試析財務(wù)預算的新工具-電子預算

預算是實(shí)施資金控制的重要手段。傳統的預算主要是手工進(jìn)行的，不僅工作量大，編制時(shí)間長(cháng)，而且編制的也不夠全面。面對２１世紀的、信息，企業(yè)只有采用預算手段，才能適應財務(wù)治理新形勢的需要，不斷進(jìn)步企業(yè)的競爭能力。電子預算是由人工聰明結合企業(yè)組織規劃起來(lái)的一種網(wǎng)絡(luò )式預算編制，它將企業(yè)各方面局部的信息整合成具有完整框架的預算體系，從而使預算的編制更正確，更富效率。


一、電子預算的產(chǎn)生與發(fā)展


電子預算是基于傳統預算編制方法的不足而產(chǎn)生的。首先，從預算編制的流程來(lái)看，傳統的財務(wù)預算不論是人工編制還是用工作底稿來(lái)編，每個(gè)參與預算編制的工作職員都必須具有一定的財務(wù)知識，否則將會(huì )使預算編制工作困難增加，而且也難以形成一份有建設性意見(jiàn)的預算方案。其次，從財務(wù)部分的角度來(lái)看，當有關(guān)部分將預算編制出來(lái)之后，財務(wù)部分必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由于各部分在預算編制過(guò)程中采用的手段和方法不盡相同，加上一些部分預算工作存在的滯后性，致使財務(wù)部分既要擔負繁重的調整業(yè)務(wù)，還要不斷催促有關(guān)部分提交預算報表。當某一數字需要調整時(shí)，其整個(gè)預算工作又將重新開(kāi)始，這些的存在大大降低了整個(gè)預算編制的效率。由此可見(jiàn)，傳統預算最大的缺點(diǎn)在于，預算編制者在預算編制過(guò)程中無(wú)法將資料匯總、存取和及時(shí)運用，無(wú)法對企業(yè)現有資料進(jìn)行整合，它們相互之間是孤立的，難以融合。而沒(méi)有歷史資料的交互融合，預算編制只是對資金進(jìn)行交互分配，缺乏建設性和發(fā)展性，使預算失往原有的實(shí)質(zhì)內涵。


電子預算從便于企業(yè)其他職能部分和廣大員工積極參與的角度出發(fā)，設置了一系列轉換程序，即應用相同的標準，編制出了具有共同語(yǔ)言的預算，使不具有財務(wù)知識的人也能參與到預算的編制中來(lái)。同時(shí)，電子預算系統根據不同預算者的需要，設置了不同的預算形態(tài)，使整個(gè)部分的預算編制既輕松又富有彈性。如財務(wù)部分可以直接從系統中刪減支出，并能立即獲知情況，而不需要再透過(guò)跨部分的溝通找到該部分的主管，等該部分評估回應后方知結果如何，也不用再重新輸進(jìn)資料，重新核算。同時(shí)，電子預算不需要再從各個(gè)不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料、將猜測基礎同一等。財務(wù)主管只需要考慮企業(yè)投進(jìn)與產(chǎn)出，現金流進(jìn)與流出等贏(yíng)利情況能否與預算保持一致的競爭題目。電子預算作為一種在線(xiàn)治理工具，不再受地點(diǎn)、場(chǎng)所的影響，可以隨時(shí)上線(xiàn)運作，并使運算始終保持在最新?tīng)顟B(tài)�？梢�(jiàn)，電子預算的最大價(jià)值是將預算轉化為治理工具，徹底改變了財務(wù)職員的傳統觀(guān)念，使他們朝戰略性的財務(wù)方向發(fā)展。


二、電子預算的優(yōu)點(diǎn)


電子預算的優(yōu)點(diǎn)是相對于傳統預算而言的。


１．通過(guò)電子手段編制預算，使預算工作變得快速而便捷。與傳統預算編制相比，電子預算降低了編制預算時(shí)往返交涉的困難度和時(shí)間本錢(qián)，而且通過(guò)在線(xiàn)編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數字之類(lèi)的單調工作不復存在。它消除了過(guò)往可能發(fā)生的紙張和時(shí)間的浪費，取而代之的是各種不同的、極富創(chuàng )意的編制技巧。


