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數字檔案館建設面臨的難題
【內容提要】數字檔案館是數字信息時(shí)代檔案傳遞和利用的新途徑。數字檔案館與傳統檔案館相比有著(zhù)極大的優(yōu)越性，然而它也存在著(zhù)不少缺陷。在數字檔案館的建設中面臨著(zhù)諸多不容樂(lè )觀(guān)難以解決的問(wèn)題，對此我們要有清醒的認識。本文提出了數字檔案館建設所面臨的10個(gè)方面的問(wèn)題�！娟P(guān) 鍵 詞】數字檔案館/問(wèn)題
【 正 文】
隨著(zhù)現代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著(zhù)豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著(zhù)諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補的遺憾。
1 數字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價(jià)值就成為數字檔案館建設中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1.1 認識上的問(wèn)題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀(guān)性，必須依賴(lài)特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀(guān)性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著(zhù)質(zhì)的區別。要確認數字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀(guān)念的問(wèn)題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(cháng)的路。
1.2 技術(shù)上的問(wèn)題。數字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴(lài)性�！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì )改變�！盵2]
1.3 管理制度上的問(wèn)題�！皞鹘y檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學(xué)的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2 數字檔案信息的長(cháng)期存取問(wèn)題
數字檔案信息的長(cháng)期存取問(wèn)題是數字檔案館建設的一個(gè)具體而又棘手的難題�！皳䦂蟮�，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長(cháng)期存取所面臨的主要問(wèn)題有：
2.1 存儲的介質(zhì)材料�！艾F代介質(zhì)的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問(wèn)題”。[5]一般說(shuō)來(lái)，磁盤(pán)的壽命是3～5年，光盤(pán)也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤(pán)，現在已經(jīng)沒(méi)有一臺普通電腦可以讀出來(lái)。
2.2 機讀語(yǔ)言格式�！坝嬎銠C語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì )問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語(yǔ)言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]
2.3 對設備的依賴(lài)。數字檔案必須依賴(lài)于計算機設備才能讀出，這個(gè)特征對其長(cháng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題：“如設備發(fā)生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對其它設備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識別；技術(shù)設備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等等”。[7]
3 數字檔案的失真問(wèn)題
“檔案數字化工作的生命線(xiàn)在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實(shí)性的檔案來(lái)說(shuō)無(wú)疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數選擇不當。針對不同色調、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調整不同的技術(shù)參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會(huì )直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀(guān)上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時(shí)鏈接錯誤等，如不及時(shí)發(fā)現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會(huì )導致數據發(fā)生變化。
4 數字檔案信息的安全問(wèn)題
安全問(wèn)題是計算機網(wǎng)絡(luò )世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱(chēng)之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒(méi)有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來(lái)可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網(wǎng)絡(luò )信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒�！皣庥腥斯烙�，現在計算機病毒的傳染每?jì)蓚�(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò )病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡(luò )系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網(wǎng)絡(luò )的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機密信息進(jìn)行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預知的事件、網(wǎng)絡(luò )系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發(fā)的系統問(wèn)題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5 數字檔案館建設的諸多技術(shù)問(wèn)題
數字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設備和計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，離開(kāi)了高新技術(shù)的支撐，就沒(méi)有了數字檔案館。但是高新技術(shù)也給數字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問(wèn)題成為制約數字檔案館建設的難點(diǎn)。
5.1 數字化設備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò )系統中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現多網(wǎng)互連、高速互訪(fǎng)，實(shí)現跨平臺、跨系統、跨語(yǔ)種的互相轉換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的帶寬條件和用戶(hù)對網(wǎng)絡(luò )信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。
5.2 技術(shù)難題。數字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò )、數據庫為基礎的，其相關(guān)技術(shù)是較復雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題，技術(shù)密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺互換互訪(fǎng)技術(shù)、海量信息存儲與調配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的難關(guān)，也是制約數字檔案館建設發(fā)展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應用一系列新技術(shù)，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng )新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問(wèn)題。
5.3 技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出�！凹夹g(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì )籠罩著(zhù)數字信息。專(zhuān)家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著(zhù)一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì )丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì )造成數字檔案信息無(wú)法準確恢復原貌。
6 數字檔案館建設的標準化問(wèn)題
數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的數字化檔案信息資源共享的社會(huì )檔案館系統，是一個(gè)面向對象的分布式的網(wǎng)狀結構模式，是由一個(gè)個(gè)相對獨立的數字檔案館實(shí)體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統一的著(zhù)錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個(gè)主要的標準�！岸鴮�(shí)際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統，因此對于我們來(lái)說(shuō)，如何結合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問(wèn)題”。[12]然而，要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨著(zhù)很多問(wèn)題：其一，一個(gè)嚴峻的事實(shí)是我國檔案信息系統沒(méi)有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿(mǎn)足跨行業(yè)、跨部門(mén)的要求。如何統一是一個(gè)很麻煩的問(wèn)題；其三，與整個(gè)檔案工作的標準相銜接的問(wèn)題；其四，與國際通用標準的接軌問(wèn)題；其五，由于計算機技術(shù)更新速度非�？�，每次技術(shù)設備的更新，都會(huì )對原標準產(chǎn)生相應的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標準。
7 數字檔案館建設的投入與產(chǎn)出問(wèn)題
數字檔案館建設存在著(zhù)投入與產(chǎn)出不協(xié)調的問(wèn)題。如果我們把數字檔案館與數字圖書(shū)館作比較，會(huì )對這個(gè)問(wèn)題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書(shū)館的建設費用。由于圖書(shū)有復本，許多圖書(shū)館保存的圖書(shū)都一樣。因而國家圖書(shū)館和省市圖書(shū)館的部分圖書(shū)數字化后，其他圖書(shū)館特別是中小型圖書(shū)館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書(shū)館多，如，僅檔案館進(jìn)行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書(shū)館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書(shū)館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家
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