保證工程質(zhì)量的關(guān)鍵，提高業(yè)主滿(mǎn)意度，以低成本高質(zhì)量來(lái)增強市場(chǎng)競爭力，從而提高整個(gè)供應鏈的最終獲利水平，文章主要分析了生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式，以期對于企業(yè)物資采購管理能夠提供一些參考。
關(guān)鍵詞：生產(chǎn) 物資采購 企業(yè)管理
引言
近年來(lái)，企業(yè)逐漸認識到采購對于提高企業(yè)效益的重要作用。采購的地位逐漸得到重視，開(kāi)始將供應鏈管理理論引進(jìn)到采購管理中。采購管理的研究一般是以工業(yè)企業(yè)為背景進(jìn)行的，由于生產(chǎn)型企業(yè)管理的復雜性，雖然一些研究者對采購管理作了初步研究，都強調了對采購管理的研究，但總體來(lái)說(shuō)企業(yè)的信息化建設的步伐還是比較緩漫。
1.生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的流程
生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務(wù)流程不僅因企業(yè)而異，而且即使在同一個(gè)企業(yè)內部，不同生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務(wù)流程也會(huì )存在一定的差異。通常情況下，這種差異主要表現在采購來(lái)源，采購方式以及采購對象等業(yè)務(wù)作業(yè)細節上。雖然采購流程存在著(zhù)以上種種差異，但歸結起來(lái)，其基本采購流程主要由以下幾個(gè)程序組成。
(1)在項目、生產(chǎn)、組織、設計完成以后，物資計劃員根據工程部制定的滾動(dòng)生產(chǎn)計劃，利用技術(shù)部制定的材料清單，將生產(chǎn)計劃拆分成材料需求計劃，并結合現場(chǎng)的實(shí)際需求，同時(shí)考慮原材料庫存制定出原材料采購計劃或書(shū)面請購單，轉發(fā)至采購部門(mén)用來(lái)作為采購業(yè)務(wù)依據。
(2)采購員收到原材料采購計劃或請購單后，在原有的供應商中選擇誠信良好的廠(chǎng)商，通知其報價(jià)，或通過(guò)招、議等形式詢(xún)價(jià)，并通過(guò)各種渠道了解可能的供應商后，將經(jīng)批準的書(shū)面采購訂單發(fā)送至合適的供應商處。
(3)如果供應商能夠滿(mǎn)足訂單的要求，它將返回一張訂單確認通知，這筆業(yè)務(wù)將按照正常的業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行。如果不能滿(mǎn)足訂單要求，它將提議更改送貨的日期、數量或者價(jià)格。采購員將重新確認價(jià)格，同時(shí)到材料計劃員處核對供應商提議是否符合生產(chǎn)計劃的需要。如果不符合，采購員還必須再和供應商協(xié)商達成妥協(xié)。而且即使妥協(xié)達成后，由于工程設計變更還可能會(huì )改變對采購原材料的需求。一旦這種變更產(chǎn)生，材料計劃員必須再和采購員聯(lián)系，采購員再與供應商溝通，上述過(guò)程不斷重復進(jìn)行，直至最后簽訂供貨協(xié)議。
(4)簽約定貨后，應依據合約規定，督促廠(chǎng)商按時(shí)交貨。貨到使用單位后，使用單位的質(zhì)檢部門(mén)、保管人員到現場(chǎng)對標的物的尺寸、數量和質(zhì)量依據國家標準進(jìn)行驗收。
(5)廠(chǎng)商交貨檢驗合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票、首先由采購部門(mén)核對發(fā)票的內容是否正確，并填寫(xiě)物資采購驗收單并與發(fā)票(附材料清單)一起到財務(wù)部門(mén)掛賬后付款。付款時(shí)，采購部門(mén)填寫(xiě)付款申請單，然后轉交財務(wù)部門(mén)。凡廠(chǎng)商所交貨品與合約規定不符或驗收不合格者，應依據合約退貨，并立即辦理重購手續，予以結案。