２．技術(shù)下的預算，擴大了傳統預算的范圍�？梢詫⒄麄�(gè)團體公司作為系統，以擴大預算的規模，團體下屬各分公司可以透過(guò)網(wǎng)絡(luò )從全球各地進(jìn)進(jìn)系統編制預算，從而使預算的編制過(guò)程更具效任性。電子預算在以下三個(gè)方面具有明顯的效用：①降低企業(yè)的治理本錢(qián)及難度；②進(jìn)步員工的滿(mǎn)足程度；③有助于競爭財務(wù)。在電子預算的配合下，競爭財務(wù)將有關(guān)信息轉化為競爭戰略的目標，使企業(yè)在獲得上述三方面效用的同時(shí)，促進(jìn)了預算流程的公道化，使過(guò)往單調、繁瑣的預算工作轉化為一種布滿(mǎn)樂(lè )趣的組織戰略。


３．電子預算與企業(yè)財務(wù)系統聯(lián)結，極大地進(jìn)步了預算的編制效率。它可以使任何一個(gè)參與預算編制的成員，調用過(guò)往已發(fā)生的性資料庫數據，且還可以將預算編制者的任意假設對其預算的顯示出來(lái)。同時(shí)，在某一層次或某一范圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業(yè)預算及猜測功能完全自動(dòng)化，即不論何時(shí)何地，預算編制者均可以借助于網(wǎng)絡(luò )路徑與猜測編制系統聯(lián)結，處理與他們相關(guān)的預算編制工作。同時(shí)，在預算編制語(yǔ)言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤監控預算系統。


電子預算是財務(wù)治理的有效工具，它使所有的預算編制者在同一的規范下編制預算，并隨時(shí)提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者制作不同形態(tài)的預算，例如物資采購預算、現金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進(jìn)了競爭財務(wù)的發(fā)展，進(jìn)步了戰略治理的效率，使財務(wù)工作者更多地、把握有關(guān)公司成長(cháng)過(guò)程中的關(guān)鍵性，如為了培育與發(fā)展企業(yè)的核心競爭力，企業(yè)應如何開(kāi)展深進(jìn)的市場(chǎng)細分，為了擴展和進(jìn)步企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，企業(yè)競爭戰略的重點(diǎn)應放在哪些方面，以及如何把握價(jià)值鏈中的“戰略環(huán)節”等。


三、電子預算應留意的題目


與傳統的財務(wù)預算相比，電子預算具有明顯的優(yōu)點(diǎn)。然而，我們也應當熟悉到，電子預算是一項十分復雜的工作，它除了企業(yè)本身需要投進(jìn)人力、物力、財力外，還需要相關(guān)軟件公司、專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)群、電腦信息廠(chǎng)商的協(xié)助。各企業(yè)在鑒戒電子預算時(shí)，必須結合自身情況，考慮各方因素后，實(shí)事求是。同時(shí)，對于已經(jīng)采用電子預算的企業(yè)也需留意如下兩點(diǎn)：


１．盡管電子預算所涉及的范圍非常廣，但其終極的控制者還必須由財務(wù)職員來(lái)?yè)�當。財�?wù)職員從最新的流程編制開(kāi)始，不斷追蹤、監控直至最后預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒(méi)有削弱財務(wù)職員在企業(yè)治理中的重要地位與作用，反而促進(jìn)了基于企業(yè)核心競爭力的培養，增強了戰略治理功能的競爭財務(wù)的發(fā)展。


２．為了確保電子預算的安全性，對于所有聯(lián)結上線(xiàn)的作業(yè)需要系統地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關(guān)競爭對手或其他職員截獲，并且確保財務(wù)職員把握和控制整個(gè)預算的編制狀況。?

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