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淺談學(xué)校檔案管理信息化建設
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摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法三個(gè)方面進(jìn)行闡述，力圖進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化。
關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 信息化
中圖分類(lèi)號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性——專(zhuān)業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開(kāi)放，為學(xué)校的檔案管理開(kāi)啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無(wú)疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的必由之路。
1檔案信息化的內涵
所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實(shí)開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案內容數字化、傳遞網(wǎng)絡(luò )化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著(zhù)統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動(dòng)檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網(wǎng)絡(luò )的建設、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策。因此，不能簡(jiǎn)單地把各類(lèi)檔案的數字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò )的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進(jìn)信息化建設。
2檔案信息化建設策略
2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專(zhuān)業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化，做好網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時(shí)調整和完善自己的知識結構。同時(shí)在熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫(xiě)作知識和教育科研方法知識的學(xué)習，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎。
2．2 著(zhù)力提高檔案標準化、規范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統一的上網(wǎng)目錄標準。檔案信息是一個(gè)內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會(huì )影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動(dòng)的目標體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場(chǎng)所(如機房、庫房等)的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質(zhì)量要求。
2．3 抓好學(xué)校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動(dòng)化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數據庫建設。
數據庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領(lǐng)導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學(xué)校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專(zhuān)業(yè)和計算機管理方面的專(zhuān)業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學(xué)習，提供機會(huì )讓他們參加上級檔案部門(mén)舉辦的各種培訓。
2．5加強橫向聯(lián)合，實(shí)現信息資源共享學(xué)校部門(mén)多，人員復雜，學(xué)生流動(dòng)性強。
因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個(gè)完整的校園信息系統，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現資源共享，使各文獻部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。
3當前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法3．1存在的問(wèn)題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導致各部門(mén)不能及時(shí)地提交各類(lèi)檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。
3．2解決辦法
(1)加強檔案部門(mén)網(wǎng)上辦公先進(jìn)設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學(xué)校領(lǐng)導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng )造條件，推進(jìn)檔案信息化建設的發(fā)展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò )化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進(jìn)程。
(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會(huì )的角度對檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會(huì )化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒(méi)有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現檔案信息的流動(dòng)性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現檔案信息社會(huì )化的目的的。
(3)采取切實(shí)可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來(lái)保障檔案資源的齊全完整。
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