2.生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式
生產(chǎn)型企業(yè)物資采購有以下兩個(gè)特點(diǎn)：
(1)采購物資的多樣性：一方面，企業(yè)產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品相比，體形格外龐大，因此需要大量的企業(yè)材料、制品、構件和配件，且其復雜的生產(chǎn)過(guò)程也需要大量的生產(chǎn)機械設備。而且由于制品、構配件沒(méi)有統一的標準，為了符合企業(yè)設計的要求，同一種材料也會(huì )有不同的規格。因此生產(chǎn)企業(yè)采購的物資品種繁多、規格復雜占據物資的十八大類(lèi)五萬(wàn)多個(gè)品種。另一方面，由于企業(yè)設計者的水平技術(shù)高低不同，欣賞水平和愛(ài)好存在差異，以及生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟、技術(shù)、自然條件和社會(huì )條件的不同，使得企業(yè)產(chǎn)品在規模、形式、構造、裝飾、生產(chǎn)、組織等方面千變萬(wàn)化，并經(jīng)常需要運用新結構、新材料、新技術(shù)、新工藝等。
(2)物資供應的多變性：企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)地點(diǎn)是統一的、固定的，使用單位是全方位的，這就決定了企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的不固定性。生產(chǎn)企業(yè)根據用戶(hù)的不同需要生產(chǎn)出用戶(hù)滿(mǎn)意的產(chǎn)品，生產(chǎn)中使用的材料不僅要隨著(zhù)產(chǎn)品的變動(dòng)而變動(dòng)，需求的規格也是多變的，由于市場(chǎng)逐利原因不是暢銷(xiāo)材料常常采購不到，直接影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行。這就需要做好材料的代用工作，從而增加了物資供應的不確定性。因此不能使材料的采購供應規范化、標準化，而需要靈活多變的物資供應才能滿(mǎn)足生產(chǎn)的需要，否則可能會(huì )造成生產(chǎn)的混亂。
3.供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的特點(diǎn)
3.1基于供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的兩個(gè)層次
(1)技術(shù)層次上的采購管理：供應鏈管理應該服務(wù)于企業(yè)的目標，即滿(mǎn)足客戶(hù)的價(jià)值要素，因而企業(yè)的采購管理必須保證生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務(wù)能夠及時(shí)、準確滿(mǎn)足客戶(hù)需求。所以，在供應鏈管理條件下，企業(yè)采購管理的任務(wù)要以企業(yè)外部市場(chǎng)需求變化為依據，通過(guò)有效的經(jīng)濟管理活動(dòng)，為企業(yè)生產(chǎn)提供強有力的物質(zhì)保障。從技術(shù)層面的角度出發(fā)，企業(yè)采購管理首先需要考慮應采用什么技術(shù)手段與方法來(lái)保障企業(yè)的產(chǎn)品制造活動(dòng)的物資供應。而有關(guān)技術(shù)層面的采購管理應著(zhù)重考慮降低采購成本、降低庫存、提高采購質(zhì)量、縮短采購周期四個(gè)方面。
(2)戰略層面上的采購管理：供應鏈管理下的企業(yè)采購是建立在供需雙方良好合作基礎上的，企業(yè)采購管理的范圍必須擴展到企業(yè)的外部環(huán)境，管理重點(diǎn)從傳統的內部事務(wù)管理轉向企業(yè)外部資源管理。這里所謂的企業(yè)外部資源管理是指企業(yè)間協(xié)作關(guān)系的建立、發(fā)展與維護。建立企業(yè)間的合作伙伴關(guān)系是一個(gè)戰略性問(wèn)題，它涉及到企業(yè)雙方的資源、經(jīng)營(yíng)戰略、發(fā)展目標等戰略因素。因此，企業(yè)的供應鏈采購管理在從事外部資源管理時(shí)，應該從企業(yè)戰略的高度考慮如何選擇確定供應商和與其建立什么樣的戰略伙伴關(guān)系，以此解決采購技術(shù)層次上的問(wèn)題，滿(mǎn)足采購企業(yè)的供應需求，摒棄那種為了生產(chǎn)供應需求尋找貿易伙伴的做法。
3.2采購管理模式的關(guān)鍵點(diǎn)分析
傳統物資的采購模式下，采購活動(dòng)主要圍繞價(jià)格而展開(kāi)。價(jià)格因素是采購考慮的最重要的因素，甚至很長(cháng)一段時(shí)間以來(lái)都是采購活動(dòng)考慮的唯一要素。因此，企業(yè)為了取得價(jià)格上的優(yōu)勢，一般多采取多貨源采購策略，通過(guò)增加供應商的數量來(lái)降低采購的價(jià)格。在供應鏈管理模式下，采購需要考慮的因素發(fā)生了明顯變化。越來(lái)越多的企業(yè)意識到產(chǎn)品的采購價(jià)格只是總成本的一部分，產(chǎn)品的質(zhì)量對總成本也有相當的影響。
高質(zhì)量的原材料或零部件將有更長(cháng)的生命周期，導致較低的總生產(chǎn)成本或較高的產(chǎn)成品價(jià)格和質(zhì)量。在當前買(mǎi)方市場(chǎng)下，產(chǎn)品的高價(jià)格或者低質(zhì)量都將極大地影響產(chǎn)品在市場(chǎng)中的競爭力。面對激烈的競爭，企業(yè)需要快速響應顧客需求，在這種情況下，交貨及時(shí)性和交貨提前期就顯得尤為重要。因此，采購方制定采購策略時(shí)，肯定會(huì )考慮到交貨及時(shí)性和交貨提前期這兩個(gè)因素。正因為如此，在供應鏈管理的基礎上實(shí)行采購管理時(shí)，選擇和評價(jià)供應商時(shí)，要充分考慮到交貨及時(shí)性和交貨提前期這兩個(gè)因素。如果這兩者不能得到足夠的保障，那么供應鏈的整體優(yōu)勢將無(wú)法體現。
3.3系統模型設計
在系統模型設計中，首先要進(jìn)行需求和市場(chǎng)分析，根據供需對比情況選擇供應商和采購方式；接著(zhù)對擬發(fā)展成為戰略合作伙伴的供應商協(xié)商并與之簽訂試合作協(xié)議，進(jìn)行合作試運行；然后根據試運行結果選定最終的合作伙伴，簽訂長(cháng)期合作協(xié)議，進(jìn)入正式合作階段。雙方開(kāi)始正式合作后，采購就是在既定的合作協(xié)議框架下進(jìn)行，無(wú)需每次都簽訂采購訂貨合同。采購部門(mén)根據采購計劃向供應商發(fā)出采購訂單，供應商確認后訂單開(kāi)始執行。在采購實(shí)施過(guò)程中，采購部門(mén)要不斷的溝通、協(xié)調供應商與生產(chǎn)部門(mén)的供需計劃，保證供需一致、平衡。最后是采購評價(jià)與供應商評價(jià)，采購部門(mén)要及時(shí)的組織相關(guān)部門(mén)對采購合作情況進(jìn)行評價(jià)，并把評價(jià)結果反饋給供應商，以便供應商進(jìn)一步改進(jìn)，同時(shí)根據評價(jià)結果，對供應商進(jìn)行相應的激勵。
4.結論
過(guò)去的幾十年中，大多數生產(chǎn)型企業(yè)采購采用傳統的方式，即整個(gè)供應鏈的采購過(guò)程由一系列相互獨立的買(mǎi)賣(mài)子過(guò)程構成。材料管理不僅包括采購，還包括庫存管理、供應配送管理等活動(dòng)，采購活動(dòng)與這些活動(dòng)相聯(lián)系，大大提高了采購效率�，F在許多企業(yè)都意識到采購活動(dòng)不斷與其它活動(dòng)直至整個(gè)供應鏈密切結合對子生產(chǎn)型企業(yè)圓滿(mǎn)實(shí)施的重要性，正因為如此許多企業(yè)更加注重采購管理的研究。
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